國家行政機關公文處理辦法講座-文庫吧在線文庫

　　

【正文】 一定能夠做到的。下面就各個文種作一介紹。頒布令后面要附上所頒布的法規(guī)文件。使受令方面一目了然，易于執(zhí)行。 嘉獎項目是嘉獎令的主要成份。各類決定的寫法： 1．表彰決定：這類知照性決定，就是把決定事項簡要地傳達給有關單位，極少有要求執(zhí)行的具體意見，它的內(nèi)容比較單純，主要是決定依據(jù)和決定事項，即使有號召或者鼓動性的結尾，也很簡短。 三、公告：“適用于向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項”。 第三類是向特定對象發(fā)布的公告。 通告的標題大體有三種：一是由發(fā)文機關、事由和文種三部分組成；二是只有發(fā)文機關和文種組成；三是只寫文種《通告》。必須正確地把握方針、政策，熟悉有關事項的具體情況。 按《辦法》通知可以分為批轉(zhuǎn)和轉(zhuǎn)發(fā)性通知，傳達、要求執(zhí)行、周知性通知及人事任免通知三種。可以采取兩種辦法解決：一是對各個轉(zhuǎn)發(fā)通知都提出了具體要求的，可以綜合改寫為一個新的“通知”，貫穿全部內(nèi)容或主要精神。批轉(zhuǎn)性通知的批語和轉(zhuǎn)發(fā)性通知的按語，可長可短，應看具體情況而定。 4．要根據(jù)轉(zhuǎn)發(fā)公文的不同情況，恰當使用習慣用語。 （一）表揚性通報：正文一般包括先進事跡及其意義、先進經(jīng)驗、表彰決定、希望和要求四個部分。著重表彰先進事跡的通報，應在介紹事跡的基礎上，說明其意義。這類通報寫法和前一類大同小異，正文包括錯誤事實、根源和教訓、處理決定、希望和要求四部分。這類報告是報告中應用最為廣泛的一種。前一類就是呈報上級的專題工作總結，它不需要答復，后一類通常是就落實、開展、加強、發(fā)展、改進、改革某項工作向上級作的專題報告。正文包括答復依據(jù)、答復事項兩部分，寫法比較自由。 第三種是請求批轉(zhuǎn)的。 第二，要一文一事為宜，切忌把不相關聯(lián)的問題放在一個請示里，使上級無法批復，影響工作。它是對某項具體工作發(fā)表指示、意見，對受文的下級有約束力，特別是關于重要事項或重大問題的批復，往往有明顯的法規(guī)作用。有時以有關法規(guī)、文件精神為依據(jù)答復問題時，應寫明引據(jù)出處，以備執(zhí)行中查考。從行文方向看可以是上行文，也可以是下行文。 十二、函:“適用于不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項”。結束語如去函的“為要”、“為盼”、“為感”、“為荷”，復函的“待此復函”、“此復”等。 十三、會議紀要：“適用于記載、傳達會議情況和議定事項”。 第一部分簡要敘述會議組織情況，可以寫出會議時間、地點、主持人、出席人員、列席人員（辦公會議的列席人員通常寫在正文之后）等。 撰寫會議紀要應注意： 第一，會議紀要是對所有會議材料的概括、綜合和提煉，因此，要定好紀要必須做好處理材料的工作。新中國成立以來，為了在全國統(tǒng)一公文和文書工作的制度和辦法，1951年，中央人民政府政務院頒布了《公文處理暫行辦法》，對公文的種類、體式、行文關系、辦理程序等作了明確規(guī)定。 一、眉首部分 主要標識公文份數(shù)序號、秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人等要素。 3．緊急程度。標識位置是上邊緣到版心上邊緣25mm處，上報的公文發(fā)文機關標識在上邊緣到版心上邊緣 80mm處。標識位置在發(fā)文機關標識下空2行處，用3號仿宋體字，居中排布；年份、序號用阿拉伯數(shù)碼標識；年代應用全稱，用六角括號“〔〕”括入；序號不編虛位，即不編為001，不加“第”字。公文標題是文件內(nèi)容的高度概括，文字要求準確、簡要、概括，書寫時要居中書寫，用2號小標宋體字。 3．公文正文。