秘書工作職責范圍-免費閱讀

　　

【正文】 遇到突發性的危機又聯系不上領導或得不到批示時，就要求秘書能審時度勢，處變不驚，隨機應變，在短時間內拿出對策。如果理解領會得慢則會耽誤工作，如果理解領會錯了則更是會辦錯事。秘書人員要寫好公文和應用文，應具有語法、修辭、邏輯知識，應掌握大量的詞匯和不同的句式，應具有公文和應用文文體知識，應掌握常用漢字和簡化字，掌握標點符號用法，并通過長期實踐，將這些知識綜合起來轉化為寫作能力。對領導講話語言要簡明扼要，對群眾講話也切忌羅嗦冗長，更不要拖音帶腔。秘書人員應根據崗位的需要和自我的要求，有針對性、有目的性地建構合理的知識結構，不斷優化自己的知識結構。秘書在日常工作中必然會大量接觸行業領域的相關知識，如不了解這些知識則對所處理事務的輕重緩急程度不甚清楚，可能造成失誤和損失。秘書人員要勝任工作，必須具備相當的基礎知識、專業知識和適應各種工作的不同能力；必須具有一定的馬克思主義理論修養、政策修養、良好的思想和作風；必須具有穩定健康的心理狀態；還必須遵守本行業的職業道德。了解他們思想的“關注點”，這樣寫作時才能站在他們的角度，對事物的方方面面進行分析，才能達到稿件中要求的對事物的預見性、針對性和操作性。我低著頭，心里不知道有多么的慚愧，簡直無地自容。還有后來的辦公設備故障的簡單維修、對外聯絡、文檔管理、人際關系的運作，甚至連接聽電話的方法這樣的小事，都不斷給我很多的震動和教訓，那短短的一個月時間超過了大學生活4年給我的全部，使我有“脫胎換骨”之感。記得剛來公關部的第一天，部長布置我打一份表格并且要我盡快交給他。如果你的外在形象不是很出色，那也不必氣餒，靈活的頭腦加上出色的語言翻譯能力也會使你的身價驟然提升。目前，受聘最多的是同傳翻譯秘書，這也是每小時報酬最高的工種之一。客戶的需要不同，鐘點秘書的工作內容也跟著變化。陳小姐在征得老板同意的前提下，開始科學而巧妙地利用工余時間為他們提供“鐘點秘書服務”：或為客商提供最新的商務資訊，操辦商務活動；或陪客商進行商務洽談，負責記錄、整理、翻譯；或為客商預訂客房，訂購機、船、車票等。 如果說今天這是對我是一次秘書工作能力的測試的話，按一個職業秘書的標準來衡量，我最多只能得60分。” 一看手表，科長想起什么事似的，馬上起身要出門。但只要你們每次出差錯后認真反思，吸取教訓，學到的東西反而會更多。 “秘書的工作不僅面寬，而且接觸的人多，從各科室到公司領導，從公司內部到外來客人，因此，這也就給你們這些年輕的秘書積累經驗創造了條件。” 科長似乎余興未盡，接著說：“我們做秘書的，不僅要了解本市的交通情況，對全國的交通情況也應有相當的了解，比方，從北京到上海，到廣州，到昆明，到烏魯木齊，到哈爾濱，乘飛機一般要多長時間，坐火車又要多長時間，這些都要心里有數。像中關村那邊，我很少去，即使去，也是打出租去，誰還坐公共汽車？” “是呀，我們怎么去了解？”平時話不是很多的珍妮，也插話進來，“北京有幾百條公共汽車線路，而且現在幾乎每天都還在增加線路，原有的線路也都在變。” “瑪麗，如果馬總打出租車方便，他還會打電話來問你怎么坐車嗎？” 科長接著又非常不滿意地對我說：“還有你小于，你們都是有幾年工作經驗的秘書了，應該熟悉北京市的交通情況。 這時，歐陽科長示意我把話筒給他。我今天上午在清華大學辦了點事，下午想到你們公司拜訪姜總和孫總。拓展材料留心皆學問今天是一個非常有紀念意義的日子。