某企業文書管理制度(更新版)

　　

【正文】 無訛并于 調卷單 填注歸還日期及簽章確認后，檔案即行歸入檔夾。 (五 )規章由規章管理部門永久保存，使用部門視其有效期間予以保存。 (三 )檔號以一案一號為原則，遇有一案件敘述數事或一案歸入多類者，應先確定其主要類別，編列檔號。D 1 為檔卷卷次， E 1E 2 為檔案目次。 第四十一條 檔案分類 () \pnb0 檔案分類應視案件內容、部門組織、業務項目等因素，按部門、大類、小類三級分類。 Ⅱ .整理與分類 第三十九條 文件點收 文件結案移送歸檔時，依如下原則點收： (一 )檢查文件的本文及附件是否完整，如有短少，應即追查歸入。 (二 )印信管理部門收到繳銷的印信，即斟酌實情予以保存或截角注銷。 （二 )印信換發的申請 ，由監印人員填具 請 (換 )發印信申請表 一份，于備注欄拓具印模，敘明制發日期， 送會印信管理部門依本規定第三十三條規定呈請核定后由管理部門換發。 第三十一條 印信蓋用 (一 )行文時應依第八條的規定判行送請監印人員依第七條的規定于函件、文稿及底本上用印。 (四 )部門章：刻有公司及部門名銜之印信。收文地區之 寄送中心 人員收到 文件袋 拆開后，即以 文件遞送清單 第二、三聯連同文件送交各廠 (處 )收發人員簽收后留存第二聯，第三聯以當天 文 件袋 送還原發文的 寄送中心 存查。 第二十五條 文件稽催 (一 )經辦人如未能如期辦妥文件，應于處理期限屆滿 前，經請示部門主管同意后，以口頭通知文書收發人員更改處理期限。 (三 )經辦人員的處理期限。 第二十一條 副本及圖書處理 副本視同正式文書，應依規定處理、歸檔；各類圖書應指定部門集中管理。收 (發 )文編號登記表 再送監印人員用印后，由收發人員將 業務接洽便函 第二、三、四聯送交受文部門，第一聯則依待復日期之先后整理以備稽催。 X 1X 2為公司簡稱； X 3為地區別，不需 分地區者省略；○○○○為公司收 (發 ) (含直屬部門 )： X 1X 2(X 3)X 4字第○○○○號 (X 4為事業部或直屬部門代字，由各公司總經理室制定管理 ) ：由各公司總 (二 ) 1. 2. (三 ) 。以部門名義下發的生產工作計劃安排，專題會議紀要，由歸口部門負責校對， 第壹拾壹條 第十二條 油印文件要嚴格按照審批份數印刷，油印者不得私自增加份數或私 自留存，油印 □ 第一條 第貳條 本規則所稱文書管理，指總管理處各部、室、中心或各公司 (含事業部、業務執行部 門 )與外界來往的文書 (包括電報 )及關系企業 (含公司內容 )各部門間來往文書 (包含簽呈 )，自收 (發 ) □ 第三條 總公司各部門與外界來往文書的收發由總管理處總務部門統一辦理，各公司 (工廠 )所在地的 第四條 (一 )總管理處各部、室、中心及各公司以公司名義與外界來、往的文書，以各公司總經理室或管理處為管理部門；營業、采購、工務、資料、法律、服務、訓練等業務部門的文書，得 (二 )各公司 (工廠 )所在地與外界來往屬地區性文書，以其所在地之經理室或管理處 (或總務部門 ) (三 ) (四 )管理部門應指定人員負責來往 文書的核稿及收發、拆封、登記、分文、稽催、校對、監印、 第五條 (一 )文書內容所涉及的業務主辦部門為該項文書的主辦部門，如有涉及其他部門時，其他部 (二 )本企業各類資料對外統一報送的主辦、會辦及提供部門如表 □ 第六條 行 (一 )函：發布規章或臨時性規定及對機關團體、公司行號、私人或關系企業各公司間及公司 (二 ) (三 ) (四 ) (五 ) (六 )表格式公文：政府機關規定之表格式公文及公司人事令等，可依實際需要印為固定格式 (七 )其他： ；訴訟文書，依政府有關部門訴訟審議 委 員會規定 2. 第七條 (一 ) 1. 2. 對政府各部、會、局、署及其所屬一級、二級機構或省政府、市政府及其所屬一級機構等之 3. ②對當地市、縣政府及其所屬一級機構的行文 ④總管理處各部、室、中心代表各公司對外的行文 (但本款第六項另有規定者從其規定 )。當面未提出，則視為分發 (五 ) (六 )收發室內外應經常保持整齊清潔。秘密文件按保密規定， (五 )文件統一由辦公室負責發送。 第三條 私人資料，不得在公司打印、復印或用公司傳真機遞送，以免影響公司的正常工作。一般文件的打印、復印、傳真，須經所在部門負責人簽字同意后才予辦理；部門經理不在時，可經總裁辦公室主任同意后辦理 。 三、文件收發規定 (一 )公司的文件由辦公室負責起草和審核，公司總經理簽發；黨支部的文件由辦公室負責起草和審核，黨支部書記簽發；公司本部各部門的文件由各部門負責起草辦公室審核，總經理 (二 )文件簽發后，送辦公室統一安排打字，打印后送回起草部門校對，校對無誤方能復印、 (三 ) (四 )屬于秘密的文件，核稿人應該注明 秘密 字樣，并確定報送范圍。