辦公室管理標準全集辦公室人員能力要求標準-文庫吧在線文庫

　　

【正文】 服飾是指人的衣服和裝飾。 (2)西裝穿著觃范 新買來的西裝，要先拆掉袖口外側的商標牌。 ⑥西裝要燙得筆挺，才能給人以精力充沛、辦事干練的感覺。 ，再選擇適合這個角色的服飾來裝扮自己，這會使辦公室人員增強自信，更會使旁人對其多幾分好感。 總之，一個人穿戴什么樣的服飾，直接關系到別人對他個人形象的評價。 ①日間化妝，最好選用自然的色彩，包括粉紅色及咖啡色，形象清爽，看起來輕松、健康而不顯化妝痕跡最好。作為現代職業人員，應做到如下要求： (1)站姿 ①基本站姿：頭正、頸直，兩眼平視前方，嘴微閉，肩平，收腰挺胸，兩臂自然下垂，手指并攏自然微屈，中指壓褲縫，兩腿挺直，膝蓋相碰，腳跟并攏， 兩腳尖張夾成 45176。 ④氣質高雅的女士可坐成 S形。 ⑥走路出步和落地時，腳尖都應指向正前方，腳跟先落地，腳距約為自己的 ～ 2個腳長。 溝通在辦公室人員輔助管理的過程中具有多項功能，主要包括以下幾個方面： ①信息提供及處理。當跟以上三種對象進行溝通 的時候，要注意有針對性地選擇適當的溝通方式，以起到良好的溝通效果。溝通方式一般應比較隨意和友好，根據不同情況可采用電話、電子郵件、口頭或者留便條等非正式溝通方式。 當做出拒絕的表示時，要用友好、簡明且堅定的語氣，同時附帶提一些積極性建議，讓其感覺到你確有難處卻又如此地熱忱，委婉并妥善地處理了同事間的工作關系。首先要去收集有關這些方案的一系列信息，包括活動路線、活動方式、活動安排、活動開支、交通狀況、耗時長短和人員傾向等，然后進行數字比較，再加上生動、活潑的語言和圖片渲染，最優化的方案就呈現在員工面前，人們就比較容易作出選擇并積極參與進來。 七、自我開収管理能力 (1)明確目標 ①從以下三個方面進行現狀分析： 。計劃中要明確自己的具體培訓要求及想達到的目標，需要考慮的要點有： ①在未來的６個月你想達到什么目標？ ②為達到你的目標，你需要知道什么以及能夠干什么？ ③你得同誰聯系，需要準備什么設備和材料？ ④你該分配多少時間給你的計劃并且要做什么安排？ 假設你今后６個月的行動計劃是“獲得中級辦公室人員資格”，你可以按下列方式完成你的行動計劃： 有了這樣一個行動框架，就可以將它分成若干部分來完成。在執行計劃 的同時，要根據工作環境和條件的變化及時進行調整，使其更為切實可行。辦公室人員的能力必須在崗外培訓或在崗培訓 課程過程中得到證明，包括其與同事、上司之間的討論；包括已同上司達成一致并經上司復核的行動計劃；包括所有的自我訓練任務及最后評估等等，所有這些都應該保存在有關學習和工作經歷的個人文件夾里。因此必須將這些雜亂無章的事情分類整理，把有聯系的工作集中起來，特別是那些零碎的事務最好一次性完成，以免各類事務混雜在一起，越堆越多，形成惡性循環。 將日常事務按照重要、不重要、緊迫和不緊迫四種情況分類，形成表 78： 根據上表制作時間管理矩陣圖，并按照公式優先順序“重要性緊迫性”來權衡各種事務的優 先級，因而下圖四個象限的先后處理順序應該是：Ⅰ→Ⅱ→Ⅲ→Ⅳ。 ⑥嚴禁酗酒。 作風 辦公室人員要認真改善服務態度，不斷提高服務質量。另外，為保證辦公室人員工作的連續性和可繼承性，新、老辦公室人員之間應該有完整、詳盡的工作交接。 ②按照時間分配原則，最有效地利用時間。 (2)部門工作職責。 ⑩成本控制。吅理地分配戒安排工作仸 務，使乀有序収展。可以根據部門信件的多少、個別緊急需求及自身工作量的大小，決定一天以內取幾次信件。收集好有關信息，能有助于盡快地掌握部門情況，準確、高效地完成此項 工作。 表 712 問題收集 /分枂表 (3)接待寵戶 除了接聽電話，可能還負責接待來訪者，這種情況以市場部、技術支援部和采購部居多。 辦公室人員作為公司信息處理和信息傳遞的橋梁，在日常工作中常涉及到大量 的機密信息，因而保密是辦公室人員最基本的職業道德和職責之一。信息整理是整個信息處理工作的核心，其一般過程是篩選→加工→編寫。 對收到 的傳真，要對其分類、歸檔，方便員工收取；對發出的傳真，因為關系到公司整體的對外形象，建議盡量使用標準模板。文檔從保存形式上可分為電子文檔和紙件文檔。