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國際高力總經理室操作手冊-文庫吧

2026-01-12 06:26 本頁面

【正文】其發出之文件內容的準確及適用性。文件批核者（物業總經理）：批核發出之文件成為有效之通用文件。部門負責人 /經理：負責確保分發給其部門的受控文件在適當的使用地方正確地存檔且避免損壞及遺失。『學習改變人生做成功物業管理人！』第 7 頁，共 34 頁中國物業服務教育網文件控制員 (總經理秘書 )：負責按本程序的要求 , 執行及維持本管理處的文件控制系統。工程部文件控制員（工程部助理兼倉管）：負責按本程序的要求 , 執行及維持本管理處工程部的文件控制系統。 5. 內容總則所有文件原稿（除外）應由文件控制員發出及保存 , 并存檔于文件控制中心。文件控制員則負責管理此文件控制中心。文件控制員須編制及保存一份《受控文件清單》 DGMGM004, 以反映發出文件的最新版次。所有內部發出的受控文件須以標準編寫格式發出。所有受控文件在發出前須由授權人員審核以保證正確。有關文件的基本審批要求詳列于〖文件批核一覽表〗附錄 3 中。當需要時 , 文件發出者可要求額外的人員參予。文件基本須由部門負責人批核。但有關部門負責人可授權適當人員批核文件 , 而授權名單須書面通知文件控制員。若授權批核人員缺席 , 可委派另一名有同樣職權的授權批核人員 , 以審批屬于所控制的文件。有關授權安排須書面通知文件控制員。所有內部受控文件首頁均須蓋有紅色的〖受控文件〗印章；外來受控文件〖受控文件〗印章蓋于適當位置。不受控文件禁止作為運作管理之用。對于作業程序、操作規程，文件擬稿部門負責人可按實際所需在〖文件發放登記表〗 DGMGM001 上界定文件需發放的部門。若遺失任何受控文件 , 有關部門經理或主管須立即通知文件控制員登記，如需補領，應重新按發放受控文件的手續發放文件。文件更改須由文件原審批部門進行審批，若部門調整，由調整后具體負『學習改變人生做成功物業管理人！』第 8 頁，共 34 頁中國物業服務教育網責此項工作的部門進行審批。文件內容更改時 , 須在文件上進行標記 , 所有文件的更改內容須在《操作手冊目錄》上說明。作廢文件須及時從分發點收回 , 然后銷毀。文件控制員須保存一套首頁蓋有〖作廢文件〗印章的作廢文件 , 并封存在作廢文件檔案中。設備手冊、圖紙由工程部負責保存及分發。國家 /國際標準、法律 /法規、集團有關規定、圖紙使用原編號及版次。管理代表負責與公司總部和外部單位聯系，當國家或國際標準、法律 /法規要求有任何更改時，負責即時通知文件控制員更新本處內部的外部文件檔案。文件編寫格式操作手冊須按下列標準格式編寫：目的講述文件編寫的目的。適用范圍制訂程序的應用地方 , 部門 , 組別或人員。定義給程序中任何會導致誤解或有特別解釋的名詞定義。主要職責說明負責執行程序、并須確保程序有效實行的有關部門或人員的職責。程序詳細敘述能達致程序目的所須的每一細則。參考文件講述程序中有關活動所引用的文件及相應文件編號。記錄列出任何與內容有關的表格及編號。其它附件內容 (若適用 )，列出任何與內容有關的資料 , 資料的樣本須隨文件附上。注： 1. 操作手冊主體應分為兩部分：操作手冊及操作表格，每一部分都應配有相應的目錄及修訂記錄。 2. 操作手冊應在次頁編有手冊總目錄，在第三頁附有適用部門之組織架構『學習改變人生做成功物業管理人！』第 9 頁，共 34 頁中國物業服務教育網圖。內部受控文件以下列編號系統進行標識 : 操作手冊編碼系統如下： Q/WIDGMXXYY XX 表示部門碼編號類別 GM 總經理室 HR 人事 /行政部 FD 財務部 LD 租務部 CS 客服部 SD 保安部 ED 工程部 YY 表示文件序號，從 01 至 99。如部門更改或系統變動，但原操作文件內容無更改，可視情況暫使用原編號文件。操作表格編碼系統如下 DGMXYYY X 表示部門碼編號類別 G 總經理室 H 人事 /行政部 F 財務部 L 租務部 C 客服部『學習改變人生做成功物業管理人！』第 10 頁，共 34 頁中國物業服務教育網 S 保安部 E 工程部 YYY 表示文件序號，從 001 至 999。如是內容之附件所需的表格，則在編號前加“附”，格式為： DGMX附 YYY 因工程部表單須分類保管和使用，故增加一位識別碼 Z 以方便操作 : DGMEZYYY Z 表示表格類型 ,由 26 個字母分別代表表格類別：表格編碼表格類別 A 行政作業類 B 保安類 C 客戶服務類 D 清潔維護類 E 管委會類 F 機電維修類 F1 電器設備類 F2 電器設備類 F3 給排水設備類 F4 空調設備類 F5 消防設備類 F6 監控設備類『學習改變人生做成功物業管理人！』第 11 頁，共 34 頁中國物業服務教育網 F7 綜合類 G 設備巡檢類 G1 電器設備類 G2 電器設備類 G3 給排水設備類 G4 空調設備類 G5 消防設備類 G6 監控設備類 G7 綜合類 H 流程及辦法類 I 財務類 J 業務開發類 K 專案類 K1 專案設計類 K2 設計發展類 K3 工程管理類 K4 搬運類 K5 復原類 K6 結案類如部門更改或系統變動，但原操作文件內容無更改，可視情況暫使用原『學習改變人生做成功物業管理人！』第 12 頁，共 34 頁中國物業服務教育網編號文件。文件發出程序文件發出者必須編制文件。將編寫好的文件送交部門負責人，由部門負責人按文件及表格編號系統為該文件編上文件號碼并在相應目錄中注明版次和頒布日期。將文件送交總經理室相關質監人員審核。

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