物業公司管理程序文件匯編-預覽頁

　

【正文】 ： a. 評審時間； b. 評審目的； c. 評審范圍及評審內容 d. 參加評審部門（人員）； e. 評審依據； f. 各相關部門應提交的資料。 評審準備 預定評審前十天， 品質管理部 以書面形式向管理者代表提交本次《管理評審計劃》，由管理者代表審核，總經理批準。 會議結束后，由管理者代表根據管理評審輸出需求進行總結，編寫《管理評審報告》，經總經理批準后，由 品質管理部 發放到相關部門采取相應的措施，并跟蹤記錄措施的實施情況，本次管理評審的輸出可作為下次管理評審的輸入。 XXXXX 物業管理有限公司 編號 XXXXXQP03 名稱 管理評審控制程序 版本 B/O 第 3 頁共 4 頁 14 相關文件 《質量記錄控制程序》 《預防措施控制程序》 《糾正措施控制程序》 《文件控制程序》 XXXXX 物業管理有限公司 編號 XXXXXQP03 名稱 管理評審控制程序 版本 B/O 第 4 頁共 4 頁 15 培訓控制程序 目的 承擔質量管理體系職責的人員規定相應崗位的要求，并通過培訓達到規定要求。 各部門 負責本部門員工的崗位培訓，并做好員工培訓記錄。 能力 、 培訓 和意識 綜合事務部 根據各部門的培訓需求和公司發展的需要于每年 12 月編制下年度的《年度培訓計劃》，年度培訓計劃的內容包括 ：培訓內容、對象、時間、參加人數、培訓的形式、考核方式等，報管者代表審核、總經理批準后下發各部門，并監督實施。 轉崗人員培訓（同 ） 通過教育和培訓，使每個員工都能意識到自己的工作與公司發展的相關性，滿足顧客和法律法規要求的重要性，違反這些要求所造成的后果，對質量管理體系的重要性以及如何實現自己工作的質量目標。 培訓效果的驗證 根據“誰培訓誰考核”的原則，對員工培訓通過理論考核、操作考核、業績評定和觀察等方法評估培訓的有效性，評價被培訓人員是否具備了所需技能，為 XXXXX 物業管理有限公司 編號 XXXXXQP04 名稱 培訓控制程序 版本 B/O 第 21 頁 共 3 頁 17 下一年度的培訓計劃提供依據，并依此為依據建立《員工培訓檔案》，保存培訓效果有效性評估的記錄。 項目管理處維修組 負責業主設備設施的維修和維修人員調度。 工作程序 基礎設施的確定 公司為實現服務符合性活動所需的基礎設施包括：工作場所（辦公場所、維修間、設備間） 、服務設施（高低壓設備、給排水設備及消防設施）、支持性設備和工具（如維修用的設備和工具等）。 設備的采購：各 項目管理處 根據公司發展和使用部門的要求，制定采購需求計劃并填寫《采購申請表》，注明設備名稱、用途、型號規格、技術參數、單價、數量等，經部門主管、經理審批， 經總經理批準后方能組織實施采購 ，由綜合事務部進行采購，或在綜合事務部指定的供方處自行采購 。 設施的使用、維護和保養 根據需要， 品質管理部 組織編寫各專業操作規程，發放給使用部門和相關人員。各 項目管理處維修組 每季度匯總《維修保養記錄》，整理入檔并作為制定年度維修計劃的依據。 高低壓 供電箱設施所用絕緣鞋、絕緣手套要進行校驗，校驗合格后貼上合格標識方可使用，對末經校驗的絕緣鞋、絕緣手套，不得使用。 相關文件 《河南省物業管理條例》 《供水設備管理制度》 《對講機使用管理制度》 質量記錄 《設施設備維修保養計劃》 《維修保養記錄》 《維修值班日志》 XXXXX 物業管理有限公司 編號 XXXXXQP05 名稱 基礎設施和工作環境控制程序 版本 B/O 第 3 頁 共 4 頁 21 《采購申請表》 《設備清單》 《維修派工單》 《入庫單》 《物品報損單》 《工作日志》 XXXXX 物業管理有限公司 編號 XXXXXQP05 名稱 基礎設施和工作環境控制程序 版本 B/O 第 4 頁 共 4 頁 22 合同管理控制程序 目的 簽訂合同之前，通過合同條款的評審，準確理解顧客及委托方要求，保證合同得到順利履行，維護公司利益。 