《國家行政機關公文處理辦法》講座(文件)

　

【正文】 寫一個主送機關，必須同時報送幾個主送機關的，可以用抄送形式；下行文可以有兩個以上的主送機關，但是，如果主送機關過多，則一般用規范的統稱，如“各地行政公署，各市、自治州人民政府，省政府各部門：”等。標識在主送機關名稱下一行，每自然段左空2字，回行頂格。附件如有序號，使用阿拉伯數碼，如“附件：”。 5．成文日期。成文時間標識時，右邊要空4字。以端正、居中、下壓成文時間為標準。當聯合行文需加蓋3個以上印章時，應將各發文機關名稱排在發文時間和正文之間。 7．附注。 三、版記部分 主要標識主題詞、抄送機關、印發機關和印發時間等要素。在單主題公文中，反映公文中心內容的主題詞在前，反映公文分述內容的主題詞在后；在多主題詞公文中，反映公文內容的各主題詞按其出現的先后次序排列。公文如有抄送，在主題詞下一行，左空1字用3號仿宋體字標識，后標全角冒號。位于抄送機關之下（無抄送機關在主題詞之下）占1行位置，用3號仿宋體字。 (1)在眉首與主體之間，一般用一條紅色的間隔線。 　2．用紙。 4．排版規格與印制裝訂要求。雙面印刷，頁碼套正，兩面誤差不得超過2mm。公文應左側裝訂，不掉頁。4mm。數碼左右各放一條4號一字線，一字線距版心下邊緣7mm。主要是從行文原則、行文方向和行文要求三個方面確立了國家行政機關公文的行文規則。確定行文一定要首先明確行文的目的和作用，要有的放矢，有針對性，使發出的公文產生預期的效用。上行文中，如果要制發請求解決問題的文件，要研究問題的本身是不是屬于上級應當解決的；還要研究解決這個問題的可行性。上級當然也不會考慮的。行這種文件可以說沒有任何意義，有時還會帶來副作用。 二、明確行文方向，把握行文權限 行文方向和行文權限主要從以下四個方面掌握： （一）明確隸屬關系和職權范圍。對于業務性強的行政系統，也要注意業務指導關系。 　職權范圍。 1．政府各部門“除以函的形式商洽工作、詢問和答復問題、審批事項外，一般不得向下一級政府正式行文。”（《辦法》第十五條） 2．“屬于部門職權范圍內的事務，應當由部門自行行文或聯合行文。”（《辦法》第十八條）。”（《辦法》第十六條）。如擅自行文，上級機關應當責令糾正或撤銷。也能夠保證領導同志抓大事，抓主要問題。”（《辦法》）第二十一條） “報告”與“請示”兩個文種混用、“報告”中夾雜“請示”事項的問題是目前公文制發中最常出現的問題，有的還編造了“請示報告”這樣一個文種。概括地講“報告”與“請示”的不同主要表現在三個方面：一是發文機關對上級機關的要求不同。而“請示”則多在事前或事中制發。而“請示”則多用“特此請示，望予批準。從行文關系上看，這是一個通用文種，在用作上行文時要注意和“報告”、“請示”相區別。政府各部門向本級政府的“請示”、“意見”，由本級政府答復，也可授權其辦公廳（室）或者主管部門答復。第五講　　發文辦理 發文辦理是各級行政機關辦公廳（室）工作的重要組成部分，是貫徹執行黨和國家的方針政策，具體實現領導和開展工作的重要方式之一。 國務院辦公廳在修訂《公文處理辦法》過程中，曾先后兩次征求了各省市區政府辦公廳的意見。公文處理辦法》第二十五條關于草擬公文應當做到的方面歸納了九款內容，不再—一贅述。 針對上述幾個方面的問題。《公文處理辦法》還特別強調“如提出新的政策、規定等，要切實可行并加以說明”。機關領導決定撰寫某一文稿或是制定某一制度，目的就是為了根據本單位的實際情況貫徹執行黨和國家的方針政策，執行上級的要求，提出解決具體問題的措施和辦法。但是，要注意把握好角色，從屬性、服務性是機關文秘工作者的本份，若有異議，只能提出建議，不能擅作決定，也不能以自己的看法代替領導意圖。（四）引文、結構層次序數、計量單位、數字、緊急程度等一定要規范。希望各級政府系統的文秘工作者認真學習，認真對待，以提高公文的質量，保持公文的嚴肅性。 從我們辦理公文中發現，有的涉及其他部門職權范圍事項的公文雖然進行了協商，也經過會簽，但還不成熟。為了解決這一問題，在擬制公文中應該注意以下幾點： （一）凡涉及其他部門的事項，擬文部門要主動與有關部門協商，待取得一致意見后再行文，決不能擅自行文。如上級機關一旦裁定，就要堅決服從，認真執行，自覺維護公文的權威性，保證公文的執行效用。是否確需行文，行文方式是否恰當。是否符合《公文處理辦法》和《細則》的有關規定，文種是否恰當；文稿結構是否符合公文寫作要求。草擬公文單位的負責人進行初核；辦公廳（室）秘書部門進行校核，辦公廳（室）負責公文處理的領導進行審核；與公文涉及工作有關的領導和分管副秘書長（副主任）進行復審。