公文管理制度(更新版)

　　

【正文】 送有關的資料，其中包括：擬定簽約對象及其資信資料、合同說明、費用預算及依據(jù)、招投標資料等，同時提供以上資料的電子版本，以便于相關人員熟悉資料，為合同洽談做準備。二、合同方的經營范圍符合合同約定內容；涉及專營和等級許可的,應具備相應的許可證和資質證書。臨時性的借調、聘用人員可以協(xié)助但不得成為合同承辦人。三、依據(jù)國家財經法律、行政法規(guī)和公司財務管理制度對合同資金進行控制。 四、對所承辦合同的履行情況進行跟蹤。四、參與重大合同的談判，制定合同編號原則。　合同管理制度第一條 為加公司及各部門的合同管理工作，規(guī)避風險，依據(jù)《中華人民共和國合同法》、國家相關法律法規(guī)，制定本制度。第六條：檔案期限：永久保存：公司章程；股東名簿；各類規(guī)章制度、組織規(guī)程及辦事細則；董事會及股東會紀錄；財務報表；政府機關核準文件；不動產所有權證及其他債權憑證；工程設計圖；其他經核定須永久保存的文書等。機密、秘密、絕密檔案借閱一律由公司負責人審批方可借出。嚴防失密、泄密發(fā)生，發(fā)現(xiàn)有關泄密事件，應立即報告，及時追查。注意檢查是否蓋公章，標題，內容、摘要、日期等信息是否齊全。印章類包括行政章、法人章、簽名章、合同章、專用章等、各類活動照片、產品樣品、宣傳品、科技成果等。產品銷售如市場分析、用戶調查、銷售統(tǒng)計、廣告宣傳、促銷活動、售后服務等。2政策類：各類產業(yè)政策匯編。1基建綜合類：征地批文、總體規(guī)劃、設計報告、組織架構、工程建設管理辦法、投資計劃；建設合同，質量監(jiān)督書；工程決算、審計資料；招投標方案；項目材料等。各類證照，如營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、組織機構代碼證、所有權證書、土地證、知識產權證書、協(xié)會證書、榮譽證書、質量管理體系認證等。沒有存檔和查閱價值的文件，特別是機密文件，要經公司負責人批準，由行政人事部負責銷毀，各部門不得自行銷毀文件，嚴禁作為廢品出售、丟棄文件。第十九條：文件下發(fā)三日內，行政人事部要監(jiān)督檢查文件學習執(zhí)行情況，重要文件各單位要及時呈報學習落實情況。第十四條：文件的起草：按公司領導要求由行政人事部負責起草的公文，或各部門起草承辦，并以公司名義下發(fā)的文件。落款要寫發(fā)文單位全稱，文件一律加蓋公章，插入成文日期要求大寫，不應小寫。外來文件指外單位或國家、省、市、縣行政管理部門來文。第三條：公文收發(fā)后要按要求傳達到位，及時組織有關人員學習領會上級精神，不得扣發(fā)、截留、拖延，嚴守文件秘密或商業(yè)情報信息。要標明簽發(fā)人、秘級編號、發(fā)送單位、印制份數(shù)、頁數(shù)等。第六條：一般性文件用于普通性的通知、通告、商務信函、商務公關與傳播文書、職員職業(yè)生涯書等。第十條：成文日期：會議性文件以會議通過的日期為準，其他文件以公司領導人簽發(fā)日期為準條。第十三條：文件副標題：宋體，小三號字加粗；發(fā)文字號、簽發(fā)人、正文、落款、成文日期、主題詞內容等四號宋體。下級單位或部門呈報的所有請示報告、公文、傳閱件等，由行政專員統(tǒng)一協(xié)調辦理。第二十三條：年終由行政人事部集中收繳所有文件按編年體歸檔，一般應永久保存，并建立電子文件檔案。公司管理制度、季度、年度工作方案、計劃、總結等。1合同制度類：各類經濟合同原件、各種財務制度、計劃、總結等。年度經營報告、競爭情報分析、投資風險評估等。企劃經營類（ZLJY）：企業(yè)管理、經營決策、風險評估、市場分析報告、內外環(huán)境評估、戰(zhàn)略規(guī)劃等，工作計劃如年度計劃、工作目標等。實物類（SWL）：如榮譽證書、獎狀獎杯、錦旗等。公文類正文與簽發(fā)稿、簽收稿主件或附件、請示與批復、來文與復文一起歸檔。不許傳抄、自行翻印機密文件和帶密級的檔案材料。外單位來人查閱檔案，需持單位介紹信，并經公司領導簽字批準，方可查閱，不得抄錄或借出。使用絕密、機密檔案以及引進技術資料、科研成果、發(fā)明創(chuàng)造、專利、新產品、新工藝等技術文件材料，須嚴格履行審批手續(xù)，未經批準的，嚴禁提供使用。 停產或已生產完畢的產品圖紙和技術文件材料，以及其他經鑒定審批擬銷毀的檔案資料，統(tǒng)一由公司下文，由行政辦公室組織回收統(tǒng)一銷毀。三、負責對各部門的合同進行法律審查。三、負責合同文本及審查會簽的流轉。二、對合同中影響財務的重要事項提出意見。每件合同須由法定代表人或委托代理人或合同承辦部門確定一名承辦人簽字承辦。審查內容包括：一、主體資格合法，具有經工商局年檢的企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照，其核載內容與實際相符。其中以保證形式作出的擔保，其擔保人必須是具有代償能力的獨立經濟實體，并應對擔保人適用前款規(guī)定進行審查。凡國家或行業(yè)有標準或示范文本的，應當優(yōu)先使用。六、履約的地點、期限和方式。十四、簽約的地點、日期。二、送相關部門（法務部、工程技術部、造價部、預算審核部、審計監(jiān)察部等部門審查）。第二十七條 各會簽部門在審核合同草案時，發(fā)現(xiàn)重大錯誤、遺漏、不妥時，應在合同會簽審核單上提出書面審核意見，需要退改時應連同全部文件退還承辦人。如合同為對方擬訂，且已對合同編號，也應在合同正式文本封面上標注我方合同編號。示例：SYWHKJSBGZ2012001FJ01。第三十八條　合同生效后，必須全面履行合同。沒有經過合同承辦部門、相關部門審核和董事長批準的合同款項財務部門不得支付。第四十七條 變更或解除合同過程中的文字性材料、電函和圖表等由承辦部門妥善保存，最終交行政辦公室歸檔。第五十一條　合同糾紛的解決，可以先采用協(xié)商、調解方式解決。第五十五條　歸檔合同須原件，不得以復印件作為歸檔資料。第五十九條 有下列情形之一，情節(jié)嚴重造成重大經濟損失或擴大經濟損失的，對責任人予以行政處分或經濟處罰：一、不按本制度規(guī)定簽訂合同的。九、發(fā)生糾紛后，隱瞞或不及時向有關部門匯報或不及時采取措施的