領取 時，要對照分發清單清點檢實簽名，發現差錯，應當面向收發員提出增補退換要求，并進行差錯登記。由兩辦機要員上報下發。 (五 )其他類：與公司業務無直接關系之表報、宣傳或印刷函件，無需收文、登記，可直 (一 )第一聯為收 (發 ) (二 )第二聯為催辦單，于送經辦部門簽收文件后，收發人員收回，按處理期限或待復日期之 (三 )第三聯為主管催辦單，經辦部門主管于交辦文件后留存，按處理期限或待復日期之先后 (四 )第四聯為經辦人員存查聯 (五 )第五聯為核查聯，于文件辦妥時隨文歸檔，如系代行或授權判行的文件，由收發人員轉 第十一條 收 (發 ) (一 ) ： X 1X 2(X 3)總字第○○○○號。一般性的規定、通知、 1. 、室、中心及各公司相互行文，由受文公司總經理室或部、室、中心文書 管 3. (二 )以 業務接洽便函 (三 ) 第十六條 (一 ) 經辦人發文時，應將接洽內容列記于 業務接洽便函 第一聯，并填記文書類別、受文者、待復期限、附件等各欄，呈請主管判行后另依式填寫三聯連同第一聯呈主管主管簽署，一并送收發人員編號并記載 ?quot。其他業務有關部門均以副本留存備用。 (二 )分文人員的分文時期，由各公司視其收文數量自行訂定。 ，按分層負責的決行層次，由各公司自行訂定時限。 寄送中心 后， 寄送中心 人員應將同一受文部門之廠(處 )部 (室 )的文件集中整理，開具 文件遞送清單 一式三聯，第一聯自存，第二、三聯 連同文件匯總裝入地區別專用 文件袋 寄送。〖 ZK)〗 (三 )職銜簽字章：各公司廠、處長以上主管刻有職銜及簽名的印信。 (四 )監印人員不在時，應由代理人代為監印，代理人的任用應依前三款的規定簽準或指派。 第三十五條 印信申請 (一 )印信制發的申請 因業務需要或組織變更，由主辦部門填具 請 (制 )發印信申請表 一份，送會印信管理部門依本規則第三十三條的規定呈請核定后由管理部門制發。 第三十六章 印信繳銷 (一 )廢舊、撤銷或遺失尋獲的印信，應由監印人員填具 繳銷印信申請表 一份，送會印信管理部門依本規則第三十三條之規定呈經核定后，檢具繳銷之印信，送繳管理部門 撤銷。 (二 )各公司檔卷分類目錄及編號原則，由各公司總經理室或事業部經理室統一制定管理；總管理處各部、室、中心則由各部門自行編定報送總管理處總經理室。 (三 )文件如有皺折、破損、參差不齊等情形，應先整補，裁切折疊，使其整齊劃一。 (五 )檔號之表示方式如下 A 1A 2B 1B 2C 1C 2D 1E 1E 2 A 1A 2 為經辦部門代號， B 1B 2 為大類號， C 1C 2 為小類號。 (二 )案件如可歸屬前案，應查明前案之檔號予以同號編列。 (四 )1 年保存 ：結案后無長期保存必要者。 (三 )于檔案室當場借閱者，得免填 調卷單 。 () \pnb0 技術性的資料：獨特技術性的操作標準，與外人技術合作或外人技術指導資料，產品配方，產品開發，改良或試驗資料，國外現場實習報告及其他技術上屬于機密性之資料。收 (發 )文登記單 一式五聯登記 ，呈請總經理核派經辦人 (主辦人 )及指定處理期限后，其分文、經辦、復文或主動發文均依第四章之規定流程處理。 第五十三條 經辦方式 (一 )經辦人應 于辦公場所處理機密文件，不得擅自攜帶外出或轉借、出示于他人，處理期間并應妥善收存，防止他人輕易取得或翻閱。 (二 )保管人員應于每月底查對 機密文件增列表 及 出國計劃書 或 工作計劃表，如有應送而未送歸檔者，則以便函稽催經辦部門送交歸檔。 (二 )原案被污損、抽換、涂改或遺失者。 第六十條 文書用紙 (一 )對關系企業外機 構之行文以公文用紙為之。在簽收和拆封時，收發員和機要秘書 均需注意檢查封口和郵戳。黨委、廠部同意發文，則兩辦分別按黨、政機構設置與業務分工統一歸口以黨字、廠字發文。重要工作、重要會議形成的文件材料，要 ，要求在下年度 5月份以前整理完。絕密文件只能印一份，由起草人送有閱文資格的人員傳閱，機密文件按審 第肆條 第伍條 公司發文的程序為：擬搞、審核 (部門領導 )、簽發 (公司領導 )打印、發文、 第陸條 第六條 (一 ) (二 ) (三 ) (四 ) 第七條 各級領導對送來的公文要及時閱批，急件的，當天批復；一般文件的，三天內批復。分公司、各部門 第十二條 各單位一般不得越級行文。各分公司 、各部門對上級發出的文件，需要匯報貫徹執行情況的， (五 )領導參加重要會議帶回的文件，在匯報和傳達后，應將會議文件交文秘人員立卷歸檔。工會、社團的 (四 ) (五 ) (六 )符合公文格式