華為內部培訓資料時間管理(完整版)

　　

【正文】 需要 *信息爆炸 *競爭的壓力 *你的客戶對品質的要求 看來我們要成為 一個高效的時間管理者和職業人，充分地減少時間浪費的現象，確 非易事。 大凡能夠在事業上做出卓越成績的人都是時間管理的專家，格里在威格利南方聯 營公司當了 20多年的總經理，該公司是美國最成功的超級市場之一，他獲得了許多值 得引證的榮譽。 小案例： 如果銀行每天早晨向你的帳號撥款 。首先讓我們看看時間的四項獨特性： （ 1）供給毫無彈性：時間的供給量是固定不變的，在任何情況下不會增加、也不會減 少，每天都是 24小時，所以我們無法開源?？葱竽?？還是打麻將呢？還是努力做一 個學者呢？全靠你們自己選擇！ 易卜生說：你的最大責任就是把你這快材料鑄造成器。少年 是一去不復返的，等到精 力衰竭的時候，要做學問也來不及了。 以前的功課也許有一大部分是為了這張文憑，不得已而做的。你們看他的成績！每天花 1點種看 10頁有用的書，每年可看 3600多頁書；30年讀 11萬頁書。最成功和最不成功的人 一樣，一天都只有 24小時，但區別就在于他們如何利用這所擁有的 24小時。 （ 4）無法失而復得：時間無法象失物一樣失而復得。由于時 間所具備的四項獨特性，所以時間管理的對象不是 “時間 ”，它是指面對時間而進行 的 “自管理者的管理 ”。 在信息爆炸的今天，咨訊的空間在無限地擴展，面臨競爭的壓力、客戶的高品質 的需求，你是否又有些無所適從呢？ 由于時間所具有的獨特性，時間在各種資源中又往往容易被我們忽略。 他面露得意神色隨手點了一支香煙，稍作休息。他連解釋帶賠罪地花了近四十分 鐘的時間才說服了對方、平息了冤氣。 請問： 小張在時間管理上，存在哪些的問題？ 你的工作中存在類似的問題嗎？請例舉一二。 “好， ”他說： “今天什么也不要處理，用一整天來準備應 該是沒有問題的。波特最喜歡橄欖球了，豈可放過，雖然有一點內疚， 但還是坐下來安慰自己說： “看一會兒，松馳一下，做事就會事半功倍吧！ ”橄欖球 賽播映完畢，已是晚上 11點多，波特可有點焦急了，但越是急，越是想不到東西，他 狠狠地摑了自己一巴掌，都是 貪看電視之過，但現在什么靈感也沒在有，倒不如先睡 覺，明早 4點起床再做吧。 時間管理的誤區 我們探索克服時間浪費的途徑便是 “培養克服時間管理誤區的技能 ”。假如按這種方法你無法完成全部的重要工作 ，那么即使運用任何其它方 法，你也同樣無法完成它們，而且倘若不借助某一件事的優先次序，你可能甚至連哪 一種工作最為重要都不清楚。但如果是處于 無計劃的引導，則一切行動將雜亂無章，最終走進死胡同。倘若因勉強接受他人 的請托而擾亂自己的步伐，是不合理的、不明智的。 拖延商數測驗 請據實選擇以下每一個陳述最切合你的答案： （ 1）為了避免對棘手的難題采取行動，我于是尋找理由和借口。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同意 （ 9）我在過分疲勞（或過分緊張、或過分泄氣、或太受抑制）時，以致無法處理所面 對的困難任務。 不擅處理無端電話的打擾。如你無法即刻對某些題目提供確切的答案，則請 在題目前打問號 “？ ”。 組織內其它平行部門的來函，要求取得你的部門的市場（或其它）調查報告。主要表現在以下幾個方面： *個人的消極態度 *做事拖拉，找借口不干工作 *唏噓不已，做白日夢 *工作中閑聊 如果我們一直處于遲鈍的時間感覺中，換句話說，當你覺得時間可有可無，不 愿面對工作中的具體事務，沉溺于 “天上隨時掉下大餡餅 ”的美夢，那就需要好好反 省自己了，因為你隨時在喪失寶貴的機會，隨時可能被社會所淘汰！ 