國際高力總經理室操作手冊(更新版)

　　

【正文】 立在一起，不得分開。 管理處 各部門各自起草發出的文件各自立卷。 同級和非隸屬單位的文件材料：由同級單位或非隸屬單位頒發的非本 管理處 主管業務但需要執行的文件，對本 管理處 進行工作檢查形成的重要文件，與本 管理處洽商工作形成的重要文件，以及本管理處 與外單位業務往來所形成的合同、協議等。做成功物業管理人！』 第 22 頁，共 34 頁 中國物業服務教育網 第十一章 檔案管理程序 1. 目的： 此程序的目的是為了做好 本管理處 各部門文件材料以及租戶檔案、工程圖紙檔案的立卷歸檔工作，使其逐步實現規范化、制度化，確保檔案妥善保管、有效利用。做成功物業管理人！』 第 21 頁，共 34 頁 中國物業服務教育網 召集及主持人在召集會議之前需擬定會議時間、參加會議者名單及會議議程。會議需要請其他部門經 理參加或 /和物業總經理參加的由部門經理發出邀約并協調會議時間。 （無） 者 及主持人 ：負責安排會議時間、參加會議者 名單及擬定會議議程。 6．引用 文件（無） 7. 記錄 文件發放登記表 DGMGM001 文件借閱登記表 DGMGM002 文件制訂修訂申請表 DGMGM003 受控文件清單 DGMGM004 質量記錄一覽表 DGMGM005 不合格糾正與預防措施報 DGMGM006 質量記錄銷毀登記表 DGMGM007 體系文件分發控制表 DGMGM008 作廢文件銷審批表 DGMGM009 8．其他 附 件 1 文件發放流程圖 附 件 2 文件更改或作廢流程圖 附錄 3 文件批核一覽表 附錄 4 操作手冊目錄 附錄 5 文件控制印章 『學習改變人生 使用者若有疑問必須將表格與有關程序之附錄核 對。 所有收回的舊版或作廢文件須隨即被銷毀。 文件分發后 , 文件控制員須 在文件原稿的首頁 封 面蓋上〖受控文件〗印章。 文件發出程序 文件發出者必須 編制文件。做成功物業管理人！』 第 9 頁，共 34 頁 中國物業服務教育網 圖 。 定義 給程序中任何會導致誤解或有特別解釋的名詞定義。 文件內容更改時 , 須在文件上進行標記 , 所有文件的更改內容須在《 操作手冊目錄 》上說明。 若授權批核人員缺席 , 可委派另一名有 同樣職權的授權批核人員 , 以審 批屬于所控制的文件。文件控制員則負責管理 此文件控制中心。非受控文件若有新版次發出 , 將不會被自動更新。 超過保存期限 的質量記錄須由部門經理決定其處置方法。 有關人員 ： 需按此程序要求制作及保存質量記錄。做成功物業管理人！』 第 0 頁，共 34 頁 中國物業服務教育網 『學習改變人生 辦公室倉庫管理制度 ?????? ?????????????????? 50 人事操作流程 ?????????????????????????? 56 辦公室倉庫管理制度 ???????????????????????? 50 人事操作流程 ?????????????????????????? 56 表單目錄 ???????????????????????????? 144 表單修訂記錄 ?????????????????????????? 147 『學習改變人生 4. 主要 職責 部門經理 /主管 ： 負責保證所有需要的質量記錄能按此規定程序保存。 總經理室 文件控制中心需保存一份“質量記錄總表”，以反映 本處 所有部門質量記錄的種類、負責保管的部門及所要求的保存期限。 非受控文件 ： 沒有列于項目 2 或文件上且沒有蓋有紅色〖受控文件〗印章的文件。 5. 內容 總則 所有文件原稿（ 除外）應由文件控制員發出及保存 , 并存檔于文件控制中心。但有關部門負責人可授權適當人員批核文件 , 而授權名單須書面通知文件控制員。做成功物業管理人！』 第 8 頁，共 34 頁 中國物業服務教育網 責此項工作的部門進行審批。 適用 范圍 制訂程序的應用地方 , 部門 , 組別或人員。 2. 操作手冊應在次頁編有手冊總目錄，在第三頁附有適用部門之組織架構 『學習改變人生做成功物業管理人！』 第 12 頁，共 34 頁 中國物業服務教育網 編號文件。 各有關部門負責人指定收件人須于 《文件發放登記表》 DGMGM001 上簽署確認收妥文件復印本 , 并將文件受控復印本分發給其部門各有關使用者。 文件更改 /作廢程序 文件控制員須根據《文件發放登記表》 DGMGM001 上的資料將舊版或作廢的受控文件全數收回。 表格的控制 所有表格 的名稱及編號 必須 明確編寫 于各 操作手冊的“記錄”項目內 。做成功物業管理人！』 第 14 頁，共 34 頁 中國物業服務教育網 文件控制中心控制員須保存一份國家 /國際標準、法律 /法規、集團有關規定總表。 各項內部會議。會議主要議題為匯報本周工作，提出需其他部門合作事項并在會上達成一致。 『學習改變人生 （無） （無） 附件：會議紀要格式 『學習改變人生 本 管理處 的文件材料：所有會議文件、請示與批復文件、工作條例、章程、制度、工作計劃、總結、報告，匯總的統計報表資料、人事任免、調動、獎懲等 文件，有關工程技術文件資料等。 發文立卷： 本管理處 各部門起草的以 管理處 名義發出的文件，或經討論通過決定的文件，由 總經理室 立卷。跨年度的請示與批復，放在復文年立卷；沒有復文的，放在請示年立卷；跨年度的會議文件放在開幕年立卷。查閱秘密、機密級的文檔資料須得到 物業 總經理的許可。 文件控制 ： 在公司，所有受控文件及資料均由文件控制員發出、分發和保存。 若指定其他部門審批時，該部門應獲得審批所需依據的有關背景資料。做成功物業管理人！』 第 27 頁，共 34 頁 中國物業服務教育網 第十二章 公章使用申請審批流程 規范管理處公章的使用。 物業管理處 公章 為公司內部印鑒， 是指本管理處非合同專用章，具有代表本管理處意見的效力， 其用途僅限于： 物業管理處收發物資、文件或其他物品； 物業管理處制定的公告、通知等文件； 物業 管理處外籍人員臨時住宿登記； 給予上級行政主管部門及業 主 的有關物業管理服務的承諾文件。 私用公章造成不良后果的 應當承