如附件與公文正文不能一起裝訂，應當在附件左上角第1行頂格標識公文的發(fā)文字號并在其后標識附件（或帶序號）。單一機關制發(fā)的公文蓋印的位置一般應上距正文2mm～4mm。這里需要注意的是，新《辦法》規(guī)定，聯(lián)合上報的公文，由主辦機關加蓋印章，而舊《辦法》只是規(guī)定，聯(lián)合上報的非法規(guī)性文件由主辦機關加蓋印章。一般的排列次序為：反映公文內(nèi)容的主題詞在前，反映公文形式的主題詞在后。 3．印發(fā)機關和印發(fā)時間。 （2）版記中各要素之下均加一條黑色反線，寬度同版心。 （2）印刷要求。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸外訂眼距書芯上下各1／4處，允許誤差177。《國家行政機關公文處理辦法》（以下簡稱《辦法》）第四章規(guī)定的“行文規(guī)則”，共 11條。行文的必要性是上行文、平行文、下行文都必須遵循的原則。豈不知這樣的文件到上級機關，文秘部門就有責任按“廢紙”處理，根本到不了領導同志手中。要向某一個機關行文，必須搞清楚和行文機關是上下級關系、下上級關系、平行關系。 （二）嚴格遵守限制條件。”（《辦法》第十七條） 3．“屬于主管部門職權范圍內(nèi)的具體問題，應當直接報送主管部門處理。 （一）“部門之間對有關問題未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自向下行文。“報告”不得夾帶請示事項。“報告”一般是在事后，即在某項工作任務完成之后，或上級機關明確要求答復有關問題時制發(fā)。這次《辦法》還增加了“意見”這個新的文種，適用于對重要問題提出見解和處理辦法。在擬制文稿中要嚴格遵守，文秘部門在核稿中要從嚴掌握，領導同志要帶頭執(zhí)行。 一、草擬公文。并根據(jù)本地區(qū)、本系統(tǒng)、本部門的實際情況有效地貫徹上級精神，正確地提出執(zhí)行的具體措施和辦法，確保草擬的公文“符合國家法律、法規(guī)及其他有關規(guī)定”。 對領導意圖，凡屬正確的要堅決執(zhí)行，不完善的要補或誠懇地提出自己的不同看法，努力做到既是秘書，又是參謀。這些都是草擬公文中的最基本、最常識性的問題，只要認真學習《公文處理辦法》和《甘肅省實施＜國家行政機關公文處理辦法＞細則（試行）》（以下簡稱《細則》）都可以解決。或發(fā)出的公文不能夠順利地執(zhí)行。審核的重點是： （一）行文。 公文審核一般有初核、核核、審核、復審、審簽5個程序。因此，各級行政機關及部門一定要嚴格按照《公文處理辦法》和《細則》所規(guī)定的權限進行審簽，不能隨意簽發(fā)，要保證公文的嚴肅性、權威性和法律效力。負責公文復核的文秘人員應該認真履行職責，把好最后一關。《公文處理辦法》第三章四款“公文格式”中，關于發(fā)文文號有明確規(guī)定，請遵照執(zhí)行。并要注意以下兩點： 。在較大機關，由于發(fā)往的機關、部門較多，一般應建立“文件分送登記”、“機要信投遞登記”、“掛號信投遞登記”手續(xù)制度。 簽收的公文要根據(jù)文件的秘密程度、文件的性質(zhì)、實際工作需要、文件數(shù)量等進行登記。 收文登記是文件處理的重要依據(jù)，也是秘書人員一項經(jīng)常性的工作，要嚴格按照登記項目逐項登記，不得漏項，不得出現(xiàn)重號和跳號現(xiàn)象。國務院《辦法》規(guī)定：“公文用紙一般采用國際標準 A4型（210mm 297mm），左側裝訂。同時，“請示”文種要在附注處注明聯(lián)系人及聯(lián)系電話，這也是收文中應該注意的事項。對于擬辦的公文，辦公廳（室）應當及時提出擬辦意見。承辦工作質(zhì)量的高低，直接反映一個機關的工作質(zhì)量和工作效率。國務院《辦法》還規(guī)定，“原則上不辦理越級上報的公文”，這一點在收文辦理中要注意。 “經(jīng)審核，對符合本辦法規(guī)定的公文，文秘部門應當及時提出擬辦意見送負責人批示或者交有關部門辦理，需要兩個以上部門辦理的應當明確主辦部門。 