出乎意料的是，就讀秘書專業的學生絕大多數都不喜歡這個專業，很大程度上認為自己以后不會從事該職業，原因很多，如做秘書太苦，工作中容易得罪人，加班頻繁等。”③另外有19％的學生認為該職業要求高，需要多方面技能。傳統觀念中人們覺得秘書是“花瓶”，是吃“青春飯”的，這種思想觀念的存在影響了秘書的職業化進程。”蘇云一愣，但立即按照經理的吩咐做了起來，將辦公桌上東一堆西一堆的文件整理歸位，將茶幾上喝過的杯子、裝滿煙蒂的煙灰缸洗干凈，然后對辦公室的地面進行除塵，這一切做完以后，蘇云對經理說：“辦公室收拾好了，請問經理，還有什么吩咐？”蘇云心想，這下該讓我起草文件了吧。三門科目考試合格，上海市干部培訓中心將頒發由中共上海市委組織部、上海市人事局、上海市教育委員會、上海市成人教育委員會聯署的上海市緊缺人才培訓證書——《上海市現代通用秘書崗位資格證書》，作為辦公室文秘人員能力的體現和上崗的依據。3．任務解決；考生對書面提出的工作任務進行書面回答。4．中級劍橋秘書證書：完成三門中級核心模塊和二門中級選修模塊。“劍橋秘書證書考試”采用模塊化學習方式，分不同級別的核心模塊和選修模塊。考試連續進行12小時。第四節 秘書職業資格鑒定我國《勞動法》第八章第六十九條規定：“國家確定職業分類，對規定的職業制定職業技能標準，實行職業資格證書制度，由經過政府批準的考核鑒定機構負責對勞動者實施職業技能考核鑒定。做好后勤保障工作，必須堅持主動服務、勤儉節約、按政策辦事、確保高效率等原則。 (五)督促檢查職能 督促檢查是秘書部門的一項重要職能，是新時期黨和政府對秘書工作的新要求。任何一個重大的決策和付諸實施的計劃，都不是單憑領導者個人的經驗和現有的知識和權力所能決定的，而是要經過周密的調查研究、科學預測和論證等前期工作，靠集體的經驗和智慧才能完成。領導者要作出正確的決策，有效地指揮所轄地區的工作，就需求全方位地了解各方面的情況，廣泛聽取干部群眾的呼聲，全面掌握社會動態。 (三)信息管理職能秘書部門是整個機關單位信息的集散地，是各種情況的匯合部門，掌握著大量信息，包括各種統計數據、文件、匯報、會議記錄、上級指示、生產情況、思想動態、調查資料、群眾反應等材料。如果把協調解釋得通俗一些，那么就是化解矛盾，避免沖突，使機關單位保持和諧的狀態。有的秘書人員這樣概括秘書部門的工作：“瑣瑣碎碎，婆婆媽媽，忙忙碌碌，上上下下。張金鑒在《行政學之理論與實際》中說：“其主要職務不過在與各部門密切之聯絡，使消息靈通，傳遞敏捷耳；彼之職務在收集編制有關各部門之材料及圖表，以供行政元首之參考，使之得有所依據，對各行政機關有效適合之指導與監督或藉此以決定行政上之程序與方法。 秘書部門作為統一指導秘書活動的主管部門，其主要活動就是圍繞領導的活動展開的。 秘書部門的綜理制結構模式的優點是顯而易見的：實行專業分工，整體效益明顯，利于工作效率的提高；權力更加集中，責任更加分明，利于統一領導、規劃和協調；信息反饋迅速，工作程序簡化，人力、物力得以節省，便于為領導工作服務，也便于為整個機關工作服務。 這種結構模式，比較適宜于大中型機關或單位，比如中共中央、國務院的秘書部門采取的就是這種結構模式。我國秘書部門的組織結構的類型主要有: 1．單一制結構模式 秘書部門的單一制，又稱職能統兼式結構，俗稱“一人班”，是指只具備一名專職或兼職的秘書人員直接為領導人員或業務部門提供綜合服務的組織結構模式。規模較大的單位，辦公室可下設部門。影響秘書部門組織形式的主要因素是機關單位的性質和規模。