華為內(nèi)部培訓(xùn)資料時間管理-資料下載頁

【導(dǎo)讀】以前的功課也許有一大部分是為了這張文憑，不得已而做的。從今以后，你們可。以依自己的心愿去自由研究了。趁現(xiàn)在年富力強的時候，努力做一種專門學(xué)問。是一去不復(fù)返的，等到精力衰竭的時候，要做學(xué)問也來不及了。既沒有圖書館，有沒有實驗室，哪能做學(xué)問？要等到有了實驗室方才做研究的，有了實驗室也不肯做研究。世界幾乎全面地在進步，但我們一天還是只有24小時。“時間管理”所探索的是如何減少時間浪費，以便有效地完成既定目標。“時間管理”一直是個重要的問題，但從來沒像今天這么重要過，為什么？看來我們要成為一個高效的時間管理者和職業(yè)人，充分地減少時間浪費的現(xiàn)象，報告內(nèi)容十分吸引人，于是情不自禁地拿起來閱讀。等他放下這份報告時，已經(jīng)

　　

【正文】 42 頁 改善人際關(guān)系。 改 善事先準備工作。 更周詳?shù)匾?guī)劃與組織。 善待自己。 抓住機會。 充實自我。 增進能力。 這些都屬于第二象限，因此也都是重要的事。如果你的答案也屬于這七項，為什 么不身體力行呢？ 急迫性指數(shù)測驗 選取出你最可能作出的反應(yīng)行為或態(tài)度（ A=從不； B=有時候； C=常常） 我在壓力之下表現(xiàn)最好。（） 我常歸咎外在環(huán)境太匆忙或緊張，以致無法作深入的自我反省。（） 我常因周圍的人或事動作太慢而不耐煩。我討厭等待或排隊。（） 我 休息時會覺得不安。（） 我似乎永遠在趕時間。（） 我常為了完成某項事情而拒人于千里之外。（） 我只要片刻沒和辦公室聯(lián)系就覺得不安。（） 我在做一件事時常會想到另一件事。（） 我處理危機時表現(xiàn)最好。（） 處理突發(fā)狀況的興奮感，似乎比慢工出細活更讓我覺得有成就。（） 1我常為了處理突發(fā)狀況，犧牲和親友共處時間。（） 1當我為了處理突發(fā)狀況，必須取消約會或中途離開，我認為別人應(yīng)該能諒解。 （） 1我覺得處理突發(fā)狀況讓一天的生活更有意義 。（） 1我常邊工作邊吃飯。（） 1我一直認為總有一天能做我真正想做的事情。（） 第 23 頁，共 42 頁 1一天下來辦公桌上 “已辦 ”文件如果堆得高高的，我會很有成就感。（） “A”總數(shù)： “B”總數(shù)： “C”總數(shù)：總得分：（ A=0分； B=2分； C=4分） 0到 25分屬于低度急迫性心態(tài)， 26到 45分屬于強烈急迫性心態(tài)， 46分以上已經(jīng)到了 嚴重急迫性的程度。 原則之四：合理地安排時間 首先我們來看看穆爾的故事： 案例穆爾于 1939年大學(xué)畢業(yè)后，在哥利登油漆公司找到業(yè)務(wù)員的工作。當時的月 薪是 160美元，但滿懷雄心壯志的他仍擬定了一個月薪 1000美元的目標。當穆爾逐漸對 工作感到得心應(yīng)手后，他立即拿出客戶資料以及銷售圖表，以確認大部分的業(yè)績來自 哪些客戶。他發(fā)現(xiàn)， 80%的業(yè)績都來自于 20%的客戶中，同時，不管客戶的購買量大 小，他花在每個客戶身上的時間都是一樣的。于是，穆爾的下一步就是將其中購買量 最小的 36個客戶退回公司，然后全力服務(wù)其余 20%的客戶。 結(jié)果如何？第一年，他就實現(xiàn)了月薪 1000美元的 目標，第二年便輕易地超越了這 個目標，而成為美國西海岸數(shù)一數(shù)二的油漆制造商。最后還當了凱利穆爾油漆公司 （ KellyMoore Paint Company)的董事長。 這個故事除了告訴我們樹立正確的目標的重要性，還體現(xiàn)了巴列特定律（也稱 80/20原理）：總結(jié)果的 80%是由總消耗時間中的 20%所形成的 按事情的 “重要程度 ”編排行事優(yōu)先次序的準則是建立在 “重要的少數(shù)與瑣碎的 多數(shù) ”的原理的基礎(chǔ)上。舉例說明： 80%的銷售額是源自 20%的顧客； 80%的電話是來自 20%的朋友 ； 80%的總產(chǎn)量來自 20%的產(chǎn)品； 80%的財富集中在 20%的人手中； .. .. 再舉個例子，傳統(tǒng)式的電冰箱在結(jié)構(gòu)上，冷凍庫是位于上端，冷藏庫則位于下 端。