處理長文檔的技巧-文庫吧在線文庫

　　

【正文】 單擊【打開文件】按鈕，此時打開一個【打開】對話框，在此對話框中選擇基于其他模板的樣式，如“技巧與提示模板”。它在C:\WINDOWS\Application（3）在彈出的【樣式和格式】對話框的樣式中選擇【正文】。設置正文樣式的字體（7）在彈出的【字體】對話框中的【字體】文本框里，在【中文字體】下拉列表框中選擇【宋體】選項，在【字形】下拉列表框中選擇【常規(guī)】選項，在【字號】下拉列表框中選擇【四號】選項，在【字體顏色】下拉列表中選擇【藍色】選項，【下劃線】和【著重號】下拉列表框中都選擇【無】，【效果】區(qū)域中在想要的選項中打上【√】，【字符間距】及【動態(tài)效果】選項卡中的選項按自己意愿進行設置，全部設置好后，單擊【確定】按鈕后回到【修改樣式】對話框。如不選擇【添至模板】復選框，以后打開Word樣式中的正文還是原來的默認值，就不能應用于此后的文檔了。此后用戶的文檔就可以使用【名言】樣式了。而且在文檔發(fā)生了改變以后，還可以利用更新目錄的功能來適應文檔的變化。從標題樣式創(chuàng)建目錄Word是一般是利用標題或者大綱級別來創(chuàng)建目錄的。一般只顯示3級目錄比較恰當。這樣，Word就會在指定的地方建立目錄，目錄中的頁碼是由Word按該樣式在文檔出現的位置來確定的。當標記完所有需要創(chuàng)建的目錄文本后，此時該對話框中的【取消】按鈕將變成【關閉】按鈕，單擊【關閉】按鈕退出。并且清除【樣式】和【大綱級別】復選框?！緢D表目錄】選項卡（3）在【題注標簽】下拉列表框中選擇要建立目錄的題注（如果文檔中插入的圖片、表格、圖形添加有題注，在此下拉列表框中可以查看到），如圖表、公式、表格或者自定義的題注標簽，這果顯示的有“圖12.”?！緢D表目錄選項】對話框（3）選中【樣式】復選框，并在其右邊的下拉列表框中選擇圖表標簽使用的樣式名，如用戶的圖號使用的樣式名是“圖注”，選中它，然后單擊【確定】按鈕。（2）單擊【插入】|【引用】|【索引和目錄】菜單項，在彈出的【引文和目錄】對話框中選擇【引文目錄】選項卡。（6）返回【標記引文】對話框，選中的引文將出現在【所選文字】下面，然后單擊【標記】即可。解決創(chuàng)建目錄后出現的打印錯誤利用Word的自動創(chuàng)建目錄的功能，可以把Word文檔的目錄層次結構方便地作成目錄，不但方便快捷，還會與原來文檔一致。使用Word自動創(chuàng)建的目錄（2）試圖打印。方法是按Ctrl+A鍵，全部選中整個文檔的目錄，然后按Ctrl＋6快捷鍵即可。NewNewNew用于在打印文檔中為文檔中的文本提供解釋、批注以及相關的參考資料。如果在【頁面】視圖下，插入腳注或尾注，那么Word就會將光標移到頁面的底部或者文檔的尾部，以便插入腳注或尾注內容?！灸_注和尾注】對話框（3）在【位置】區(qū)域中選擇【腳注】則可插入腳注，在【腳注】右邊的下拉列表框中選擇插入腳注的位置，可以選擇的選項有【頁面底端】和【文字下方】兩項。如果使用自動編號，Word就會給所有腳注或尾注連續(xù)編號，當添加、刪除、移動腳注或尾注引用標記重新編號。用戶如果在不太了解腳注、尾注的情況下，按了快捷鍵【Alt+Ctrl+F】而出現了一個腳注編輯區(qū)，而這個編輯區(qū)想刪也刪不掉，還以為是宏病毒在作怪呢。如果在拖動鼠標的過程中按住Ctrl不放，可將引用標記復制到新位置，然后在注釋區(qū)中插入新的注釋文本即可。