某集團辦公管理制度匯編-全文預覽

　　

【正文】 元以下合同（協議）的權力。法律顧問審核合同時需加蓋合同審核專用章。對超出部門日常業務范圍的合同（協議）的訂立，必須有公司法人專項授權或者公司領導批準，否則無效。七、合同中的主要條款如：當事人的名稱或者姓名、住所、標的、數量、質量、價格、履行期限、地點、方式、違約責任、解決爭議的方法等必須完備嚴謹。三、所有合同（協議）均由企管部統一管理，全面審核和保管。八、 對需要由法律顧問辦理的專項法律事務，當事部門必須事先以書面形式報請總經理批準，并由企管部/人行部經理具體安排法律顧問受理。六、 法律顧問對所做出的咨詢意見，應專項、書面記載于記錄中以備查考。三、 凡涉及公司根本利益，并且以公司名義對外做出的各種包括備忘錄、答復意見書，證明，信函、協議書及電子郵件等法律文件，必須交由法律顧問事先審核無誤后再發給對方。造成損壞或丟失者按原價重新購置或賠償。若發現圖書毀損或丟失，由總經辦或人行部協同保管部門進行責任追查，由責任人重新購入同樣書目，確實無法購入者，按照圖書資料原價進行賠償。所有的圖書均應在書脊加蓋公司藏書專用章。（金額在100元以下者財務部不給予暫借款）申請部門應在申請被批準后五日內購入相關圖書資料，七日內憑購書有效票據及所購圖書并經總經辦或人行部核收簽字、登記、加蓋公司藏書章后進行報銷，無總經辦/人行部文員簽字，財務不予報銷購置費用?？偨涋k/人行部負責對各部門購入的圖書資料進行蓋章，加貼標簽并編號，登記管理；負責定期核查各部門圖書資料的保管情況。各部門在工作中所使用的紙張，凡涉及到生產、開發、財務、銷售、采購、質檢等公司機密文字、數字、合同、計劃內容的，以及公司發展動向、各種活動等資料，應在作廢時立即銷毀，不應做為普通用紙在日常工作中使用。 集團各部門、各分公司都要定期召開保密工作會議，分析問題制定措施，堵塞漏洞。 未經領導批準，任何人不得借閱人事檔案。集團及各分公司各位員工均不得詢問他人、泄露自己的薪資標準。 （六）人力資源保密 本部門人員要嚴格保守秘密，不得泄露公司人力資源戰略。生產部應嚴格把關，非相關人員一律不準進入車間。 2．財務人員不要將重要文件、報表放在桌面上，以免丟失、失密，給公司造成不良后果。允許與會人員帶回的文件，需附文件目錄，以便與會人員回到各自崗位后按照文件目錄清點，交相應部門登記、保管。 不準私自印發高層領導的講話記錄，會議紀要的內容，特別是領導的講話，一定要交領導確認后方可印發?？偨涋k制定出文件定期收回和監督銷毀制度，做到每半年清理一次文件，各部門保管的文件必須在規定時間內交回，個人手中不得留存。 機密文件是指以集團或集團各部門、各分公司名義印發的，只供個別部門或相關人員學習、貫徹執行的文件，如：有關人事任免事項；質量問題通報；產值、產量、利稅、庫存產品、用肉量等統計數據；供貨廠家、銷售客戶資料等。保密工作涉及企業的方方面面，絕對不是少數涉密人員的事情，必須增強全員保密意識，加強組織領導。其它時間，有極特殊情況經總經辦/人事行政部批準后，方可開機復印。如有違反者一經發現處以10元罰款，造成設備損壞的，由其賠償經濟損失。九、計算機應由專業人員操作，禁止非專業人員操作使用，否則，造成設備損壞應照價賠償，未經計算機保管人同意不得動用他人計算機。六、軟盤使用前，必須確保無病毒；由各計算機使用部門制定病毒作業計劃（含檢測周期、時間、方式、工具及責任人），報總經辦/人行部檢查其實施情況。二、歸口管理部門負責對計算機運用的長遠規劃；負責軟件開發規劃；負責組織計算機技術培訓；負責對分散使用的計算機保密、病毒檢測清理、是否安裝游戲軟件等方面進行不定期檢查；負責計算機的故障時聯絡維修單位進行維修。內部傳閱的各種草稿盡量利用使用過的紙（正面有字，反面能書寫），不準使用公司統一印制的稿紙，如有違反者一次罰款5元。 辦公用品管理員計算出各部門辦公用品費用，按照各部門辦公費用指標核算，將情況匯總上報財務部經理，并通知超標部門，超標自負。領發物品隨時記帳，計算余量，以便掌握庫存數量。 四、保管與發放 辦公設備/設施購置后由財務部通知需求部門辦理領取手續，并建立臺帳，加貼標簽。