營銷拓展部 負責組織對本單位簽署的一般性合同進行評審，報總經理批準有效。 合同條款的評審 總經理督促 營銷拓展部 在標書送交前及合簽訂前召集有關人員對標書及合 條款進行評審，對評審的結果以《標書評審會簽單》、《合同評審會簽單》形式保存。 合同條款應符合現行法規、法律要求。 評審后更改的內容應在相關 評審記錄上明確標識并正確傳達到有關方面。 相關文件 《合同管理制度》 相關記錄 《標書評審會簽單》 《合同評審會簽單》 XXXXX 物業管理有限公司 編號 XXXXXQP06 名稱 合同管理 控制程序 版本 B/O 第 2 頁 共 2 頁 24 采 購控制程序 目的 對采購過程及供方進行控制，確保采購的產品和供方提供的服務符合規定要求。 3． 3 綜合事務部 負責合格供應商的選擇。 4． 1． 1 采購物資的審批 a、 綜合事務部 于每年 12 月制定下年度的《采購申請表》，對公司全年常規采購進行總量控制，經經理審核批準報總經理批準后安排采購。 4． 1． 4． 2 采購文件包括：《采購申請表》，一式兩份，由 綜合事務部 保存一份。根據所采購物資的重要性，在其相應的檢驗過程中規定不同的難方式，以確保休購物資符合規定的采購要求。 3． 2 各項目管理處 負責對所服務范圍的產品及服務活動進行標識控制。 4． 4 服務過程標識 4． 4． 1 項目管理處 負責對物業管理服務過程進行標識，物業管理服務過程包括：入伙管理；清潔衛生管理；綠化管理；消防管理；公共秩序管理；設備 /設施管理；車輛管理；客戶服務；建筑物管理；裝修管理。 5． 0 質量記錄 5． 1 《公共標識牌一覽表》 5． 2 《公共場所標識牌檢查表》 XXXXX 物業管理有限公司 編號 XXXXXQP08 名稱 標識管理 控制程序 版本 B/O 第 2 頁 共 2 頁 28 業主滿意度測量控制程序 1． 0 目的 通過對業主和商戶滿意度的調查，了解業主對本公司是否滿足當前和未來的需求和期望的程度，根據調查結果改進質量管理體系，不斷提高業主的滿意程度。 3． 3 管理者代表負責審核業主或商戶意見調查統計結果。 4． 1． 3 物管員利用回訪機會，及時掌握業主需求的動向，積極與業主溝通，收集有關信息。對業主和商戶滿意程度低于目標值時， 品質管理部 應及時查找原因并上報總經理，及時采取糾正和預防措施。 3． 2 管理者代表全面負責 內部 質量體系審核工作，對內部質量審核的策劃、組織和管理進行控制。 3． 6 內審員負責編制《核查表》，進行現場審核，對不符合項進行整改后驗證 。 4． 2． 2 年度內審計劃主要包括：年度審核目的、范圍、依據、內審時間安排和方法。 4． 3 審核前期活動 4． 3． 1 成立審核組，由管理者代表任命審核組長，審核員，成立內審審核組。準備好空白《核查表》，《不符合項報告》等表格。 XXXXX 物業管理有限公司 編號 XXXXXQP10 名稱 內部審核 控制程序 版本 B/O 第 2 頁 共 4 頁 32 c、見面會主要內容： 介紹審核的范圍、依據；介紹審核中使用的方法； 宣布審核計劃及審核分工；澄清審核計劃中不明確的問題；確定總結會時間和參加人員及地點。 4． 4． 3． 2 審核員填寫《不符合項報告》，記錄不合格分布情況。 4． 5 審核的后續活動 4． 5． 1 印發審核報告：由 品質管理部 負責將《內審報告》發放到各受審核部 XXXXX 物業管理有限公司 編號 XXXXXQP10 名稱 內部審核 控制程序 版本 B/O 第 3 頁 共 4 頁 33 門，內審結果要提交公司管理評審會議。 4． 5． 