衢州清華物業管理公司管理制度匯編(文件)

　

【正文】 資料及公司其他部門所需保管的資料；ISO9000質量體系文件、資料、質量記錄和員工績效考評檔案；分供方評審、物業租憑和多種經營資料。公司管理制度體系文件文件編號：Q/QHPM—GLZD—0208文件名稱：日常辦公管理制度版本號：第1版修改次數：0章節內容：檔案管理制度第4頁共5頁（六）、檔案管理員將該管理資料登記在《檔案目錄》中，歸入相應案卷并統一編號。 二、檔案查閱（一）查閱權限總經理可查閱公司所有檔案。 （二）檔案的查閱/借閱/復制 查閱/借閱/復制人到檔案室在《文件查閱/借閱/復制登記表》中登記。 三、檔案的銷毀 （一）超過保管期限的檔案，由檔案管理員依據檔案的保管期限，每年編制銷毀計劃及清單位，報綜合管理部主管審核。 第七條 庫房管理：一、庫房內的檔案柜要同樣編號，入庫的檔案要按大類有系統地上架排列，做到存放有序，查找有據，實行科學管理。五、庫房工作人員要熟悉與檔案庫有關的供水、供電、供熱系統情況，并經常檢查是否完好，離開庫房時要注意關閉落鎖，關閉電源。公司管理制度體系文件文件編號：Q/QHPM—GLZD—0209文件名稱：日常辦公管理制度版本號：第1版修改次數：0章節內容：倉庫管理制度第1頁共2頁倉庫管理制度第一節 管理原則一、倉庫管理制度旨在加強物品管理的控制與保管，確保公司財產安全和使用效率。第二節 出入庫管理一、倉管員在認真做好物資進倉驗收工作的同時，對物資的數量、規格、質量、品種等情況要如實反映，做到準確無誤。四、各種物資材料的轉讓、外售和贈送，一律須經主管領導批準。三、倉管員應每月對倉庫物資進行盤點，編制盤存表，發現庫存與實物不符的情況應及時匯報部門負責人落實處理。第四節 保管責任財、物料管理人員、保管人有下列情況者，應承擔處理和賠償責任：公司管理制度體系文件文件編號：Q/QHPM—GLZD—0209文件名稱：日常辦公管理制度版本號：第1版修改次數：0章節內容：倉庫管理制度第2頁共2頁一、對所保管的財物有盜賣、掉換或化公為私等營私舞弊者；二、對所保管的財物未經報準而擅自移轉、撥借或損壞不報告者；三、未盡保管責任或由于過失致使財物遭受被竊、損失或盤虧者。（三）、跟清楚：受理用戶投訴要一跟到底，直到問題得到解決并回復用戶為止。（六）、報告：重大投訴，必須馬上報各部門主管或公司領導。（四）、每月對投訴進行一次匯總，記錄在用戶意見受理表上，并根據用戶投訴情況，進行用戶回訪。（二）、各項消防工作規章制度。（六）、組織、領導義務消防隊開展消防工作。（十）、調查火警事故，協助公安消防監督機關調查火災原因。（四）、在消防總負責人的領導下，開展消防宣傳，檢查并督促整改火災隱患。（二）、根據消防總負責人指示，組織消防演練。（八）、組織制訂緊急狀態下的疏散方案。（四）、防火安全檢查，整改火險隱患。根據中華人民共和國消防法的規定，結合小區實際情況，成立消防安全委員會，總經理擔任防火總負責人，各部門負責人為防火責任人，工程技術人員負責消防設施維護管理，以秩序維護部為主體建立義務消防隊。（二）、遇到重大投訴，超出部門處理權限，須將投訴事項移交部門主管處理，向投訴用戶解釋原因，并確定回復時間。（四）、復清楚：對用戶的投訴在充分了解有關情況后，應及時把處理的過程及結果清楚地回復用戶，以表明用戶的投訴以得到足夠的重視和妥善的解決。（二）、問清楚：待用戶講完后，要進一步問清楚有關情況。財務部門應呈報總經理，經核準后，通知各有關部門，限期辦理盤點工作。庫房內要經常保持清潔、通風，不允許物品隨意堆放，并做好庫房的安全、保衛、防火、防盜工作。三、對各類物資要求做到合理堆放、牢固堆放、定量堆放、整齊堆放、方便堆放。三、應樹立全心全意為各部門服務的思想，做到及時、主動、優質，確保供應好，周轉快，消耗低，費用省。七、閱覽室內禁止吸煙，不要大聲喧嘩，不準靠近閱檔桌喝水。三、要認真落實防火、防盜、防塵、防潮、防強光、防蟲、防鼠等“七防”措施，嚴格控制庫內的溫度，保持庫內清潔，每月全面清掃一次。 (三)、總經理審批同意后由行政部、人事部總經理指定3名監銷人員（檔案管理員、人事部文員、行政部文員）將超過保存期限的檔案銷毀。 在檔案歸還日期前，檔案管理員應督促借閱人將檔案完好交還檔案室。 部門負責人可查閱該部門所有檔案。（八、）檔案原則上保管原件。