三、購買 辦公設備/設施及辦公用品的購買由需求部門按照“物資采購程序”及物資采購審批權限進行辦理。登記時各部門/科室人員必須積極配合，如實上報。六、禁止利用計算機上網聊天、娛樂、下載與工作無關的信息等。二、所有可上網的部門及個人必須建立上網記錄，并認真填報，月末交電話費用核算部門。接聽電話一般在鈴響三次內接聽。每次通話時間以三分鐘為限，長話短說，簡潔扼要，長途電話使用前應對討論、商洽內容加以構思或擬出提綱。月末由總經辦主任/人行部經理將當月各部門電話費用額、獎罰處理情況及各手機使用者費用額報總經理閱批。通話、傳真完畢后，由總經辦/人行部負責將所有的電話國際網關閉。財務部按各部門電話費用標準結算，超費自付，特殊情況需集團總經理批準核銷，其他人無權核銷超標準電話費。第四章 電話通訊管理關于通訊設備的使用管理規定一、國內電話使用管理各部門需要安裝、停用電話或需要增加話費指標，應由申請部門填寫請示單，寫明申請事項、原由，主管簽署意見后報企管部/人行部（分公司各部門由人行部批示后報企管部），由企管部/人行部請示總經理批準后執行。五、各部門接待外單位介紹來人時，應認真查對來人姓名、商辦事項和介紹信所列的事項是否相符；并在留下的介紹信背面簽注辦理情況，以便日后查對。加蓋印章流程圖加印材料補充修正申請提出申請人加蓋印章審查批準審查批準審 批申請部門主管經理副總、分公司總經理（必要時）集團總經理（必要時）OKKKKOKOKNONONOOKOK用 印 申 請 單 年 月 日申請人職務所在部門印章名稱公司法人章 合同專用章 法人代表人名章 財務專用章資料名稱A資料編號ABB資料來源外來材料 自制材料 其他資料份數A 份B 份每份資料加蓋的印章數A 份B 份資料用途資 料保 管公司內（部門名稱： ） 公司外（單位名稱： ） 審批意見部門經理主管副總總經辦/人行部經理財務部經理/副董事長總經理介紹信管理辦法一、需要公司開具介紹信者，應填寫用印申請單，注明介紹信用途，經主管經理批準后，交總經辦主任/人行部經理簽批，總經辦/人行部文員依據此單填寫介紹信，蓋章后發需要人?！队糜∩暾垎巍返墓芾恚?）使用公司法人章填報后的《用印申請單》在總經辦/人行部存檔。（6）經會簽批準的文件發放加蓋印章時文件會簽單可替代用印申請單。加蓋印章審批權限劃分（1）經常性加印項目，如介紹信、包裹單、匯款單等項目需要加蓋法人印章的由經辦人所在部門主管經理簽字，交經總經辦主任/人行部經理審批。（1）申請人填寫公司用印申請單（見附表）。四、以上三種印章在使用時必須按規定辦理，否則出現問題，由該印章保管人員負責一切經濟責任和法律責任，并處以每次500元的罰款。合同專用章適用于合同章用于公司與客戶簽訂各種合同專用。如法人章（公章），法定代表人章、合同專用章、財務專用章、銷售公司章、品控部檢驗專用章等。在外人員簽合同及其它工作需發傳真時，需請示副總經理同意才能進行，并且回公司報銷時，上交原始材料及發票，寫清原因、收件人、無以上材料公司不予報銷。公出人員在外地需要打印、復印材料時，應將打印原件留存，索要發票，另附紙標明打印/復印原因、打印/復印時間、材料收件人，以做報銷依據，無以上材料公司不予報銷。文件打印格式應統一，按《制度匯編》辦公管理制度中《公司統一公文處理的規定》執行。不得利用公司計算機打印私人材料。主管領導與資料來源相關部門溝通備份，同時對借閱人采取批評教育或相應處罰。二、卷案不可借出，只提供在檔案存放室查閱，未立案的文件及資料可借出。每年清理一次檔案，對檔案的數量、保管等情況進行檢查，發現問題及時采取補救措施，確保檔案安全。歸檔要注意整潔，歸檔前先把資料進行分類，以便所有的材料隨手可得，避免盲目查找。技術檔案的保存期限為永久性保存，但須將廢止資料加印“作廢保留”章，同時注明作廢日期。無總經辦/人行部在設備發票上確認收到該設備相關資料的簽字，財務不予報銷。以便對合同的執行情況進行監督，但所有保管部門均須建檔。接收的大中專畢業生，考核時的一切資料及其畢業證復印件交人力資源部/人事行政部存入個人檔案。