“部門不應將代擬稿直接送本級政府負責人簽批。 五、公文復核、登記 （一）公文復核是公文正式印制前文秘部門進行的最后一次復審。因此，在發文辦理中一定要重視復核環節。 （二）發文登記就是把文件的基本信息在印制前登記下來，以便于查閱利用。沒有領導簽發的不予登記，有不清楚的要及時弄清。 六、發文的用印 機關印章是代表機關職權的一種憑證和標志。有領導人簽字并確認符合規定的，才能在制成的公文上加蓋機關印章。內送是由秘書人員直接分送給機關領導和有關部門；外投是由機要通信人員送出。在一般機關，可以利用發文登記簿履行交接手續，不必另行登記。 一、簽收、登記是收文辦理的基礎工作 嚴格程序是保證收文準確、規范、高效辦理的基礎。文件的登記范圍沒有統一的界限，但是，上級機關文件、下級機關文件、重要的帶有密級的刊物、資料、其他機關商洽問題和需要答復的文件、上級機關如開會印發的會議文件材料等必須登記。（2）分類式登記法。 二、審核工作是收文辦理的關鍵 《國家行政機關公文處理辦法》第三十一條規定：“收到下級機關上報的需要辦理的公文，文秘部門應當進行審核。因為“請示”是要求上級機關答復的，而“報告”可不答復；有的文件由于沒有與有關部門和單位協商、會簽，而延誤了發揮效用的時間，甚至出現了相互矛盾的文件；有的文件由于行文格式不規范，而不能得到及時辦理。”而原國務院辦公廳的《辦法》規定，公文用紙一般為16開型。原國務院辦公廳的《辦法》規定，公文一般由發文機關、秘密等級、緊急程度、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件、印章、成文時間、附注、主題詞、抄送機關、印發機關和時間等部分組成。另外，在簽發、用印等方面也有不同，收文時都要一并注意。緊急公文，應當明確辦理時限。對重要公文應當先送機關分管業務負責人批示，再按批示意見辦理。另外，有些重要的機密性較強的資料、刊物以及所屬部門和下級機關主送本機關的情況報告雖然不需要辦理，但也要提出分發意見，征得主管領導同意后方可分發。因此，承辦工作是。 三、承辦是收文辦理的重點 承辦是指機關有關部門或有關人員對應辦復的文件根據領導批辦意見進行具體辦理的工作，是文件處理工作中的關鍵環節，也是具體解決問題的階段。緊急公文，應當明確辦理時限。需要擬辦的文件主要有三種：上級機關主送本機關并需要貫徹落實的文件；本機關所屬部門或下級機關主送本機關的請示性文件；平行機關或不相隸屬機關主送本機關需要答復的文件。如果收文不符合行文規則，格式不規范，用紙不符合標準，要及時退回文件呈報部門并說明理由。如果收文是涉密文件而沒有保密期限，應按不規范文件退回送文單位。因此，在收文時要嚴格把握，按照國務院《辦法》執行。特別是去年國務院公文處理辦法發布后，收文的審核工作除了內容是否符合國家法律、規范和其他有關規定外，更需注意以下幾點： 1．公文用紙。”做好審核把關工作既有利于糾正來文機關行文的錯誤，嚴格公文的有關處理辦法，體現公文的嚴肅性和規范性，也有利于收文的及時、有效辦理。如，可分為中共中央文件、國務院文件、省委文件、省政府文件、省直機關各部門文件、下級機關文件等。登記方法主要有兩種：（1）流水式登記法。簽收是收文辦理的開始，因此，要做好清點和分類工作，注意檢查來件是否是發給本機關、本單位的，封皮編號是否與記載相符；信件有無破損、散包、被拆現象；清點收件總數與清單是否一致；通知單或回執單標明的文題、編號、數量是否符合要求；文件是否完全完整，如有無缺附件、缺頁、白頁、未具落款、未蓋公章；是否符合國務院《辦法》的規定；閱后按頁清退的絕密文件要逐頁清點，這樣既可以體現公文的嚴肅性，也可以科學、規范地處理收文，提高辦理效率。第六講　　收文辦理 收文辦理是公文處理工作的一項重要內容，也是機關秘書工作的重要組成部分。無論內送外送都要建立投送登記手續，特別是送給領導同志的文件，更要嚴格履行登記手續。 七、發文的分道 分送是指從發文機關到收文機關的運行過程。具體用印規則，請參照GB／T9704—1999《國家行政機關公文格式》執行。四是登記要分類，不要把不同種類的文件混合登記在一起。如國務院2000年發的第1號文件，就寫作國發［2000］1號等。 發文登記的主要內容有：發文單位、文種、發文編號、簽發人、擬稿單位、擬稿人、成文時間、轉辦時間、秘級、緊急程度、發文份數、文件分類、文件標題、發文范圍、主題詞等。 《公文處理辦法》要求“經復核需要對文稿進行實質性修改的，應按程序復審”。這是非常重要的一個環節。” 公文已經負責人簽發，即意味著正式生效。 