英文商務信函-預覽頁

　

【正文】 dless of will be substantial reductions in all departments and in some cases, prices will be marked down by as much as one to be cleared is unrivaled in both variety and the sale is likely to be well attended, we hope you make a point of visiting the store as early as possible during the opening faithfully更改名稱和地址 Change of name and addressDear Mr./ Ms, At our pany meeting on 4 September, it was decided that the name of our pany would be changed to CNMIEC Lee the same time, it was decided to move the pany from the above address to No36 Broadway will appreciate your informing the appropriate departments of these faithfully新的任命 New appointmentDear Mr./ Ms, We wish to notify you that Smart, who has been our representative in Southwest England for the past seven years has left our service and therefore no longer has authority to take orders or collect accounts on our have appointed Peterson in his has for many years been on our sales force and is thoroughly familiar with the needs of customers in your trust you will have good cooperation from faithfully公司的建立與重組Establishment or reorganization of panyDear Mr./ Ms, We are pleased to announce that as of 1st June our firm will merge with D amp。您給他的每一份信函、郵件或者傳真，都代表著您公司的形象，顯示您公司的水平和實力，同時，相信您也一定是用這種方式來評估和了解您的買家。您是否有這樣的感受，花費了大量的時間和精力，對自己所寫的信件是否專業、是否符合通常的規范卻沒有十足的把握。當買家和供應商從互相并不了解的基礎上開始進行業務聯系時，買家通常是怎樣來評估跟他聯系的供應商的呢？[參考全美最暢銷的貿易書籍“Building an ImportExport Business”] 以下5個方面是買家最關心的：供應商如何回復買家的郵件？供應商網上的簡介和/或目錄是否做得專業？當買家詢問信息時，供應商是否完整答復所有問題？供應商的信頭是否寫明了公司地址和傳真號碼？供應商如何答復買家提出的要求？供應商多久做出答復？供應商是否愿意對產品進行修改？買家詢問多個問題時，供應商是否答復所有的問題？供應商的信用如何？供應商的銀行信用記錄如何？供應商銀行帳戶開立的年數？大致的通常收支情況？銀行給供應商的貸款額度？銀行對供應商的帳戶情況是否滿意？供應商貿易往來的信用如何？合作者與該供應商的合作年數？ 供應商可承受多大的定單？交貨是否及時？是否能準確地完成定單？供應商是否使用了標準質量管理認證體系？比如ISO 9000、ISO 14,000(環境)、Hazard Analysis at Critical Points(適用于出口美國的海產品)由此可見，您的商務信函寫作能力直接影響到買家對您公司的評估。主要特征就是每行均從左邊頂格寫，常常采用開放式的標點方式，即除了信文部分，其它部分在必要時才使用標點。當我們撰寫傳統信件時，直接使用這種信箋紙就可以。另外，如果不是完全公事化的書信往來，或者已經從公事的關系漸漸發展成為帶有私人性質的友好信件往來，由于稱呼這一欄的內容已經說明了收信人的身份，所以可以不必填寫封內地址。較常使用的有Dear Sirs, Dear Madam, Dear ,。如果是第一次通信，也可以利用開頭語作必要的自我介紹，并表明目的要求。我們會在后面繼續討論寫作商務信函的一些技巧、規則。例如：“Sincerely,” “Best Regards, ”or “Yours Truly,”.結束語寫在結尾語下隔一行，只有第一個字母大寫，后面加逗號。1附件 Enclosure如果信中有附件，.。您知道，當一封Email發送出去后，只要收信人在線，他可以幾分鐘內就收到。尤其當您是第一次跟收信人聯系的話，正式的商務信函能讓您留給對方非常專業的印象。時間主題稱呼正文結束語簽名聯系方法這部分內容要完整,包括寫信人姓名、職位、公司名稱以及聯系方法（地址、電話、傳真、郵箱、網址）。商務信函寫作的要點寫作商務信函并不要求您使用華麗優美的詞句。人都是感性的，所以您需要在您的信函里體現感性的一面。多用一些簡單明了的語句，用我/我們做主語，這樣才能讓我們的信函讀起來熱情，友好，就象兩個朋友之間的談話那樣簡單，自然，人性化。在寫之前先不妨仔細考慮一下，您寫這封信函是想達到一個什么樣的目的，您希望對收信人產生一種怎樣的影響呢？是歉意的，勸說性的，還是堅決的，要求性的。把寫好的信函拿起來讀一遍，確保如果此時對方正在電話中與您通話，他一定能夠感受到您的自然和真誠。因為這些內容不僅不能使交流通暢，反而會混淆視聽，非但不能讓讀者感興趣，反而會讓他們惱火，產生反感。特別要注意，當雙方觀點不能統一時，我們首先要理解并尊重對方的觀點。禮貌過了頭，可能會變成阿諛奉承，真誠過了頭，也會變成天真幼稚。一個單詞可以表達，就不要用詞組。比如，您前面寫了“goods have been sent”，那后面再提到這件事時就不要再用其他單詞如“forward”“dispatch”等。針對性請在郵件中寫上對方公司的名稱，或者在信頭直接稱呼收件人的名字。根據西方的語言習慣，他們更愿意使用簡練而樸實的語言。因為買家通常只看最先收到的幾封回復，從中去選擇合適的供應商。如果標題沒有內容，看起來象群發的垃圾郵件的話，很多買家就會直接刪除。最基本是要確保拼寫和語法正確，然后檢查一下您所提供的事實，數據等是否有錯。沒有提供足夠的資料來支持自己的論點。有時候，信函的作用就是這么重要。我們全面保證產品的質量。你誠摯的實例之三： 歇業 Discontinuation of businessDear Mr/Ms,With the demolition of our premises at the above address under a redevelopment scheme, the part of our business carried on there will be discontinued after the end of Monday, 1st October, we are holding a closingout on hand will be cleared regardless of will be substantial reductions in all departments andin some cases, prices will be marked down by as much as one to be cleared is unrivaled in both variety and the sale is likely to be well attended, we hope you make a point of visiting the store as early as possible during the opening faithfully尊敬的先生/小姐，隨著在經營重組計劃下而取消的上述經營場所，該處的業務將于十月底后停止。因此次銷售參加人員可能較多，我們希望您在清倉銷售期間盡早來。你誠摯的實例之五： 新的任命 New appointmentDear Mr./ Ms,We wish to notify you that Smart, who has been our representative inSouthwest England for the past seven years has left our service and therefore no longer has authority to take orders or collect accounts on our have appointed Peterson in his has for many years been on our sales force and is thoroughly familiar with the needs of customers in your trust you will have good cooperation from faithfully尊敬的先生/小姐，我們在此通知您，過去七年在英格蘭西南任我們代表的羅伯特斯馬特先生已離開我們公司，他不再代表公司接受訂單收款。您誠摯的實例之六： 公司的建立與重組Establishment or reorganization of panyDear Mr./ Ms,We are pleased to announce that as of 1st June our firm will merge with D amp。我們感謝您過去對我的信任并希望繼續與您來往。function