國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法講座-資料下載頁

　　

【正文】 某一制度，目的就是為了根據(jù)本單位的實(shí)際情況貫徹執(zhí)行黨和國家的方針政策，執(zhí)行上級的要求，提出解決具體問題的措施和辦法。因此，公文草擬者要結(jié)合本機(jī)關(guān)、本單位的實(shí)際，將上級某項(xiàng)政策、精神加以具體化，十分重要的途徑就是要認(rèn)真領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)的意圖。領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖，具體說來，就是要搞清楚以下幾個(gè)問題： 1．機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)布置這個(gè)寫作任務(wù)的目的、背景是什么？ 2．機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要求在文稿中提出什么問題，解決什么問題？ 3．機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對文稿的內(nèi)容提出了什么要求？ 4．機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對文稿的文種有什么要求？ 5．受文對象是誰？ 6．受文對象曾提出過什么問題？發(fā)文者的態(tài)度和意見是什么？ 如果在動(dòng)筆之前，能夠把這些問題準(zhǔn)確地理解和掌握，那么，我們所撰寫的文稿就有可能較好地體現(xiàn)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的寫作意圖。 對領(lǐng)導(dǎo)意圖，凡屬正確的要堅(jiān)決執(zhí)行，不完善的要補(bǔ)或誠懇地提出自己的不同看法，努力做到既是秘書，又是參謀。但是，要注意把握好角色，從屬性、服務(wù)性是機(jī)關(guān)文秘工作者的本份，若有異議，只能提出建議，不能擅作決定，也不能以自己的看法代替領(lǐng)導(dǎo)意圖。 （三）要正確使用文種。 《公文處理辦法》第二十五條三款規(guī)定：“公文的文種應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文目的、發(fā)文機(jī)關(guān)的職權(quán)和與主送機(jī)關(guān)的行文關(guān)系確定”，各級政府辦公部門，特別是草擬公文的同志都應(yīng)當(dāng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行。關(guān)于公文文種的適用范圍、特點(diǎn)、要求已在第二講“公文種類’中作了介紹，不再重述。（四）引文、結(jié)構(gòu)層次序數(shù)、計(jì)量單位、數(shù)字、緊急程度等一定要規(guī)范。 《公文處理辦法》對這些方面均有明確的規(guī)范要求，但實(shí)際執(zhí)行中也還存在不少問題。比如：公文中只引文號，不引標(biāo)題，或標(biāo)題文號倒引；層次序數(shù)混亂，不知是哪一條哪一款；計(jì)量單位習(xí)慣于用“斤”，而不用“公斤”；數(shù)字應(yīng)用前后不一，或該用阿拉伯?dāng)?shù)碼的卻用漢字；公文的緊急程度隨意等等。這些都是草擬公文中的最基本、最常識性的問題，只要認(rèn)真學(xué)習(xí)《公文處理辦法》和《甘肅省實(shí)施＜國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法＞細(xì)則（試行）》（以下簡稱《細(xì)則》）都可以解決。希望各級政府系統(tǒng)的文秘工作者認(rèn)真學(xué)習(xí)，認(rèn)真對待，以提高公文的質(zhì)量，保持公文的嚴(yán)肅性。 二、公文涉及內(nèi)容的協(xié)調(diào) 《公文處理辦法》第二十六條對擬制公文過程中，對涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)提出了協(xié)商要求。提出“取得一致意見后方可行文”。這在發(fā)文辦理中是一個(gè)非常重要的問題，必須高度重視。 從我們辦理公文中發(fā)現(xiàn)，有的涉及其他部門職權(quán)范圍事項(xiàng)的公文雖然進(jìn)行了協(xié)商，也經(jīng)過會簽，但還不成熟?；驎灢块T本身就沒有達(dá)成統(tǒng)一認(rèn)識，或會簽人不是主要負(fù)責(zé)人，會簽意見不能代表部門的意見。