4．腳注或尾注互相轉換如果當前文檔中已經存在腳注或者尾注，單擊【腳注和尾注】對話框中的【轉換】按鈕可以將腳注和尾注互相轉換，也可以統(tǒng)一轉換為一種注釋。例如，在本書的圖片中，就在圖片下面輸入了圖編號和圖題?！绢}注】對話框（3）一般在【標簽】下拉列表中沒有適當的標簽內容，應單擊【新建標簽】按鈕，【新建標簽】對話框。（2）在【類別】列表框中選中【插入】項?！?；也可以更改一個或多個題注的標簽，如，將“表修改題注在文檔中，題注可以有不同的編號格式，如編號可以是“1,2,3…”，也可以是“a,b,c…”，甚至可以是“甲、乙、丙、丁…”等。會自動更新題注編號。如果排版者在排版過程中，發(fā)現某些詞組有多處都要作相同的更改，那么也可以選定范圍內進行查找并替換。在搜索過程式中將不搜索頁眉、頁腳、腳注或批注。“Word已經完成搜索文檔”的提示如果查找、替換不是在全文檔范圍內進行，可以先進行選擇文檔，然后再進行查找、替找的操作，當Word在所選范圍內完成查找、替換操作后，詢問是否需要繼續(xù)在所選文檔外進行查找、替換操作，選擇【是】則繼續(xù)查找、替換操作，選擇【否】按鈕，就會退出查找、替換對話框。如果使用通配符，此選項將會變灰，表示不可用。表41單詞的結尾例如，(in)查找“tock”和“tuck”，但不查找“tack”和“tick”。n（6）【查找單詞的所有形式】：查找【查找內容】框中的單詞的所有形式，如Sit、Sitting和Sits。Newton。查找并替換多種格式文本用戶可以在文檔中查找多種格式文本，如使用黑體、五號字、傾斜的【技巧】一詞，并把它替換為【技巧】楷體、小四號、傾斜、段落為段前6磅、段后6磅。（8）把光標定位在【替換為】輸入框中。其操作方法是：（1）用鼠標選中目錄中的制表符，單擊【格式】菜單中的【字體】命令，打開【字體】對話框。這時用戶可以使用【查找和替換】的辦法來進行統(tǒng)一的替換，當然也可以用錄制宏的方法來實行替換。（6）（2）~（3）步。想要刪除上述這些回車符和空格符，當然可以手動地一個一個來刪除，但通過查找和替換特殊字符的辦法，可以更快速地刪除這些回車符與空格符。（2）單擊【高級】按鈕，按照前面介紹的文檔，在文檔中選擇查找和替換的文檔范圍與方向。然后在【格式標記】選項組中選中【全部】復選框。例如，對于一般的文本文檔，一般是每一行都有一個回車符，在實際應用中，當一個【方正】文檔文件轉換為Word文檔文件時，就會出現此種情況，【方正】文檔的情況，此時文檔的段落中回車符多余的；如果要對這個文檔進行排版操作，就先要刪除每一行的回車符。（8）單擊【關閉】按鈕，關閉查找和替換對話框。（3）在【查找內容】欄中按Ctrl+V粘貼所復制的制表符?！咀址g距】選項卡（3）單擊【確定】按鈕。（12）在【字號】列表框中選擇【小四號】項。（4）在打開的【查找字體】對話框中的【中文字體】下拉列表框中選擇【黑體】。如果找到搜索項，會在該處黑亮顯示。例如，要在文檔查找使用黑體傾斜的“技巧”一詞，操作如下：（1）單擊【編輯】|【查找】命令，打開【查找】對話框。\n查找“10”、“100”和“1000”。至少指定范圍內任意單個字符[]例如，[rt]ight任意字符串*例如，s*d若要添加這些內容，請單擊【特殊字符】按鈕，然后單擊所需符號，或者在【查找內容】框中直接鍵入。此時單擊【確定】按鈕，可以返回【查找和替換】對話框。例如用戶逐個查找下一個內容時，如想要回到剛才查找的位置時，就可以通過改變查找的方向來實現。