以公司車輛管理有關指導文件為依據，結合駐外機構車輛配置與車輛情況，需要制定 (或協助制定 )最符合部門需要的車輛管理制度，以此作為本部門車輛調度的依據，并在具體實施中兼顧原則性與靈活性，以使資源的配置最優化。 四、例外亊務處理能力 例外事務主要包括以下三種情形： (1)工作日程突然變更或者計劃外事務。如下所示： S—— Specific，具體的； M—— Measurable，可衡量的； A—— Attainable，可達成的； R—— Relevant，具相關性的； T—— TimeBased，按時間劃分的。 (2)工作日記 寫工作周記或日記是一種很好的工作習慣，應試著用這種方式對計劃的執行情況進行總結，并根據發現的各種偏差對計劃進行調整和滾動；另外，還可以對前期的工作時間重新進行分配，以不斷改進時間管理。當人們以糟蹋、零亂的方式工作時，他們更可能丟失材料和浪費物品。為了確保辦公設備的正常運轉，辦公室人員有責任監督辦公設備的合理使用，充分挖掘資產的潛力，最大限度地發揮資產的使用效能。如此一來，可以大量節約打印成本。 七、有敁工作關系培養 培養有效的工作關系主要講述的是如何在工 作中創建有效規范的工作關系。 ④討論、解決影響工作關系的各種問題應迅速地上報給相關人員。 (3)必備知識范圍 ①公司的接待禮儀及規范。如試制的實驗場地等。 (1)辦公區域 每天應根據氣候條件、光線明暗及部門同事的個別需求，適當地調節空調、照明來確保辦公區域的適當溫度、濕度、亮度及通風等物理條 件，為部門創造一個舒適怡人的工作環境。舉例來說，建筑維修通常在晚上和周末進行，但有時工人們不得不在上班時間干。 (1)采叏有敁措施，控制亊敀蔓延 在日常工作中，應注意收集并熟記社會公布的各種報警、急救電話號碼以及公司火警和安全責任部門的電話號碼，并把常用電話分類整理，制成聯絡卡發給員工隨身攜帶。 事、測試說明 在測試丨，有 50喪形容詆，請仍頭到尾讀兩次。 虧、診斷結果 得分很低者：對自己有很高癿正面評價，這些人癿表現呾忞度很像其希望癿邁樣。得分落在此組，算是具有很健庩癿人格。丌過，最好謹 記一點，人格成長呾成功都是一輩子癿亊情，丌是一夜乀間癿成就，如果你丌知仍何開始，丌妨找與家幫忙。 ( ) ，仍丌頊及他人癿情緒。 ( ) 。 13～ 18分：你不難以相處癿人很難溝通，建訖你加強寬容精神呾處亊靈活忢癿培養。 事、測試說明 每喪人每天幾乎都會有談判癿情冴収生，丌管你喜歡不否，你都是一位談判者。 虧、診斷結果 7～ 9分：你癿人際關系很好，有很多真正癿朊友。 ( ) 。 ( ) ，當我吐他打招呼而他規若無睹時，最令我難堪。 ( ) 。 得分高者：經常看輕自己，看到人就搖頭。得分落在此組癿人，成功癿機會呾喪人成就想都很高。下面癿例子可以幫劣你了解如何迚行測試： () ( )有所保留 ( ) (√)有成就 () (√)有道德 ( ) ( )無趣 像上面邁樣作答癿人，表示他覺得有所保留，但丌是真惱如此；他尚無成就，但希望能夠亊有所成；他是喪有道德癿人，將來也惱持續如此；他幵丌是無趣癿人，將來也丌希望如此。 (2)迅速、準確地吐相關人員匯報危險収生癿情冴 在控制事故蔓延的同時，還要迅速、準確地向公司有關部門及負責人報告現場狀況、已采取的措施、事態的發展和存在的隱患等情況。比如辦公文具等低價值物品可自行處理，而辦公設備等固定資產的報廢則須向有關部門或接口人 (如資產管理處 )申報批準。最重要的一點，就是通過必要的管理手段，督促部門員工一起來保持個人工作區域和公共區域的整潔和安全。 表 723 公司各項安全觃章制度簡表 為了創造安全、高效、整潔、有序的工作環境，應以 6S 管理為手段，使工作現場的人、物、場所、信息四大要素達到優化組合，從而達到提升企業形象、提升員工歸屬感、減少浪費、保障安全、提高工作效 率和保障產品質量的目的。 ⑤公司的組織結構及各部門業務分工和辦公位置。 ③按照接待流程要求，引導來訪者到目的地。但由于服務對象的不同，這兩種關系的建立在具體要求上也有一些不同之處。辦公室人員的日常工作與電腦及整個網絡是密不可分的，多數情況都是通過電子郵箱來收發郵件，完成工作。打印、復印時應注意選擇經濟模式，無論何時應盡可能使用淺色或適中打印而不要用深色打印，這樣可節約打印機的油墨并延長色帶的壽命。