【企業(yè)管理】關(guān)于機(jī)構(gòu)知識(shí)管理的實(shí)務(wù)指南的資料(存儲(chǔ)版)

　　

【正文】 PPPP不斷修正發(fā)展目標(biāo)一般而言，知識(shí)管理系統(tǒng)的核心功能包括以下三個(gè)獨(dú)立但密切配合的模塊。機(jī)構(gòu)知識(shí)庫的運(yùn)作基本模型如下：內(nèi)容部門及人員系統(tǒng)及工具知識(shí)庫查詢交互性咨詢個(gè)人知識(shí)管理貢獻(xiàn)專業(yè)知識(shí)機(jī)構(gòu)知識(shí)管理交互平臺(tái)所需要的知識(shí)管理和應(yīng)用功能主要包括：4 4 保存用戶注冊(cè)資料，驗(yàn)證用戶身份，并建立用戶對(duì)機(jī)構(gòu)知識(shí)庫的使用記錄；4 4 提供分類檢索和定制搜索等知識(shí)資源查詢方式，協(xié)助用戶從機(jī)構(gòu)知識(shí)庫中提取所需的知識(shí)資源（包括知識(shí)內(nèi)容、專家渠道、知識(shí)渠道等）；4 4 提供內(nèi)部溝通功能（即時(shí)通訊、郵件或留言板等），輔助及記錄用戶與其他人員進(jìn)行的知識(shí)交流和內(nèi)部咨詢活動(dòng)（也包括由知識(shí)管理部門協(xié)助提供的咨詢答復(fù)和咨詢渠道）；4 4 提供知識(shí)資源接收功能，記錄用戶向機(jī)構(gòu)知識(shí)庫提交的知識(shí)資源，并轉(zhuǎn)發(fā)給知識(shí)管理部門和人員以跟進(jìn)和回應(yīng)（決定是否采納，以及相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)等）；4 4 提供信息反饋及跟蹤記錄功能，接收用戶就機(jī)構(gòu)知識(shí)管理系統(tǒng)及其運(yùn)作情況的信息反饋（意見、建議、舉報(bào)等），并轉(zhuǎn)發(fā)知識(shí)管理部門的回應(yīng)和跟進(jìn)情況；4 4 提供個(gè)性化應(yīng)用功能（作為重要的模塊，將在下文中做單獨(dú)的說明），令到用戶可以根據(jù)各自的實(shí)際需要進(jìn)行部門知識(shí)管理和個(gè)人知識(shí)管理。個(gè)人知識(shí)收藏夾中型企業(yè)的簡化方案 以現(xiàn)有辦公管理系統(tǒng)（OA）或管理信息系統(tǒng)（MIS）的功能來模擬知識(shí)管理系統(tǒng)l ll l 以電子文件夾的共享和安全權(quán)限來設(shè)置文件夾和電子文件的使用權(quán)限和管理權(quán)限l l 通過郵件系統(tǒng)和即時(shí)通訊軟件和其他用戶進(jìn)行知識(shí)交流和互動(dòng)個(gè)性化工具 規(guī)劃知識(shí)管理部門及人員的職能在專項(xiàng)制度和指引中清晰列示其職能和分工（詳見下文“實(shí)施運(yùn)作”部分）：4 4 搜集通用的知識(shí)資源；4 4 組織其他部門和人員提供專門的知識(shí)資源；4 4 對(duì)機(jī)構(gòu)知識(shí)資源進(jìn)行匯集、過濾、整理（包括定期更新和刪除）、分類儲(chǔ)存等；4 4 推動(dòng)知識(shí)管理的理念傳播和實(shí)際運(yùn)作。4 4 建立有關(guān)機(jī)構(gòu)知識(shí)管理的管理文件和報(bào)告體系其內(nèi)容主要分為兩類：一方面是知識(shí)管理相關(guān)的戰(zhàn)略、計(jì)劃和活動(dòng)策劃文件，另一方面是有關(guān)的預(yù)算、統(tǒng)計(jì)和分析資料。