excel操作手冊-全文預覽

　　

【正文】 “常量”在實際工作中，我們會為一個表格每隔一個固定的行數（本例中以一行為例）后面插入一行，一行一行的插入當然也不符合高效辦公的原則。 例4：需要選中2004～2009行的單元格，：在引用位置里輸入“2004:2009”按回車即可。 【定位】快捷鍵：CTRL+G。（3）單擊“查找下一個”命令按鈕，查找下一個符合查找條件的數據。（2）在“搜索方式”下拉列表框中選擇“按行”或“按列”查找。操作前：操作后： 【查找】EXCEL有多種查找，本菜單的查找為較簡單的查找，并未對查找結果進行任何處理。 【刪除工作表】 【移動或復制工作表】復制工作表：用于需要在當前工作簿中復制一個一樣的表。 用類似的方法，可填充年份遞減的日期序列，還可填充月份、日期遞增（減）的日期序列。除用其中的“自動填充”選項達到前面提到的填充效果外，還可以應用其他選項來填充數字、日期的特殊序列。 【粘貼為超鏈接】超鏈接是文本字符串，通常為藍色并帶有下劃線，通過單擊可以激活（或跟蹤）。注意：在F2格中輸入公式＝B2，再填充，與上述操作作用一樣。例、將表格的行列互換要求：將圖中的表格行列轉置。特別提示：其余幾種運算方式與此相似。同理，使用選擇性粘貼→乘的功能將單元格區域的數字轉換正負號、將以元為單位的報表轉換為以千元或萬元為單位是非常方便的。例：如：A1單元格數值為2，復制A1單元格，選定B5：E7區域，進行下列操作：選擇性粘貼→運算→乘，則B5：E7單元格的數據變成原來的2倍。 加：將目的單元格（或單元格區域）中的公式（或數值）與源單元格（或單元格區域）中的公式（或數值）相加。執行結果為：當目的單元格和源單元格中都有公式（或數值）時，執行“運算”欄中的運算；當目的單元格中為空白時，以源單元格中的公式（或數值）時代替空白；當目的單元格中有公式（或數值）而源單元格中為空白時，保留原目的單元格中的公式（或數值）。當完成復制格式時，請再次單擊該按鈕或按Esc以關閉格式刷。但不能粘貼單元格的有效性。當用鼠標指針指向某一項目時，就會顯示項目的內容或名稱，只要在該項目上單擊，該項目就粘貼到了光標處。 【屬性】包括常規/摘要/統計/內容/自定義：主要工作簿的存放位置，大小及包含的所有工作表，本文的修改時間，設置本編輯的作者，標題等屬性， 【（最近使用過文件）】可在工具常規選項最近使用的文件清單中設置，默認為4個，若不在菜單中顯示最近使用的文件名，則將“最近使用的文件清單”前的復選框去掉即可。選中此框后，文檔將一份一份地打印，即從頭至尾打印完一份完整的文檔后，才打印下一份。打印到文件后的打印文件（*.prn），可以實現在DOS下的打印，命令格式：copy *.prn prn /b ⑷在“打印”欄中選擇“選定區域”、“選定工作表”或“整個工作薄”選項按鈕。 【打印】操作：⑴選中菜單文件\打印，或者單擊常用工具欄中的“打印”快捷按鈕。 【打印預覽】操作：⑴選中菜單文件\打印預覽，或者單擊常用工具欄“打印預覽”快捷圖標，觀察文檔的打印效果。 ⑹當數據庫字段超出一頁時，要控制其編號和打印次序，應當選擇“打印順序”欄中的“先列后行”（或“先行后列”）選項按鈕。Excel默認的打印范圍為整個工作表。操作： ⑴選中菜單文件\頁面設置，彈出“頁面設置”對話框。在“打印標題”選項區中選擇相應選項可在打印工作表的每頁中都打印重復的標題行或列內容。⑹在編輯框中選定文本，按“字體”按鈕進行字體設置。要在工作表左上角（或下角）顯示或打印頁眉（或頁腳），可以“左”編輯框中輸入所需要的文本。操作：⑴選中菜單文件\頁面設置，彈出“頁面設置”對話框。（4） 根據需要，在“居中方式”欄中選擇“水平居中”、“垂直居中”復選框，使打印的表格在打印紙上水平（或垂直）居中，或既水平居中又垂直居中。 （2） 在“上、下、左、右”編輯框中鍵入（或選擇）欲設定的打印數據距打印紙上、下、左、右邊的數值，默認的單位為厘米。 如果要使Excel （4）在“打印質量”下拉列表框中，指定工作表的打印質量。默認的比例是100%。（（1）在“方向”欄中，選中“縱向”或“橫向”單選鈕，設置打印方向。 