處理長文檔的技巧(編輯修改稿)

　

【文章內容簡介】 或【段落】等命令設置段落的字體和段落間距等。（3）單擊【格式】工具欄的【樣式】列表框，Word將高亮顯示該樣式的名稱，按回車鍵進行確認。此時將出現【更改樣式】對話框，詢問是否重新定義樣式，【修改樣式】對話框。【修改樣式】對話框（4）選擇【更新樣式，以反映最近所做修改】項。（5）如果選擇【將樣式的格式重新應用于所選內容】復選框，那么將所選內容的格式恢復為原樣式定義的格式。（5）如果選中【從現在開始自動更新樣式】復選框，則在不顯示此對話框的情況下自動更改樣式定義，以符合當前所選內容的格式。若要關閉自動更新，可單擊【格式】菜單中的【樣式和格式】，選擇一種樣式，單擊【更改】，再清除【自動更新】復選框。修改樣式的操作充分顯示了使用樣式的優點，因為修改了樣式后，所有應用了該樣式的文本格式都會作相應的變化，大大提高了編輯、排版的工作效率。如果用戶文檔中有十幾個甚至幾十個“技巧與提示”的樣式，如果一個一個地修改，就要改幾十次，而使用樣式只需修改一次就得了。在文檔與模板間互相復制樣式有的用戶也許會問，在普通模板中的樣式如何應用到已有文檔中去？這樣就不用再在該文檔中定義相同的樣式了。用戶不但在普通模板中的樣式如何應用到已有文檔中去，而且，其它任何一個文檔的樣式既可以復制到Normal文檔中去，也可以復制到任意一個文檔中去。操作如下：（1）單擊【工具】菜單中的【模板和加載項】命令。（2）單擊【管理器】按鈕，再單擊【樣式】選項卡。【管理器】對話框。（3）左邊窗口是當前活動文檔的所有樣式，右邊窗口是Normal（共用模板）所有樣式，如要從活動文檔中把樣式復制到模板，可以從左邊窗口中選擇需要復制的樣式，然后【復制】按鈕；如要從模板中把樣式復制到當前活動文檔中，可以從右邊窗口選擇需要的樣式名，然后單擊【復制】按鈕。如要刪除該樣式，可以單擊【刪除】按鈕，如要更改樣式名稱，可以單擊【重命名】按鈕，然后在打開的【重命名】對話框中輸入新名稱即可。【管理器】對話框（4）若要將樣式復制到不同的模板或文件，或從不同模板或文件復制樣式，可以單擊【關閉文件】以關閉活動文檔及其附屬模板，或關閉Normal模板。然后單擊【打開文件】，打開所需的模板或文件。例如，需要在當前活動模板中使用其他模板的樣式，可以單擊右邊窗口的【關閉文件】按鈕。此時【關閉文件】按鈕又變成了【打開文件】按鈕。單擊【打開文件】按鈕，此時打開一個【打開】對話框，在此對話框中選擇基于其他模板的樣式，如“技巧與提示模板”。單擊打開按鈕之后，就可以在【管理器】窗口中進行樣式互相復制了。保存當前文檔的樣式保存當前文檔的樣式實際上就是保存文檔的模板，那么什么是模板呢？其實用戶在排版過程中就時刻都在使用模板，模板是一類特殊性的文檔，它可以提供完成最終文檔所需的基本工具。使用模板可以快速創建所需要文檔主要框架。在Word中，每一篇文檔都是在模板的基礎上建立的。Word默認使用的模板是（）。它在C:\WINDOWS\ApplicationData\Microsoft\Templates目錄下。如果在這個目錄下沒法找到模板文件，可以使用Windows的“搜索”辦法，在“搜索”的文件名中鍵入“*.dot”，然后單擊【立即搜索】按鈕即可。