建筑裝飾工程公司_行政辦公管理制度-wenkub

　

【正文】 打錯電話時 往往會有人錯打電話，這時不能粗暴地講“錯了 !”正確的做法是：“您打錯了，這里是越藝公司。再次通話時，應首先致歉：“對不起，讓您久等了”。 通話時注意的問題 客戶來電話，多是詢問與經營業務有關的問題，所以接話員必須熟知企業情況。 找人時 若遇到找人電話，應迅速把電話轉給被找者。 同事間絕對不借貸金錢，因為矛盾多源此而生，個人有困難時可借助企業的職工互助金。 不譏笑同事 的失誤、缺點和錯誤。 不能以自我為中心講話，把更多的機會與話題讓給他人。真誠的語言、永恒的 微笑、這是語言禮儀最基本的要素。 公司員工的表情必須明朗、快活、微笑。 從客人面前通過時，應點頭致歉。 走路時，腳底不能擦地，不能給人以拖泥帶水的感覺。 每天要換襪子，以免產生異味。 在公司時穿 著不應過于花哨、暴露。 第二節 職員禮儀 一、 就餐 就餐時不要出聲音，喝湯時不能吸，飯后最好不使用牙簽。 對于收受后須登記、上交的禮品禮金在規定期限（ 7 天）內不登記、不上交或不如實登記的，由所在部門或公司責令其登 記、上交，并視情節輕重給予批評教育甚至行政處分或處罰。 十一、保廉潔 不拉關系圖私利。 對外披露信息，按公司規定執行，按下列程序辦理：由部門經理、總經 理、法律事務處會簽。 （ 6）歸檔。攜帶秘密文件外出，由兩人 同行，并包裝密封。文件統一由綜合部印制。 全體職員應做到：不該看的不看、不該問的不問、不該說的不說。開機密碼由使用者自己設置和保管。 在客人面前不得化妝、修指甲、剔牙、挖耳朵、打飽嗝、伸懶腰、打響指、哼小調。 會見客人時，不主動握手。聽到意見、批評時不辯解，冷靜對待，及時上報。為此，一定要培養刷牙、洗澡的習慣。 在公眾面前，員工要做到儀表整潔，舉止端莊， 行為檢點，談吐得體。 四、嚴紀律 不遲到，不早退，出滿勤，干滿點，工作時間不串崗，不辦私事，不飲酒，不在禁煙區吸煙。 明確公司的奮斗目標和個人工作目標；善于協調，融入集體，有團隊合作精神和強烈的集體榮譽感，分工不分家，互相信任，互相學習，溝通思想，交流感情。 **建筑裝飾工程有限公司 行政辦公 管理制度 二○○九年元 月 目 錄 第一章 職工守則及服務禮儀 第一節 職工守則 第二節 禮儀 第二章 行政辦公規范、紀律管理制度 第一節 行政辦公規范 第二節 行政辦公紀律 第三章 文件及收發文管理制度 第一節 文件管理制度 第二節 收發文管理制度 第四章 檔案、資料及圖書管理制度 第一節 檔案管理制度 第二節 圖書、資料管理規定 第五章 印章管理制度 第六章 考勤及假期制度 第一節 考勤 第二節 假 期制度 第七章 物資管理制度 第一節 固定資產管理制度 第二節 辦公用品管理制度 第八章 車輛管理制度 第九章 會議管理制度 第一節 公司主要會議類型及會議組織 第二節 會議管理 第三節 會議規范 第四節 會議紀要 第十章 會議室、洽談室、文印室管理制度 第一節 會議室、洽談室管理制度 第二節 文印室管理制度 第十一章 網絡管理制度 第一節 總則 第二節 網絡管理規范 第三節 責任 行政辦公管理制度 第一章 職員守則及服務禮儀 第 一節 職員守則 一、遵法制 學習理解并模范遵守國家的政策法律、本市的法規條例； 嚴格遵守 本公司的規章制度，爭當一名好公民、好市民、好職員。 