要點(diǎn)l l 監(jiān)督知識(shí)交流活動(dòng)，保障機(jī)構(gòu)利益 鼓勵(lì)及督促專業(yè)部門和人員將個(gè)人才智（包括專業(yè)經(jīng)驗(yàn)、案例資料、專家渠道等）貢獻(xiàn)到機(jī)構(gòu)知識(shí)庫中共享、交流l l知識(shí)管理部門和人員（專職或兼職） 核心層人員在知識(shí)總監(jiān)的領(lǐng)導(dǎo)下規(guī)劃及不斷調(diào)整機(jī)構(gòu)戰(zhàn)略l ll ll l 就知識(shí)庫的結(jié)構(gòu)、分類、內(nèi)容、運(yùn)作情況等提出意見反饋、調(diào)整建議和錯(cuò)誤舉報(bào)等，協(xié)助知識(shí)管理工作不斷完善提高知識(shí)管理績效評(píng)估查詢交流社區(qū)間接交流關(guān)注、監(jiān)督l l 通過調(diào)查研究或意見反饋了解特定部門的知識(shí)交流需求l l 分工負(fù)責(zé)特定專題，關(guān)注具體的知識(shí)交流活動(dòng)，給予必要的協(xié)助（提供知識(shí)資源、專家渠道、知識(shí)渠道）l l 對(duì)日常需要的專家和類別進(jìn)行個(gè)性化定制，以便經(jīng)常使用l l 參與監(jiān)督知識(shí)管理部門和人員的工作績效只有當(dāng)機(jī)構(gòu)內(nèi)的專業(yè)人員主動(dòng)認(rèn)識(shí)到不斷學(xué)習(xí)和管理知識(shí)資源是個(gè)人以及機(jī)構(gòu)可持續(xù)發(fā)展的唯一發(fā)動(dòng)機(jī)，知識(shí)管理才能成為主動(dòng)的日常活動(dòng)而非被動(dòng)的形式活動(dòng)。因此，知識(shí)管理部門必須廣開言路并及時(shí)有效地吸收用戶的意見反饋和調(diào)整建議，提高平臺(tái)質(zhì)量和服務(wù)質(zhì)量。 鼓勵(lì)及督促專業(yè)部門和人員將個(gè)人才智貢獻(xiàn)到機(jī)構(gòu)知識(shí)庫中共享、交流知識(shí)管理部門絕對(duì)無法獨(dú)立承擔(dān)為機(jī)構(gòu)知識(shí)庫供應(yīng)知識(shí)資源的職責(zé)，因此必須通過有效的工作計(jì)劃去要求和安排掌握知識(shí)資源的部門和人員將其專業(yè)經(jīng)驗(yàn)、案例資料、專家渠道等納入機(jī)構(gòu)知識(shí)庫，并通過理念的宣傳和前述的其他“手段”引導(dǎo)專業(yè)人員自發(fā)而自然地參與知識(shí)交流活動(dòng)（尤其是貢獻(xiàn)知識(shí)資源）。4 4在機(jī)構(gòu)知識(shí)管理實(shí)施的過程中，硬件、軟件、人員、制度等外在的實(shí)施基礎(chǔ)是重要的，但不懈的宣傳、引導(dǎo)、推動(dòng)和提高才是實(shí)施效果的保障。l l 通過用戶社區(qū)與同事直接進(jìn)行知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)交流，輔助解決實(shí)際難題（尋求協(xié)助或協(xié)助他人）l l 不斷拓展內(nèi)部專家渠道l ll l 核心層人員在知識(shí)總監(jiān)的領(lǐng)導(dǎo)下規(guī)劃及不斷調(diào)整機(jī)構(gòu)戰(zhàn)略l l知識(shí)管理部門和人員（專職或兼職）知識(shí)部門 就知識(shí)管理工作的效果提供意見反饋和效果評(píng)估l l 