如果要把當前活動文檔保存為模板文件，并且可以讓其他文檔使用該模板的樣式，方法很簡單，只要在在當前活動文檔中單擊菜單中的【文件】|【另存為】命令，或者按快捷鍵F12，【另存為】對話框，在該對話框的【保存類型】中選擇【文件模板】項，此時該文件會自動選擇保存到C:\WINDOWS\ApplicationData\Microsoft\Templates目錄下。再在【文件名】輸入框中輸入模板名稱，最后單擊【保存】按鈕即可。當用戶在【管理器】中打開【模板文件】【打開】對話框中看到所保存的模板文件。保存模板文件另外，Word每次啟動的時候，如果把這個模板文件進行適合于自己的改動，再保存下來，那Word在啟動的時候就可以按照自己的習慣直接使用紙張大小、字號、字體、邊距等符合自己需要的新文檔了。更改模板的正文樣式Word中的默認【樣式】往往不一定滿足個人常用的習慣格式，所以不少人文字錄入完畢后，需要重新設置格式，就顯得比較麻煩，特別是正文尤為顯著。下面以【正文】樣式為例來改變它的格式。（1）啟動Word進入新文檔。（2）單擊【格式】|【樣式和格式】命令。（3）在彈出的【樣式和格式】對話框的樣式中選擇【正文】。單擊正文樣式的下拉三角按鈕。（4）在下拉列表中選擇【修改】命令，打開【修改樣式】對話框。（5）在【修改樣式】對話框中單擊【格式】按鈕。（6）在彈出一個下拉菜單。選擇想要更改的項，例如，選擇【字體】命令，【字體】對話框。設置正文樣式的字體（7）在彈出的【字體】對話框中的【字體】文本框里，在【中文字體】下拉列表框中選擇【宋體】選項，在【字形】下拉列表框中選擇【常規】選項，在【字號】下拉列表框中選擇【四號】選項，在【字體顏色】下拉列表中選擇【藍色】選項，【下劃線】和【著重號】下拉列表框中都選擇【無】，【效果】區域中在想要的選項中打上【√】，【字符間距】及【動態效果】選項卡中的選項按自己意愿進行設置，全部設置好后，單擊【確定】按鈕后回到【修改樣式】對話框。（8）再單擊【格式】按鈕，在彈出的菜單中選擇【段落】命令。（9）在彈出的【段落】對話框中選擇【縮進和間距】選項卡。設置正文樣式的段落（10）在【特殊格式】下拉列表框中選擇首行縮進，度量值項調整到1厘米，【行距】下拉列表框中選擇【單倍行距】、【】或【】。（12）在換行和分頁及其他欄中按自己意愿進行設置（一般不需要更改），確定后回到【修改樣式】對話框。（13）選中【添至模板】復選框，確定后更改工作全部完成。如不選擇【添至模板】復選框，以后打開Word樣式中的正文還是原來的默認值，就不能應用于此后的文檔了。要更改樣式中另外的選項，照此類推，更改完畢，以后錄入的新文檔就會自動按更改后的樣式編排了。快速創建標題樣式用戶可以快速創建一般居中和粗體文本和其他格式的標題樣式。其操作方法是，先輸入文本或者樣式標題，選定該文本或標題，然后單擊【格式】工具欄上的【居中】按鈕和【加粗】按鈕。如果需要，還可以單擊【格式】|【字體】和【段落】命令，分別設置文本的字體和段落格式，如字體顏色和段落邊框等。接著，在【格式】工具欄上的樣式框中輸入樣式名稱，例如，【名言】，最后按Enter鍵。此后用戶的文檔就可以使用【名言】樣式了。快速創建標題樣式創建目錄技巧目錄通常是文檔不可缺少的部分，有了目錄，用戶就能很容易地知道文檔中有什么內容，如何查找內容等。Word提供了自動創建目錄的功能，使目錄的制作變得非常簡便，既不用費力地去手工制作目錄、核對頁碼，也不必擔心目錄與正文不符。而且在文檔發生了改變以后，還可以利用更新目錄的功能來適應文檔的變化。除了可以創建一般的標題目錄外，還可以根據需要創建圖表目錄以及引文目錄等。