（3）在【格式】下拉列表框中選擇所需的標號格式，或者單擊【新建標簽】按鈕，在打開的對話框中鍵入需要的題注編號方式【圖9.】。（4）單擊【確定】按鈕。如果后來添加、刪除或移動了題注，可以方便地更新所有題注的編號。把【題注】拖到【常用】工具欄上（4）按快捷鍵Ctrl+Alt++（加號），此時光標變成形狀，單擊剛設置的【常用】工具欄上的【題注】按鈕。添加的題注和帶域底紋的序號可以看到，添加的題注前面公共部分就是題注的標簽名稱（5）在【位置】列表框中選擇標題放置的位置為【所選項目的下方】。自動添加題注；也可以在已有的表格、圖片、公式等項目時添加題注，也就是手動添加題注。插入題注既可以方便地在文檔中創(chuàng)建圖表目錄，又可以不擔心題注編號會出現錯誤。有時為了只將個別的注釋轉換為腳注或尾注，可以選擇【視圖】菜單中的【腳注】菜單項，切換到注釋編輯區(qū)，然后將鼠標指針指向選定的注釋，然后單擊鼠標右鍵，從彈出的快捷菜單中選擇【轉換為腳注】或者【轉換為尾注】菜單項即可。如果要刪除所有的自動編號的腳注和尾注，可以按照下述方法進行而不用逐個刪除：（1）按Ctrl+h鍵，打開【查找和替換】對話框并會自動選中【替換】選項卡。1．移動或復制腳注尾注注釋包含兩個相關聯(lián)的部分：注釋應用標記和注釋文本。輸入腳注或尾注文本的方式會因文檔視圖的不同而有所不同。【起始編號】：可以輸入用于第一項自動編號腳注的起始編號或字符。然后選擇【尾注】右邊的下拉列表框中的【文檔結尾】項可以在文檔結尾打印所有尾注。插入腳注和尾注插入腳注和尾注的操作步驟是：（1）將光標移到要插入腳注和尾注文字的右側。在添加、刪除或移動自動編號的注釋時，Word將對注釋引用標記重新編號。是非常方便的。（2）單擊【格式】|【字體】選項，打開字體對話框，在對話框中更改需要的目錄【字體】和【字號】。New下面就介紹這個問題的解決方法。用戶也可以選擇目錄后，按下F9鍵更新域，【更新目錄對話框】對話框，如果只是目錄的頁碼發(fā)生改變，可以選擇【只更新頁碼】單選按鈕，如果修改了文檔中的標題名或目錄項域，則可以單擊【更新整個目錄】單選按鈕。編輯引文類別（8）選中要修改的類別，在【替換為】下面的文本框中輸入要替換的文字，單擊【替換】按鈕。（5）如果引文的頁碼超過五處，可以選中【使用“各處”】復選框，這樣可以避免頁碼過多反而給用戶造成不便。使用題注標簽插入的圖表目錄雖然利用題注建立圖表目錄很方便，但有時候，文檔中的標簽是用戶鍵入的，并不是Word的題注功能加上的。要插入圖表目錄，首先確認要建立圖表目錄的圖片、表格、圖形添加有題注（關于插入題注，）。選中【目錄項域】復選框（10）連續(xù)單擊【確定】按鈕即可使用目錄域創(chuàng)建目錄，即可在指定的地方插入了由目錄域創(chuàng)建的目錄。（6）單擊【插入】|【引用】|【索引和目錄】命令。（4）不退出對此對話框，選擇第二首宋詩詩名《寒食》，當切換【標記目錄項】對話框為活動窗口時，該選定的文本就會出現在【目錄項】文本框中。可以使用【標記目錄項】的方法將目錄域插入文檔。如要使兩種樣式使用相同的目錄級別，只要在兩種樣式名的【目錄級別】框中鍵入相同的級別數字即可，如要使【小技巧正文】樣式與【樣式2】使用相同的目錄級別，可分別在它們的目錄級別欄中鍵入3。（2）【索引和目錄】對話框，單擊【選項】按鈕。并且只有選擇【來自模板】選項時，【修改】按鈕才有效。