項目簽證、收發文、記錄匯總操作手冊(裝潢公司暫行版20xx0516)(文件)

　

【正文】 ................................. 45 （ 1）通知分包隊伍人員進場 ...................................................................................................................................................... 45 （ 2）施工通知 ............................................................................................................................................................................... 46 （ 3）整改通知 ............................................................................................................................................................................... 47 （ 4）處罰通知 ............................................................................................................................................................................... 48 （ 5）爭議洽談記錄 ...................................................................................................................................................................... 49 （ 6）關鍵節點工期確認 .............................................................................................................................................................. 50 （ 7）分項工程驗收記錄 .............................................................................................................................................................. 51 （ 8）實際進度與計劃進度確認單 ............................................................................................................................................. 52 項目竣工收尾階段 ...................................................................................................................................................................... 53 （ 1）通知發包人組織工程竣工驗收工作 ................................................................................................................................. 53 （ 2）向發包人提交工程竣工結算書 ......................................................................................................................................... 54 （ 3）向發包人催要工程款 .......................................................................................................................................................... 55 3 1．收發文責任人與責任要求 、發文由 項目部資料員專人并專職負責，子公司、項目部的其他人和其他科室均不能代替收、發文專人的職責。 ，應當及時進行客觀調查和資料的收集準備工作，以保證發文內容的及 時性、準確性和完整性。 內容的嚴密性，包括文 字表述是否準確無誤、合乎邏輯，與相關發文是否 保持銜接性和一致性。 以 項目部 名義 起草 的 發文 ，由 項目經理 (備案項目經理和實際不一致的 ,應簽署備案項目經理名字和執行經理名字 )審核 簽發。 在建設單位地址不明確，采取郵政快遞的方式無法送達時，還可采取公證送達，以公司名義委托公證處，對公司向建設單位發文的行為進行公證。通過電子郵件方式 送達的，應當在發文后附已發送的電子郵件頁面的打印件 且 網絡系統中的 電子郵件記錄不能刪除 。 的范圍包括：發文的及時性、發文格式的規范性、發文理由 的 充分 性、發文證據的 翔實 性、前后相關發文請求的銜接性以及發文歸檔的 完整 性 。 項目部資料員應當對收發文進行歸檔并做好相應臺帳記錄，臺帳記錄格式如下： 5 發文記錄表 序號 發文時間 文件名稱 文件編號 發文單位 用章申 請單編號 收文部門 收文時間 收文人簽字 月 日 月 日 6 收文記錄表 來文編號 來文名稱 來文單位 簽收人 簽收時間 備注 7 8 6． 附件 ： 發文 范例 9 （ 1）以 金豐環球裝飾工程（天津）有限公司名義告知對方我方的即將啟用印章的印模 例如 ： 金豐環球裝飾工程（天津）有限公司 XX 項目 工作聯系單 金豐環球〖 201X〗 x 字 1 號 關于 xx 項目部啟用有關印章的通知 公司 ： 為便于工作聯系，提高工作效率， 我司 將啟用以下項目部印章： 金豐環球 裝飾工程（天津）有限公司 項目部 印 模 （發文中應列明本印章僅適用于 我司 項目部發往 貴司 的工作聯系文件、工程例會紀要、簽證、技術核定單、材料認價等施工過程中的日常工作，不用于合同簽訂、分部驗收、竣工驗收等與工程日常工作無關的事務） 特別提示：本公司對 項目運作中只提供上述 一 枚用章。 簽發時以 金豐環球裝飾工程（天津）有限公司 的名義，一式二份，由合同約定的 發包人代表或 發包人 書面授權收文的項目人員簽收。 電話： ?? 項目經理 是 我司 負責施工管理和合同履行的代表， 我司 發往 貴司 的文 件須其簽字并加蓋項目部公章方為有效，同時請貴司將負責本項目的人員名單、崗位職責及聯系方式書面通知我司。 11 （ 3）如合同履行中，公司需更換項目經理的，須以 金豐環球裝飾工程（天津）有限公司 的名義及時通知 發包人 并請求 確認 例如： 金豐環球裝飾工程（天津）有限公司 XX 項目 工作聯系單 金豐環球 〖 201X〗 x 字 x 號 關于 xx 項目更換項目經理的函 公司 ： 因工作所需，本公司擬自 201X 年 X 月 X 日起以（新項目經理）替換（原項目經理）擔任本項目之項目經理職務，（新項目經理）擔任本項目項目經理后，將 繼續行使合同文件約定的職權，履行合同文件約定的義務。 更換項目其他管理人員，若需告知建設單位，參照本發文格式 ，發文以項目部名義即可 。 簽發時以項目部的名義，一式三份（抄送監理一份），由 發包人 指定負責收發文的代表簽收。 附件： 其他機械附表 料具附表 收文單位： 發文單位： 金豐環球裝飾工程（天津）有限公司 項目部 簽 收 人： 簽 發 人： 年 月 日 年 月 日 抄送： xx 監理單位 本函文注意點： 簽發時以項目部的名義，一式三份（抄送監理一份），由 發包人 指定負責收發文的代表簽收。 二、機械： 電焊機 ： 臺（說明型號）。 要求發包人于三日內予以核實并回復，否則視為發包人已認可，該約定必須事先在雙方簽訂的合 同或補充協議中予以約定。因 貴司 未能按照合同約定提供其余圖紙，導致 我司 不能在合同約定的時間內編制完成《施工計劃》、《施工組織設計》、《材料計劃》等，直接影響了工程的正常施工。 16 （ 8）如 發包人 仍未在我方要求的 時間內提供的話，應及時再次催要 例如： 金豐環球裝飾工程（天津）有限公司 XX 項目 工作聯系單 金豐環球 〖 201X〗 xx 字 x 號 關于再次催要施工圖紙的函 公司 ： 根據貴我雙方 201X 年 X 月 X 日簽訂的項目《建筑工程施工合同》 約定， 貴司 須于 201X年 X 月 X 日前向 我司 提供 我司 承包范圍內的全部施工圖紙，但 貴司 僅提供了部位的圖紙。 此類發文必須在 發包人 未能履行義務的次日發出。 收文單位： 發文單位： 金豐環球裝飾工程（天津）有限公司 項目部 簽 收 人： 簽 發 人： 年 月 日 年 月 日 抄送： xx 監理單位 本函文注意點 ： 簽發時以項目部的名義，一式三份（抄送監理一份），由 發包人 指定負責收發文的代表簽收。 按合同約定， 上述損失 應由貴司 向我司支付 ，請 貴司 予以確認。根據 貴司 批準的施工組織設計，本項目所需的電力供應需達到 ， 但截止 201X年 X 月 X 日，施工現場的電力供應只有 ，只能滿足本項目 XX%的需要。 必須要有要求 發包人 完善工作的具體時間。 收文單位： 發文單位： 金豐環球裝飾工程（天津）有限公司 項目部 簽 收 人： 簽 發 人： 年 月 日 年 月 日 抄送： xx 監理單位 本函文注意點 ：簽發時以項目部的名義，一式三份（抄送監理一份），由 發包人 指定負責收發文