管理工具箱系列之采購部規范化管理-文庫吧

【正文】 級及工作任務的重新分配有建議權其他相關權力權力9權力10圖113 采購部權力第三節 采購部管理崗位職責一、采購總監崗位職責采購總監的主要工作是全面主持企業采購工作，規劃、指導和協調企業所需物資及相關服務的采購，確保物資供應及時，所采購物資質量達標，降低采購成本。采購總監的崗位職責如圖114所示。職責1參與企業規劃目標、規章制度、重點工作計劃的制訂，并組織貫徹執行根據企業經營目標制訂采購戰略規劃，為重大采購決策提供建議和信息支持組織制定采購部相關規章制度、工作規范和工作計劃，并監督、檢查執行情況審核采購工作計劃的制訂、分解、實施及考核，并準確傳達和執行企業的指導精神組織建立物資采購的供應系統，多方面開拓供應渠道，并對供應商進行管理指導、監督、考核部門人員，根據工作需要提出人事調整建議，控制部門人事費用和人員編制匯總、審核下級上報的月度預算，并參加企業月度預算分析和平衡會議審查部門預算外的臨時性采購需求，審核臨時采購計劃，報總經理批準后執行職責2職責3職責4職責5職責6職責7職責8完成上級領導交辦的其他工作職責9圖114 采購總監崗位職責二、采購部經理崗位職責采購部經理主要負責企業所需物資的采購及采購部的日常管理工作，其崗位職責如圖115所示。職責1執行采購戰略，制定并完善采購部門的規章制度，經采購總監審批后執行根據企業經營計劃，制訂物資采購計劃與采購預算，以滿足經營活動的需要，降低庫存成本監督并參與大批量訂貨業務的洽談工作，監督采購合同的執行和落實情況參與開發、選擇、處理與考核供應商，建立供應商檔案管理制度，對不合格供應商進行處理負責采購進度控制，指導監督跟單、催貨工作，進行采購交期管理，確保采購及時審核年度、季度、月度需求計劃，統一采購，減少開支，提高資金運營效率組織對采購物資的國內外市場行情進行跟蹤，負責采購價格的控制工作，并預測價格變化趨勢主持采購招標、合同評審工作，簽訂采購合同，監督執行情況，建立合同臺賬職責2職責3職責4職責5職責6職責7職責8負責采購物資的廢料、質量事故的預防與處理工作，定期編制采購報告并呈上級領導審閱負責進行緊急采購，參與采購物資的驗收，出現問題及時與供應商聯系，協商處理辦法職責9職責10負責采購人員的績效、培訓等管理工作負責本部門的日常管理以及和與其他部門間的協調工作完成領導交辦的任務負責本部門的日常管理以及和與其他部門間的協調工作完成領導交辦的任務完成上級領導交辦的其他任務職責11職責12職責13圖115 采購部經理崗位職責三、采購主管崗位職責采購主管的崗位職責是協助采購部經理完成采購管理及部門管理等工作，具體如圖116所示。分派、指導、監督采購人員的日常工作編制單項物資的采購計劃，并監督實施在采購部經理的指導下，參與編制采購預算，并控制采購費用協助采購稽核員規范采購政策和行為，確保公司利益制作物資入庫相關單據，積極配合倉儲部保質、保量地完成采購貨物的入庫參與供應商信息的分析以及供應商的選擇與評估工作簽訂和送審小額采購合同職責1職責2職責3職責4職責5職責6職責7編制單項采購活動的分析總結報告完成上級領導交辦的其他工作職責8職責9圖116 采購主管崗位職責四、采購稽核員崗位職責采購稽核員的崗位職責是負責稽核采購人員及其采購行為，以確保采購人員的行為符合公司規范，具體如圖117所示。職責1對采購管理制度、采購人員行為規范及采購流程等內控程度進行稽核對采購需求合理性、產品與服務價格進行稽核對供應商選擇與評審、采購價格談判進行稽核檢查招標、比價、議價等各種方式的決定是否依據相關規定辦理完成上級領導交辦的其他工作審核合同內容是否合法并檢查合同的執行情況對采購物資的質量與數量進行稽核職責2職責3職責4職責5職責6職責7圖117 采購稽核員崗位職責第二章 采購計劃管理第一節 采購計劃崗位職責一、采購計劃主管崗位職責采購計劃主管在采購經理的指導下全面管理企業的采購計劃，組織編制采購計劃和采購預算，并對其執行情況進行監督檢查，確保企業的生產、經營活動順利、有序地進行。采購計劃主管的崗位職責如圖21所示。職責1根據企業經營發展戰略及生產銷售計劃，組織制訂年度、季度、月度采購總體計劃與預算匯總企業物資材料的月度申購計劃，結合年度計劃，制訂詳細的月度采購計劃組織編制采購預算，交財務部審核后監督其執行情況監控采購計劃的執行并協調采購進度，組織編制增補計劃或臨時計劃實時掌握物資材料的庫存情況，對所訂購的物資從訂購至到貨實行全程跟蹤平衡采購計劃，并根據生產、銷售的實際情況隨時調整采購供貨期監控庫存變化，及時補充庫存，使庫存維持合理的結構及數量水平職責2職責3職責4職責5職責6職責7深入了解市場的競爭態勢，多方收集供應商信息，不斷拓寬供貨渠道定期向采購經理匯報采購計劃的執行情況及存在的問題職責8職責9完成領導交付的其他工作職責10圖21 采購計劃主管崗位職責二、采購計劃專員崗位職責采購計劃專員的崗位職責是協助采購計劃主管編制采購計劃，具體如圖22所示。