好了，前面我們談到了五個時間管理的誤區，不管以前我們做得怎樣，要記?。? 世界上所有的成就都是 “現在 ”所塑造的。它們是： 視時間為主宰； 視時間為敵人； 視時間為神秘物； 視時間為奴隸。例如他們在上班時，喜 歡尋找捷徑，以便能夠創造紀錄，對他們來說，節省下來的時間好象能積蓄下來似 的。事實上，當他們等到心臟病突發、太太鬧分居、子女求見時，才領悟到 自己的工作時間確實過長了。 “效率 ”基本上是一種 “投入 ——產出 ”的概念。我們固然期望能同時發揮效率與效能，但在效率與效能無法兼得時，我們應首先 著眼于效能，然后再設法提高效率。 長時間工作可能導致工作的失敗。 我們常?？吹?，缺少安全感的人，工作都很起勁，因為愈是忙碌，就愈能令人感到 安全。 原則之一：明確目標 目標刺激我們奮勇向上 在人生的旅途上，沒有目標就好象走在黑漆漆的路上，不知往何處去。這些鯨魚在追逐沙丁魚時，不 知不覺被困在一個海灣里，報道上說： “這些小魚把海上巨人引向死亡。在接下來的 6年，他過著得過且過的生活，毫無人生目標。 賴嘉一改過去的散漫態度，以信心堅定、目標明確、內心無畏的姿態，重新踏入 校門。 在 1974年，美國著名證券經紀人鄧尼斯是一個已干了 6年的證券經紀人，以社會標 準來看，他是美國中產階級分子的典范：他擁有一個美滿的婚姻、三個聰明伶俐的孩 子、一棟房子、兩部車，但是患了潰瘍。他的許多朋友與親戚都以憂傷和驚慌的 眼光看著他，斷定他發瘋了。 有人曾經做過一個試驗，他把人分成兩組，讓他們去跳高。房子要多大，是幾 層樓？需要多少臥室？要木頭砌還是鋼筋水泥的？要多少平方？座落地點呢？你的預 算呢？有了這些明確的標準，你才有可能順利地蓋好你的房子。 基于時間的： 任何一個目標的設定都應該考慮時間的限定，比如你說： “我一定要拿到律師證 書。 目標如何制訂，我們已在前面的內容進行了說明；至于如何制訂并檢查計劃，我 們會在后面的章節中詳細地闡述。當時格林曾經想到，如果有人能夠開辦一個能夠將重 要文件在 24小時之內送到任何目的地的服務，該有多好！這想法在他腦海中駐留了好 幾年 ..一直到有一個名叫弗列德 先做已排定時間的事，然后再做未經排 定時間的事。 以上的各種行事準則，從一定程度 上說大致上都不符合有效的時間管理的要求。經過一番 掙扎之后，他們可能會信誓旦旦地下決心：下次一 定要將業務報告提前準備好！但是 除非能夠徹底地改變按 “緩急程度 ”辦事的習慣，否則到了下一次而極有可能重蹈覆 轍。如果荒廢了， 我們很會可能變成行尸走肉。 第三象限是緊急但不重要的事。然而向閱讀令人上癮的無聊小說、毫無內容的電視節 目、辦公室聊天等。因為過去的院長都是以院內的日常事務為工作 重心，這個新 院長卻總是神龍見首不見尾，因為他正在全國各地巡回募款，以充實院內的研究經 費、獎學金等。他相信如果從頭來，他一定可以做得更好。 抓住機會。（） 我 休息時會覺得不安。（） 1當我為了處理突發狀況，必須取消約會或中途離開，我認為別人應該能諒解。當穆爾逐漸對 工作感到得心應手后，他立即拿出客戶資料以及銷售圖表，以確認大部分的業績來自 哪些客戶。不幸的是我們使用冷凍庫的機率高達 80%，使用冷凍庫的機率只有 20%，致使我們許多家庭婦女在使用電冰箱時往往因蹲 下次數過多而感腰酸背疼。 原則之五：與別人的時間取得協作 任何人類的組織，不論大小，都有其周而復始的節奏性、周期性；而我們作為社 會或是團體組織中的一員，毫無疑問地要與周邊部門或人發生必然的聯系?？死势澆粼谵k公室里的每個早上都寫 10封信；杰出的演說學家 喬 第 26 頁，共 42 頁 第三章：時間管理的方法與技巧 在我們談具體的時間管理的方法與技巧之前，先要有必要分析一下自己使用時間 的方式和狀況。