學生會檔案管理規定-預覽頁

　

【正文】 定。公司設檔案室，配專職檔案管理員；各部室設置檔案柜，配專兼職檔案管理員。第二章 公司檔案管理 第一節 歸檔內容第七條 歸檔內容凡是能夠反映公司經營活動狀況、具有查考利用價值的資料，均應移交公司檔案室集中管理。因合作方的原因，材料不能及時返回，最遲不得超過7個工作日歸檔，最遲時限以公司檔案員工作時間內接收并簽字確認為準。（二）會計檔案會計檔案的二級門類包括：自主業務會計檔案、貸款業務會計檔案、臨柜會計檔案和其他會計檔案。《資金貸款分配/兌付項目通知單》、《貸款項目資金運用付款通知單》、貸款項目清算報告復印件作為貸款項目原始憑證，也粘貼在貸款項目記賬憑證后。對于存續期超過3年的貸款項目，以3年為周期進行立卷歸檔，直至貸款項目完全清退。柜臺存取款憑條隔年于1月31日前移交公司檔案室。業務檔案的收集、交接、審核、整理、管理等按照本辦法和《業務檔案管理暫行辦法》執行。特殊情況不能及時歸檔的，必須提交書面說明（樣表見附件），由經辦人、部室負責人、分管總裁、公司審批人簽字，報給相關考核部門。（六）實物檔案實物檔案取得后立即移交公司檔案室。第十二條 各部室經營活動形成的檔案資料原件，必須及時移交公司檔案室集中管理，任何人不得據為己有或長期個人保存，任何部室或個人不得擅自毀損保管的檔案資料。第十五條 經辦人向部室檔案管理員移交檔案資料時，交接雙方必須履行交接手續，交接記錄一式兩份，經移交人、接收人雙方簽字確認后，交接雙方各執一份永久保存。第十七條 各部室負責人必須認真做好本部室檔案的歸檔、保管等管理工作，保證經營活動檔案資料齊全、歸檔及時、保管有序。第十九條 整理原則 以“件”為單位進行文件整理，即將歸檔資料以“件”為單位進行分類、排序、編號、編目、裝盒，使之有序化。裝訂：將“件”內的諸頁文件左、下側對齊，選擇裝訂用品和裝訂方式，如：不銹鋼夾、漿糊及膠水粘貼、無酸紙封套等。“事由”指一件具體的事，或一個具體的問題，或一段較緊密的工作過程等。（五）文件編號件號：指室編件號，即歸檔文件在分類方案的最低一級類目中的排列順序號。編制目錄以“件”為單位進行，一件體現為一條條目。填寫檔案室盒脊內容：包括全宗號、保管期限、起止件號、盒號等。第五節 檔案保管第二十三條 保管期限依據檔案類別與內容，公司檔案保管期限劃分為永久、長期和短期三種。（二）公司檔案管理員每季對庫藏檔案進行清查核對，保證賬物相符，對破損和載體變質的檔案及時修補或復制。（五）檔案室禁止無關人員擅自出入，禁止任何外來人員入內。理財中心和合規風控部事后監督員保管的資金貸款推介材料和財會檔案在未歸入檔案室之前，也必須建立檔案查閱登記簿，履行登記審批手續。第三十條 檔案資料閱后歸還時，公司檔案管理員必須仔細檢查核對有無缺頁、損壞，并及時做好記錄。鑒定檔案必須在公司負責人的領導下，由辦公室、審計部和相關部室組成鑒定小組共同進行，對確無保存價值的檔案，進行登記造冊，經公司董事長批準后銷毀。第三章 部室檔案管理第三十五條 歸檔內容及要求部室檔案包括以本部室為主要責任者形成的或其他部室向本部室移交的應歸檔案室保管資料的原件或復印件，以及其他對本部室處理業務有一定參考作用的資料等。第三十六條 各部室檔案柜保管的資料按業務類別分類，以戶為單位，按時間順序排列，業務人員負責所經辦業務檔案資料的更新與保管，部室檔案管理員負責建檔登記，并定期檢查復核檔案目錄與材料是否相符，同時負責對外查閱的登記事宜；部室負責人負責檢查檔案是否完整，監督本部室檔案管理工作。