Office 文件 指定 Microsoft Office 文檔。如果您準確地知道要搜索的文件夾，可直接鍵入該文件夾。例如，輸入“s*nd”將查找包含“sand”、“sound”或“send”的任何文檔。在“搜索文本”框中輸入更多的詞匯，可以使搜索更加明確并減少找到的文檔數量。此功能剛好可以實現一次性打開多個Excel工作簿。 菜單欄一般位于標題欄的下面，包括Excel的全部操作命令,單擊菜單欄， 窗口構成：窗口由標題欄，菜單欄，工具欄，數據編輯區，狀態欄構成，如下圖：標題欄：標題欄用于顯示文檔的標題,位于窗口的最上端，包含以下幾部分： 目 錄第一 基 本 概 念 51 5 EXCEL含義: 5 窗口構成： 5 工作簿、工作表、單元格： 6 總體解說如下： 7第二章 文 件 82 8 【新建】 8 【關閉】 8 【保存】 8 【另存為網頁】 8 【保存工作區】 8 【文件搜索】 8 【權限】 9 【網頁預覽】 9 【頁面設置】 9 【打印區域】 11 【打印預覽】 11 【打印】 11 【發送】 11 【屬性】 12 【（最近使用過文件）】 12 【退出】 12第三章 編 緝 133 13 【剪切】 13 【復制】 13 【OFFICE剪貼板】 13 【粘貼】 13 【選擇性粘貼】 13 舉例子 15 【粘貼為超鏈接】 16 【填充】 16 【清除】 17 【刪除】 17 【刪除工作表】 17 【移動或復制工作表】 17 【查找】 18 【替換】 18 【定位】 19 【鏈接】 20 【對象】： 21第四章 視 圖 224 22 【普通】 22 【分頁預覽】 22 【任務窗格】： 22 【工具欄】： 23 【編輯欄】 24 【狀態欄】 24 【頁眉和頁腳】 24 【批注】 24 【視圖管理器】 24 【全屏顯示】 25 【顯示比例】 25第五章 插 入 265 26 【單元格】 26 【行】 27 【列】 27 【工作表】 27 【圖表】 27 【符號】 30 【特殊符號】 30 【分頁符】 30 【函數】 31 【名稱】 40 【定義】 40 【粘貼】 40 【指定】 40 【應用】 40 【標簽】 41 【批注】 41 【圖片】 41 【圖示】 41 【對象】 49 【超鏈接】 49第六章 格 式 506 50 【單元格】 50 【行】 56 【列】 56 【工作表】 56 【自動套用格式】 56 【條件格式】 56 【樣式】 57 【拼音指南】 57第七章 工 具 597 59 【拼寫檢查】？ 59 【信息檢索】? 59 【錯誤檢查】 59 【共享工作區】? 59 【共享工作簿】 59 【修訂】 61 【比較和合并工作簿】 61 【保護】 62 【保護工作表】 62 【允許用戶編輯區域】 64 【保護工作簿】 64 【保護并共享工作簿】 64 【聯機協作】? 65 【單變量求解】 65 【方案】？ 66 【公式審核】 66 【追蹤引用單元格】 66 【追蹤從屬單元格】 66 【追蹤錯誤】 66 【取消所有追蹤箭頭】 66 【公式求值】 66 【顯示監視窗口】 66 【公式審核模式】 66 【顯示“公式審核”工具】 66 【宏】 66 【宏】 66 【錄制新宏】 66 【安全性】 66 【Visual Basic編輯器】 66 【Microsoft腳本編輯器】 66 【加載宏】 66 【自動更正選項】 66 【自定義】 67 【選項】 67第八章　　　　　數 據 698 69 【排序】 69 【篩選】 69 【自動篩選】 69 【高級篩選】 71 【記錄單】 73 【分類匯總】 73 【有效性】 77 【模擬運算表】 79 【分列】 83 【合并計算】 83 【組及分級顯示】 86 【數據透視表與數據透視圖】 87 【導入外部數據】 94 【列表】？ 94 【XML】？ 94 【刷新數據】 94第九章　　　窗 口 959 95 【新建窗口】 95 【重排窗口】 95 【并排比較】 96 【隱藏】 96 【取消隱藏】 96 【拆分】 97 【凍結窗口】 98 【（當前打開的所有表）】 99第十章 常 用 的 快 捷 方 法 10010 100 常用快捷鍵 100 常用實例 100第一 基 本 概 念1 EXCEL含義:俗稱：電子表格軟件。