哈佛商學多媒體網絡課程哈佛管理導師主持會議(存儲版)

　　

【正文】 ，應留意成員對所做決策感到不滿意的信號，并在會后找這些人溝通。按照會議中所做的任何決策盡快地采取行動。如果您需要縮短日程以適應分配的時間，則應讓團隊確定哪些事項可以稍后處理，或者哪些事項可以委派給可以在下次會議中匯報的任務組。 收集會議所需的任何相關數據或文件。 告訴他們前進的方向、目前所處的位置以及走過的路線。 不斷重復一個話題的成員 在掛紙板上指出他們的發言。” 如果此行為繼續出現，您可能必須請此人離開會場。 竊竊私語 要求只關注一個中心，例如，可以問“我們在這里可以只開一個會議嗎？” 詢問竊竊私語的與會者他們是否可以與大家分享談話或稍后再完成談話。 使用掛紙板或白板將他們的注意力重新集中到正在討論的主題上，并記錄他們對該主題分歧的實質。 對打斷他人講話的人您可以說“請讓艾麗絲把話說完。 結束會議的技巧 寫下后續步驟或制定一個行動和溝通計劃以向與會者和其他干系人傳達會議要點和決策。 記錄頭腦風暴會議期間的每一個發言。另請參見 主持會議: 核心概念, 準備會議 當您建立了一份會議日程后，您就可以將議題排序以便逐個討論了。另請參見 主持會議: 核心概念, 準備會議 有關召開會議的建議技巧是：按時開始、按照議程進行、堅持目標（必要時可調整）、回顧或者設立會議“基本規則”。另請參見 主持會議: 核心概念, 主持會議 設想一下，您正在主持一個會議，其主題是一個有爭議的話題。 在制定關鍵政策與標準時，通常采用的決策制定方法是達成一致意見。另請參見 主持會議: 核心概念, 在什么情況下，好心安排的會議卻事與愿違？ 如果會議結束時沒有制定出任何行動計劃和溝通計劃，離開會議室后就不會有實際行動。另請參見 主持會議: 核心概念, 會后的跟進 會后分發跟進備忘錄有助于最大程度地擴大會議的影響。另請參見 主持會議: 核心概念, 結束事項 要查看在線文章，請訪問相應主題中的“學習更多內容”部分。Paul D. Lovett.Meetings That Work: Plans Bosses Can Approve.Harvard Business ReviewOnPoint Enhanced : Harvard Business School Publishing, 2000.您有一個很好的想法，那么您應該如何在計劃會議中將它提出來以獲得上司的認可？許多管理者的計劃書中都充斥著大量無關緊要的信息，或是提供的信息不充分。Frances A. Another Meeting!A Practical Guide for Facilitating Effective Press, 1999.使用這些關于創建日程、準備會議以及巧妙地開始和結束會議的指南，將效率低下的會議轉變為富有成效的會議。對于必須在任何環境下計劃或主持會議的任何人來說，本著作將證明自己是他們的無價之寶。著作 Harvard Business School Manager39。關鍵在于了解如何介入及何時介入。 在關鍵決策者必須離開時結束會議，這不是一個好的時機。這樣還可以確保所有干系人都知曉該決策或信息，并有助于確保所有的人得到的是相同的信息。 盡管您確實應強調，如果兩個人無法控制他們的脾氣，您可能不得不讓他們到會議室外去討論他們的觀點，但在實踐中，作為領導者，您并不想行使讓某人離會的這一職權。另請參見 主持會議: 核心概念, 在什么情況下，好心安排的會議卻事與愿違？ 到了該決策的時候，團隊可以通過投票或達成一致的方式進行決策，也可以由領導做出決策。 在掛紙板或者白板上記錄下要點或問題并在整個會議期間讓人們看到它們，這種做法可以為成員創造一個焦點并確保每個人同意上面的內容。3. 將互相牽扯的議題分類。準確地說，對于一個小型的團隊工作會議，建議的合理時間長度是多長？ 對小型團隊工作會議來說計劃三十分鐘到不超過兩小時。 使用掛紙板或白板以幫助您跟蹤要點和決策。 通過中立地回應想法與團隊步調不一致的發言人來認可其發言的正當性，從而營造一個安全的參與和創造環境。 請他們耐心聽完他人的想法和觀點。 攻擊他人的成員 如果他們攻擊其他參與者，應詢問問題所在。 在休息期間與他們交流。 對于說“那是蠢話”之類的話或使用身體語言暗示否定性判斷的人，您可以說“等一下。 在會議一開始，詢問是否每個人都能呆到指定的結束時間。 征求每個人的意見。 對于小型團隊工作會議來說計劃三十分鐘到兩個小時，并且始終應低估團隊可以實現的目標。 每個問題的期望結果是什么，成員需要多少時間來處理每個問題？2. 根據團隊頭腦風暴所產生的事項創建日程。如果您無法提供資源，應解釋原因。寫跟進備忘錄的目的在于讓沒有到會的人了解會議的情況。o 何時必須完成這些任務？讓參與者現實地對計劃安排做出承諾，以確保任務真正得到落實。o 領導者決策通常可在最短的時間內實現。要做出決策，團隊可以通過投票或達成一致（相互同意）的方式，也可以由領導者做出決策。o 為獲取每個人的意見，您可以在會議室走動以詢問每個人的意見。8. 讓每個人都發言。o 收集相關的文件與數據資料。