但要創建引文目錄，就要在文檔中先標記引文。若要編制圖表目錄，要指定要包含的圖表題注。編制圖表目錄時，Word對題注進行搜索，依照號碼進行排序，并在文檔中顯示圖表目錄。從標題樣式創建目錄Word是一般是利用標題或者大綱級別來創建目錄的。因此，在創建目錄之前，應確保希望出現在目錄中的標題應用了內置的標題樣式（標題1到標題9）。也可以應用包含大綱級別的樣式或者自定義的樣式，如將章一級標題定為“標題1”，節一級的標題定為“標題2”，小節一級定為“標題3”。一個文檔的結構性是否好，可以從文章的【文檔結構圖】或者是【大綱視圖】中看到。如果文檔的結構性能比較好，創建出有條理的目錄就會變得非常簡單快速。從標題樣式創建目錄的操作步驟是：（1）把光標移到要移到目錄的位置。一般是創建在該文檔的開頭或者結尾。（2）單擊【插入】|【引用】|【索引和目錄】選項，并在彈出的【索引和目錄】對話框選擇【目錄】選項卡，【索引和目錄】對話框。【索引和目錄】對話框（3）在【格式】列表框中選擇目錄的風格，選擇的結果可以通過【打印預覽】框來查看。如果選擇【來自模板】選項，標識使用內置的目錄樣式（目錄1到目錄9）來格式化目錄。如果要改變目錄的樣式，可以單擊【修改】按鈕，按更改樣式的方法修改相應的目錄樣式。并且只有選擇【來自模板】選項時，【修改】按鈕才有效。（4）如果要在目錄中每個標題后面顯示頁碼，應選擇【顯示頁碼】復選框。（5）如果選中【頁碼右對齊】復選框，則可以讓頁碼右對齊。（6）在【顯示級別】列表框中指定目錄中顯示的標題層次。一般只顯示3級目錄比較恰當。（7）在【制表符前導符】列表框中指定標題與頁碼之間的制表位分隔符。（8）單擊【確定】按鈕。插入目錄的效果如果一篇文章一般都是由多個文檔組成，可以把剛創建的目錄復制到一個新文檔中去，再把幾個文檔的目錄都合成在一起之后，就可以把整篇文章的完整目錄就自動創建了。但這樣完成的目錄是獨立的一個文檔的，是不能進行自動更新的。如果使用的是主控文檔或把多個文檔合并到一個文檔中，就可以一次性把整篇文檔的目錄創建了。從其他樣式創建目錄也許有的用戶會問，如果用的不是Word內置的樣式，即從文檔中的不同樣式中創建目錄，如，不根據“標題1”到“標題9”樣式來創建目錄，而是根據自定義的“樣式1”到“樣式3”樣式來創建目錄，那么還能自動創建目錄嗎？回答當然是可以的，下面就詳細介紹從其他樣式創建目錄的方法。（1）將光標移到要插入目錄的位置。（2）【索引和目錄】對話框，單擊【選項】按鈕。彈出【目錄選項】對話框。（3）在【目錄建自】下面選中【樣式】前的復選框，選中它表示可以在【有效樣式】列表中單擊的樣式創建目錄。（4）在【有效樣式】列表框中找到標題使用的樣式（該文檔中所有使用的段落樣式都可以在此找到），如【樣式0】、【樣式1】、【樣式2】；也可以是用戶創建的任何樣式，然后在【目錄級別】文本框中指定標題【樣式0】、【樣式1】、【樣式2】、【樣式17】的目錄級別分別為4。選擇其他樣式作為目錄的級別當僅使用自定義樣式時，可以刪除內置樣式或任意一種樣式的目錄級別數，方法是刪除【目錄級別】文本框中的數字即可。例如，用戶可以刪除標題標題2和標題3后面的【目錄級別】中的數字。如要使兩種樣式使用相同的目錄級別，只要在兩種樣式名的【目錄級別】框中鍵入相同的級別數字即可，如要使【小技巧正文】樣式與【樣式2】使用相同的目錄級別，可分別在它們的目錄級別欄中鍵入3。