表格指利用EXCEL可方便制作精美表格（即數據處理功能）。 緊靠左端控制菜單圖標:文檔的名稱當菜單項是 【保存工作區】日常中，可能用到分散于不同的分區或不同的文件夾中的工作簿，如果按普通的方法將這幾個工作簿一個一個地打開，這項工作就會比較費勁。不管這些詞語出現在文件的正文、關鍵詞或其他文件屬性中，基本搜索都將返回包含這些詞語的文件。在基本搜索中，可以使用通配符：星號字符“*”代表一個或多個字符的任意組合。2）指定搜索范圍在搜索之前，您必須在“搜索范圍”域中指定至少一處要搜索的位置。可使用“搜索文件類型”列表來指定要查找的文件類型：任意類型 指定最大的文件類型集合，包括 Microsoft Office 不熟悉的文件類型。（2）在“縮放”欄可指定工作表的縮放比例。工作表可被縮小到正常尺寸的10%，也可被放大到400%。（5）在“起始頁碼”文本框中，鍵入所需的工作表起始頁的頁碼。（1） 單擊“文件”→“頁面設置”菜單命令，調出“頁面設置”對話框，單擊“頁邊距”選項卡一般可取Excel的默認值。3）．設置頁眉和頁腳在“頁眉”列表框中選定需要的頁眉，則“頁眉”列表框上面的預覽區域顯示打印時的頁眉外觀。在“頁腳”列表框中選擇需要的頁腳，則“頁腳”列表框下面的預覽區域顯示打印時的頁腳外觀。⑷在編輯框中輸入所需要的文本。⑸若要加入頁碼、日期、時間、文件名、工作表標簽名，應當先將光標移至適當的編輯框內，再選擇相應的按鈕。4）．工作表 主要體現在做多頁的表格時：用于想要每頁表格中重復表格頂端的標題行，或重復表格左端的標題列。即自動在各頁上加上你劃定的部分作為表頭單擊“確定”按鈕保存設置。若設定若干個打印區域，則所設定的打印區域之間應當用“,”隔開（注意：一定要用英文輸入狀態下的“,”）。 ⑸確認“打印”欄中的復選框。注：打印時如何才能一次打印多個工作表：把鼠標移到工作表的名稱處，然后點右鍵，在彈出的菜單中選擇“選擇全部工作表”的菜單項，這時你的所有操作都是針對全部工作表了，不管是設置頁眉和頁腳還是打印你工作表。 ⑷單擊“關閉”按鈕，關閉“打印預覽”（單擊“打印”可彈出“打印“對話框）。如果不把文檔發送到打印機上打印，而是將打印結果發送到文件中，可選中“打印到文件”復選框。如果文檔要打印多份，為了便于整理，可選中“分頁”復選框。 【發送】通過啟動向導來設置并發送郵件等，如下圖。選中文字、圖片、表格及各種對象后，單擊復制按鈕，選中對象就成了“剪貼板”上的一個項目。 2）粘貼數值將單元格中的公式轉換成計算后的結果，并不覆蓋原有的格式；僅粘貼來源數據的數值，不粘貼來源數據的格式3）粘貼格式　　復制格式到目標單元格。 　技巧：若要將選定單元格或區域中的格式復制到多個位置，請雙擊格式刷按鈕。如果源單元格區域中含有空白單元格，使用此功能可以防止目的區域中的單元格的公式（或數值）被源單元格區域中的空白單元格覆蓋。　8）運算粘貼時運算可對粘貼對象進行加減乘除運算，無：用原單元格（或單元格區域）中的公式或數據完全代替目的單元格（或單元格區域）中的公式或數據。 除：以目的單元格（或單元格區域）中的公式（或數值）作為被除數，以源單元格（或單元格區域）中的公式（或數值）作為除數進行計算。另：用除1或加減零都可轉換。例表中選擇的是B4:C12區域；點擊“編輯”——“選擇性粘貼”，選擇運算區域的“除”，點擊“確定”按鈕，則完成了數據處理。處理步驟：選擇A1:A8，復制（若使用剪切，則不能使用選擇性粘貼）；選擇B1:B8，點擊“編輯”——“選擇性粘貼”，在對話框中勾選“跳過空單元”，確定，則得到想要的效果。處理步驟：選擇左表的B2:B5，復制；選擇右表中的F2:F5，點擊“編輯”——“選擇性粘貼”，點擊“粘貼鏈接”按鈕，完成操作。但如果其他幾張表的數據已填，要如何做呢？操作：全選一年級的表，復制；選擇其他年級的表（可以一次選擇多個表），點擊“編輯”——“選擇性粘貼”，再點