三、聽指揮 服從領 導聽指揮。 員工不得利用工作時間從事第二職業或 經營與本公司類似或職務上有關的業務；不得兼任其他公司的職務；不得 索要和收受關聯單位和個人贈送的貴重物品；員工不得在經營和管理活動中將折扣費、中介費、回扣費、傭金費等私分或據為已有；員工不得利用職務上的便 利，個人從事中介活動，收取中介費；員工不得在參加健身、娛樂活動中接受與其有關聯業務關系的單位和個人及外商、私營企業主提供的各種獎勵、贊助；員工一律不得接受外單位或者個人的現金、有價證券和支付憑證；員工不得在公務時間和公務場所打麻將，不準以任何娛樂方式斂財；員工不得損毀或非法侵占公司財、物； 不做有損團結之事；員工對紀檢監察部門進行監督檢查工作應當支持與配合，不得拒絕或者阻礙其工作。切記每位員工的言行是公司形象和風貌的體現；主動、熱情、周到的為他人服務，努力讓他人滿意。 七、講學習 員工要具備創新能力、講究工作方法，通過培養學習新知識使個人素質與公司發展保持同步。 遇到客人詢問，做到有問必答，不能說“不”、“不知道”、“不會”、“不管”、“不明白”、“不行”、“不懂”等，不得以生硬、冷淡的態度待客。必須握手時，應面帶笑容、姿勢端正，用力適度，不能用左手。 十、守機密 必須嚴格保守公司的經營、財務、人事、技術等機密， 務必妥善保管所持有的涉密文件。密碼遺忘，用戶自行負責。 文件和資料保密： （ 1）擬稿。 （ 3）復印。 （ 5）保管。沒有解密的文件和資料存檔時要在扉頁上注明原定密級，并按 有關規定執行。 保密內容按以下三級劃分： （ 1）絕密級：①公司領導的電傳、傳真、書信；②非公開的規章制度、計 劃、報表及重要文件；③公司領導個人情況；④正在研究的經營計劃與具體方案。不貪污、不受賄，不挪用公款，不以權謀私。 十二、勤節約 克服“浪費難免論”，消滅長明燈、長流水。 餐具應從外側取用，刀、叉分放盤子兩側表示還要繼續用；若用餐完， 要將刀叉一并放在盤子的右側，此時侍者會撤下盤子。 在服飾的色彩搭配方面，要考慮全身色調的和諧。 不能留長指甲，養成每日修剪指甲的習慣。 在走廊、通道等地方，與上司、同事和客人相會時，要點頭致禮。 進入房間時，一定要按門鈴或敲門。 與客人講話時，應直視對方，不能垂頭低目，否則給人以缺乏自信和消極的感覺。 巧舌如簧，華詞麗句，只是一種裝飾，最重要的是每句都要發自內心。 善于掌握話題，多談對方感興趣的話題，或一些共同話題，如：衣食住行、工作、家庭、氣候、娛樂、運動、新聞、共同朋友的近況等。 不造謠中傷他人，不私下傳播同事的不良消息。 八、 電話接待禮儀 響鈴時 電話鈴聲響后，應盡快拿起話筒。如果被 找者不在，應告訴對方，“對不起， x x 先生 (小姐 )剛出去了”之類。由于新職員對企業情況知之不多，一般不搶接電話，若一問三不知，會給客戶留下壞印象。在通話時，如果有其他客戶，接電話者不應目中無人，應點頭致意。”態度不能居高臨下，語言應誠懇、親切。打出電話要簡潔，少占用時間，并向對方致歉：“對不起，因為是電話高峰 ......”。 電話語言：您好，請問，謝謝，再見。 辦公桌上應保持整潔，并注意辦公室的安靜。 未經總經理批準和部門經理授意，不要索取、打印、復印其他部門資料。 1無工作需要不準進 入總經理（經理）辦公室、秘書室、前臺、財務部以及會議室、洽談室。因此，必須認真做好文件的管理工作，有效地為公司發展服務。 