呼叫中心的精細化管理-文庫吧在線文庫

　　

【正文】 他客戶交談 中國移動通信管理學院 34 行之有效的 “ 土辦法 ” 人員生產(chǎn)率： 50% 平均處理時長： 350秒 平均應(yīng)答速度： 3秒 出勤率： 95% 中國移動通信管理學院 35 測算所需要的人員 ? ? ? 500個電話該由多少人來接聽呢？ 多長時間接聽完呀 ! 1小時 !只給你 1個小時 ! 處理一通電話全部的時間： 350秒 +3秒 500個電話所需要的時間： 353秒 x500=176500秒 1小時是 3600秒，那麼 176500秒是多少小時呢？ 49個小時 每個人每小時有多少秒在工作？ 3600x95%x50%=1720秒 中國移動通信管理學院 36 行之有效的 “ 土辦法 ” 按照這樣的指標情況，一個小時內(nèi)接完 500個電話， 需要多少名客戶服務(wù)代表？ 中國移動通信管理學院 37 排班方法 信封式 AprCalls MayCalls JunCalls44 76 44 21 8 中國移動通信管理學院 38 排班方法 話務(wù)量波動式 中國移動通信管理學院 39 制訂排班表需要考慮的問題 ? 依照勞動法規(guī)定 ? 充分考慮員工的接受能力安排班次 – 班次合理性 – 公休週期合理性 – 考慮地區(qū)、季節(jié)、交通情況等因素 – 儘量確?！耙?guī)律性” – 適當?shù)陌啻屋啌Q – 安排用餐及休息時間 ? 便於監(jiān)控和管理 ? 允許換班 中國移動通信管理學院 40 ? 工時“銀行” ? 零散排班 ? 兼職員工的使用 ? 員工共用 ? 員工技能增加 ? 分劃客戶群實施管理 ? …… 中國移動通信管理學院 41 排班效率評估方法 中國移動通信管理學院 42 時段 客服代表數(shù)量 時段來話量 該時段客服代表數(shù)量與平均數(shù)量之比 每時段客服代表的平均數(shù)量 每時段來話的平均數(shù)量 該時段來話量與平均數(shù)量之比 該時段排班情況 中國移動通信管理學院 43 練習 中國移動通信管理學院 44 流程管理部分要探討的問題 流程是什麼 客戶服務(wù)中心為什麼用流程來進行管理 流程管理的步驟和方法 中國移動通信管理學院 45 起床 疊被子 刷牙洗臉 做開水 微波爐熱早餐 吃飯 梳裝打扮 出門上班 中國移動通信管理學院 46 流程就是一組能夠一起 創(chuàng)造價值 的 相互關(guān)聯(lián) 的 活動 。 ? 制度執(zhí)行的目標：通過 減少運營執(zhí)行結(jié)果的 個體差異程度來實現(xiàn)高品質(zhì)和低成本的服務(wù)，從而提高最終使用者滿意度。 中國移動通信管理學院 56 ? 流程建立需遵循“全面、專業(yè)、簡潔”的原則 ? 以書面的方式明確責任以及執(zhí)行要求、步驟 建立流程 建立原則 中國移動通信管理學院 57 ? 流程圖是一種工具，可用來瞭解、分析和歸檔公司的流程和活動，説明確定改善機會。 中國移動通信管理學院 61 流程運作 中國移動通信管理學院 62 流程運作 ? 所有的流程都要有書面的可查閱文檔； ? 專人管理； ? 所有涉及流程中工作的員工都需要進行相關(guān)的培訓與考核，以確保理解一致； ? 流程執(zhí)行的必要條件： ? 執(zhí)行流程時，每個級別的人員都要嚴格按流程執(zhí)行，這是保障流程順利執(zhí)行的必要條件； ? 管理層應(yīng)該在資源配置和溝通管道上提供相應(yīng)的支援，以提高流程執(zhí)行的可能性。 對於新實施的績效評估指標，應(yīng)至少收集三個月的連續(xù)資料。在聽了一段音樂後，他聽到系統(tǒng)提示電話已經(jīng)接通。是指客戶選擇“人工服務(wù)”到客戶服務(wù)代表接起電話之間，所產(chǎn)生的放棄電話數(shù)量。 