處理長文檔的技巧(文件)

　

【正文】 。【索引和目錄】對話框（3）在【格式】列表框中選擇目錄的風格，選擇的結果可以通過【打印預覽】框來查看。（4）如果要在目錄中每個標題后面顯示頁碼，應選擇【顯示頁碼】復選框。（7）在【制表符前導符】列表框中指定標題與頁碼之間的制表位分隔符。插入目錄的效果如果一篇文章一般都是由多個文檔組成，可以把剛創建的目錄復制到一個新文檔中去，再把幾個文檔的目錄都合成在一起之后，就可以把整篇文章的完整目錄就自動創建了。彈出【目錄選項】對話框。同樣用戶也可以增加【目錄級別】中的數字，如增加到標題4標題5等。下面假設有一篇文檔是《宋詩一百首》，要把每首宋詩的詩名創建成目錄，因為詩名沒有使用樣式，此時可以由目錄域創建目錄，操作方法如下：（1）在文檔中包含目錄的第一首宋詩詩名《塞上》。（7）單擊【目錄】選項卡。創建圖表目錄圖表目錄也是一種常用的目錄，可以在其中列出圖片、圖表、圖形、幻燈片或其他插圖的說明，以及它們出現的頁碼。使用題注插入目錄的方法如下：（1）將光標移到要插入圖表目錄的地方。（4）在【格式】下拉列表框中選擇一種目錄格式，其他選項與創建一般目錄一樣，確認后單擊【確定】按鈕。這時可以使用自定義樣式建立圖表目錄：（1）打開【圖表目錄】對話框。（4）返回到【索引和目錄】對話框，單擊【確定】按鈕后，同樣可以插入文檔的圖表目錄，創建引文目錄引文目錄與其他目錄項類似，可以根據不同的引文類型，創建不同的引文目錄。（6）如果引文過長，可以選擇【保留原格式】，以保留原有的引文格式。插入目錄項域目錄的效果如果在文檔中還沒有標記用來創建目錄的引文，可以按如下方法進行標記引文：（1）選擇要標記的引文文本。【標記引文】對話框（3）在【類別】的下拉列表框中選擇合適的類型，可以是【事例】、【法規】、【協議】、【規則】等。（7）如果要修改一個存在的類別，則單擊【類別】按鈕。（9）單擊【確定】按鈕，回到【標記引文】對話框。更新目錄Word所創建的目錄是以文檔的內容為依據，如果文檔的內容發生了變化，如，就要更新目錄，使它與文檔的內容保持一致。但是如果也需要顯示頁碼，等到打印時往往發現打印的結果在目錄后面出現“錯誤！未定義書簽”。（1）按照前面介紹的辦法，首先創建一篇文檔的圖表目錄。選中圖1的目錄后，單擊工具欄的【打印預覽】按鈕，（在這里無法演示打印給大家看，只好使用打印預覽）。按快捷鍵Ctrl＋6，也就是取消所選文本的超級鏈接功能，另外，也可以按快捷鍵Ctrl＋F11——“鎖定域”的功能，把目錄域鎖定了就再也不能更新了。更改目錄中的字體使用Word創建了目錄之后，因為目錄的級別不一樣，使用的字體也不一樣，如級目錄使用的字體中文是【小四】號黑體，英文字本是Arial；二級目錄是五號宋體，英文字體是TimesRoman體。Roman，此時就要統一頁碼的字體。目錄的頁碼數字與字體不統一按照一般的方法，是一一選中來更改頁碼的字體，這個方法未免太浪費時間，而且目錄是自動更新的樣式，當用戶更改頁碼中的字體后，也有可能更改該樣式的所有字體。Roman改為五號Times完成后單擊【確定】按鈕，就可以把當前選取的字體更改成所需的字體和字號了。Roman體。可用腳注對文檔內容進行注釋說明，而用尾注說明引用的文獻，腳注一般位于頁面的底部，可以作為文檔文檔某處內容的注釋；尾注一般位于文檔的末尾，用戶列出引文的出處等。由于腳注可以會填滿一頁頁面，因此文檔能自動調整頁面的長度；尾注位于文檔的尾部，它會隨著文檔變長，頁面會連續向后推移。（2）單擊【插入】|【引用】|【腳注和尾注】命令，【腳注和尾注】對話框。選擇【頁面底端】項，以在注釋引用標記顯示的頁面底部邊框打印腳注。或者【節的結尾】項可以在包含尾注的節的最后一行打印尾注。【自定義標記】：插入自定義的注釋引用標記。可以輸入的值一般為1到指定一個最大數之間的整數，如果輸入有誤時，會出現一個輸入錯誤的提示框。無論是在整篇文檔中使用單一編號方案，還是在文檔的各節中使用不同的編號方案。如果在【普通】視圖下，這時在文檔窗口下方就會出現腳注或尾注欄（）；如果在【頁面】視圖中，光標就會定位在實際文檔中的腳注、尾注上。當用戶要移動或復制注釋時，可以對文檔窗口中的只是引用標記進行相應的操作。當然，用戶也可以利用復制、粘貼來實現復制引用標記。（2）單擊【高級】按鈕，然后單擊【特殊字符】按鈕，出現【特殊字符】列表。單擊【轉換】按鈕后彈出的【轉換注釋】。這可以方便讀者的查找和閱讀。