同樣用戶也可以增加【目錄級別】中的數字，如增加到標題4標題5等。（5）單擊【確定】按鈕，返回到【目錄和索引】對話框。（6）在【目錄和索引】對話框選擇合適的選項后單擊【確定】按鈕。這樣，Word就會在指定的地方建立目錄，目錄中的頁碼是由Word按該樣式在文檔出現的位置來確定的。由目錄域創建目錄如果文檔中沒有應用樣式，全部是正文文字，此時如果插入目錄，可以通過目錄域的方法創建目錄，此種方法適用于字符樣式或文字檢索的目錄。可以使用【標記目錄項】的方法將目錄域插入文檔。下面假設有一篇文檔是《宋詩一百首》，要把每首宋詩的詩名創建成目錄，因為詩名沒有使用樣式，此時可以由目錄域創建目錄，操作方法如下：（1）在文檔中包含目錄的第一首宋詩詩名《塞上》。（2）按快捷鍵Alt+Shift+O。【標記目錄項】對話框。【標記目錄項】對話框（3）在【級別】框中，選擇目錄的級別，如1，2，3等級別。并單擊【標記】按鈕。（4）不退出對此對話框，選擇第二首宋詩詩名《寒食》，當切換【標記目錄項】對話框為活動窗口時，該選定的文本就會出現在【目錄項】文本框中。繼續標記目錄項繼續標記第三首宋詩詩名《村行》、第四首宋詩詩名《春居雜興二首》……第100首宋詩詩名《過零丁洋》。當標記完所有需要創建的目錄文本后，此時該對話框中的【取消】按鈕將變成【關閉】按鈕，單擊【關閉】按鈕退出。標記了目錄項后的效果（5）將光標移到要插入目錄的位置（一般是文檔的開頭或結尾處）。（6）單擊【插入】|【引用】|【索引和目錄】命令。（7）單擊【目錄】選項卡。（8）單擊【選項】按鈕。（9）在【目錄選項】框中，選中【目錄項域】復選框。并且清除【樣式】和【大綱級別】復選框。選中【目錄項域】復選框（10）連續單擊【確定】按鈕即可使用目錄域創建目錄，即可在指定的地方插入了由目錄域創建的目錄。由目錄域創建的目錄創建圖表目錄圖表目錄也是一種常用的目錄，可以在其中列出圖片、圖表、圖形、幻燈片或其他插圖的說明，以及它們出現的頁碼。在建立圖表目錄時，用戶可以根據圖表的題注或者自定義樣式的圖表標簽，并參考頁序按排序級別排列，最后在文檔中顯示圖表目錄。要插入圖表目錄，首先確認要建立圖表目錄的圖片、表格、圖形添加有題注（關于插入題注，）。使用題注插入目錄的方法如下：（1）將光標移到要插入圖表目錄的地方。（2）單擊【插入】|【引用】|【索引和目錄】菜單項，并在【索引和目錄】對話框中選擇【圖表目錄】選項卡。【圖表目錄】選項卡（3）在【題注標簽】下拉列表框中選擇要建立目錄的題注（如果文檔中插入的圖片、表格、圖形添加有題注，在此下拉列表框中可以查看到），如圖表、公式、表格或者自定義的題注標簽，這果顯示的有“圖12.”。（4）在【格式】下拉列表框中選擇一種目錄格式，其他選項與創建一般目錄一樣，確認后單擊【確定】按鈕。使用題注標簽插入的圖表目錄雖然利用題注建立圖表目錄很方便，但有時候，文檔中的標簽是用戶鍵入的，并不是Word的題注功能加上的。這時可以使用自定義樣式建立圖表目錄：（1）打開【圖表目錄】對話框。（2）單擊【選項】按鈕，【圖表目錄選項】對話框。【圖表目錄選項】對話框（3）選中【樣式】復選框，并在其右邊的下拉列表框中選擇圖表標簽使用的樣式名，如用戶的圖號使用的樣式名是“圖注”，選中它，然后單擊【確定】按鈕。（4）返回到【索引和目錄】對話框，單擊【確定】按鈕后，同樣可以插入文檔的圖表目錄，使用圖注樣式插入的圖表目錄