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項目收發文的管-文庫吧

2026-06-30 15:59 本頁面

【正文】收及發放程序符合公司有關制度要求，同時按要求做好簽收（發）登記記錄。第七條項目資料需加蓋項目公章的，必須經項目負責人簽字認可。第八條項目資料分類、分盒存放，并定期清點，防止丟失。同時，建立盒內資料目錄清單及電子版清單，要求電子版目錄與盒內資料目錄一致，便于項目資料的檢索和查閱。第九條項目資料中屬于證照類文件、政府來文的，必須將原件存放公司辦公室，屬項目報建類資料的，在項目報建完成后將原件轉存公司辦公室。第十條項目資料原則上只供本單位查閱使用，外單位因工作需要查閱利用，須經項目負責人同意。第十一條項目資料要求存放于鐵皮文件柜中保管，做好防火、防盜、防蟲等防范工作，確保檔案的完整與安全。第十二條項目竣工驗收后，項目資料除移交建設工程質量監督站、建設工程檔案館及項目所屬物業公司辦理有關手續外，剩余資料均要求按歸檔要求裝訂后移交公司檔案室保存。第十三條本制度自下發之日起實施。項目部資料員崗位責任制項目資料員須熟悉項目前期報建、竣工驗收、備案歸檔、規劃驗收的有關程序、規范要求、實施文件及配套用表，熟悉公司制定的項目部資料管理相關制度。資料員專職負責項目資料的編輯、簽收發放、呈遞、登記、整理、編目、保管、復制、移交、歸檔等工作，保證資料的完整、準確清晰、統一。負責編制項目資料的電子版檢索目錄，為項目資料的數字化處理創造條件。負責協助公司辦理項目報建工作，同時，在公司相關部門的配合下，負責辦理項目竣工驗收、備案歸檔、規劃驗收等。加強項目資料保管工作，嚴守項目資料機密，防止項目資料丟失及失、泄密認真完成領導交辦的其它任務工作調動時，應及時做好項目資料的交接手續。項目部資料收發管理細則一、項目發文的規范要求及程序格式統一，凡對外發文，均須套用標準格式（詳見附件1），并按年度編排發文序號。發文內容簡潔、目的明確、表達清晰，無錯別字，符合有關法規要求，標題須對發文內容進行簡明扼要的概括。資料員對發文稿件進行電腦錄入時，須按公司發文規范要求進行整理編排校對，并填寫《文件編輯目錄》（詳見附件2），形成電子版文件目錄。發文打印完成，填寫公司統一印制的《發文單》（詳見附件3），經擬稿人和項目領導匯簽，校對無誤，加蓋部門公章當日發文，同時須做好發文簽收記錄。如發文需以公司名義，須將電子文本經部門領導審閱后經網絡傳給公司有關領導審批，同時將填寫好的《發文單》上傳。該文件的審批通過及發放，資料員要及時跟進落實。簡易流程圖：擬稿→電腦錄入→編排校對→匯簽→發文對外發文簽收記錄可參照附件4。二、項目收文的要求及程序（一）、函件的處理及程序收到外單位函件后，資料員填寫《收文處理單》（詳見附件5），第一時間內遞交給項目經理批示，如需請示公司的，可先傳真，再將原件送達公司。按項目經理指示，安排傳閱辦理，全程跟進落實。外單位來函的簽收記錄具體表格可參考附件6。（二）、工程聯系單的處理及程序格式統一，要求一式五份，資料員簽收時，須檢查聯系單的編號是否重復、監理單位是否有答復意見、各有關單位項目公章是否齊全等。具體表格見附件7。資料員簽收工程聯系單后，第一時間內遞交部門經理審閱，再按要求轉交所轄范圍的主管工程師答復，經項目經理對答復意見批示后加蓋部門公章，項目部留存一份，其余四份當日返還施工隊。如工程聯系單的內容涉及設計變更、工程量的產生時，項目經理簽署意見并加蓋部門公章后，即日送達公司綜合技術部。如緊急的，可先傳真。原則上不允許施工單位將工程聯系單送設計單位要求答復。綜合技術部如有收到項目部送達的工程聯系單，填寫“工程聯系單/設計變更審批表”（附件17），根據內容與設計單位洽商回復意見，待設計單位答復及領導審批通過后，綜合技術部留存一份，預算部留存一份，其余三份即日返還資料員，此類工程聯系單項目部留存一份，剩余二份返還施工隊。工程聯系單的簽收記錄具體表格可參考附件8。（二）、電子文檔的來文處理程序資料員每日上班均要打開部門/公司郵箱查看是否有新的電子文件，第一時間告知領導，須做好收文記錄，不得自行刪除、復制。各有關單位的電子文檔接收時候須做好收文記錄。（三）、申請進度款的來文處理程序及要求格式統一，施工單位申請進度款均要求填寫《工程付款申請表》（詳見附件9 ），一式四份。監理單位對于施工單位的進度款申請有答復意見，

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