而且一旦某一項目帶有題注，還可以對其進行交叉引用。在文檔中已有的圖片、表格、公式間（這里以圖片為例）添加題注的步驟是：（1）選定要添加題注的圖片。然后在該對話框中輸入作為題注的標簽名稱，如“圖8.”。（6）如果要設置題注的其它編號格式，可以單擊【編號】按鈕，在彈出【題注編號】對話框。“圖8.”，而后面的序號是一個域，它隨著插入的題注序號而遞增。（3）在【命令】列表框中找到【題注】項，用鼠標按住它并把它拖到【常用】工具欄上。自動添加題注用戶還可以在插入圖片的同時，讓Word自動插入題注。6”改為“圖表自動為插入的項目（這里還是以插入圖片為例）添加題注的方法是：（1）【題注】對話框，單擊【自動插入題注】按鈕，彈出的【自動插入題注】對話框。此后，在文檔中如果插入了圖片時，其下方或者上方就會出現自動編號的題注了。用戶可以在添加題注時，可以設定不同的編號格式，用戶也可以對已有的編號進行修改。（4）連續單擊【確定】按鈕，退出所有的對話框。但是，如果刪除或移動標題，則需要手動更新標題。在長文檔中查找和替換在編輯排版文檔時，用戶免不了需要批量修改一些詞語或其它特定的對象。用戶可以打開查找的高級對話框設置查找的范圍與方向，具體方法如下：（1）單擊【編輯】菜單中的【查找】命令，或按快捷鍵【Ctrl+F】，打開【查找】對話框。選擇【全部】項時，Word圖4.查找和替換英文文本在查找和替換的過程中，如果查找和替換的是英文文本，可以使用下述方法快速進行查找和替換操作，【查找和替換】對話框中：（1）如果選中【區分全/半角】復選框，Word將嚴格按照輸入時的全角或半角字符進行查找，例如要查找的是Text，就不會查找Ｔｅｘｔ。（3）選中【全字匹配】復選框，則搜索符合條件的完整單詞，而不是較長單詞的局部。如果清除【使用通配符】復選框，Word可查找“sad”和“started”。查找“in”和“within”，但不查找“interesting”。查找“right”和“sight”。nn到一個以上的前一字符或表達式例如，lot如果選中【使用通配符】或【同音（英文）】復選框，則無法使用此選項。通配符搜索表達式，然后將其替換為經過重新排列的表達式，例如，在【查找內容】框鍵入(Newton)(Christie)，在【替換為】框鍵入“\2\1”，Word（2）將光標定位在【查找內容】框中，并在框中輸入【技巧】二字。（7）單擊【關閉】按鈕，完成并退出查找操作。具體操作如下：（1）單擊【編輯】|【替換】命令，打開【替換】對話框。（5）在【字形】列表框中選擇【傾斜】選項。（9）單擊【格式】按鈕，在打開的【格式】菜單中選擇【字體】選項。（13）再單擊【確定】按鈕，退回【查找】對話框。【替換段落】對話框（15）在【間距】項的【段前】、【段后】輸入框中各鍵入【6磅】。查找并替換多種文本格式（17）單擊【查找下一處】按鈕，如果找到搜索項，會在該處黑亮顯示。（2）切換到【字符間距】選項卡，在【位置】下拉列表框中選擇【提升】選項，并在其旁邊的【磅值】輸入框中選擇【3磅】。這時所選擇的制表符就向上提升了3磅，已經在當前文檔的行距中居中了。下面介紹用【查找和替換】的方法來替換（可以把下述的操作錄制為宏，今后再要用到此功能時，只需運行該宏即可）：（1）選中一個制表符。也可以單擊【特殊字符】按鈕，在彈出的菜單中選擇【制表符】選項。（7）單擊【全部替換】按鈕。替換后居中的目錄制表符（3）將光標定位在【查找內容】文本框中，然后單擊【特殊字符】按鈕，打。選擇顯示全部的格式標記查找和替換特殊字符的具體步驟是：（1）單擊【編輯】|【查找】或【替換】命令，打開【查找和替換】對話框。漢字之間多余空格符的文本在進行查找和替換特殊字符之前，首先應在文檔中顯示這些特殊字符，方法是單擊【工具】|【選項】命令，選擇【視圖】標簽，【選項】對話框。多余回車符的文本又如，對于一些網頁上的文本，常常在每個漢字之間都有一個空格符。查找和替換特殊字符Word提供的查找和替換功能，除了上面提到的查找一般字符和查找字符的格式以處，還可以查找和替換特殊字符，這在實際文檔應用中很有實用價值。（7）單擊【確定】按鈕完成。（5）單擊【格式】按鈕，在彈出的菜單中選擇字體。（2）單擊【編輯】菜單中的【替換】命令，打開【查找和替換】對話框。而所創建的目錄中有很多的制表符。為了排版的要求，用戶要把它們設置為居中的制表符。2002自動創建的目錄時，有一種制表位創建目錄時并不是居中的，而是居于底部。