衢州清華物業管理公司管理制度匯編-預覽頁

　

【正文】 提前做好會議資料（如會議議程議題、提案、匯報材料、計劃草案、決議決定草案、與會人應提交資料等）準備的組織工作；會務服務提供部門應提前做好會務準備工作，如落實會場，布置會場，備好座位、會議器材、茶具茶水等會議所需的各種設施、用品等；公司總部召開的公司級會議會務服務統一歸口總經辦負責。四、屬工作部署性質的會議，原則上不在會上進行討論性發言。八、遲到、早退、缺席按正常考勤制度處理，通知人員未通知到位同樣予以考勤處理第六條 會議記錄：一、各類會議原則上由辦公負責記錄。二、愛護會議室的設施，保持清潔，會議結束后要整理好會場。三、對違反相關制度的，將按照員工獎懲管理制度執行處罰。（四）、未按時間上下班的按照遲到和早退處理，無故離開工作崗位的，按照曠工處理。（四）、請假期間的工資按公司工資管理制度執行。（四）、各部門每日安排一名管理員值班，主要負責辦公環境整理，崗位服務和小區環境監督。（七）、當換班時間已到，但接班人尚未來時，不得離崗。二、員工應自覺遵守服務中心作息時間，嚴格執行勞動紀律，上班不遲到、不早退、不準中間私自離崗，外出辦公說明去向。五、講究禮貌，注重儀容，熱情、周到、主動、高效服務住戶，依靠法規嚴格妥善管理，絕不可粗暴、冷漠、置之不理，始終體現物業管理良好的服務意識和服務能力。九、愛護保管好公共財產，公共財產不能挪作私用，勤儉節約，不浪費鋪展，節約用水用電，注重重視防火、防盜和安全生產。三、室內物品分類放置、堆放整齊，通風良好，防潮防霉，地面無垃圾，室內無異味，定期清除廢棄物，每天下班前整理一次辦公環境。第五條 服務工具管理一、服務工具由部門物資保管機構統一造冊，責任到人。公司管理制度體系文件文件編號：Q/QHPM—GLZD—0203文件名稱：日常辦公管理制度版本號：第1版修改次數：0章節內容：文件處理管理制度第1頁共2頁文件處理管理制度第一節 文件收發一、公司文件由行政人事部負責起草和總經理審核簽發；須部門起草簽發的文件由部門負責人審核簽發。秘密文件按保密規定，由專人印制、報送。六、外來的文件由辦公專人負責簽收，并分類登記。九、財務文書由財務管理人員按照財務管理制度統一辦理第二節 文書打印一、服務中心的文件，有打印必要時方予打印。三、私人資料，不得在公司打印、復印或用公司傳真機遞送，以免影響公司的正常工作。六、文印室對送來打印、復印、傳真的文件資料，應做好登記，并在月終作統計核算。（二）、報告：向上級機關匯報工作，反映情況，用報告。（六）、通知：傳達上級的指示，要求下級辦理或者需要知道的事項，批轉下級的公文或轉發上級、同級和不相隸屬單位的公文，用通知。（十）、會議紀要：傳達會議議定事項和主要精神，要求有關單位共同遵守執行的，用會議紀要。簽呈：下級對上級有所請示或報告時使用。 （四）、排版規格：標題文用4黑體加粗，正文依次宋體、仿宋等小4號，副標題加粗，一般每面排38每行32個字。（八）、附件 ：有附件的應標注清楚（九）、落款成文時間：以全稱落款，日期用漢字將年、月、日標全；“零”寫為“O”，相互對稱；加蓋紅色印章居中下壓成文時間，如果落款頁沒有正文，應采取調整行距、字距的措施加以解決。（二）、內部行文要求規范嚴謹，宣傳語言應當生動活潑。離異遵循禮貌、熱情、友善、樂觀、主動、平等“十二字”方針第二節 儀容儀表一、服飾著裝：（一）、上班時間必須著裝整潔，鈕扣要扣齊，不允許敞開外衣、非工作需要不允許將衣袖、褲管卷起，不允許將衣服搭在肩上，服裝口袋不裝過大過厚物品，袋內物品不外露；（二）、上班統一著裝、統一佩戴工號牌，工號牌應端正戴在左胸襟處；（三）、鞋襪穿戴整齊清潔，鞋帶系好，不允許穿鞋不穿襪，非工作需要不允許打赤腳或穿雨鞋到處走，工作完畢應在工作場所將鞋擦干凈再走；（三）非特殊情況不允許穿背心、短褲、拖鞋；（四）男女員工均不允許戴有色眼鏡。（四）、保持眼、耳清潔，不允許殘留眼屎、耳垢。公司管理制度體系文件文件編號：Q/QHPM—GLZD—0204文件名稱：日常辦公管理制度版本號：第1版修改次數：0章節內容：禮儀管理制度第2頁共6頁二、行走：（一）、行走時不允許把手放入衣、褲袋里，也不允許雙手抱胸或背手走路；（二）、在工作場合與他人同行時，不允許勾肩搭背，不允許同行時嘻戲打鬧；（三）、行走時，不允許隨意與住戶搶道穿行；特殊情況下，應向住戶示意后方可越行；（四）、走路動作應輕快，非緊急情況不應奔跑、跳躍；（五）、手拿貨物行走時不應遮住自己的視線；（六）、盡量靠路右側行走；（七）、與上司或住戶相遇時，應主動點頭示意。