請記住：時 間管理并沒有什么高超的技巧，關鍵就在于持之以恒。 在下周一開始的時候，請注意隨時攜帶你的表二，每半小時在表二的適當位置記上 該活動的號碼。 將 “每星期估計花費時間 ”減 “。 該星期結束時，表二的所有空格都應該有一個號碼。 請先看表一和表二： 表一：時間使用清單表 時間統計 項目活動 每星期估計花費 的時間（小時 ） 每星期實際花費 的時間（小時） 上兩項時間的差 額（小時） 占每星期的總時間 的百分比（ %） 一、公務活動 1上下班 2開會 3打電話 4閱讀文件、整理通信 5幫助下屬 6接待賓客 7向上級匯報 8公務出差 9拜訪客戶 10其它工作上的活動 小計 二、個人活動 11整理儀容 12飲食 13睡覺 小計 三、家庭活動 14煮飯 15洗熨衣服 16打掃房屋 17雜務與家事 18賣雜物 19其它的逛街活動 20繳款 21看孩子 22宗教活動 第 27 頁，共 42 頁 23家庭外出 24家庭溝通 25其它家庭活動 小計 四、休閑活動 26聽廣播與音樂 27看電視 28休閑閱讀 29嗜好 30觀看比賽 31運動 32休閑旅游 33聚會與社交 34其它休閑活動 35其它活動 小計 時間統計 (小時 ) 表二：一星期時間日志與簡略分析表 時間周一周二周三周四周五周六周日活動標號時間小計 7:001 上下班 7:30 2 開會 8:00 3 打電話 8:30 4 閱讀文件、整理通信 9:00 5 幫助下屬 9:30 6 接待賓客 10:00 7 向上級匯報 10:30 8 公務出差 11:00 9 拜訪客戶 11:30 10 其它工作上的活動 12:00 11 整理儀容 12:30 12 飲食 13:00 13 睡覺 13:30 14 煮飯 14:00 15 洗熨衣服 14:30 16 打掃房屋 15:00 17 雜務與家事 15:30 18 賣雜 物 16:00 19 其它的逛街活動 16:30 20 繳款 17:00 21 看孩子 17:30 22 宗教活動 18:00 23 家庭外出 18:30 24 家庭溝通 19:00 25 其它家庭活動 19:30 26 聽廣播與音樂 20:00 27 看電視 20:30 28 休閑閱讀 21:00 29 嗜好 21:30 30 觀看比賽 22:00 31 運動 22:30 32 休閑旅游 23:00 33 聚會與社交 23:30 34 其它休 閑活動 24:00 35 其它活動 第 28 頁，共 42 頁 實施步驟： 熟悉并準備一份 “時間使用清單表 ”（如表一）。 分析自己使用時間的方式和狀況 大多數人不喜歡好好地了解自己，逃避現實比觀察及解釋我們的行為更容易。 第 25 頁，共 42 頁 很多作家固定在每天某個時段工作，而且在停筆前必須完成一定的字數。 認清并適應組織的節奏性與周期性是成功的要素。不難發 現，這種 設計就是利用了 80/20原理。于是，穆爾的下一步就是將其中購買量 最小的 36個客戶退回公司，然后全力服務其余 20%的客戶。（） 1我常邊工作邊吃飯。（） 我常為了完成某項事情而拒人于千里之外。 增進能力。但如果他對當前的形勢看得不夠遠，不了解自己的特長，無法制定有遠 見的目標，最后結 果對他自己、教授們、商學院而言，便不可能是 “最好 ”的。教授們有事找 他，必須通過他的行政助理，很多習慣與院長直接接觸的人，這們一來不免覺得矮了 一截。 第 21 頁，共 42 頁 現在你不妨回顧一下上周的生活與工作，你在哪個象限花的時間最多？請注意， 在劃分第一和每三象限時要特