公司的文件由 綜合部 負責起草和審核， 總經理 簽發；公司 所屬 各部門的 文件由各部門負責起草 、綜合部 審核， 總經理 簽發。秘密文 件按保密規定，由專人印制、報送。 外來的文件 由綜合部 專人負責簽收，并分類登記。 第二節 收發文管理制度 本公司的收文由綜合部簽收，屬總經理、業務部經理親收的信件，一律交收件人本人親自拆封。 秘密級以上文件 須到綜合部閱讀。 中層領導調動時，應將文件 (含保密記錄本 )清理移交，凡參加會議帶回的文件，應及時送綜合部登記保管。 檔案是全面反映公司經營管理各項活動的歷史記錄，是實現今后決策科學化的重要依據。 檔案按其內容及關聯部門可分為五大類： （ 1）行政類 （ 2）財務類 （ 3）人事類 （ 4）業務類 （ 5）工程類 檔案編號 （ 1）機要檔案須在檔案編號后注明：絕密、機密、秘密。 （ 5）歸檔后須填寫《檔案管理登記表》。 （ 3） 秘密檔案包括： 1) 重要項目資料； 2) 項目合同協議。 （ 3）跨年度的請示與批復，有批復的在批復年立卷，沒有批復的放在請示年立卷；跨年度會議文件放在會議開幕年立卷；跨年度的規劃放在第一年立卷；跨年度總結放在最后一年立卷；案件文件應放在結案年立卷。 （ 6）案卷卷首為“卷內文件目錄”。 嚴格執行檔案借閱制度。 部門設立專人對本部門單據進行管理，保證存放整齊有序，并按照有關規定進行歸檔。 十年保存 ： （ 1）預算、決算書類； （ 2）會計憑證； （ 3）事業計劃資料； （ 4）其他經核定須保存十年的文書。 七、保管部門 財務機要檔案由財務部會計負責保管。 合同協議應在簽訂之日移交綜合部。 《檔案移交清冊》一式三份，移交雙方各一份，行政人力部留存一份。 調檔人必須是《檔案調閱申請單》里注明的查閱人。 十、檔案借閱 借閱檔案（包括文件、資料）必須在檔案借閱登記薄登記，秘密級以上的檔案文件須經理級領導批準后方能借閱。否則，按違反《保密法》追究當事人責任。 十一、檔案銷毀 超過保存期，且無保存價值的檔案應銷毀。 檔案銷毀每半年進 行一次，即每年的１月和７月。 所有檔案不得隨意查閱、復印，不得置于公共場所。備份盤與源盤應分開存放。 第二節 圖書、資料管理規定 一、總則 制定本規定的目的，在于通過對資料室資料的有效 管理，提高研究效率、促進技術進步、改善業務工作，以及增進對業務工作的了解。綜合部經理在移交工作時，必須提供資料目錄，并以文書形式移交。 資料室的負責人應經常就資料購買的情況，尤其是開支金額狀況做出統計；并且對計劃內購買的資料、金額與數量做出調查，在月末及年末，向綜合部經理做出報告，以便于綜合部經理把握資料購買的開支狀況。 非常重要的和帶有保密性質的資料不得外借，只允許在資料室中閱覽。 從資料室借的資料， 不得轉借。印章刻好后，由綜合部辦理印章登記手續，填寫《印章管理登記表》，備案并留好印章樣圖。 三、公章的使用辦法 公司可以對外使用的公章： （ 1）公司公章。 公司業務專用章使用范圍： （ 1）財務專用章：就有關計劃、財務等方面業務代表公司用章。由被授權人在綜合部簽字領取印章，指定專人保管。 （ 4）公司印章 原則不允許攜帶外出，如確系特殊需要須經部門經理提出書面 借用申請，并經總經理批準簽字后方可借走，借用時須填寫《印章借用申請表》，且必須兩人以上一起辦理借用手續，在借用登記表上簽字。 四