4 由 品質管理部 負責保管果核記錄，審核記錄包括： a、審核計劃 b、見面會與總結會簽到表 c、核查表 d、不符合項報告 e、不符合項分布表 f、審核報告 5． 0 相關文件 5． 1 《文件控制程序》 5． 2 《質量記錄控制程序》 5． 3 《糾正措施控制程序》 5． 4 《預防措施控制程序》 6． 0 質量記錄 6． 1 《年度內審計 劃》 6． 2 《會議簽到表》 6． 3 《核查表》 6． 4 《不符合項報告》 6． 5 《內審報告》 6． 6 《不符合項分布表》 6． 7 《年度內審計劃》 XXXXX 物業管理有限公司 編號 XXXXXQP10 名稱 內部審核 控制程序 版本 B/O 第 4 頁 共 4 頁 34 過程和服務的監視測量控制程序 1． 0 目的 通過對質量管理體系的服務全過程進行監視和測量，以確保滿足業主 /商戶要求，適用于質量體系內部審核和有關部門的服務過程測量監控。 4． 0 工作程序 4． 1 質量管理體系過程的識別 4． 1． 1 本公司質量管理體系過程由物業管理服務實現過程和支持過 程組成。 4． 3 對過程和服務的監視和測量同時也可采用下列方法： 4． 3． 1 品質管理部 根據公司總的質量目標進行分解，將與質量相關的各過程轉化為質量 相關的各過程的質量目標，為保證目標的順利完成任務，對服務過程進行監視和測量。 4． 3． 3． 2 每月初各部 項目管理處 將本部門上月的《品質檢查報告》報 品質管理部 ，由 品質管理部 進行匯總分析，編制檢查情況通報，對經常重復出現的問題或較重大的服務質量問題，及時填寫《糾正和預防措施處理單》，責成有關部門，采取糾正、預防或改進措施， 品質管理部 負責跟蹤驗證實施效果。 5． 0 相關文件 5． 1 《不合格品控制程序》 5． 2 《預防措施控制程序》 5． 3 《糾正措施控制程序》 6． 0 質量記錄 6． 1 《品質檢查報告》 5． 2 《糾正和預防措施處理單》 XXXXX 物業管理有限公司 編號 XXXXXQP11 名稱 過程和服務的監視測量 控制程序 版本 B/O 第 2 頁 共 2 頁 36 數據分析控制程序 1． 0 目的 收集和分析適當的數據，應用數據分析方法提供相應信息，對本公司各個環節實施有效監控，及時采取改進措施。 3． 3 品質管理部 統計表匯總分析，并向公司領導報告有關信息。 4． 3 品質管理部 應收集各部門數據分析的結果，并及時傳遞給公司領導，為公司領導制定各項決策提供依據。 4． 6 品質管理部 對 各部門統計記錄進行不定期的監督檢查，對主要的質量問題，要求責任部門采取相應的糾正、預防措施，執行《糾正措施控制程序》、《預防措施控制程序》有關條款。負責組織調查不合格原因，對糾正措施的實施進行監督，對 措施的有效性進行驗證，并保存相關記錄。 D— 按糾正措施實施。 4． 4 分析收集到的信息資料 4． 4． 1 由產生 的不合格進行調查產生 的 原因 ，并對所得的信息進行分析。 4． 5． 3 針對質量管理體系 運 作過程中的不符合項采取的糾正措施由管理者代表認可。 4． 5． 5 對出現人身、安全事故由項目管理處 提出糾正措施，由主管對糾正措施進行認可，由 品質管理部 對糾正措施的過程進行監督。 4． 6． 3 經評價糾正措施無 效 或效果不明顯時， 品質管理部 可以責令責任部門重新執行 的過程，直到取得滿意的效果。 4． 7． 3 重大項目的改進措施 4． 8 由 品質管理部 保存糾正措施過程發生的記錄。負責組織調查潛在不合格原因，對預防措施的實施 進 行監督和預防措施的有效性進行驗證。 D— 執行，按照預防措施要求在實際中執行。 4． 4． 2 信息可分為兩在類： 數據性信息 ； 非數據性信息 。 4． 5． 2 整理對潛在不合格產生的初步分析結果，找出主