2．公文要素。在實際工作中，我們常常會碰到這樣的情況，有的下級來文是請求批復的，但是由于把“請示”文種錯用為“報告”，致使請示事項得不到及時答復。就是將收到文件按照時間順序不分種類依次登記，同時將文件辦理過程和轉(zhuǎn)送手續(xù)簡要記載在同一登記簿上。按照國務院發(fā)布的《國家行政機關公文處理辦法》（以下簡稱國務院《辦法》）和甘肅省政府發(fā)布的《甘肅省實施＜國家行政機關公文處理辦法＞細則（試行）》，收文辦理是指對收到公文的辦理過程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦、反饋等。一般可分為內(nèi)送和外送兩部分。五是公文主題詞要參照《國務院公文主題詞表》標注。 發(fā)文登記工作，要注意以下幾點：一是對收到的文稿，登記前要仔細檢查領導是否簽發(fā)，發(fā)放范圍是否明確，主、附件是否齊全。在以往的發(fā)文辦理中，習慣上總認為已經(jīng)負責人簽發(fā)的公文就不會有錯，或者即使發(fā)現(xiàn)了欠妥之處，也習慣于以最后簽發(fā)稿為準，不認真去思考，或請求復核，造成個別發(fā)出的公文不盡完美。“簽發(fā)公文，簽批人應當明確簽署意見，并簽署姓名和時間”。 （三）格式。 （四）主管部門及有關部門要以大局為重，不能只顧部門利益。這在發(fā)文辦理中是一個非常重要的問題，必須高度重視。關于公文文種的適用范圍、特點、要求已在第二講“公文種類’中作了介紹，不再重述。 公文是為解決具體問題而制發(fā)的。比如，一些已經(jīng)停止執(zhí)行的文件或政策有時還作為行文依據(jù)；三是引文、結構層次序數(shù)、計量單位和數(shù)字應用等不夠規(guī)范等。修改和增加的主要內(nèi)容有：第二條明確了“發(fā)文辦理是指以本機關名義制發(fā)公文的過程，包括草擬、審核、簽發(fā)、復核、用印、登記、分發(fā)等程序”；第二十五條規(guī)定了草擬公文的要求，并增加了（三）、（四）兩款內(nèi)容；第二十八條明確了簽發(fā)要求；第二十九條增加了公文正式印制前應當進行復核的要求。下級政府向上一級政府的“請示”、“意見”，由上一級政府答復，也可以授權其辦公廳（室）或者主管部門答復。”等語。“請示”：適用于向上級機關請求指示、批準，在制發(fā)文件中要根據(jù)行文目的確定。這一條含義深刻，不僅是公文處理中的紀律，而且對于保證領導機關決策的科學化、民主化具有重要意義。 “同級政府、同級政府各部門、上級政府部門與下一級政府可以聯(lián)合行文；政府與同級黨委和軍隊機關可以聯(lián)合行文；政府部門與相應的黨組織和軍隊機關可以聯(lián)合行文；政府部門與同級人民團體和具有行政職能的事業(yè)單位也可以聯(lián)合行文。 1．“政府各部門依據(jù)部門職權可以相互行文和向下一級政府的相關業(yè)務部門行文。對需要周知或共同執(zhí)行的事項，也可以使用“通告”、‘通知”、“通報”、‘意見”等；上級機關向下級機關行文，一般用“命令（令）”、“決定”、“通告”、“通知”、“通報”、“批復”、“意見”等。這一方面，容易出現(xiàn)的問題是，照抄照轉(zhuǎn)上級文件，以文件貫徹文件，要注意糾正。但依這個市的經(jīng)濟實力，完全有能力靠自身解決這一問題。”（《辦法》第十三條）這是行文的基本原則，也是行文的出發(fā)點。用4號半角白體阿拉伯數(shù)碼標識，置于版心下邊緣之下一行處。 （3）裝訂要求。 3．當公文排版后所剩空白處不能容下印章位置時，應采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務使印章與正文同處一面，不得采取標識“此頁無正文”的方法解決。 四、其他 1．格式中的幾個用線。指除主送機關外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機關。