各部室檔案管理員應在每年三月份前對已超過保管期限且無保存價值的檔案資料登記造冊，報部室負責人審核，經公司審批人批準后，由公司組織進行統一銷毀，公司委派相關部室及人員進行監銷。第四十二條 公司檔案管理員要對各部室歸檔工作進行監督、催辦。第四十五條 公司檔案管理員要與相關部室配合，對各部室歸檔情況進行檢查與核對。以上核對半年進行一次。第四十九條 公司各級檔案管理員必須執行公司保密規定，加強責任心和保密意識，禁止泄漏檔案秘密。第五十三條 根據公司業務發展需要，新開辦的業務品種所需的檔案資料在《公司歸檔文件一覽表》中另行增加。二、非公司人員借、查閱檔案資料的，須持有有關單位介紹信，并經相關部門主管領導同意后方可借閱查看。六、任何人不得以任何理由指派命令，管理人員離開工作崗位，為其遞送資料，必須按規定程序申請、登記、查閱。要繼續深入的實施檔案分類學細化管理，嚴格又嚴格的控制檔案室所有的原始文件的出庫借閱制度，繼續大力度的收集所有與企業有關的各類各種往來文件、文字以及項目資料，要繼續實施檔案室掌握公司印章使用動態的職能和作用，同時留取管理印跡，與其他管理機構與管理人員并軌多重管理參與管理，必須做到動則有痕跡、查其有證據、說話有依據、辦事講規矩、檔案是證據、管理重實據的檔案工作原則。2．職責：、分級管理的辦法進行組織管理，即檔案室負責公司檔案的總體管理，部門資料員負責本部門的立卷歸檔工作，檔案室對各部室進行業務上的指導、監督和檢查。：即以竣工圖為核心的在工程建設過程中形成的專業材料。：即公司在項目報批、報建過程中形成的具有保留和存查價值的歷史記錄，如政府和公共事業單位的批文、文件和專題會議紀要等。一個較長時間段后，對手頭上的所有文件進行清理，對不需歸卷的文件材料另備文件夾單獨存放文書檔案每2年為基建檔案在財務檔案在會單位工聲像檔一個歸檔周期。，要注意保持字跡清晰、份數完整，防止發生霉變等,復寫件、圓珠筆書寫件或傳真件等均應重新復印存檔。客戶服務部：客戶投訴記錄、處理方案、落實反饋記錄、客戶滿意度 調查及分析記錄等。B．要求：。：，不允許長時間攤放在桌子上，而應及時放入庫房或專用的柜子中鎖好，更不準擅自帶離規定的使用場所； ，利用者不得將所借檔案轉借他人，以防泄密；，利用者不得擅自拍照、抄錄、復印； ，以防因檔案外借時間過長而出現的泄密現象。b）非公司人員若需借出檔案，須持有關單位介紹信，并征得公司相關部 門主管同意后，方可借出；c）借出人員須妥善保管好檔案，不得遺失、抽換、拆散、涂改、轉借，并負有保密的完全責任。c．檔案銷毀時，須有兩人以上監銷，并在銷毀清冊上簽字以示負責。特制定本方法，各部門必須按本制度認真做好檔案管理工作。具體劃分規則見本制度第三節第二條。其中：二、劃分標準： 絕密檔案包括：公司經營發展中的經營戰略、經營方向、經營規劃、經營項目及經營決策、戰略性的合作協議及金額在100萬元以上的重大合同。二、文件如有皺折、破損、參差不齊等情況，應先整補，裁切折疊，使其整齊，再裝訂。四、一年保存：部門工作計劃及工作總結；完結后的部門請求報告；完結后無長期保存必要文書。三、股東會、董事會、監事會資料由董事會秘書保管。三、合同協議應在簽訂之日移交總經辦。七、《檔案移交清冊》一式三份，移交雙方各一份，總經辦留存一份。三、檔案管理人員必須嚴格按照《檔案調閱申請單》的內容，將檔案調出，供調檔人查閱。七、如調檔內容更改、調檔時間延長，應按調檔程序重新辦理。四、銷毀檔案須兩人以上人員共同完成，總經辦指定專人監督銷毀，并填寫《檔案銷毀登記表》（附表5）。二、所有檔案應有專柜存放、加鎖，定期清理通風，防濕。六、各部門必須嚴格按照本制度相關規定保管檔案