合伙人秘書重點工作說明修改(更新版)

　　

【正文】 查看傳真類型，分別處理：A. 項目資料：匯報合伙人后，傳遞到負責經理處，重要資料備份。 特別緊急事項的處理 經理簽字后，需發手機短信征詢合伙人是否同意簽字。如：提醒負責人催款，簽訂合同，秘書需要記錄這些事項，做到按時提醒，有結果時及時向合伙人反饋。（二）、合伙人參加會議的處理方式 若不緊急，則等合伙人回公司后處理。C. 其他資料：匯報合伙人后，按合伙人指示傳遞到相關部門或人員處。具體檔案編號辦法見《 》合伙人電話及傳真處理一、電話信息的處理方式 電話信息的處理方式可分為兩種：合伙人可接電話和合伙人不可接電話。由合伙人收集，或其他員工提供秘書在為合伙人整理資料時，應及時將資料分類歸放。草稿完成后，立刻交合伙人審核，根據合伙人意見調整修改，直至合伙人滿意，簽字后，交由總經理秘書傳遞總經理，總經理簽字同意后，方能外發。如需住宿的，根據合伙人確定的檔次預訂賓館，辦好相關手續。（二） 、合伙人組織會議：1. 首先，與合伙人溝通會議組織的幾大要素：主題、會議時間、會議地點、參會人員、物資準備要求、可否請假等。3） 合伙人正在預見相關人員，但有特別緊急事宜時，合伙人秘書應電話、短信或紙條的方式向合伙人匯報，由合伙人安排是否馬上預見。收件時間發件人主題需否回復是否向合伙人匯報合伙人料理計劃如何就合伙人工作計劃進行提醒，可以設計工具由于現在合伙人本人沒有一個全面的計劃，所以秘書無整理出合伙人料理的計劃，但秘書要督促、協助合伙人梳理工作，整理出計劃。A、 秘書對每封郵件應先進行存檔（垃圾郵件除外），每半月清理一次合伙人郵箱及合伙人存檔郵件，可列表進行。二、郵件信息的分類 根據郵箱的分類，所有郵件信息應該分為兩類，即保密信息和公開信息。因此，服務合伙人時要堅持原則，在對其他員工是也要堅持原則。 原則性：原則性是指合伙人秘書雖然以合伙人為中心開展工作，但應時刻謹記秘書是公司的一員，忠誠于公司就是忠于工作，忠于公司的原則就是忠誠于自己的原則。秘書有責任提醒合伙人查看私人郵箱。 郵件清理將收件箱中的郵件清理、過濾，該存檔的存檔，刪除不必要的郵件。如下表：發送人主題郵箱類型合伙人意見XXXXXXXXXXXOA郵箱刪除郵件 □ 存檔 □XXXXXXXXXXX工作郵箱刪除郵件 □ 存檔 □合伙人不在公司時，秘書應填制“郵件收件備忘錄”，避免秘書遺漏郵件信息。2） 緊急事項秘書可先向合伙人請示，合伙人同意后秘書安排預約人提前約見。四、會議料理（一）、合伙人參加會議：收到會議通知后，明確合伙人參會時間、會議主題、主持人、是否需要準備相關材料等秘書應第一時間告知合伙人會議安排（如日常安排有其他重要事項時，秘書應及時提醒），如合伙人告知不能參會時，應立刻告知會議組織者或尋求第二解決方案。（二） 、需要安排客戶就餐的接待：應與合伙人溝通接待的檔次規格、選擇中餐或者其他餐點，是否安排菜品等等，根據要求訂座、點菜等。C、對外發送的函：根據合伙人的指示，明確函件主題、相關背景等撰寫草稿。公開類合伙人工作計劃，營運計劃，戰略，會議紀要（公司例會及其它重要會議），管委會資料，工作交流傳遞表，公司發文及制度，公司性管理文件，預算資料、重要項目相關資料。D、合伙人資料歸檔時，秘書應先用檔案夾將需要歸檔的資料裝訂，并向合伙人確認以下資料可否歸檔，或是延后歸檔。B. 會議、培訓通知：匯報合伙人后，按合伙人指示傳遞到相關部門或人員處。A、比如報告申請簽字，格式應為：XX報告申請出具，送審，審定，審減收費，與初稿的有無差異（若有，寫明原因），經理已簽字同意，可否出具？B、函件簽字，格式應為：XX項目的XX事項需要辦理簽字，（若有金額體現，需要在短信中告知），經理已同意簽字，可否蓋章？收到合伙人短信回復后方可辦理，并于每周二上午10：00統一辦理補簽字事項。合伙人交辦事項跟進表合伙人交辦時間交辦事項秘書提醒時間記錄最終反饋時間36 / 36