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電子郵件禮儀培訓(xùn)教材-文庫吧在線文庫

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【正文】指中午，– 所以不要寫：“ 會議時間： 2/6, 11:0012:00am”– 2月 6日還是 6月 2日？– 是半夜還是上午？ (有時候與美國客戶開會，中國是晚上，對方正好是白天 )3 電子郵件的內(nèi)容、結(jié)尾、附件附件 1? 在郵件的正文中要提及所加附件的名稱 – 殺毒軟件可能刪除帶病毒的附件? 在郵件的正文中要強調(diào)附件中的重點– 節(jié)省收件人時間? 壓縮文檔，文檔通常不要大于 5MB – 加快傳輸速度– 附件大于 5MB時要壓縮– 附件太大 (大于 10M)時，要分成多個郵件? 發(fā)送郵件前應(yīng) 打開附件進行檢查 – 確保所加附件是正確的文件和版本3 電子郵件的內(nèi)容、結(jié)尾、附件附件 2? 文件名稱 (Filename)– 文件名要易于理解，并且有唯一性，例如“ 2023WW14 艾博思周例會 .doc” – 不要把相同的文件名用在不同的版本中 – 遵循文件命名規(guī)則 ? 文件內(nèi)容 – 文件標(biāo)題 (Title)要清楚 – 總是顯示作者姓名及日期 (注 :不要使用自動更新日期 ). – 如果超過 1頁，要設(shè)置 “ 頁碼 /總頁數(shù) ”– 預(yù)覽文檔，尤其是 Excel文檔 (有時所見非所得 ) 3 電子郵件的內(nèi)容、結(jié)尾、附件附件 3? 如果附件是圖形文件： – 不要使用 bmp格式，要轉(zhuǎn)換成 jpg或 pdf格式，以減小空間– 長或?qū)挼姆直媛收{(diào)整到 1200像素以下，除非要印成照片– 圖形文件要正向，不要讓閱讀者把腦袋橫過來看或倒過來看。（你認為很客氣？，其實存在著嚴(yán)重官僚）好請各事業(yè)部將 XX表于明天發(fā)給我，謝謝。(1) 會議時間： 9:00~10:00(2) 日期：一 . 要注意不要出現(xiàn)錯別字；二 . 要注意標(biāo)點符號要正確。 — 以下例子不應(yīng)是回復(fù)郵件，而是要新建郵件：2 電子郵件的收件人和主題主題不是正文? 不要把郵件正文內(nèi)容寫在主題中 , 除非只有簡單的一句話– 以下是不恰當(dāng)?shù)泥]件主題? 郵件要有稱呼? 稱呼要和收件人清單一致，不含抄送人? 當(dāng)收件人為多人時，稱呼可用：– 各位：– 各位領(lǐng)導(dǎo)：– 各位同事：– Dear all,(如為英文郵件，要用逗號 )3 電子郵件的內(nèi)容、結(jié)尾、附件郵件稱呼? 正文要從 “ 稱呼 ” 下另起一行，不要從 “ 稱呼 ” 在同一行開始。Phillip Hunsaker《管理技能與方法》附錄 C電子郵件實施禮儀規(guī)則重要性的原因有如下 3個：? 專業(yè)特性：– 通過使用合適的郵件語言，你可以傳達出一個專業(yè)的形象， “ 我很專業(yè)！ ” – 特別是對那些我們不認識的人，這是他們判斷我們的唯一方法。? 郵件只發(fā)給該發(fā)的人，不要發(fā)給不必要接收此郵件的人，以節(jié)省大家的時間? 不建議使用密送 BCC有可能看不到 TOCC的人， BCC的回復(fù)有可能讓TOCC的人看到? 回復(fù)郵件時注意– 要根據(jù)郵件內(nèi)容修改 “ 收件人 ” 和 “ 抄送 ” 名單，– 不要隨便就回復(fù)給所有人，通常不使用 “ 回復(fù)全部 ”2 電子郵件的收件人和主題謹(jǐn) 慎使用 “群發(fā)郵件 ”? 因使用 “ 群發(fā)郵件 ” 不當(dāng)而造成公司內(nèi)部騷亂的例子屢見不鮮? 除了董事長 /總經(jīng)理 “ 致全體員工 ” 外，其他人禁止使用群發(fā)郵件? 通知通告類郵件只發(fā)到部門主管和部門文員，由部門主管負責(zé)傳達 (這是部門主管的責(zé)任 )? 不要自認為 “ 這個郵件可以群發(fā) ” 你就群發(fā)了，一旦這樣，你出錯的機會就多一次。如果寫中文郵件，則自己要會檢查。感嘆句是以抒發(fā)感情為主的句子，它所抒發(fā)的感情有贊頌、喜悅、憤怒、嘆息、驚訝、傷悼等，句末都要用感嘆號。對外聯(lián)系的人員，也可以加上公司地址。 – 不要直接貼上 bmp文件特別注意：– 現(xiàn)在常見的數(shù)碼相機的像素為 800萬， 1000萬

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