（18）單擊【關閉】按鈕，完成并退出查找和替換操作。【替換段落】對話框。（11）在【字形】列表框中選擇【傾斜】選項。（7）單擊【確定】按鈕，退回【查找】對話框。（3）單擊【格式】按鈕，在打開的【格式】菜單中選擇【字體】選項。（6）連續單擊【查找下一處】按鈕，直到查找并替換室完畢。（4）在打開的【查找字體】對話框中的【中文字體】下拉列表框中選擇【黑體】。查找和替換文本格式Word所提供的查找和替換功能，不僅可以替換普通的文字，而且還可以替換帶有格式的文檔，靈活地使用格式的替換功能，還可以快速地修改或刪除文檔中具有相同文字的內容或者具有相同格式的文檔內容。Christie并將其替換為Christie（2）可使用（5）如選中【同音英文】復選框：則查找與【查找內容】框中的文字發音相同但拼寫不同的單詞。個前一字符或表達式{n，m}例如，10{1,3}查找“fed”和“feed”。查找“feed”，但不查找“fed”。中括號內指定字符范圍以外的任意單個字符[!xz]例如，t[!am]ck查找“win”和“won”。查找“interesting”和“intercept”，但不查找“splintered”。可查找“sat”和“set”。表41列出了通配符的使用與查找的內容。（4）使用通配符：搜索添至【查找內容】框中的通配符、特殊字符或特殊搜索操作符。將只查找大小寫與用戶在【查找內容】框中鍵入的內容一致的實例。選擇是否繼續查找并替換操作58所示。【向上】、【向下】搜索時，Word選擇【向上】項時表示搜索從插入點到文檔或選擇內容的開始處；選擇【向下】項時，表示搜索從插入點到文檔或選擇的內容結束處，當搜索到文檔的開始或結束處時，屏幕上就會出現提示【Word已經到達文檔的起始（結尾）處，是否從結尾（起始）處繼續搜索？】。【查找和替換】的高級對話框。查找和替換的選項在進行查找、替換的過程中，可根據需要設置查找的方向及范圍。有的是需要全文替換的，有的是需要逐個替換的，使用逐個替換的辦法，是一邊查找一邊替換。在插入新題注時，Word（2）打開【題注】對話框，單擊【編號】按鈕，打開【題注編號】對話框。Word圖片】復選框（3）在【使用標簽】和【位置】列表框中選擇與前一節相同的設置。Word圖片】復選框（注意，如要刪除自動添加題注的功能，只需取消此復選項即可）。還可以創建新的題注標簽，如“圖片”。II”和“公式單擊【常用】工具欄上的【題注】按鈕（5）彈出【自定義鍵盤】對話框，在把光標定位在【請按新快捷鍵】輸入框中，在鍵盤上同時按下需要的快捷鍵，如Ctrl+Shift+Alt+I（注，此處的快捷鍵只能在鍵盤上按，不能在該輸入框中鍵入）。方法介紹如下：（1）單擊【工具】|【自定義】命令，選擇【命令】選項卡。（9）最后單擊【確定】按鈕，返回文檔中，就會發現所選的項目添加一個題注。【新建標簽】對話框（4）單擊【確定】按鈕，返回【題注】對話框。Word添加題注的作用是在Word中插入表格、圖片、公式等項目時，會自動在項目上方或下方添加題注，該方法添加的題注可以自動編號。如果移動、插入或刪除帶題注的項目時，Word可以自動更新題注的編號。插入題注題注就是給圖片、表格、圖表、公式等項目添加的名稱和編號。【轉換注釋】對話框設置完畢后，單擊【確定】按鈕即可。（4）不要在【替換為】后面輸入任何內容，然后單擊【全部替換】按鈕即可。3．刪除腳注、尾注如果用戶要刪除某個注釋，可以在文檔中選定相應的注釋引用編輯，然后直接按Delete鍵，Word會自動刪除對于的注釋文本，并對文檔后面的注釋重新編號。如果要移動或復制某個注釋，方法是在文檔窗口中選定注釋應用標記，按住鼠標左鍵不放將引用標記拖動到文檔中的新位置即可移動該注釋。編輯腳注和尾注當在一篇文檔中加入腳注或尾注后，如繼續加入腳注、尾注，其編號會接著前一腳注或尾注排下去。提示：按快捷鍵【Alt+Ctrl+F】鍵可以快速地插入帶有編號的腳注。（6）單擊【插入】按鈕后，就可以開始輸入腳注或尾注文本。【編號方式】：自動對每節、每頁或跨頁的連續節和分節符上的腳注進行編號。【編號格式】：可以選擇需用于自動編號腳注的編號格式。（4）如果要插入尾注，則選擇【尾注】選項。插入腳注和尾注當在【普通】視圖下插入腳注和尾注時，就會在文檔窗口底部拆分為上下兩個窗格，在下面的的窗格中就可以輸入腳注或尾注的內容了。用戶可讓Word自動為標記編號或創建自定義的標記。插入腳注和尾注腳注和尾注是對文本的補充說明。因為F4有重復