如果文檔的結構性能比較好，創(chuàng)建出有條理的目錄就會變得非常簡單快速。編制圖表目錄時，Word快速創(chuàng)建標題樣式快速創(chuàng)建標題樣式用戶可以快速創(chuàng)建一般居中和粗體文本和其他格式的標題樣式。（6）在彈出一個下拉菜單。更改模板的正文樣式Word中的默認【樣式】往往不一定滿足個人常用的習慣格式，所以不少人文字錄入完畢后，需要重新設置格式，就顯得比較麻煩，特別是正文尤為顯著。Data\Microsoft\Templates目錄下。保存當前文檔的樣式保存當前文檔的樣式實際上就是保存文檔的模板，那么什么是模板呢？其實用戶在排版過程中就時刻都在使用模板，模板是一類特殊性的文檔，它可以提供完成最終文檔所需的基本工具。模板。（2）單擊【管理器】按鈕，再單擊【樣式】選項卡。修改樣式的操作充分顯示了使用樣式的優(yōu)點，因為修改了樣式后，所有應用了該樣式的文本格式都會作相應的變化，大大提高了編輯、排版的工作效率。例如，通過【格式】|【字體】或【段落】等命令設置段落的字體和段落間距等。在這里，新建或修改標題樣式中的快捷鍵有一個技巧：定義快捷鍵時，標題1一般用快捷鍵Alt+Ctrl+Shift+1，標題2用快捷鍵Alt+Ctrl+Shift+2，標題3一般用快捷鍵Alt+Ctrl+Shift+3，依此類推，既避免鍵盤上按鍵重復，又方便記憶。單擊【快捷鍵】選項，【自定義鍵盤】對話框。如果需要，可以單擊【邊框】選項，用來設置該樣式的邊框與底紋等。如定義該樣式的大綱級別為【3級】，那么該樣式在創(chuàng)建目錄時就為三級標題的目錄。Roman，“五號”、“傾斜”，段落，“左對齊”、“單倍行距”。（6）在【后續(xù)段落樣式】列表框中，單擊需要（2）在【樣式和格式】任務窗格中，單擊【新樣式】按鈕，打開【新建樣式】對話框。若要提供更加一致的外觀并刪除重復的格式，可以檢查格式的一致性。（2）默認的情況下，可以使用如下的快捷鍵（用戶可以自定義）來應用其相應的樣式名：包括字體、制表位、邊框、段落格式等。如，用戶要一次改變使用某個樣式的所有文字的格式時，只需修改該樣式即可。這時，就需要使用樣式來實現這些功能。而且還能插入并合并其他Word能夠打開的任何文件。因此，可以用下面的方法快速實現：在選好要移動的文本以后，按下F2鍵，然后滾動窗口到要移入的位置單擊鼠標后，這時，在狀態(tài)欄的最左邊會出現這樣的文字，而且光標變?yōu)橐桓怪钡奶摼€，按下Enter鍵即可完成所選文本的移動。（3）按下快捷鍵Ctrl+C鍵。當想選擇一段超過屏幕長度的文本時，屏幕會滾動得太快，很難一次就選正確。假若文檔中有兩首并行排列的五言唐詩，只想選中其中的一首，對其進行諸如改變字體字號的操作，可以按下Alt鍵，再拖動鼠標，則屏幕上按列高亮顯示文本了。雙擊鼠標可以選定指針所指段的整段文字。使用粘貼方法合并文檔使用復制和粘貼方法合并文檔很簡單，先打開已存在的其中一個文檔，或新建一個文檔，然后再打開需要合并文檔的第二、第三……個文檔，逐個把每個文檔中的內容復制到先打開的文檔或新建文檔中去就可以了?！具x擇瀏覽對象】窗口單擊【選擇瀏覽對象】按鈕若要繼續(xù)瀏覽這類項目，請單擊【前一...】按鈕或【下一...】按鈕。XX】中的XX是根據所選擇的定位目標而改變。（3）使用菜單方法，單擊【編輯】|【定位】菜單命令。Word提供的快速恢復編輯位置的功能可使這個操作非常簡單，在對文檔進行排版時，排版篇幅較長的文檔時，無法一次修改完畢，當