根據(jù)實(shí)際工作需要從機(jī)構(gòu)知識(shí)庫提取相關(guān)的知識(shí)資源l l 參與提出本部門、本崗位以至本人的知識(shí)資源需求，提出相關(guān)的意見反饋和實(shí)施建議l ll l知識(shí)管理戰(zhàn)略 倡導(dǎo)學(xué)習(xí)型的機(jī)構(gòu)文化，協(xié)助打造學(xué)習(xí)型的機(jī)構(gòu)組織模式和運(yùn)作模式l l 知識(shí)管理部門和人員協(xié)助引導(dǎo)和解決“暫時(shí)無人回應(yīng)”的內(nèi)部知識(shí)咨詢l l必要必要，但知識(shí)管理部門的工作可簡化必要，但知識(shí)管理人員的工作可簡化2. 2. 建立知識(shí)管理部門及人員的工作流程及指引根據(jù)知識(shí)管理部門的核心職責(zé)，確定主要的工作流程（程序、人員、管理手段等），編寫與工作流程相關(guān)的工作指引等。 建立機(jī)構(gòu)知識(shí)管理的運(yùn)作機(jī)制和管理準(zhǔn)則作為企業(yè)規(guī)范化管理的重要環(huán)節(jié)，機(jī)構(gòu)實(shí)施知識(shí)管理的準(zhǔn)備工作也必須規(guī)劃好相關(guān)的運(yùn)作機(jī)制（壓力和激勵(lì)并存，獎(jiǎng)罰分明并落實(shí)）：4 4l l 利用系統(tǒng)的留言板進(jìn)行知識(shí)管理相關(guān)的信息發(fā)布和用戶互動(dòng) 以文檔管理系統(tǒng)模擬知識(shí)庫l l整體方案因此，在此理念指導(dǎo)下的企業(yè)即使采用的是簡化方案或替代性方案也可以基本實(shí)現(xiàn)機(jī)構(gòu)知識(shí)資源管理的目的，進(jìn)而輔助和支持企業(yè)的經(jīng)營及管理。個(gè)人記事（私人助理）機(jī)構(gòu)知識(shí)庫的內(nèi)容是各種類別和類型的知識(shí)資源（電子文檔），其核心鏈條是前述的專業(yè)知識(shí)分類體系（即專業(yè)知識(shí)類別和知識(shí)要素類型），并輔以知識(shí)管理部門的管理設(shè)置（集中管理內(nèi)容和權(quán)限，協(xié)調(diào)管理交流和傳播）和部門、崗位及用戶的個(gè)性化設(shè)置（分散使用功能和內(nèi)容）。4 4為了實(shí)現(xiàn)“集中管理”或“通用性”，系統(tǒng)需要提供“通用的軟件功能”而避免需要為特定部門和崗位提供專門功能（系統(tǒng)管理功能除外），而將差異性通過系統(tǒng)定制等管理設(shè)置功能來實(shí)現(xiàn)；同時(shí)，系統(tǒng)需要設(shè)置相應(yīng)的系統(tǒng)管理功能令到知識(shí)管理部門在信息技術(shù)部門的協(xié)助和支持下實(shí)現(xiàn)知識(shí)管理系統(tǒng)的通用功能“集中設(shè)置”、知識(shí)內(nèi)容和使用權(quán)限的“集中管理”、知識(shí)交流和傳播功能的“協(xié)調(diào)管理”。設(shè)定發(fā)展目標(biāo)設(shè)計(jì)機(jī)構(gòu)組織結(jié)構(gòu)PPPP建立各部門的發(fā)展戰(zhàn)略二、 二、 建立知識(shí)管理部門及人員的工作流程及指引l l 組織其他部門和人員提供專門的知識(shí)資源l l 設(shè)置在機(jī)構(gòu)總部的核心層人員，主要著眼于戰(zhàn)略制訂、知識(shí)庫和管理軟件的規(guī)劃及管理l l 