合伙人秘書重點工作說明修改(專業版)

　　

【正文】 A、比如報告申請簽字，格式應為：XX報告申請出具，送審，審定，審減收費，與初稿的有無差異（若有，寫明原因），經理已簽字同意，可否出具？B、函件簽字，格式應為：XX項目的XX事項需要辦理簽字，（若有金額體現，需要在短信中告知），經理已同意簽字，可否蓋章？收到合伙人短信回復后方可辦理，并于每周二上午10：00統一辦理補簽字事項。D、合伙人資料歸檔時，秘書應先用檔案夾將需要歸檔的資料裝訂，并向合伙人確認以下資料可否歸檔，或是延后歸檔。C、對外發送的函：根據合伙人的指示，明確函件主題、相關背景等撰寫草稿。四、會議料理（一）、合伙人參加會議：收到會議通知后，明確合伙人參會時間、會議主題、主持人、是否需要準備相關材料等秘書應第一時間告知合伙人會議安排（如日常安排有其他重要事項時，秘書應及時提醒），如合伙人告知不能參會時，應立刻告知會議組織者或尋求第二解決方案。如下表：發送人主題郵箱類型合伙人意見XXXXXXXXXXXOA郵箱刪除郵件 □ 存檔 □XXXXXXXXXXX工作郵箱刪除郵件 □ 存檔 □合伙人不在公司時，秘書應填制“郵件收件備忘錄”，避免秘書遺漏郵件信息。秘書有責任提醒合伙人查看私人郵箱。因此，服務合伙人時要堅持原則，在對其他員工是也要堅持原則。A、 秘書對每封郵件應先進行存檔（垃圾郵件除外），每半月清理一次合伙人郵箱及合伙人存檔郵件，可列表進行。3） 合伙人正在預見相關人員，但有特別緊急事宜時，合伙人秘書應電話、短信或紙條的方式向合伙人匯報，由合伙人安排是否馬上預見。如需住宿的，根據合伙人確定的檔次預訂賓館，辦好相關手續。由合伙人收集，或其他員工提供秘書在為合伙人整理資料時，應及時將資料分類歸放。C. 其他資料：匯報合伙人后，按合伙人指示傳遞到相關部門或人員處。如：提醒負責人催款，簽訂合同，秘書需要記錄這些事項，做到按時提醒，有結果時及時向合伙人反饋。收到傳真后，仔細查看傳真類型，分別處理：A. 項目資料：匯報合伙人后，傳遞到負責經理處，重要資料備份。原則上由合伙人自行收置，秘書在為合伙人整理資料時，如發現有此類文件沒有歸置，應替合伙人歸置，如合伙人保密類文件夾是放在檔案柜時，此類資料應反面向上，并提醒合伙人及時收置。五、接待料理（一）、客戶來訪，合伙人確認接見后，應將客戶帶到合伙人辦公室或者其他洽談室，或通知前臺安排好洽談室，如帶入合伙人辦公室的，秘書應該立刻泡茶端入合伙人辦公室，并隨時注意合伙人與客戶會談時有無其他需求。二、預約機制根據與合伙人的約定進行預約：（大多數合伙人溝通后，具體操作時由合伙人秘書與合伙人單獨約定并公告）1. 公司內部：1） 秘書根據合伙人的時間來安排來約見，按預約人預約時間先后排序。（二）、工作郵箱的整理郵件查收A、例行收集——每天早上收集（固定時間根據合伙人的工作習慣進行安排，具體時間由合伙人秘書自行掌握） B、非固定時間收集臨時通知收件。但是，這并不意味著秘書工作就應該與大家保持一團和氣，而應該保持工作的獨立性： 獨立思考，具備對負責的各項事宜有獨立思考和判斷的能力； 獨立工作，能獨立開展各項工作，有效支持合伙人工作； 獨立的人際關系，自己的人際關系應保持相對獨立，不能與其他員工過于密切，使服務領導產生不安全感。職能副總郵件信息分類職能部門郵件性質事 項主要內容分送郵箱計算機副總公開工作匯報工作計劃、戰略OA郵箱財務部副總公開一般工作匯報工作計劃、戰略（不涉及財務的）OA郵箱保密與財務、工資相關的郵件收款、協作費、工資私人郵箱人力資源部副總公開工作匯報工作計劃、戰略（不涉及招聘、人員、績效的）OA郵箱保密工作匯報招聘、人員、績效的私人郵箱行政部副總公開工作匯報工作計劃、戰略、方案OA郵箱客戶部副總公開項目信息入圍信息、標書、客戶信息、客戶反饋意見OA郵箱保密報價報價信息私人郵箱合伙人郵件信息分類郵件性質序號事項主要內容分送郵箱保密1職