致使在討論決定地區(qū)或部門報(bào)送省政府的有些事項(xiàng)時(shí)，部門間出現(xiàn)新的分歧、新的意見，各唱各的調(diào)，難以決斷?；虬l(fā)出的公文不能夠順利地執(zhí)行。為了解決這一問題，在擬制公文中應(yīng)該注意以下幾點(diǎn)： （一）凡涉及其他部門的事項(xiàng)，擬文部門要主動(dòng)與有關(guān)部門協(xié)商，待取得一致意見后再行文，決不能擅自行文。 （二）如有分歧意見，擬文主辦部門的主要負(fù)責(zé)人要出面協(xié)調(diào)，確保協(xié)調(diào)結(jié)果能代表部門的意見。 （三）經(jīng)過協(xié)調(diào)仍無法取得一致時(shí)，主辦部門要實(shí)事求是地列明各方理據(jù),并經(jīng)各方的主要負(fù)責(zé)人會簽后，報(bào)請上級機(jī)關(guān)協(xié)調(diào)或裁決。 （四）主管部門及有關(guān)部門要以大局為重，不能只顧部門利益。如上級機(jī)關(guān)一旦裁定，就要堅(jiān)決服從，認(rèn)真執(zhí)行，自覺維護(hù)公文的權(quán)威性，保證公文的執(zhí)行效用。 三、公交審核 公文送負(fù)責(zé)人簽發(fā)前，需經(jīng)辦公廳（室）進(jìn)行審核。負(fù)責(zé)核稿的人員，必依據(jù)《公文處理辦法》和《細(xì)則》，堅(jiān)持實(shí)事求是、執(zhí)行政策、精減、高效、精益求精的原則，及時(shí)審核，嚴(yán)格把關(guān)。審核的重點(diǎn)是： （一）行文。是否確需行文，行文方式是否恰當(dāng)。 （二）政策。是否符合黨和國家的方針、政策；是否符合行文規(guī)則和發(fā)文辦理的有關(guān)要求；新出臺的政策規(guī)定有無依據(jù)、有無說明，是否切實(shí)可行；與本部門和有關(guān)部門的相關(guān)規(guī)定有無矛盾；涉及其他部門職權(quán)范圍的事項(xiàng)，是否經(jīng)過協(xié)商，分歧意見是否一致，會簽單位是否齊全，是否符合擬制公文的有關(guān)要求等。 （三）格式。是否符合《公文處理辦法》和《細(xì)則》的有關(guān)規(guī)定，文種是否恰當(dāng)；文稿結(jié)構(gòu)是否符合公文寫作要求。 （四）文字。表述是否規(guī)范，包括字、詞、標(biāo)點(diǎn)、語句和邏輯結(jié)構(gòu)是否準(zhǔn)確、合理；計(jì)量單位是否符合國家標(biāo)準(zhǔn)；行文、數(shù)字、層次、序數(shù)、用筆用墨是否規(guī)范。 公文審核一般有初核、核核、審核、復(fù)審、審簽5個(gè)程序。草擬公文單位的負(fù)責(zé)人進(jìn)行初核；辦公廳（室）秘書部門進(jìn)行校核，辦公廳（室）負(fù)責(zé)公文處理的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核；與公文涉及工作有關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)和分管副秘書長（副主任）進(jìn)行復(fù)審。同時(shí)，辦公廳（室）的行文應(yīng)經(jīng)辦公廳（室）主任復(fù)審，政府的行文，應(yīng)經(jīng)政府秘書長復(fù)審，最后，送有簽發(fā)權(quán)限的負(fù)責(zé)人審簽。 四、公文簽發(fā) 關(guān)于公文的簽發(fā)權(quán)限，《公文處理辦法》第二十八條和《細(xì)則》第三十一條、第三十二條作了以下規(guī)定：“以本機(jī)關(guān)名義制發(fā)的上行文，由主要負(fù)責(zé)人或者主持工作的負(fù)責(zé)人簽發(fā)；以本機(jī)關(guān)名義制發(fā)的下行文或平行文，由主要負(fù)責(zé)人或者由主要負(fù)責(zé)人授權(quán)的其他負(fù)責(zé)人簽發(fā)”?！昂灠l(fā)公文，簽批人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見，并簽署姓名和時(shí)間”?！安块T不應(yīng)將代擬稿直接送本級政府負(fù)責(zé)人簽批。未經(jīng)發(fā)文機(jī)關(guān)文秘部門審核的文稿，負(fù)責(zé)人原則上不予受理簽發(fā)?！? 公文已經(jīng)負(fù)責(zé)人簽發(fā)，即意味著正式生效。因此，各級行政機(jī)關(guān)及部門一定要嚴(yán)格按照《公文處理辦法》和《細(xì)則》所規(guī)定的權(quán)限進(jìn)行審簽，不能隨意簽發(fā)，要保證公文的嚴(yán)肅性、權(quán)威性和法律效力。 