上行文的“請示”文種中，應當在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。兩印章間互不相交或相切，相距不超過3mm。成文日期需要完整寫出年、月、日，而且必須用漢字書寫（“零”寫為“0”）。公文如有附件，在正文下空一行左空2字處，用3號仿宋體字標識，后標全角冒號和名稱。指公文的主要受理機關，書寫時應當使用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。如有多個簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名置于第1行，其他簽發(fā)人從第2行起在與主辦單位簽發(fā)人姓名對齊處按發(fā)文機關順序依次順排，同時，使發(fā)文字號與最后一個簽發(fā)人姓名同處一行，并下移紅色反線，使紅色反線與發(fā)文字號繼續(xù)保持為4mm。聯(lián)合行文機關過多時，必須保證公文首頁顯示正文。 4．發(fā)文機關標識。 。 新《辦法》規(guī)定，公文中的要素主要為：秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)日期等。 第三，會議紀要必須全面準確地反映會議情況和基本精神，其內(nèi)容必須真實、準確。辦公會議紀要的這部分。如：關于減輕農(nóng)民負擔問題的會議紀要。對上應尊重，對下應謙遜，對平行或不相隸屬機關，應以禮相待。 正文是函的主要部分，要看不同用途來確定寫法。引言要寫明提出意見的事由、依據(jù)和目的。正文結尾可寫上“特此批復”、“此復”，也可以不寫。 批復事項是主要部分，要針對請示的內(nèi)容，給予明確答復或具體指示。 第四，它的格式也包括標題。結尾常以請求語作結，習慣用的有“以上意見是否妥當，請批示”、“妥否？請指示”、“當否？請批復”、“以上意見如可行（或如無不妥），請批轉(zhuǎn)有關單位執(zhí)行”等。 第一種是請求指示的。它不需要答復、主要是讓上級了解、掌握情況，以便根據(jù)情況采取措施，指導工作。 綜合性的工作報告，它是不同階段、不周范圍的全面工作總結或匯報。 　　　省長　宋照肅 　　二 000年十一月二十三日 八、報告：“適用于向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關的詢問”。” （二）批評性通報：這類通報是通報中使用得最多的，它的內(nèi)容除在一定范圍內(nèi)公布對某單位、某人、某事的批評處理外，著重是要從被通報的事件中吸取教訓，以典型事例對群眾進行教育，以防類似事件的發(fā)生。直述式通報在介紹先進事跡時，應做到：第一，要把時間、地點、人物、事件、結果簡明地交代清楚。任免通知正文只寫明經(jīng)某級組織決定，任命（或免去）某人擔任某項職務即可。有的補充完善，對所轉(zhuǎn)發(fā)的公文除作出基本肯定外，還就其本身不夠完善的地方作些補充、說明。這類通知是針對被批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)的公文而發(fā)的，通知成了主件，原公文成了附件，正件、附件一起，組成了批轉(zhuǎn)性或轉(zhuǎn)發(fā)性通知。一般由發(fā)文機關、事由和文種三部分組成，只使用一個介詞“關于”再加事由和通知即可。通知大多是下行文，因而有一定的指揮、指導性。 擬制通告要注意三點：一要突出中心。結尾一般以“現(xiàn)予公告”、“特此公告”作結語。加宣布國家領導人的選舉結果、出訪、頒布法律、重要法令，公布重大科技成果等等。這類決定用于安排較大范圍的重大行動或重要事項，一經(jīng)發(fā)出，震動較大。第二，嘉獎今既要敘述事跡，又要議論意義，還要有號召力，這就要求注意語言的運用，要實事求是地概括，不能夸張渲染。 3．嘉獎令。 命令緣由部分著重闡明發(fā)令原因，扼要寫明發(fā)令的背景、形勢和緣由，揭示發(fā)令的目的和意義，使受令方面了解執(zhí)行此令的重要性，增強執(zhí)行命令的自覺性。