（四）、各職能部門除經常使用的部分資料外，原則上不保管檔案。（四）、采取修復技術，延長檔案壽命。（七）、規章由規章管理部門永久保存，使用部門視其有效期間予以保存。（二）、各部門負責人應依據部門工作情況及其部門有關標準作業程序，對檔案的保存價值進行鑒定及標注（三）、永久保存：；；；；；；；；。（二）、在檔案標貼紙上打印出標準黑一號字體的檔案類別名稱，其格式一般是由組織機構、名稱組成。（三）、按照采用首字拼音、英文大小寫和數字想結合的方式編號。（5）、裝修指南。客戶服務（1）、合同（防蟻、綠化、清潔）。（3）、工程重大事故報告。（2）、小區管理費調整的請示、通知。（8）、采購合同。（4）、員工工資管理辦法、方案、規定和實施細則。（10）、公司固定資產說明書。（6）、機構設置、改名稱、印章合并和啟用，擴大營業范圍報告、批復。（2）、公司年度、季度、月份工作計劃、總結。主任級以上管理人員的調動、晉級、變動。第三條 分類編號一、檔案分類（一）、檔案范圍各部門制定的管理規定。二、檢查好文件的本文及附件是否完整，處理程序是否完備，如有短少，應即追查歸入，如有遺漏，應即退回經辦部門補辦，與本案無關的文件或不應隨案歸檔的文件，應即退回經辦部門。公司管理制度體系文件文件編號：Q/QHPM—GLZD—0208文件名稱：日常辦公管理制度版本號：第1版修改次數：0章節內容：檔案管理制度第1頁共5頁檔案管理制度第一條 管理原則：一、為保證檔案的完整、規范，根據物業管理對檔案管理的要求，結合公司的實際情況，制訂本管理制度，各崗位員工必須嚴格執行操作。十、公章的使用決定權歸公司總經理，其他各印章的使用決定權由公司總經理根據實際工作需要進行授權。六、涉及法律等重要事項需使用印章的，須依有關規定經法律顧問審核簽字。二、經有關人員審核，并最終由具有該印章使用決定權的人員批準后方可交印章保管人蓋章。二、印章必須由各保管人妥善保管，不得轉借他人。十四、離開下班時，應檢查電腦及外置設備是否關閉，電源是否切斷。不得私自下載與本職工作無關的內容。八、電腦應設置密碼保護程序，電腦密碼不得告之非本機規定的人員操作，防止無關人員非法侵入，操作人員嚴格遵守保密制度，保密資料的原稿、廢紙必須及時銷毀。四、電腦僅限于日常辦公使用，不得私自用做其他用途。公司管理制度體系文件文件編號：Q/QHPM—GLZD—0206文件名稱：日常辦公管理制度版本號：第1版修改次數：0章節內容：電腦管理制度第1頁共1頁電腦管理制度為切實加強對辦公電腦的管理，提高辦公自動化水平和管理效率，保障電腦文件資料的安全性和保密性，根據電腦的操作和應用特制訂本管理制度。四、資料發放人員應詢問清楚物資領用的使用范圍、時間等情況，并建立物資領用臺帳。 公司管理制度體系文件文件編號：Q/QHPM—GLZD—0205文件名稱：日常辦公管理制度版本號：第1版修改次數：0章節內容：物資管理制度第2頁共2頁七、對于攝影膠卷、計算機軟盤、攝像帶、錄音磁帶等物品應由專人領取和保管，綜合管理部門要求建立明細帳，不允許用于私自挪用。發現問題及時報告，認真處理。三、庫存物品要分類貼上標簽，碼放整齊，保持庫房內通道暢通無阻。七、凡數量較大或金額較高的市場采購而使用財務支票的，購物人要妥善保管好支票，不允許遺失或漏填金額和密碼。凡質量不合格或偽劣的產品，要及時辦理退貨、退款手續。第二節 物資采購一、物資采購實行計劃申報制度，每月由各部門提出物資采購計劃，經部門負責人審核交財務部門統計后，經公司總經理審批后實施，臨時采購，也應進行計劃申購。（三）、首位責任制即：接待住戶的第一人，對該事件的轉達、經過、結果實施全過程監督落實。（五）、盡量少干擾業主。二、基本技能：公司管理制度體系文件文件編號：Q/QHPM—GLZD—0204文件名稱：日常辦公管理制度版本號：第1版修改次數：0章節內容：禮儀管理制度第6頁共6頁（一）、記住業主的姓名，要求管理人員第二次和業主見面時能說出業主姓名。（七）、不講粗言惡語或使用歧視或污辱的語言。（三）、不允許聚堆閑聊、高聲喧嘩或高聲呼叫另一個人。當住戶進行投訴時，應說：“請您將情況詳細說一下好嗎？”。（六）在對方行至距自己35米時開始敬禮；（七）對行駛的車輛以對方開始注意到崗位時敬禮。（五）、出門時要向住戶呈上服務監督卡，并說：“請您對我們的工作多提意見，如果有什么問題，請隨時與我們聯系”。