中國移動通信管理學院 95 數(shù)據(jù)名稱 主要業(yè)績指標 六月 七月 八月 總呼入量 總接通量 總阻塞量 人工總應(yīng)答量 人工放棄量 IVR總應(yīng)答量 IVR放棄量 單一 Agent平均 每日呼入量 圖例：總呼入量統(tǒng)計報表模式 中國移動通信管理學院 96 T o t a l c a l l s t o A C D b y D a y05001000150020222500300035001 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31T o ta l ca l l s to A C D (D ay ti m e) T o ta l ca l l s to A C D (N i g h ti m e)A v g3168圖例：每日來話量分佈 月報 *Notes: Day time: 8:30am8:30pm Night time: 0:00am8:30am amp。 對於軟體支援中心和一些政府機構(gòu)來說， 80/60或 90/120，甚至是80/300，阻塞率在 5%到 15%之間， 是最普遍的目標。 線上等待的總時長 人工應(yīng)答數(shù)量 公式 = 與服務(wù)水準相關(guān) 中國移動通信管理學院 114 ?平均後處理時長 ( Average After Call Work Time) 在統(tǒng)計週期內(nèi)，客戶服務(wù)代表處理一通電話後續(xù)工作所需要的平均時間。 產(chǎn)品品質(zhì)問題或產(chǎn)品缺陷； 售後服務(wù)維修品質(zhì)； 客戶服務(wù)人員工作的失誤； 工作人員服務(wù)品質(zhì)問題； 顧客對於企業(yè)經(jīng)營方式及策略的不認同； 顧客對於企業(yè)的要求或許超出企業(yè)對自身的要求； 顧客對企業(yè)服務(wù)的衡量尺度與企業(yè)自身不同； 顧客由於自身素質(zhì)修養(yǎng)或個性原因，提出對企業(yè)的過高要求無法得到滿足時等； 與服務(wù)品質(zhì)相關(guān) 中國移動通信管理學院 123 ?投訴解決率 統(tǒng)計週期內(nèi)投訴解決量占總投訴量的百分比 已解決的投訴數(shù)量 投訴總量 公式 = X 100% 與服務(wù)品質(zhì)相關(guān) 中國移動通信管理學院 124 ?平均投訴處理週期 所有統(tǒng)計週期內(nèi)投訴事件處理時間的平均值 全部已解決投訴事件所用時間之和 投訴總量 公式 = X 100% 與服務(wù)品質(zhì)相關(guān) 中國移動通信管理學院 125 ?平均質(zhì)檢成績 全部客戶服務(wù)代表質(zhì)檢總分之和與客戶服務(wù)代表總數(shù)的比值。 與生產(chǎn)效率相關(guān) 處理時長 登錄時長 公式 = X 100% ?客戶服務(wù)代表利用率 客戶服務(wù)代表在工作中登錄系統(tǒng)的時長與被支付薪資的時長的比率。 ?呼出圈數(shù)（ Calling Attempt） 每個客戶資料平均被呼出的次數(shù)。 ?拒答率（ Refuse Interview Rate） 不願意接受電話訪談的客戶數(shù)量比率。 人員工時成本 ⅹ 登錄時長 成功客戶量 公式 = ⅹ 100% 中國移動通信管理學院 168 與服務(wù)能力相關(guān)客戶數(shù)據(jù)總量 呼出客戶量 呼出數(shù)據(jù)完成率 呼出圈數(shù)無效數(shù)據(jù)量 無效數(shù)據(jù)比率 成功聯(lián)系量 成功聯(lián)系率未能聯(lián)系量 拒答率 成功客戶量 成功率與服務(wù)質(zhì)量相關(guān)呼出通話平均成績 呼出項目投訴率 ––– –––與服務(wù)效率相關(guān)平均人員效率 人員利用率 ––– –––與服務(wù)成本相關(guān)成功客戶成本 ––– ––– –––與服務(wù)效果相關(guān)呼叫中心關(guān)鍵績效指標與應(yīng)用 （呼出） 中國移動通信管理學院 169 友情提示 中國移動通信管理學院 170 服務(wù)利潤鏈 內(nèi)部服務(wù)品質(zhì) 外部的服務(wù)價值 顧客的滿意度 顧客的忠誠度 營業(yè)額增長 獲利能力 中國移動通信管理學院 171 友情提示 呼叫中心價值的體現(xiàn)： 中國移動通信管理學院 172 友情提示 中心內(nèi)部客戶（ 員工） 企業(yè)內(nèi)部客戶（相關(guān)部門） 企業(yè)外部客戶 (使用者和客戶) 薪酬與激勵 溝通與關(guān)懷 發(fā)展與提升 提供有價值的資訊 多管道 全天候 高品質(zhì) 中國移動通信管理學院 173 ? 