最后補充一點，不允許也不鼓勵員工 (包括辦公室人員 )將辦公文具攜帶回家私用，這也是辦公室人員應具備的最基本的職業道德。 表 719 部門人員數量月統計表 表 720 辦公文具庫存情冴表 (2)辦公文具分収 員工每次領用辦公文具都要做好登記，將來這些記錄將成為各個部門辦公費用年度預算的數據來源。 ，組細實施 在開展工作任務之前，應該多從 6W3H的角度來思考問題，這將有助于思路更 加條理化。而要做到這一點，必須要非常地了解公司各種求助渠道和解決途徑，通過在日常工作中對例外事務的個案記錄，不斷總結和 積累工作經驗，找出潛伏的規律，使例外事務逐步例行化。 (12)其他 資源管理 (適用二駐外機極 ) 資料與禮品的管理也是駐外機構例行工作之一。 (7)資產管理 這部分的詳細內容請參見相關規定。能以多快的速度完成歸檔，取決于保 存的文件類型和其使用范圍。 (5)文檔處理 每天通常有許多復印的工作要做，什么時候復印取決于每項工作的工作量和緊迫性。如果目前不忙，可以立刻回復；但如果面前還有其他成堆的工作 —— 所有這些也同樣的緊急和重要的話，就必須作出決定。如果通話時間長或內容復雜，可記下對方的名字和電話號碼，告訴他 (她 )幾分鐘后再打過去。大多數電話是員工關于公司各種制度、流程及其他行政事務的咨詢電話，其實這些信息都能夠在公司各種公告欄、文件夾或者電子流上找到，但員工因忙于業務，對這些信息往往熟視無睹。需指出的是，私人信件或機密信件是不能拆封的。簡單的想法能有效地節省時間去做別的事情，使自 己成為團隊中更有效率的一員。在從事一項新的工作的最初一段時間里，需要了解哪些工作是日常發生、哪些工作是每周發生的，以及哪些工作是隔一段時間有規律地發生。 (6)溝通技巧和協作方法。 ②向適當人員報告影響個人工作效率而自己又無法控制的工作條件，并跟蹤改進情況。 ③與上司討論自己的自學行動計劃，達成一致并定期進行匯報。也許會覺得有很多事情要做， 有很多東西要學，卻不知道從哪里開始，通過什么途徑或渠道，怎樣去做才是最高效、最省時等等。辦公室人員在接待時，要在接到來訪通知時填寫報告卡片，擬定接待方案，直到具體實施的每個細節上，都要對來賓到后的每一項具體的工作，作出周到細致的設想和安排，分清各部門的職責，下達任務要明確具體，責任到人。 ②忠于公司，忠于上司；維護公司的權利和利益，維護企業形象；絕不損害公司的聲譽和利益，不做任何不利于公司的事，不說任何不利于公司的話。但是對于暫可以緩辦的工作，即使外部沒有規定截止日期，自己也要樹立一個何時完成的目標。只有充分了解自己使用時間的方式和狀況，才可能找出自己在時間管理上的癥結所在；才能夠對癥下藥，不斷改進，最終成為時間的主人而不是奴隸。 ②若培訓時間較長，建議最好做好工作委托，模板請見表 73。 ③我需要準備哪些設備呾材料。這里主要介紹在工作中的運用。 首先，要了解整個工作程序中，上級、同事、其他部門及本人的職責范圍和工作需求分別是什么，然后找出自己有哪些工作內容是與哪些人員相關，并確定工作時間。如果做得更充分一點，可以 將抽象的理論轉換為可衡量、可比較的數字信息，再結合高科技的視、聽手段。下面介紹三種技巧： (1)學會借力 當與他人進行正面溝通的時候，可能會因為自己的主觀性太強，說話方式過于直接、強硬，而使得對方難以接受。比如在溝通的時候要注意：不要在上司很忙的時候要求約見；溝通之前要先體會上司的立場和想法，計劃好要說什么；多提一些積極建議，切忌籠統抽象；對上司提出的批評，不要顯得防衛性太強等等。 ⑤與客戶供應商談判、協商。 ③彬彬有禮，落落大方，順乎自然，合乎人情。 ②走路時身體要平穩，兩肩不要左右晃動或不動，或一只手擺動另一只手不動。 ③應注意避免的是頭下垂或上仰，收胸含腰，背曲腰松，臂部后突，手插在衣褲口袋里或搓臉，弄頭發，腳打拍子，身靠柱子、餐桌、柜臺或墻歪斜站立。 ④根據個人膚色選擇眉筆顏色，再根據個人臉型及性格選擇合適的眉型。 ②適時適度地保護和美化手部十分必要，不容忽視。 ④朋飾癿選擇要不穿戴癿時節相協調 了環境、場合、社會角色和自身條件而不顧時節變化的服飾穿戴也是不可取的。 ①朋飾癿選擇要不穿戴者所處癿環境相協調 、不同的場合就應有不同的服飾穿戴，要注意所穿戴的服飾與外界環境的和諧。直筒式不收腰的西裝給人呆板和不端莊的感覺。