五、公文復(fù)核、登記 （一）公文復(fù)核是公文正式印制前文秘部門進(jìn)行的最后一次復(fù)審。新的《公文處理辦法》第二十九條專門增加一條關(guān)于復(fù)核的內(nèi)容，目的是為了防止遺漏和疏乎大意，確保成文的質(zhì)量。這是非常重要的一個(gè)環(huán)節(jié)。在以往的發(fā)文辦理中，習(xí)慣上總認(rèn)為已經(jīng)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的公文就不會有錯(cuò)，或者即使發(fā)現(xiàn)了欠妥之處，也習(xí)慣于以最后簽發(fā)稿為準(zhǔn)，不認(rèn)真去思考，或請求復(fù)核，造成個(gè)別發(fā)出的公文不盡完美。因此，在發(fā)文辦理中一定要重視復(fù)核環(huán)節(jié)。復(fù)核的重點(diǎn)是：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備；附件材料（在辦理過程中是否有遺失或缺頁）齊全；格式是否統(tǒng)一、規(guī)范，是否有錯(cuò)別字、漏字等等。 《公文處理辦法》要求“經(jīng)復(fù)核需要對文稿進(jìn)行實(shí)質(zhì)性修改的，應(yīng)按程序復(fù)審”。負(fù)責(zé)公文復(fù)核的文秘人員應(yīng)該認(rèn)真履行職責(zé)，把好最后一關(guān)。 （二）發(fā)文登記就是把文件的基本信息在印制前登記下來，以便于查閱利用。發(fā)文登記也是公文復(fù)核工作的有益補(bǔ)充。 發(fā)文登記的主要內(nèi)容有：發(fā)文單位、文種、發(fā)文編號、簽發(fā)人、擬稿單位、擬稿人、成文時(shí)間、轉(zhuǎn)辦時(shí)間、秘級、緊急程度、發(fā)文份數(shù)、文件分類、文件標(biāo)題、發(fā)文范圍、主題詞等。 發(fā)文登記工作，要注意以下幾點(diǎn)：一是對收到的文稿，登記前要仔細(xì)檢查領(lǐng)導(dǎo)是否簽發(fā)，發(fā)放范圍是否明確，主、附件是否齊全。沒有領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的不予登記，有不清楚的要及時(shí)弄清。二是發(fā)文編號必須體現(xiàn)出文號的“三要素”：“發(fā)文機(jī)關(guān)”、“發(fā)文時(shí)間”、“文件號”。如國務(wù)院2000年發(fā)的第1號文件，就寫作國發(fā)［2000］1號等?！豆奶幚磙k法》第三章四款“公文格式”中，關(guān)于發(fā)文文號有明確規(guī)定，請遵照執(zhí)行。三是要認(rèn)真填寫登記項(xiàng)目，字跡清晰，內(nèi)容完整，不要隨意漏項(xiàng)或草率行事。四是登記要分類，不要把不同種類的文件混合登記在一起。五是公文主題詞要參照《國務(wù)院公文主題詞表》標(biāo)注。 六、發(fā)文的用印 機(jī)關(guān)印章是代表機(jī)關(guān)職權(quán)的一種憑證和標(biāo)志。公文加蓋了印章，才能產(chǎn)生相應(yīng)的效力。具體用印規(guī)則，請參照GB／T9704—1999《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》執(zhí)行。并要注意以下兩點(diǎn)： 。有領(lǐng)導(dǎo)人簽字并確認(rèn)符合規(guī)定的，才能在制成的公文上加蓋機(jī)關(guān)印章。 。 七、發(fā)文的分道 分送是指從發(fā)文機(jī)關(guān)到收文機(jī)關(guān)的運(yùn)行過程。一般可分為內(nèi)送和外送兩部分。內(nèi)送是由秘書人員直接分送給機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門；外投是由機(jī)要通信人員送出。 投送文件既要快又要確保安全。無論內(nèi)送外送都要建立投送登記手續(xù)，特別是送給領(lǐng)導(dǎo)同志的文件，更要嚴(yán)格履行登記手續(xù)。在較大機(jī)關(guān)，由于發(fā)往的機(jī)關(guān)、部門較多，一般應(yīng)建立“文件分送登記”、“機(jī)要信投遞登記”、“掛號信投遞登記”手續(xù)制度。在一般機(jī)關(guān)，可以利用發(fā)文登記簿履行交接手續(xù)，不必另行登記。有的地區(qū)和部門將上行文直接交由本機(jī)關(guān)以外的人向上級機(jī)關(guān)報(bào)送或催辦，顯得極不嚴(yán)肅，一定要嚴(yán)格按照發(fā)文程序運(yùn)轉(zhuǎn)，不能隨意。