呼叫中心可以利用自己既是企業(yè)的客戶資訊中心，又擁有多種與客戶接觸管道的獨特優(yōu)勢，發(fā)揮企業(yè)客戶關(guān)係管理核心作用，為客戶提供超出“想像”的服務(wù)，為實體服務(wù)管道分擔服務(wù)壓力。 ?呼出項目投訴率（ Customer Complaint） 因呼出服務(wù)原因引發(fā)的客戶投訴個數(shù)與成功聯(lián)繫量的比率。 無效數(shù)據(jù)量 客戶資料總量 公式 = ⅹ 100% 中國移動通信管理學院 153 與服務(wù)效果相關(guān) ?成功聯(lián)繫量（ Reachable Accounts） 電話接通後，能成功聯(lián)繫目標客戶的總數(shù)量。 與服務(wù)成本相關(guān) 呼叫中心所有花費 處理的所有業(yè)務(wù)的總量 公式 = 中國移動通信管理學院 145 ?單個座席成本 週期內(nèi)，呼叫中心的所有花費除以呼叫中心週期內(nèi)呼叫中心的平均座席數(shù)量。 2）計算人員流失率時要將客戶服務(wù)代表與其它員工區(qū)分開來計算。建議以不同的業(yè)務(wù)類型來確定不同的平均處理時長。 與服務(wù)水準相關(guān) 轉(zhuǎn)人工接聽的電話在客戶服務(wù)代表 接聽前所等待時間的總和 人工應(yīng)答數(shù)量 公式 = 排隊時間在建立整個服務(wù)水準的總目標上是個關(guān)鍵因素，如果排隊時間為零，意味著付費讓客戶服務(wù)代表等電話到來，導致成本流失和缺乏效率 。則Service Level為： 80/20。 中國移動通信管理學院 94 與服務(wù)能力相關(guān) ACD放棄率（ ACD Abandoned Rate） 指放棄電話量與 ACD呼叫量的比率。 ? 客戶服務(wù)代表在電話掛斷後，將該客戶所問的問題進行了記錄，隨後進入示閑狀態(tài)，準備接聽下一個客戶的電話。交換機對外提供與市話局中繼線的介面，對內(nèi)提供連接座席和 IVR的內(nèi)線介面。 中國移動通信管理學院 74 呼叫中心關(guān)鍵績效指標的類型與構(gòu)成 與服務(wù)能力相關(guān) 與服務(wù)水準相關(guān) 與服務(wù)品質(zhì)相關(guān) 與生產(chǎn)效率相關(guān) 與客戶滿意度相關(guān) 與服務(wù)成本相關(guān) 呼入類 呼出類 與服務(wù)能力相關(guān) 與服務(wù)效果相關(guān) 與服務(wù)品質(zhì)相關(guān) 與服務(wù)效率相關(guān) 與服務(wù)成本相關(guān) 呼叫中心 KPI 中國移動通信管理學院 75 在付出努力的情況下 可以實現(xiàn) 數(shù)量化的 資料或資訊具有可得性 切中目標 適度細化 隨情境變化 抽象的 未經(jīng)細化 複製其他情境中的目標 主觀判斷 資料或資訊無從獲得 過高或過低的目標 Specific（明確的） Measurable（可測量的） Attainable（可實現(xiàn)的） 關(guān)鍵績效指標設(shè)定的原則 中國移動通信管理學院 76 關(guān)鍵績效指標設(shè)定的原則 可證明的 可觀察的 使用時間單位 關(guān)注效率 假設(shè)的 不可觀察或證明的 不考慮時效性 模糊的時間概念 Realistic（現(xiàn)實性的） Time bound（有時限的） 中國移動通信管理學院 77 關(guān)鍵績效指標資料提取原則 關(guān)鍵績效指標中所提取的所有業(yè)務(wù)資料一定被“ CUIKA”，即要求對業(yè)務(wù)資料進行收集、分析與使用，使客服中心能夠達到它的服務(wù)、品質(zhì)、成本、客戶服務(wù)滿意度，以及員工滿意度的業(yè)績目標。若能在流程圖中同時體現(xiàn)執(zhí)行過程中的相關(guān)上下游崗位關(guān)係，流程則更加清晰明瞭，執(zhí)行的一致性將更有保障。 有效 有效性強調(diào)的是結(jié)果即結(jié)果有效，是指達成高績效的流程目標的程度，卓越的流程應(yīng)該能夠?qū)崿F(xiàn)預(yù)期的績效目標。 ? 提高員工工作的品質(zhì)及效果 。 Customer Operation performanc