四、公文簽發 關于公文的簽發權限，《公文處理辦法》第二十八條和《細則》第三十一條、第三十二條作了以下規定：“以本機關名義制發的上行文，由主要負責人或者主持工作的負責人簽發；以本機關名義制發的下行文或平行文，由主要負責人或者由主要負責人授權的其他負責人簽發”。表述是否規范，包括字、詞、標點、語句和邏輯結構是否準確、合理；計量單位是否符合國家標準；行文、數字、層次、序數、用筆用墨是否規范。是否符合黨和國家的方針、政策；是否符合行文規則和發文辦理的有關要求；新出臺的政策規定有無依據、有無說明，是否切實可行；與本部門和有關部門的相關規定有無矛盾；涉及其他部門職權范圍的事項，是否經過協商，分歧意見是否一致，會簽單位是否齊全，是否符合擬制公文的有關要求等。負責核稿的人員，必依據《公文處理辦法》和《細則》，堅持實事求是、執行政策、精減、高效、精益求精的原則，及時審核，嚴格把關。 （三）經過協調仍無法取得一致時，主辦部門要實事求是地列明各方理據,并經各方的主要負責人會簽后，報請上級機關協調或裁決。致使在討論決定地區或部門報送省政府的有些事項時，部門間出現新的分歧、新的意見，各唱各的調，難以決斷。提出“取得一致意見后方可行文”。比如：公文中只引文號，不引標題，或標題文號倒引；層次序數混亂，不知是哪一條哪一款；計量單位習慣于用“斤”，而不用“公斤”；數字應用前后不一，或該用阿拉伯數碼的卻用漢字；公文的緊急程度隨意等等。 《公文處理辦法》第二十五條三款規定：“公文的文種應當根據行文目的、發文機關的職權和與主送機關的行文關系確定”，各級政府辦公部門，特別是草擬公文的同志都應當認真貫徹執行。領會領導意圖，具體說來，就是要搞清楚以下幾個問題： 1．機關領導布置這個寫作任務的目的、背景是什么？ 2．機關領導要求在文稿中提出什么問題，解決什么問題？ 3．機關領導對文稿的內容提出了什么要求？ 4．機關領導對文稿的文種有什么要求？ 5．受文對象是誰？ 6．受文對象曾提出過什么問題？發文者的態度和意見是什么？ 如果在動筆之前，能夠把這些問題準確地理解和掌握，那么，我們所撰寫的文稿就有可能較好地體現機關領導的寫作意圖。 （二）要認真領會機關領導的意圖。 機關文秘人員在接受一項具體的寫作任務后，首先應該翻閱上級的有關文件，學習黨和國家有關的方針、政策，深入理解其精神實質和政策界限。一是使用文種不當；二是行文目的不夠明確，原因不夠充足，依據的政策不夠全面或不準確。為了貫徹實施好《公文處理辦法》，提高發文辦理工作的水平和質量，下面就發文辦理各個環節中需要特別注意的問題及有關程序性工作，作些介紹，供參考。 國務院新發布的《國家行政機關公文處理辦理》（以下簡稱《公文處理辦法》），將原國務院辦公廳發布的《公文處理辦法》第五章“公文辦理”分為發文辦理和收文辦理兩章表述。 行文規則對于文件的質量和高效運轉，保證行政公文發揮作用至關重要。對下級機關的“請示”應當答復，而對“報告”可不答復，對“意見”根據內容確定是否批轉、印發。”等語。”或“專此報告，請周知。二是發文的時間不同。“報告”：適用于向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關的詢問。主要是向上級行“請示”、“報告”、“意見”時，“‘請示’應當一文一事；一般只寫一個主送機關，需要同時送其他機關的，應當用抄送形式，但不得抄送其下級機關。”（《辦法》第二十二條）。特別是對上行文做出了嚴格的規定。”（《辦法》第二十條） （四）掌握聯合行文的要求。須經政府審批的事項，經政府同意也可以由部門行文，文中應當注明經政府同意。”（《辦法》第十五條） （三）按照劃定的范圍行文。《辦法》依據行文的隸屬關系和職權范圍，對行文的方向和權限做出了明確規定。下級機關向上級機關行文，一般用“請示”、“報告”、“意見”等；不相隸屬機關之間互相行文，一般用“函”。”隸屬關系，主要是指行政隸屬關系。對下行文，一定要符合實際，有針對性。有些單位，搞了一次機關職工文體活動也要給上級行一份‘服告”，似乎是想說明他們機關工作搞得好，關心職工。盡管他那里確實有幾個農村遭受了風災，導致農產品減產，造成了一些經濟損失。要注意糾正“發文越多、文件的規格越高，工作就越重視”的誤區，根據實際需要確定是否行文。 一、堅持行文原則，提高行文效用 “行文應當確有必要，注重效用。第四講　　行文規則 行文規則，是制發、辦理公文中必須遵循的基本準則。5．頁碼。兩頁頁碼之間誤差不超過4mm。印品著墨實、均勻，字面不花、不白、無斷劃。正文用3號仿宋體字，一般每面排22行，每行排28個字。紙張白度為85％～90％,橫向耐折度大于或等于15次，不透明