如：“信訪辦公室”，就是專門接待人民群眾來信來訪的秘書部門；“機要局”，就是專管機要工作的秘書部門。1985年全國秘書長會議指出：“辦公廳有秘書、警衛、調研、通訊、檔案、信訪、交通、保健、保密和生活服務等等業務。做好保密工作，要求秘書部門經手的文件，材料，不泄露，不遺失；要求嚴守保密紀律，領導層決定的事項在未公開之前，領導收到的各種文件、資料、函件的情況和內容，都不應外泄。秘書人員無論是為領導提供信息或向領導反映情況，還是協助領導起草文稿，都必須力求準確，數字要準確、時間要準確、概念要準確、名稱要準確，有時一字之差，或一個標點符號用錯，便會造成嚴重后果，如果差錯出在關鍵之處，影響就更大了。說它是“窗口”，是因為內外聯系，來信來訪，大都由秘書機構出面辦理，人們往往把它看成是代表領導的。從橫向上，是做好單位各職能部門的協調、平衡工作。四、秘書工作的作用領導助手作用。全面性。被動性。服務性。筆者認為，輔助性和服務性就是秘書工作區別于其它部門工作的特殊之點，是秘書工作最基本的性質。二是工作地位的從屬性（與生俱來不可改變）。主要從3個方面發揮作用：一是為領導決策提供文件、資料、情報、建議、意見；二是為領導的組織和指揮起傳達、檢查、督促作用；三是處理日常事務并提供文字和物資方面的條件。美國把秘書工作用“文書、事務、一般管理”三個詞來概括，有一定代表性。他們負責起草文稿、辦理公文、調查研究、整理信息等工作，其工作成效，對領導決策起重要作用。從服務對象和經濟來源分，分為公務秘書和私人秘書兩類。第二，內涵過窄。秘書關于現秘書的涵義，仍在不斷地探討和爭論之中，比較有代表性的大致有以下幾種：1997年12月中華人民共和國勞動部 《秘書職業技能標準》中指出“秘書：專門從事辦公室程序性工作、協助領導處理政務及日常事務并為領導決策及其實施服務的人員”。四指宮禁里的藏書。所不同的是，秘書職業不是僅存在于某一個行業領域或某一類組織機構中，而是工農兵學商等各行各業，政治、經濟、文化、科教等各類組織機構中，大多都有秘書，都需要秘書工作。大學畢業后，只身闖蕩上海，應聘到這家臺資企業，目前已在這家公司工作了一年半。她大學畢業后直接應聘到宏遠商業(沈陽)有限公司，擔任文秘，平時的主要工作是負責整理文件和檔案管理，雖然這個工作很平凡，但是要非常認真，不能出一點差錯。 大學畢業后，付小秋曾經在質量技術監督局工作過五年，后來應聘到宏遠商業(沈陽)有限公司，擔任管理干部，半年后被董事長看中，就開始了職業秘書生涯，目前在這個崗位工作了三年。情景案例：2004年5月，為了了解企業秘書對秘書職業的認識和秘書工作的感受，《人力資源》雜志社記者在沈陽和上海等地采訪了多家企業的秘書人員。尤其是現在社會上有些人對年輕、靚麗的女秘書有一些偏見，所以很多老板為了避嫌和工作方便更愿意選擇男秘書。做秘書年齡不是很重要，但是形象是很重要的，因為秘書是代表公司形象的。關鍵是秘書自己要擺正位置，堅持原則。三指使館中介于參贊和隨員之間的外交人員。“讖”是巫師或方士制作的一種隱語或預言，作為吉兇的符驗或征兆。國際秘書聯合會對“秘書”下的定義是：“秘書應是主管人員的一位特殊助手，他們掌握了辦公室工作的技巧，能在沒有上級過問的情況下表現出自己的責任感，以實際行動顯示出主動性和正確的判斷能力，并且在所給予的權力范圍內作出決定。在給秘書下定義的時候，容易出現的以下幾個誤區：第一，外延過寬。原因在于：把“人員”確定為秘書的屬概念，比“國家工作人員”、“公務服務人員”、“助手”更符合秘書個人的身份。