（二）、室內進行維修等工作時，應在地面鋪一層專用墊布等保護地板，不允許弄臟家具、地面、墻身等。四、撥打電話（一）、電話接通后，應首先向對方致以問候，說：“您好”，并作自我介紹。（二）、認真傾聽對方的電話事由，若需傳呼他人，應請對方稍等，然后輕輕擱下電話，去傳呼他人；若對方有公事相告或相求時，應將對方要求記錄在《值班記錄》內，并盡量詳細回答。（十八）、對來咨詢辦事的住戶，值班員應立即起立，神態熱情，主動問好“您好！請問您有什么事需要我們幫忙”。（十五）、當遇到熟悉的住戶回來時，應說“先生/小姐（女士）您回來了”。（十二）、對于住戶的困難，要表示充分的關心、同情和理解，并盡量想辦法解決。如時間較長，應說：“對不起，讓您久等了”。（八）、對住戶的問詢，應在不泄露公司機密的前提下盡量圓滿答復。（四）、 住戶之間交談時，不要走近旁聽，也不要在一旁窺視住戶的行動。二、 對住戶：（一）、為住戶提供服務時，無論何時均應面帶微笑、和顏悅色，給人以親切感；與住戶談話時，應聚精會神、注意傾聽，給人以受尊重的感覺；沉著穩重，給人以鎮定感。（四）、當來訪人員忘記帶證件必須進入區域時，應說“先生/小姐（女士），請稍候，讓我請示一下好嗎？”此時應用對講機呼叫管理員前來處理。七、應答語：是的、好的、我明白了、謝謝您的好意、不要客氣、沒關系、這是我應該做的。三、祝賀語：恭喜、祝您節日快樂、祝您新年快樂、祝您新春快樂、恭喜發財。三、坐：（一）、就坐時姿態要端正，入座動作要輕緩，上身要直，腰部挺起，雙膝并攏，目光平視，面帶笑容；（二）、不允許坐在椅子上前俯后仰，搖腿蹺腳，或晃動桌椅，發出聲音；（三）、不允許在上司面前或在住戶面前雙手抱胸、蹺二郎腿或半躺半坐；（四）、不允許趴在工作臺上或把腳放于工作臺上。（五）、女員工應淡妝打扮，不允許濃妝艷抹，避免使用味濃的化妝品。二、須發（一）、女員工前發不遮眼，后發不披散；（二）、男員工后發根不超過衣領（其中秩序維護員頭發不得長于5CM），不蓋耳，不留胡須；（三）、所有員工頭發應保持整潔，不允許梳怪異發型和染怪異顏色；（四）、所有員工不允許剃光頭。（三）、內容應當符合主題思想要求，使用通俗語言，簡明平實，準確反映信息。 （十）、正式的紅頭文件應按照公文處理辦法書寫。（五）、裝訂要求：左側裝訂，不掉頁。工作記錄表格：在管理服務工作中使用。（十一）合同：適用于各種合作關系，合作事項的訂立。（七）、通報：表揚好人好事，批評錯誤，傳達重要情況以及需要所屬各單位知道的事項，用通報。公司管理制度體系文件文件編號：Q/QHPM—GLZD—0203文件名稱：日常辦公管理制度版本號：第1版修改次數：0章節內容：公文處理管理制度第2頁共2頁（三）、指示：對下級機關布置工作，闡明工作活動的指導原則，用指示。屬業務部門的，由各部門承擔費用；屬行政、管理部門的，統一歸列辦公開支。四、文印工作人員應認真做好本職工作，按時完成任務，保證文字和格式不出錯誤。內部遞傳的簡單請示報告或其他不需打印的文件，一般不予打印。由辦公主管提出處理意見后，簽收人應于接件當日即按文件的要求報送給有關部門，不得積壓遲誤，屬急件的，應在接件后即時報送。五、文件統一由辦公負責發送。二、文件簽發后，送辦公或部門文秘工作人員統一安排打字，打印后送回起草部門校對，校對無誤方能復印、蓋章。二、服務工具僅限于工作使用，不得處理私人事務等挪作他用，保管好服務工具，使之發揮正常的使用功能效率，不得無故損壞。四、愛護好室內設施，保持設施的使用功能和效率。十、不得在工作時間在本住宅區從事本職工作以外的有償勞務，嚴禁向業主、住戶索取財物、吃、拿等不良行為。六、不得隨意丟棄雜物，養成良好的衛生習慣，保持辦公環境優美清潔。有私事或生病不能上班須事先請假。（八）、當因工作需要等特殊情況，值班人員需暫時離開時，秩序人員應找好其他人公司管理制度體系文件文件編號：Q/QHPM—GLZD—0201文件名稱：日常辦公管理制度版本號：第1版修改次數：0章節內容：工作管理制度第2頁共2頁員代班，客服和維修人員，開啟電話呼叫轉移，并在工作去向牌上注明。（五）、實行崗位交接班制度，做好交接班記錄，把交接事項落實清楚，并保持交接班現場的清潔衛生，因交接班不清楚，同時追究責任。三、值班：（一）、辦公值班按照正常上班工作職責和標準執行，員