同時，要向他們說明他們將在會議上扮演特定的角色，而且還要強調他們參加會議的好處。o 會議的目標是通報信息、解決問題、引出想法還是做出決策？o 會議的目標將決定由誰參加會議以及如何主持會議。應預先全面測試 Internet 連接，如果有人不熟悉軟件或網站，則應在呼叫開始時向每個人提供快速教程。然而，您還是需要注意一些區別：視頻會議 視頻會議可讓在不同地點工作的同事在不離開辦公室的情況下“會面”。您何以得知會議是否有效？通過結果判斷： 備選方案 會議目標會議結束后，稍微調整行動和溝通計劃表，然后與跟進備忘錄一起發給所有與會者。制定行動和溝通計劃 行動和溝通計劃為參與者提供結論并帶來成就感。如何結束 根據團隊內部的動態，領導者有時必須履行下列職責： 防止成員過快地評估觀點。 讓成員了解滿腔熱情是好事，但應要求無法控制脾氣的人在會議室外面解決他們的問題。如果團隊不斷重復已經提出過的觀點：還要記住以下內容：不要過快打破沉默。 回顧所有問題。另請參見處理問題行為的技巧。 向此人分配一項要在會議中執行的任務。 此人的身體語言傳達了什么信息？例如，如果湯姆將兩只手臂緊緊地交叉在胸前，他可能壓抑了一些需要表達的評論。但是您需要找出問題之所在才能有效地介入，歸根結底就是做一名積極的聆聽者。 討論問題時在掛紙板上記錄大家的意見。 為沉默靦腆的人提供發言的機會，避免他人打斷或發言過多。或者，如果聽取每個人的看法才最為重要，并且您擔心下級成員會保持沉默，則可以請資深成員等到其他每個人都發完言后再發言。 劃分為多個小組，然后讓每個小組分別匯報，尤其對于較大的團隊更應采取這種方法。當您感覺到大家對某個問題興趣濃厚時，應關注想發言的每個人并聆聽他們的想法。 準時開始和結束會議的約定。另請參見 Harvard ManageMentor 主題《業務決策》。例如，某位領導宣布了其關閉一條裝配線的決策，原因是最近收到了關于產品污染的通知。 “我認為方案 A 不能完全滿足我們所有的標準，但我愿意盡可能徹底地實施它。它可能需要大家在某個問題上公開表態，這可能會將他們置于一種或贏或輸的境地。團隊如何決策 如果會議的目的是進行決策，應確保會議室的每個人都清楚這一點。 分發您已創建的日程，包括對會議目的和目標的說明、預期成果列表以及分配給每個問題的建議時間量。如果專家不是團隊的正式成員，他們可能不會經常參與會議的其他方面。記錄會議中產生的要點、想法和決策，最好是記錄在掛紙板或白板上。 領導者。 多大的房間、什么樣的座位布局最有利于實現您的目標？例如，如果您希望人們自由地交換信息和看法，則非正式的環境和座位布局會有所幫助。在持續時間較長的會議中，應盡量在成員頭腦最清醒、最富創造力的時候將最棘手的問題提出來討論。此外，應盡量對日程事項進行排序，以創建一個理想的會議流程。 會議形式的特殊之處創建日程 盡可能在會議之前創建日程。 對問題具有義務、利害關系或作用的人員 問題已有定論 當您希望團隊參與制定決策或解決問題時在決策會議中，團隊選定要實施的解決方案。 最后，參加“自測”中的測驗，并閱讀“學習更多內容”中的“在線文章”，至此完成整個主題的學習。在需要選擇答案時，請選擇一個選項，并閱讀相應反饋。主題導航 點擊屏幕頂部和左側的鏈接，可瀏覽本主題中的內容。技巧 點擊“技巧”可獲得有關如何處理會議期間所遇困難的小提示。主題使用說明 主題架構 “主持會議”主題分成下列幾個部分。朱迪想知道，如果她原先采取哪些不同的做法，就可以讓團隊將工作重點放在她的戰略行動上。她還是暢銷書 Being a Manager(Harvard Business School Press) 的作者，以及 Harvard Business School Publishing 獲獎互動項目 Coaching for Results 和 Managing Direct Reports的內容專家。 如何主持一次成功的會議以及會后如何跟進 如何計劃并準備一個富有成效的會議她是 Harvard Business School 的教授，是“領導力計劃”(Leadership Initiative) 的主講教授。每個人仍然從事著會議前的項目并且沒有改變工作的優先順序。了解了本主題中闡述的各種觀點后，請點擊“練習”，參與互動場景練習、做出決策并獲得針對您所做選擇的即時反饋。步驟 點擊“步驟”可就會前、會中以及會后該如何做獲得全面的分步建議。同時，您將看到其他文章和資料的列表，并附有簡要的介紹。 在“練習”部分中，點擊“下一頁”可繼續場景練習。 這種會議的參與者不僅必須認識到問題，而且還必須具有糾正問題的精力和專長。 當您需要整個團隊提供信息或建議時 另一種溝通方法能達到同樣或更好的效果，例如利用備忘錄、電子郵件或電話進行溝通 能提供相關意見的人員若超過八個人，則會議帶來的問題可能比它解決的問題還要多。一旦您確定了會議的目的和參加會議的人員，即應創建日程、確定地點和期限并分配角色和責任。 參與者的角色對于團隊在給定的時間范圍內能夠處理多少問題，寧可低估不要高估。請注意為最重要的問題留出時間。向自己提出以下問題：基本的角色有： 記錄員。根據需要為特定問題提供專業知識。另請參見會議計劃者的檢