當你使用冷凍庫時，則往往非下蹲不可。不幸的是我們使用冷凍庫的機率高達 80%，使用冷凍庫的機率只有 20%，致使我們許多家庭婦女在使用電冰箱時往往因蹲 下次數(shù)過多而感腰酸背疼。基于此，某家電器公司在電冰箱的設(shè)計上做了修改，將冷 藏庫與冷凍庫的位置做了對調(diào)，這種新型的電冰箱大大地減少了下蹲的次數(shù)。不難發(fā) 現(xiàn)，這種 設(shè)計就是利用了 80/20原理。 第 24 頁，共 42 頁 80/20原理對我們的一個重要啟示便是：避免將時間花在瑣碎的多數(shù)問題上，因 為就算你花了 80%的時間，你也只能取得 20%的成效。所以，你應(yīng)該將時間花于重要 的少數(shù)問題上，因為掌握了這些重要的少數(shù)問題，你只需花 20%的時間，即可取得 80%的成效。 掌握重點可以讓你的工作計劃不致偏差。一旦一項工作計劃成為危機時，犯錯的 幾率就會增加。我們很容易陷在日常瑣碎的事情處理中；但是有效進行時間管理的 人，總是確保最關(guān)鍵的 20%的活動具有最高的優(yōu)先級。 原則之五：與別人的時間取得協(xié)作 任何人類的組織，不論大小，都有其周而復(fù)始的節(jié)奏性、周期性；而我們作為社 會或是團體組織中的一員，毫無疑問地要與周邊部門或人發(fā)生必然的聯(lián)系。在這種情 況下，我們需要互相尊重對方的時間安排，也就是說要與別人的時間取得協(xié)作。 認清并適應(yīng)組織的節(jié)奏性與周期性是成功的要素。你也許擁有全世界最偉大的廣 告構(gòu)想，但是如果你在各公司都已經(jīng)做完廣告預(yù)算后才提出你的構(gòu)想，你可能就不會 有太好的運氣，可能要等到幾個月后，你的構(gòu)想才 會被慎重考慮，甚至可能會一不小 心扔到垃圾桶里去！ 同樣地，當我們需要到某一部門去參觀學(xué)習，也需要提前與該部門人員進行預(yù) 約，雙方共同達成一個有關(guān)時間、地點、人員安排等等的約定。否則，突如其來的打 擾會令對方措手不及，甚至有可能將你拒之門外！ 大家想想，我們是不是也在經(jīng)常抱怨外部的打擾（電話、來訪等）、突發(fā)事件！ 既然如此，我們是不是也應(yīng)該站在對方的角度考慮問題，嚴格要求自己，提前做好計 劃與安排，與他人的時間取得協(xié)作，少一份慌亂，多一份從容！ 制定規(guī)則、遵守紀律 我們在成長的過程中，常被各種紀律所束縛， “沒有規(guī)矩、不成方園 ”，因為有 紀律，我們才有秩序。在時間管理中，我們同樣強調(diào)紀律與規(guī)則。 世界著名的音樂家莫扎特通常被描述成輕率而任性的天才，然而他從 15歲到過世 為止，終其一生的作曲數(shù)量都是非常固定的，甚至可以用代數(shù)程式來計算。 歷史學(xué)家梅爾 克朗茲勃呆在辦公室里的每個早上都寫 10封信；杰出的演說學(xué)家 喬 查伯納教授要求手下的電話行銷人員每個星期一、二都要打 13個電話，星期三、 四則是 12個，星期五則是用來打電話給這個禮拜沒有聯(lián)絡(luò)上的人。 第 25 頁，共 42 頁 很多作家固定在每天某個時段工作，而且在停筆前必須完成一定的字數(shù)。這個方 法很有效，假如你養(yǎng)成每天寫 1000字的習慣，連續(xù)一個月后，寫 1000字便易如反掌。 接著你可以增加字數(shù)到大概 1200字，過十幾天后，或許可再增加幾百字。 因此，我們說，制定規(guī)則、遵守紀律的核心主要體現(xiàn)在以下三個方面： 在進行工作的時候，一定要念念不忘這個工作應(yīng)于何時截止。 即使外部沒有規(guī)定截止的日期，自己也要樹立一個何時完成的目標。 由于不得已原因而不能按期完 成時，一定要提前還必須關(guān)部門取得聯(lián)系，將影響縮 小在最小范圍內(nèi)。 第 26 頁，共 42 頁 第三章：時間管理的方法與技巧 在我們談具體的時間管理的方法與技巧之前，先要有必要分析一下自己使用時間 的方式和狀況。 167。 分析自己使用時間的方式和狀況 大多數(shù)人不喜歡好好地了解自己，逃避現(xiàn)實比觀察及解釋我們的行為更容易。面 對自己并客觀地制定我們對時間的使用，需要巨大的勇氣。