指兩方面內容：一方面，秘書人員所在的機關、單位，其級別有高有低，可分為中央、省市和基層三個層次（也有人分為中央、省市、縣、基層四個層次），因而相應地有三個層次的秘書。就其具體的工作內容來看，在各級各層、各行各業因層次不同專業不同而表現出很大的差異。二、秘書工作的性質關于秘書工作的性質，秘書學專家有不同的概括，其中比較有代表性的有如下幾種：王千弓把秘書工作的性質概括為“五個對立統一”：被動性與主動性的統一；事務性與思想性的統一；機要性與群眾性的統一；經常性與突擊性的統一；綜合性與專業性的統一。傅西璐先生關于秘書本質特性的觀點：“綜合輔助性”。七是工作范圍的賦予性。領導工作涉及到哪里，它的工作范圍就要擴大或延伸那里。政治性。綜合性。 靈活性。溝通上下、協調左右的樞紐作用。領導機關的門面作用。但是，在實際工作中，只有明確并遵循這些原則，才能正確完成任務，提高效率，少走彎路，并且有助于秘書工作機構的建設和秘書人員的成長。保密。 秘書部門有廣義和狹義之分。二是在“秘書”一詞后冠以“局”、“處”、“科”、“股”、“室”來命名的秘書機構，如：秘書處、秘書科、秘書室。 秘書部門按工作時間，可分為常設性的秘書機構和臨時性的秘書機構；按社會性質，可分為公務秘書機構和私人秘書機構。 各縣及市屬各局、委，設辦公室，縣機關辦公室的下設部門為股，而市屬局、委的辦公室大多不設下屬部門。 有些級別較低的機關，如地級市的區以及鄉鎮，大多采取黨委辦公室和政府辦公室合署辦公的形式，即“兩塊牌子，一套班子”。 單一制結構模式的優點是：任務清楚，權責分明，行動迅速，與上聯系緊密，與下溝通容易，便于領導者直接指揮、調遣，易于滿足領導者的工作需要。 一般來說，綜理制結構模式的秘書部門在組織內部分2—3個層級。也就是說，秘書機構總都直接隸屬于某一方面的領導機關，不同于獨立實施黨和政府某項權力的機關，也不是自成一家、獨立決策的部門，各層次、各類型的秘書部門都依附于所在地的領導班子，都是為領導部門做一些輔助性的工作。 秘書機構都是由輔助行政首長或機關長官決策、管理的需要而產生的。當領導賦予秘書部門某些職權時，它的職權就可能延伸，但不能超越同級領導的職權，更不能排斥、取代其他部門的職權。 (二)樞紐協調職能被稱之為“現代經營管理理論之父”的著名管理學家法約爾最先提出了管理的五大職能，其中一項就是協調。因為機關領導工作總是依靠秘書部門發布政令，以發揮中樞領導的指揮作用。”由此可見，為領導者提供高質量的信息具有難以估量的價值。秘書的助手作用發揮得越充分，領導就越能擺脫瑣碎繁多的事務，騰出更多的時間和精力投入到更重要的事情中，抓好大事，把握全局。秘書部門輔助領導決策貫穿于決策的整個過程之中，秘書部門的任務主要是為領導決策前、決策中和決策后提供多方面的服務。 (六)后勤保障職能 秘書部門作為領導的助手，除了調查研究、信訪、編寫簡報等的核心工作，還有一個后勤保障的問題。 2．全面性的任務或活動，如一個單位召開全系統會議、一個學校舉辦校慶活動等，一般也由秘書部門承辦。IAAP舉辦秘書資格考試，目前在北京和上海等大城已經設立了培訓點和考點。考試形式為筆試，全球統一命題、統一考試，我國考生也需采用英文試卷。在通過相應考試的基礎上，證書共分五種形式；1．劍橋秘書核心模塊合格證書：完成全部核心模塊。涉外秘書增加外語考核部分，秘書職業資格二級增加業績評估部分。考試對象為政府機關、各類