第六講　　收文辦理 收文辦理是公文處理工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，也是機(jī)關(guān)秘書工作的重要組成部分。按照國務(wù)院發(fā)布的《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》（以下簡稱國務(wù)院《辦法》）和甘肅省政府發(fā)布的《甘肅省實(shí)施＜國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法＞細(xì)則（試行）》，收文辦理是指對收到公文的辦理過程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦、反饋等。 一、簽收、登記是收文辦理的基礎(chǔ)工作 嚴(yán)格程序是保證收文準(zhǔn)確、規(guī)范、高效辦理的基礎(chǔ)。任何機(jī)關(guān)辦理收文的工作，一般都有簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦和反饋等程序。簽收是收文辦理的開始，因此，要做好清點(diǎn)和分類工作，注意檢查來件是否是發(fā)給本機(jī)關(guān)、本單位的，封皮編號是否與記載相符；信件有無破損、散包、被拆現(xiàn)象；清點(diǎn)收件總數(shù)與清單是否一致；通知單或回執(zhí)單標(biāo)明的文題、編號、數(shù)量是否符合要求；文件是否完全完整，如有無缺附件、缺頁、白頁、未具落款、未蓋公章；是否符合國務(wù)院《辦法》的規(guī)定；閱后按頁清退的絕密文件要逐頁清點(diǎn)，這樣既可以體現(xiàn)公文的嚴(yán)肅性，也可以科學(xué)、規(guī)范地處理收文，提高辦理效率。 簽收的公文要根據(jù)文件的秘密程度、文件的性質(zhì)、實(shí)際工作需要、文件數(shù)量等進(jìn)行登記。文件的登記范圍沒有統(tǒng)一的界限，但是，上級機(jī)關(guān)文件、下級機(jī)關(guān)文件、重要的帶有密級的刊物、資料、其他機(jī)關(guān)商洽問題和需要答復(fù)的文件、上級機(jī)關(guān)如開會印發(fā)的會議文件材料等必須登記。登記填項(xiàng)一般包括收文號（或順序號）、收文日期、來文機(jī)關(guān)、文件標(biāo)題（內(nèi)容）、密級、文件號、份數(shù)等。登記方法主要有兩種：（1）流水式登記法。就是將收到文件按照時(shí)間順序不分種類依次登記，同時(shí)將文件辦理過程和轉(zhuǎn)送手續(xù)簡要記載在同一登記簿上。（2）分類式登記法。就是根據(jù)本單位確定的文件分類標(biāo)準(zhǔn)分類進(jìn)行登記。如，可分為中共中央文件、國務(wù)院文件、省委文件、省政府文件、省直機(jī)關(guān)各部門文件、下級機(jī)關(guān)文件等。 收文登記是文件處理的重要依據(jù)，也是秘書人員一項(xiàng)經(jīng)常性的工作，要嚴(yán)格按照登記項(xiàng)目逐項(xiàng)登記，不得漏項(xiàng)，不得出現(xiàn)重號和跳號現(xiàn)象。 二、審核工作是收文辦理的關(guān)鍵 《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》第三十一條規(guī)定：“收到下級機(jī)關(guān)上報(bào)的需要辦理的公文，文秘部門應(yīng)當(dāng)進(jìn)行審核。審核的重點(diǎn)是：是否應(yīng)由本機(jī)關(guān)辦理；是否符合行文規(guī)則；內(nèi)容是否符合國家法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定；涉及其他部門或地區(qū)職權(quán)的事項(xiàng)是否已協(xié)商、會簽；文種使用、公文格式是否規(guī)范?！弊龊脤徍税殃P(guān)工作既有利于糾正來文機(jī)關(guān)行文的錯(cuò)誤，嚴(yán)格公文的有關(guān)處理辦法，體現(xiàn)公文的嚴(yán)肅性和規(guī)范性，也有利于收文的及時(shí)、有效辦理。在實(shí)際工作中，我們常常會碰到這樣的情況，有的下級來文是請求批復(fù)的，但是由于把“請示”文種錯(cuò)用為“報(bào)告”，致使請示事項(xiàng)得不到及時(shí)答復(fù)。因?yàn)椤罢埵尽笔且笊霞墮C(jī)關(guān)答復(fù)的，而“報(bào)告”可不答復(fù)；有的文件由于沒有與有關(guān)部門和單位協(xié)商、會簽，而延誤了發(fā)揮效用的時(shí)間，甚至出現(xiàn)了相互矛盾的文件；有的文件由于行文格式不規(guī)范，而不能得到及時(shí)辦理。