五、文件（制度）檔案的管理所有簽成正本文件均需由總經辦及人行部（人行部只負責對接收文件和本分公司自制文件）歸檔存查。三、檔案管理歸口部門總經辦負責集團總部的證照檔案、系統內下發的文件（制度）檔案、集團總部設備檔案、技術檔案的管理歸檔；企管部負責集團系統所有合同檔案的管理歸檔；人力資源部負責集團總部所有人員及分公司部門副經理以上人員的人事檔案的管理歸檔；分公司人行部負責本公司所有證照檔案、文件（制度）檔案、部門副經理以下人員的人事檔案、設備檔案、技術檔案的管理歸檔；分公司財務部負責對本公司所有合同檔案的管理歸檔。主標題、副標題、正文之間的用字要有明顯區別。（十三）印制版記 由公文印發部門名稱和印發日期。（十）印章下發公文都應加蓋集團印章。（九）成文日期 一般署會議通過或者領導簽發日期；特殊情況署印發日期。公文首頁應根據標題行數合理排列正文行數。全文共三級的第一級用“一、二、三、……”第二級用“（一）、（二）、（三）、……”第三級用“……”。（五）主送部門 主送部門是指公文的主要受理部門，規定、通報可以不寫主送部門（或在版記中體現），字體采用黑體三號字。順序號用阿拉伯數字書寫，自每年第一件起按發出時間順序編排。版頭字體采用姚體60號字。（七）規定 用于對特定范圍內的工作和事務制定具有約束力的行為規范。（三）意見 用于對重要問題提出見解和處理辦法。各部門、副總、總經理會簽意見可另附紙。急件：各會簽單位需在1小時內回復，一天內處理完畢。此類文件的閱辦人只可在規定時間內傳閱不能留存或復印，事后，當需要再次查閱時，需向總經辦辦理文件借閱手續，當場借閱當時還。(2)、若執行部門必須使用正本時，可暫時借出使用后歸還，若正本必須寄出或無法取回時，可存檔復印件。(5)、需要對外發文時，由總經辦/人事行政部文員打印、蓋章、封裝、寄發。出稿復印、下發(1)、文件起草部門將修訂后的文稿拷盤，由總經辦/人事行政部文員出稿。(4)、自收到需會簽文件起各會簽單位及個人須在處理時限內回復，提高效率，文件擬制部門負責文件會簽跟蹤工作。 文件盡量不制定補充規定，如需要增加補充、修改條款，可將原文作廢重新制定，以保證制度的連貫性。內部自制文件包含本集團系統內部文件和對外業務文件。二、外來文件包含公文、傳真資料、法律條款、地方性法規、國家標準、行業標準、企業標準等項目。五、自制文件擬制：由文件起草部門擬稿，文稿要求語言通順、邏輯清晰、簡潔易懂、文字嚴肅，避免使用晦澀及地方口語等詞匯敘述。(3)、各部門收到需要會簽的文件時，須本著認真的態度，必要時征集本部門員工意見，盡量提供相關資料供起草部門參考。批示總經理或其他被授權批示者作最終的批示，并簽字。 (4)、總經辦/人事行政部文員按《文件簽發審批單》中注明的份數復印下發。歸檔(1)、所有簽成正本文件均需由總經辦及人行部（人行部只負責對接收文件和本分公司自制文件）歸檔存查。機密文件是指以集團或集團各部門、各分公司名義印發的，只供個別部門或相關人員學習、貫徹執行的文件，如：有關人事任免事項；質量問題通報；產值、產量、利稅、庫存產品、用肉量等統計數據；供貨廠家、銷售客戶資料等。七、公文處理時限特急件：各會簽單位需在半小時內回復，隨到隨辦。附件： 文件簽發審批單文件名稱編號密級主要內容類別擬制部門擬制人部門經理主送單位抄送單位會簽范圍及會簽意見部門經理副總總經理注：文件經總經理簽批后，發放用印時不必使用用印審批單。（二）決定 用于對重要事項做出決策和安排。（六）報告 用于向公司領導匯報工作、反映情況、提出建議，答復領導的詢問。（一）版頭由公司全稱加“文件”二字，用套紅大字居中印在公文首頁上部。用阿拉伯數字寫，用中括號括起。（四）標題 由公文的主題和文種組成，字體采用華文中宋二號字（加黑）。全文共二級的第一級用“一、二、三、……” 第二級“……”。全文共六級的第一級用“一、二、三、……” 第二級用“（一）、（二）、（三）、……”第三級用“……”第四級用“（1）、（2）、（3）、……” 第五級用“A、B、C、……” 第六級用“a、b、c、……”。（八）部門署名 應當用全稱或者規范化簡稱，發文部門署名應采用黑體三號字標