而若你愿意花一個星期做 這種功夫，將毫無疑問地發(fā)現(xiàn)，這是一種有益的經(jīng)驗。 下面的 練習將顯示你以你的時間與生命真正去做的許多相關(guān)事項。在本項練習中 列有一個你在一星期內(nèi)花費時間的清單。這里要強調(diào)的這不是一個要你計算每一分鐘 的 “時間難題 ”練習，而是要求你記錄下一星期每隔半小時的所有活動。請記住：時 間管理并沒有什么高超的技巧，關(guān)鍵就在于持之以恒。 接下來就請按部就班地完成如何進行時間使用清單的分析，之后，你會考慮到一 些問題，尋找指引你更適當?shù)倪\用你的時間的答案。 請先看表一和表二： 表一：時間使用清單表 時間統(tǒng)計 項目活動 每星期估計花費 的時間（小時 ） 每星期實際花費 的時間（小時） 上兩項時間的差 額（小時） 占每星期的總時間 的百分比（ %） 一、公務(wù)活動 1上下班 2開會 3打電話 4閱讀文件、整理通信 5幫助下屬 6接待賓客 7向上級匯報 8公務(wù)出差 9拜訪客戶 10其它工作上的活動 小計 二、個人活動 11整理儀容 12飲食 13睡覺 小計 三、家庭活動 14煮飯 15洗熨衣服 16打掃房屋 17雜務(wù)與家事 18賣雜物 19其它的逛街活動 20繳款 21看孩子 22宗教活動 第 27 頁，共 42 頁 23家庭外出 24家庭溝通 25其它家庭活動 小計 四、休閑活動 26聽廣播與音樂 27看電視 28休閑閱讀 29嗜好 30觀看比賽 31運動 32休閑旅游 33聚會與社交 34其它休閑活動 35其它活動 小計 時間統(tǒng)計 (小時 ) 表二：一星期時間日志與簡略分析表 時間周一周二周三周四周五周六周日活動標號時間小計 7:001 上下班 7:30 2 開會 8:00 3 打電話 8:30 4 閱讀文件、整理通信 9:00 5 幫助下屬 9:30 6 接待賓客 10:00 7 向上級匯報 10:30 8 公務(wù)出差 11:00 9 拜訪客戶 11:30 10 其它工作上的活動 12:00 11 整理儀容 12:30 12 飲食 13:00 13 睡覺 13:30 14 煮飯 14:00 15 洗熨衣服 14:30 16 打掃房屋 15:00 17 雜務(wù)與家事 15:30 18 賣雜 物 16:00 19 其它的逛街活動 16:30 20 繳款 17:00 21 看孩子 17:30 22 宗教活動 18:00 23 家庭外出 18:30 24 家庭溝通 19:00 25 其它家庭活動 19:30 26 聽廣播與音樂 20:00 27 看電視 20:30 28 休閑閱讀 21:00 29 嗜好 21:30 30 觀看比賽 22:00 31 運動 22:30 32 休閑旅游 23:00 33 聚會與社交 23:30 34 其它休 閑活動 24:00 35 其它活動 第 28 頁，共 42 頁 實施步驟： 熟悉并準備一份 “時間使用清單表 ”（如表一）。這份假設(shè)的清單是效率先生所 作，效率先生， 35歲，銷售經(jīng)理，有兩個孩子，太太也是職業(yè)婦女，所以效率先生也 分擔了一些家務(wù)。 在表一中效率先生列出約 30項每星期中的主要活動，并分成五或六類。希望你按表 一的要求類似地列出公務(wù)活動、個人活動、家庭活動與休閑及其它活動等類 30余項， 但你的分類與活動可能與效率先生很不一樣。 在列 出在所有活動并予以分類后，將每一活動按順序編號，如表一。 準備一份的 “一星期日志與簡略分析表 ”（如表二），將表一中的活動對應(yīng)地列在 表二中。 在下周一開始的時候，請注意隨時攜帶你的表二，每半小時在表二的適當位置記上 該活動的號碼。例如效率先生星期一上午 7點到 7點半穿衣服去上班，他就把編號 11記 在星期一上午 7點的空格里。 該星期結(jié)束時，表二的所有空格都應(yīng)該有一個號碼。現(xiàn)在統(tǒng)計每一項活動出現(xiàn)的次 數(shù)。例如效率先生在時間表上第二項活動出現(xiàn)了 15次，即表示他花了 7個半小時在工作 時打電話。因此效率先生要在打電話這一欄的 “時間小計 ”中記上 。依上述方法填 滿表二，直到 “時間小計 ”中都有一個數(shù)目字（可能是零）。 然后把表二中的 “時間小計 ”填到表一的 “每星期實際花費時間 ”上。 將 “每星期估計花費時間 ”