建立管理平臺(tái)軟件子系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)知識(shí)管理人員對(duì)知識(shí)庫進(jìn)行管理、維護(hù)和知識(shí)傳播等操作l l 知識(shí)資源的內(nèi)容類型 把握橫向的通用性及共通性和縱向的特殊性l l在以下的文章中，我們將與您一起簡單地分析前述第三項(xiàng)核心任務(wù)（即機(jī)構(gòu)知識(shí)資源管理）的現(xiàn)實(shí)意義，并重點(diǎn)揭示機(jī)構(gòu)知識(shí)管理的實(shí)施方法和步驟；與此同時(shí)，您還將從中了解到機(jī)構(gòu)知識(shí)資源管理如何協(xié)助企業(yè)在通過經(jīng)營及管理運(yùn)作達(dá)成前兩項(xiàng)的核心任務(wù)，進(jìn)而達(dá)成企業(yè)的整體經(jīng)營及管理目標(biāo)。此外，我們還發(fā)現(xiàn)部分先進(jìn)型的企業(yè)已逐步由以信息資源（如競爭情報(bào)）為要點(diǎn)的“信息化管理”過渡到以知識(shí)資源（如持續(xù)而準(zhǔn)確地獲取競爭情報(bào)的方法和渠道等）為要點(diǎn)的“知識(shí)化管理”。* Knowledge Corporation的知識(shí)總監(jiān)傳統(tǒng)管理顧問提供給企業(yè)的是針對(duì)某一管理問題在特定時(shí)間的優(yōu)化解決方案。機(jī)構(gòu)知識(shí)管理實(shí)務(wù)指引題目： 企業(yè)家！啟動(dòng)您的機(jī)構(gòu)知識(shí)管理副題： 整合機(jī)構(gòu)的核心無形資產(chǎn)，提升機(jī)構(gòu)的全方位競爭力作者： 何德勇* 暨 同時(shí)，由于企業(yè)經(jīng)營及管理越來越依賴無形的知識(shí)及經(jīng)驗(yàn)，即：員工和組織部門發(fā)現(xiàn)問題、分析問題、解決問題的能力，不斷創(chuàng)新、提高效率和效果、降低風(fēng)險(xiǎn)的手段和方法，因而對(duì)企業(yè)管理體系的管理也就必然是以無形的知識(shí)資產(chǎn)為管理目標(biāo)的。操作系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ) （設(shè)施架構(gòu)、安全管理、數(shù)據(jù)傳輸、聲像通訊）知識(shí)管理部門合作伙伴關(guān)系管理狹義的企業(yè)資源計(jì)劃ERP客戶關(guān)系管理CRM供應(yīng)鏈管理SCM知識(shí)交流專家咨詢內(nèi)部信息門戶辦公自動(dòng)化流程管理項(xiàng)目管理知識(shí)查詢資產(chǎn)管理外部信息門戶網(wǎng)站競爭情報(bào)管理知識(shí)沉淀資料來源：企業(yè)信息化管理系統(tǒng)的架構(gòu)知識(shí)管理系統(tǒng) – 為經(jīng)營及管理提供 – 知識(shí)資源、知識(shí)交流手段、知識(shí)管理手段廣義ERP 各個(gè)崗位的知識(shí)構(gòu)成和特殊需求l l 知識(shí)資源的專業(yè)分類體系l l 以數(shù)據(jù)庫軟件建立多媒體數(shù)據(jù)庫（機(jī)構(gòu)知識(shí)庫）l ll l 搜集通用的知識(shí)資源、l ll l與經(jīng)營及管理相關(guān)的知識(shí)資源董事會(huì)總經(jīng)理管理委員會(huì)內(nèi)部審計(jì)競爭情報(bào)戰(zhàn)略規(guī)劃風(fēng)險(xiǎn)管理知識(shí)管理研究及開發(fā)采購及資源管理生產(chǎn)管理服務(wù)管理市