因此，加強(qiáng)審核是從源頭上保證收文辦理的重要環(huán)節(jié)。特別是去年國務(wù)院公文處理辦法發(fā)布后，收文的審核工作除了內(nèi)容是否符合國家法律、規(guī)范和其他有關(guān)規(guī)定外，更需注意以下幾點(diǎn)： 1．公文用紙。國務(wù)院《辦法》規(guī)定：“公文用紙一般采用國際標(biāo)準(zhǔn) A4型（210mm 297mm），左側(cè)裝訂?！倍瓏鴦?wù)院辦公廳的《辦法》規(guī)定，公文用紙一般為16開型。這是兩者的一個(gè)明顯區(qū)別。因此，在收文時(shí)要嚴(yán)格把握，按照國務(wù)院《辦法》執(zhí)行。 2．公文要素。原國務(wù)院辦公廳的《辦法》規(guī)定，公文一般由發(fā)文機(jī)關(guān)、秘密等級、緊急程度、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、印章、成文時(shí)間、附注、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和時(shí)間等部分組成。而國務(wù)院《辦法》增加了“保密期限”。如果收文是涉密文件而沒有保密期限，應(yīng)按不規(guī)范文件退回送文單位。同時(shí)，“請示”文種要在附注處注明聯(lián)系人及聯(lián)系電話，這也是收文中應(yīng)該注意的事項(xiàng)。另外，在簽發(fā)、用印等方面也有不同，收文時(shí)都要一并注意。 此外，還要注意審查公文文種是否正確，行文是否符合規(guī)則，需協(xié)商、會簽的公文是否履行必須的手續(xù)。如果收文不符合行文規(guī)則，格式不規(guī)范，用紙不符合標(biāo)準(zhǔn)，要及時(shí)退回文件呈報(bào)部門并說明理由。 “經(jīng)審核，對符合本辦法規(guī)定的公文，文秘部門應(yīng)當(dāng)及時(shí)提出擬辦意見送負(fù)責(zé)人批示或者交有關(guān)部門辦理，需要兩個(gè)以上部門辦理的應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。緊急公文，應(yīng)當(dāng)明確辦理時(shí)限?！保ā秶倚姓C(jī)關(guān)公文處理辦法》第三十二條） 擬辦是指秘書人員對來文應(yīng)由那位領(lǐng)導(dǎo)審批，那一部門承辦，以及承辦過程中可能涉及到的事項(xiàng)提出初步處理意見，供領(lǐng)導(dǎo)同志批辦時(shí)參考的工作程序。需要擬辦的文件主要有三種：上級機(jī)關(guān)主送本機(jī)關(guān)并需要貫徹落實(shí)的文件；本機(jī)關(guān)所屬部門或下級機(jī)關(guān)主送本機(jī)關(guān)的請示性文件；平行機(jī)關(guān)或不相隸屬機(jī)關(guān)主送本機(jī)關(guān)需要答復(fù)的文件。對于擬辦的公文，辦公廳（室）應(yīng)當(dāng)及時(shí)提出擬辦意見。對重要公文應(yīng)當(dāng)先送機(jī)關(guān)分管業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人批示，再按批示意見辦理。一般性公文，可經(jīng)辦公廳（室）負(fù)責(zé)人批示后，交有關(guān)部門辦理，需要兩個(gè)以上部門辦理的應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。緊急公文，應(yīng)當(dāng)明確辦理時(shí)限。國務(wù)院《辦法》還規(guī)定，“原則上不辦理越級上報(bào)的公文”，這一點(diǎn)在收文辦理中要注意。另外，有些重要的機(jī)密性較強(qiáng)的資料、刊物以及所屬部門和下級機(jī)關(guān)主送本機(jī)關(guān)的情況報(bào)告雖然不需要辦理，但也要提出分發(fā)意見，征得主管領(lǐng)導(dǎo)同意后方可分發(fā)。擬辦的公文，需送負(fù)責(zé)人批示，即履行批辦手續(xù)后，才可以辦理。 三、承辦是收文辦理的重點(diǎn) 承辦是指機(jī)關(guān)有關(guān)部門或有關(guān)人員對應(yīng)辦復(fù)的文件根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批辦意見進(jìn)行具體辦理的工作，是文件處理工作中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，也是具體解決問題的階段。承辦工作質(zhì)量的高低，直接反映一個(gè)機(jī)關(guān)的工作質(zhì)量和工作效率。因此，承辦工作