淺談如何做好新形勢下的秘書工作(更新版)

　　

【正文】 該善于總結，使總結成為一種習慣。將需要的物品分為馬上要用的、暫時不用的和長期不用的，合理擺放位置，使尋找時間為零，提高工作效率。二、效率意識秘書人員要牢固樹立效率意識，加強“三項管理”，不斷加快工作節奏、提高辦事效率。要求大方，是因為秘書人員既要接觸領導，也要接觸群眾，如果在領導面前不敢吭聲，在群眾面前頤指氣使，要么畏首畏尾，要么趾高氣揚，既會疏離領導，也會疏遠群眾。這就要求秘書人員，必須找準自己的工作方位，端正自己的工作態度。創新是民族進步的靈魂，是社會發展的不竭動力。提高服務決策的本領，關鍵是要積極主動地把自己的工作納入領導決策運行軌道，牢固樹立決策服務意識，靠緊領導，貼近中心，善于想大事、謀全局、當高參，想領導之所想，做決策之所需，真正使自己的工作與領導決策需求合起拍來，形成一體化的格局，防止出現“兩張皮”。從這個意義上說，秘書人員必須高度重視提高自己的綜合協調能力，包括組織與組織、組織與個人、個人與個人等多方面的協調。三是強化文字寫作的基本功。語言表達最起碼的要求是準確、簡捷、明了。工作作風是一個人思想作風和事業心、責任感在具體工作中的經常性、一貫性表現。秘書人員的一言一行，一舉一動，不僅代表自身形象，而且代表機關形象、代表單位形象。尤其是秘書工作的服務性，要求秘書人員在任何時候、任何情況下，都應該自覺地服從工作需要，善于想全局、謀大事，積極主動地為領導決策當好參謀，心甘情愿地獻身事業發展。二是要思想解放。本文試結合有關秘書工作理論的學習和實際工作中的體會，對秘書人員應具備的基本素質進行一些粗淺的探討。三是要不斷超越。要見賢思齊，自覺樹立學習的標桿，以謙虛的態度，“比、學、趕、超”，尤其要克服“文人相輕”和自我滿足的傾向，牢固樹立終身學習的理念，虛心向領導學，向同事學，向實踐學，在學習中提高素質、增長才干。但實事求是地講，有的同志雖然從事文秘工作的時間較長，卻一直沒有多大建樹。換位思考不能只思不講，要敢思敢講，將思考變成成果。所以，要開動腦筋，學會換位思考。這就要求文秘人員在參政設謀中，不能只站在自身的角度看待問題，而應站在領導、地方、部門和群眾的角度思考，多角度思考。三是要立足需要突破。要干一行，愛一行，精一行。二、在知識更新加快、信息量顯著增加的情況下，不可忽視定向突破能力文秘人員應具備寬廣的知識，熟悉各方面的情況，但隨著信息技術的迅猛發展，知識量的大幅增加，成為各個行業、各個領域的通才已不可能。文秘人員從事的是幕后工作，不登臺、不亮相、不留名。“不經歷風雨，怎能見彩虹”。工作高壓之下，善于保持快樂非常重要。秘書工作的各個環節都要求準確、如實地反映客觀實際，從客觀存在的事實出發。把為領導服務、為各職能部門服務、為群眾服務當作自己的神圣職責。秘書工作要圍繞領導的工作來展開活動，要求招之即來，來之能干。作為秘書人員忠于職守就是要忠于秘書這個特定的工作崗位，自覺履行秘書的各項工作職責，認真輔助領導做好各項工作。可以博采眾長，學習各方面的知識以豐富自己。根據職責的要求，秘書人員經常要按照領導的意圖組織各類會議和活動，如果缺乏一些現代的、科學的組織管理能力，就無法把工作做好。（二）要具備一定的文字綜合能力。是否勤于學習、善于學習，學以致用是決定秘書工作質量的關鍵因素。真正做到堂堂正正做人，認認真真做事；在原則問題上不能糊涂,不能像墻頭蘆葦隨風倒,看領導眼色行事。第一，做好秘書工作所必須具備的政治素質和個人品質。二是敏于事，慎于言。辦事要穩妥，處事要嚴謹，在廉潔自律上要求嚴格，嚴于律已，要起模范帶頭作用，這才是做好秘書工作的保證。寫作是一種綜合能力的表現，要做到內容與形式的統一，既要有好的表現形式，又要有充實的內容，并不是一件 輕而易舉的事。提高組織能力，向領導和身邊的同志學習比向書本學習更直接、更有效。其次，社交是辦事的輔助。作為領導工作的參謀和助手，應當嚴格按照領導的指示和意圖辦事，離開領導自行其是，別出心裁，是職業道德所不允許的。熱情服務，謙虛謹慎，這是秘書人員應具有的工作作風和良好美德。一經允諾的事情就要盡力辦到，遇有變化，要事先說明原因，使人信服。