二、歡迎語：歡迎來我們住宅小區、歡迎您入住本樓、歡迎光臨。六、道謝語：謝謝、非常感謝。公司管理制度體系文件文件編號：Q/QHPM—GLZD—0204文件名稱：日常辦公管理制度版本號：第1版修改次數：0章節內容：禮儀管理制度第3頁共6頁第五節 禮儀場景一、 對來訪人員：（一）、主動說：“您 好，請問您找哪一位”或“我可以幫助您嗎？”，“請您出示證件”（保安專用）（二）、 確認來訪人要求后，說“請稍等，我幫您找”并及時與被訪人聯系，并告訴來訪人“他馬上來，請您先等一下，好嗎？”（三）、當來訪人員不理解或不愿出示證件時，應說“對不起，先生/小姐（女士），這是公司規定，為了住戶的安全，請理解！”（保安專用）。（七）、如果要找的人不在或不想見時，應禮貌地對對方說“對不起他現在不在，您能留（八）、 當來訪人員離開時，應說“歡迎您再來，再見！”。（三）、 嚴禁與住戶玩笑、打鬧或取外號。對沒聽清楚的地方要禮貌地請對方重復一遍。（九）、在與住戶對話時，如遇另一住戶有事相求，應點頭示意打招呼或請對方稍等，不能視而不見，同時盡快結束談話招呼住戶。事后應對住戶的幫助或協助表示感謝。（十四）見住戶搬出大宗物品時，應先主動打招呼：“先生/小姐（女士），您好！”然后再履行手續，“對不起，請出示放行條！（秩序維護專用）”當住戶搬運物品有困難時，要主動幫忙，住戶表示謝意時，用“不用謝或不客氣，沒關系”回答。發覺自己有失誤時，應立即說：“對不起，我不是那個意思”。拿起電話，應清晰報道：“您好，清華物業”。（五）、接聽電話時，聲調要自然清晰、柔和、親切，不要裝腔作勢，聲量不要過高，亦不要過低，以免對方聽不清楚。五、維修操作（一）、進行室外可能影響到住戶的工作、生活的工作時，應擺放警示牌。（四）、工作進行中若有住戶走過工作區域應暫停工作，并面帶微笑等住戶走過后再繼續。七、敬禮（一）秩序維護干部、秩序維護員工作見面時相互敬禮；（二）秩序維護干部、秩序維護員對外行使職責權利時先行敬禮；（三）秩序維護干部、秩序維護員與公司經理以上領導工作見面時敬禮；（四）對出入小區的車輛進行敬禮；（五）對前來住宅參觀、檢查的客人敬禮，當來人數較多或車隊參觀時，敬禮應至客人完全通過。（二）、對住戶的投訴、意見、咨詢要細心聆聽，不允許有不耐煩的表現。（二）、不允許模仿他人的語言、聲調和談話。（六）、不允許在任何場合以任何借口頂撞、諷刺、議論住戶。（四）、我需要尊重。（四）、尊重業主的隱私權習慣。“諾”是指員工在提供管理和服務時不允許說“不知道”、“不清楚”或干脆大包大攬，要樹立“一諾千金”、“信譽良好”的服務形象。三、物資只限于內部管理服務使用，私人物品不得納入此管理范圍。四、未經同意，不得私自采購物資，否則不給予財務報銷，采購時要嚴格按計劃采購，嚴禁盲目采購。六、 購物發票要符合財務報銷要求，明確購物單位名稱、物品名稱、數量、單價等項內容的填寫，不得擅自個人更改發票。及時建立健全物資登記帳冊，做好物資進、出明細帳登記，做到帳物相符。離庫前須關好門窗、電源。臨時需借用物品，應出示借條，并規定借用期限，經領導同意方可借用。三、領取物品時，雙方清點物品和數量是否與《領料單》內容相符。七、舊報紙、書刊及廢舊物品等應統一交給行政人事部集中處理。三、電腦采用專人使用維護，未經允許任何人不得擅自使用電腦。七、工作時間不使用電腦時，電腦一律轉入休眠狀態，本人離開工作場地應關閉電腦。 十、外帶軟盤、光盤、U盤等工作時，必須先執行殺毒程序。十三、當電腦出現無法啟動關閉等故障，影響正常使用時，應及時交由電腦專業技術人員進行維修檢查，保證數據的完整和系統的安全。第二節 印章地領取和保管一、公司各類印章由各級和各崗位專人依職權領取并保管。第三節 印章地使用一、公司各級人員需使用印章須按要求填寫印章使用單，將其與所需印的文件一并逐級上報，經公司有關人員審核。五、公司總經理對公司所有的印章的使用擁有絕對的決定權。九、印章原則上不許帶出公司，確因工作需要將印章帶出使用的，應事先填寫印章使用單，載明事項，經公司總經理批準后由兩人以上共同攜帶使用。