職責2分析原材料、零部件歷史消耗數據，依據生產計劃編制物料需求計劃依據物資需求計劃和物資的庫存情況編制各階段采購計劃對非計劃備貨物資，根據訂單要求編制臨時采購計劃，以滿足供貨要求完成領導交辦的其他工作職責3職責4職責5參與編制企業物資采購計劃，并監督實施職責1圖22 采購計劃專員崗位職責三、采購預算專員崗位職責采購預算專員的崗位職責是協助采購計劃主管編制采購預算，并監督預算的執行情況，具體如圖23所示。職責1協助采購計劃主管編制企業年度采購預算方案并報相關領導審批協助采購計劃主管監督采購預算的執行情況根據采購需求的變化情況，提出采購預算修正案，層層上報對采購預算執行情況進行分析和報告完成上級領導交付的其他工作職責2職責3職責4職責5圖23 采購預算專員崗位職責第二節 采購計劃管理制度一、采購預算管理制度下面是某企業采購預算管理制度，供讀者參考。制度名稱采購預算管理制度編 號執行部門第1章總則第1條目的為加強對公司采購預算的管理，有效控制采購成本，特制定本制度。第2條適用范圍本公司采購預算管理工作，除另有規定外，悉按本制度的規定處理。第3條職責1采購部負責根據采購計劃編制采購預算，并嚴格執行。2財務部協助采購部制訂采購預算，整合公司整體預算，并監督采購預算的執行情況。3公司總經理負責審批采購預算。第2章采購預算的編制第4條編制采購預算的目標1采購部憑采購預算進行采購，控制采購費用的支出。2方便財務部門據此籌措和安排采購所需的資金，保證資金支付的準確性與及時性。第5條采購預算的編制依據1生產經營所需的物資數量。2預計的物資期末庫存量。3本期計劃末結轉庫存量。結轉庫存量由倉儲部和采購部根據各種物資的安全庫存量和提前采購期進行確認。4物資計劃價格。物資計劃價格由采購部根據物資的當前價格，結合可能影響物資價格變化的因素進行確定。第6條在編制采購預算時，相關負責人應充分考慮以下五項影響采購預算的因素。1采購環境。2公司銷售計劃。3物資使用清單。4存量管制卡。5物料標準成本的設定。第7條采購部須根據物資采購的具體內容，選擇合適的采購預算方法，如固定預算、彈性預算、滾動預算、增量預算、零基預算和定期預算等。第8條采購部應采用目標數據與歷史數據相結合的方法確定預算數，并據此編制采購預算草案，報財務部審核。第9條采購部應與財務部進行協商，在充分考慮到公司的現實狀況、市場狀況和公司預算整體的基礎上，綜合平衡采購預算草案。第10條采購部應根據平衡過的采購計劃草案編制正式的采購預算，并報主管副總與總經理審批。第11條在編制采購預算的過程中，采購部必須對預算留有適當的余量，以應付可能出現的緊急采購情況。第3章采購預算的執行與調整第12條采購預算的執行1經核定的分期采購預算，當期未動用的，不得保留；如確有需要，下期補辦相關手續。2未列入預算的緊急采購，由使用部門領用后，補辦追加相關手續。3采購預算由使用部門嚴格執行，其他部門予以監督。第13條預算外的采購行為必須經采購部經理、主管副總、總經理逐級審批后方可執行，否則必須按采購預算相關內容辦理采購。第14條遇有下列情況之一者，采購預算需要進行調整。1公司經營方向發生變更。2受重大自然災害的影響。3公司內部重大政策調整。4外界發生重大事件，如政治經濟事件、宏觀政策的調整等。5市場經濟形勢發生重大變化，導致公司經營目標需要調整。第15條采購預算的調整審批程序須與編制審批程序保持一致，不得更改。第4章附則第16條本制度自公布之日起執行。第17條本制度由采購部負責解釋。編制人員審核人員批準人員編制日期審核日期批準日期第三節 采購計劃管理表格一、采購申請單編號： 日期： 年 月 日申請部門部門編號項目編號需求時間收貨地址聯系人聯系電話申請理由采購對象□固定資產 □生產用料 □辦公用品（家具、文具） □辦公用品（其他） □低值易耗品 □其他采購項目描述名稱規格用途數量需求日期預計單價金額預算情況年度預算已用預算部門可用預算預算編號尚余預算審核財務部申請人使用部門經理預算負責人二、生產請購單編號： 日期： 年 月 日請購項目品名規格料號部門數量用途說明需要日期預算編號總經理生產部經理采購總監經辦人料別□原料 □物料 □設備 □零配件 □其他交貨情況□一次交貨 □分批詢價記錄供應商名稱單價總價交貨期及品質供應商選擇參考資料庫存量可用天數請購量可用天數前次購買單價供應商總經理采購部經理主管副總采購專員三、設備采購申請表序號名稱型號規格零件編號數量單位參考單價要求到貨時間購買單價備注12…申請部門經辦人備注負責人審批意見設備部經理采購部經理主管副總總經理完成情況訂貨期 年 月 日訂貨人預計到貨期 月 日（如在 月 日前收不到貨，請與訂貨人聯系）收貨期 年 月 日收貨人數量型號是否相符有無合格證有無說明書收貨情況簡述供應商資料名稱聯系人地址郵編電話傳真開戶行賬號四、物資采購計劃表編號： 填寫日期： 年 月 日物資名稱規格部門全年采購總量單價金額每月采購計劃1月2月3月……數量金額數量金額數量金額…………批準日期： 年 月 日 審核日期： 年 月 日 編制人：五、訂單采購計劃表編號： 年 月物資名稱品名規格適用產品上旬中旬下旬庫存量訂購量單號用量單號用量單號用