勇于創新，要求不空談、重實干，在思想上是先行者，在實踐上是實干家，不斷提出新問題，研究新方法，走出新路子。這給我們提供了很好的啟示。所以，文秘人員要特別能吃苦、特別能戰斗，恪盡職守，愛崗敬業，以苦為樂。三要以張為馳。在商界，有一種“隱形冠軍”現象。切忌認為會寫材料，就會變成“文字老人”，實際上很多領導同志都從事過文字工作，都是文章高手。當前，在人才的構成上，普遍存在黨政人才多，科技人才和懂經營、會管理的企業家人才偏少的現象。意識是行動的先導。二是要掌握換位思考方法。同時，還必須注重上升層面、總結提高。環境和機遇給了文秘人員一個較好的成長空間，但并不等于你就能很快成長，關鍵要靠自己。哈佛大學一項調查顯示，人的潛力在缺乏激勵時，只能發揮20—30%的潛力，而在良好激勵狀況下，將發揮80—90%。要注重回顧總結，在總結中提升。秘書工作是整個領導工作的重要組成部分，沒有較高的政治素質，就不可能擔負起秘書工作的重要職責，就很難開創秘書工作的新局面。這種思想狀態，已經越來越不合時宜。沒有愛崗敬業的精神是難以勝任這項工作的。不該說的話堅決不說，不該做的事堅決不做。所以說，秘書人員必須努力做到說實話、辦實事、求實效，任何時候、任何情況下都要始終堅持實事求是的原則，以對黨和人民高度負責的精神，扎扎實實做好本職工作。二是強化理論知識的基本功。要想做一名合格的秘書，除了向書本學習之外，很重要的一個方面，就是要發揚理論聯系實際的優良學風，虛心學習，多動腦、勤動手，在干中學習，在學習中提高。調查研究是謀事之基、成事之道。做到這一點，沒有寬廣的胸懷是不行的。因此，秘書人員一定要樹立強烈的創新意識，善于運用馬克思主義的立場、觀點和方法，發現新情況、研究新問題，提出新辦法，解決新矛盾，使自己的思想和行動不斷地適應新形勢，跟上時代發展的步伐。在處理與基層群眾的關系上，要笑臉相迎、熱情周到、全心全意，決不能“臉難看、話難聽、事難辦”。平時工作中發現某份文件寫得很精練，某篇領導講話稿寫得很有水平，某個新聞稿寫得很出彩，可以及時復印下來進行學習。如將辦公設備、鮮花水果、印刷廠、物業維修、記者、飯店等電話號碼分別歸類，做到常用電話號碼熟記于心，非常用電話號碼即查即得。三是將辦結的工作按照性質合理地歸類，方便日后查詢。可以回顧會場布置中，在會標懸掛、席卡排列、鮮花擺放、音響測試、會場屏蔽、茶水供應、材料分發等方面，哪些地方還存在著小的缺憾，有待改進。同樣，重要的物件資料要親手交給當事人，切不可隨便托付他人。不僅如此，還要學習站在領導的角度想問題，站在領導的層面看問題，不斷提升自己的眼界和格局。一是將辦公資料分為需要的和不需要的，及時處理不需要的物品。不僅如此，要積極當好領導的“外腦”，為領導擋去不必要的應酬和接待；認真做好領導的“助手”，協助領導按輕重緩急、分門別類地處理好有關事務，為領導節約寶貴的工作時間。再如，完成一篇領導講話稿以后，哪些地方得到領導肯定，哪些地方被領導修改過，為什么被修改等，都應該認真分析，總結提高。只有在做事的工作過程中見賢思齊、從善如流，才能夯實做人的基礎，從而才能把事情做好。人的一生就是一個不間斷的學習和實踐的過程。秘書人員工作中的一個重要任務，就是從事大量的文字工作。所以，秘書人員一方面要要對本部門整個工作有所了解。知識出才智，智是謀之本。要有強烈的事業心和責任感，不擅權越位，不摻雜私念，不瀆職。要具體而緊張的工作中，要嚴明組織紀律，發揚吃苦耐勞的優良品質、雷厲風行的工作作風，要腳踏實地，不計個人得失，甚至委曲求全的精神。五是恪守信用，嚴守機密。在工作中，切忌主觀臆斷、捕風捉影，分析問題必須從客觀實際出發，既不惟領導是聽，也不惟“本本”是從。此時此刻，你需要迅速完成如下問答精華之萃取，因為，你在仿真不久的將來將經歷的一場重要性空前的面試。既要年輕有活力、有想法、有創新精神，又要辦事穩重、思維縝密、考慮周全。比如做好消息的上傳下達。這些方略恰恰是領導處理該類事件時傾向的若干種答案。第一步，細心詢問當事人遇到的困難，傾心聆聽當事人的訴求；第二步，委婉地表達事情不可為的結果，同時給出其他殊途同歸的建議，給出另一種答案本身也是答案；第三步，如果需要，每隔一段時間親自去詢問當事人的現今狀況，希望當事人理解領導的苦衷。