三、違反本辦法的規定，給公司造成損失的，由公司對違紀者予以行政處分，造成嚴重損失或情節嚴重的，移送有關機關處理。第二條 歸集整理：一、各部門的工作記錄由各部門主管負責整理，通用文書和小區資料有綜合管理部整理，其中技術資料可由相關部門指導進行。五、文件如有皺折、破損、參差不齊等情形，應先整補，裁切折疊，使其整齊劃一。人事調動。（二）、各部門檔案范圍行政人事部行政（1）、通知、會議紀要、請示、報告、領導講話、討論通過的文件、重要照片、小區社區文化。（5）、通報表揚。公司管理制度體系文件文件編號：Q/QHPM—GLZD—0203文件名稱：日常辦公管理制度版本號：第1版修改次數：0章節內容：檔案管理制度第2頁共5頁（9）、公司大事記。（3）、上級機關對勞動工資、人事制度的指示、通知、計劃。（7）、員工花名冊。財務部（1）、上級、本公司關于財務管理，各種費用開支的規定、辦法、通知。（2）、工程重大技改項目、圖紙。（6）、小區維修資料。（4）、用戶資料。（二）、按照年度時間按順序編號。 公司管理制度體系文件文件編號：Q/QHPM—GLZD—0208文件名稱：日常辦公管理制度版本號：第1版修改次數：0章節內容：檔案管理制度第3頁共5頁（一）、根據檔案（或文件夾）的規格準備相應的檔案標準貼紙。 第五條 檔案保管：一、保管期限 （一）、檔案的保管期限分為永久保存、定期保存兩種。（六）、1年保存：結案后無長期保存必要者。（三）、防止檔案的損壞。（三）、工程維修部保管服務中心工程圖紙、合同、收發文、業主檔案、員工檔案、維修、投訴資料、回訪記錄、有償服務多種經營記錄及計劃、總結及品質保障部各職能部門需要保管的其他檔案。（七）、檔案管理員定期將《檔案目錄》輸入電腦，以便查詢。 總經理助理可查閱分管工作的檔案。 檔案管理員審核其查（借）閱資格： 權限內（經授權/審批）的按正常手續辦理； 權限外的，檔案管理員開具《檔案查閱/借閱/復制審批單》給查閱人辦理審批手續：屬部門（財務類除外）的檔案，由部門負責人審批；屬服務中心的檔案，由服務中心總經理審批；屬公司的檔案，由總經理審批；財務類的檔案也應由總經理審批。 （二）綜合管理部審核無誤后報服務中心經理和總經理審批。二、要愛護檔案，在整理、搬移、上架和提供利用過程中，要輕拿輕放，保持檔案整公司管理制度體系文件文件編號：Q/QHPM—GLZD—0208文件名稱：日常辦公管理制度版本號：第1版修改次數：0章節內容：檔案管理制度第5頁共5頁潔，發現破損時，要即使修補。六、認真辦理檔案入庫和查閱，借閱黨紀手續、案卷借出時要以代卷卡補位，案卷歸還后，要及時放回原處，每兩年全面檢查館藏檔案情況，檔案管理人員調動時，必須辦理檔案交接手續。二、公司采購員負責物品的采購工作，倉庫管理員負責物品驗收、入倉、領用手續的辦理和庫存物品的保管，公司賬務會計負責物品的核算，賬務領導負責倉庫管理工作的監督。二、嚴格執行放料須有領料憑證，檢查審核憑證手續是否齊全準確，發現憑證有不妥之處，倉管員應拒發材料。第三節 保管與盤點一、庫存物品要分類貼上標簽，碼放整齊，應力求整齊、集中、分類，并置標示牌，保持庫房內通道暢通無阻。四、年終應全面盤點。公司管理制度體系文件文件編號：Q/QHPM—GLZD—0210文件名稱：日常辦公管理制度版本號：第1版修改次數：0章節內容：客戶投訴管理制度第1頁共1頁客戶投訴管理制度一、做到‘五清楚、一報告’的處理原則（一）、聽清楚：在接待用戶投訴時，應耐心聽用戶講完，聽清楚用戶投訴的內容，不得打斷用戶說話，更不能急于說話。對不能解決的投訴，應委婉向用戶講清楚，并確定下次回復的時間。二、投訴處理辦法：（一）、當接到一般性投訴時，將情況記錄在用戶意見受理表后，向有關職能部門反映，并立即將情況回復用戶。公司管理制度體系文件文件編號：Q/QHPM—GLZD—0211文件名稱：日常辦公管理制度版本號：第1版修改次數：0章節內容：消防工作制度第1頁共2頁消防工作制度第一節 管理原則為加強消防管理，確保小區用戶生命財產安全，根據中華人民共和國消防法，制定本制度。（三）、組織、布置、檢查、總結消防工作，并定期向當地公安、消防監督機關報告消防工作情況。（七）、組織對消防設施器材的管理。二、各部門防火責任人職責（一）、當好管理公司防火負責人的參謀，配合防火總負責人貫徹、執行消防法則。（五）、負責消防工作巡