建筑裝飾工程公司_行政辦公管理制度(更新版)

　　

【正文】 提前填寫 “請假申請表 ”。申請產假須持醫院證明。如因工作需要，公司允許延至下一年度，延期的年假總天數不得超過應休年假的 50%，所延年假必須在下一年度的 6月 30日前休完。 部門經理考勤情況將作為年終考評及工作績效的依據之一。 綜合部應于每日檢視考勤表，遇異常狀況或違規事情，應即主動簽辦，并與部門經理聯絡。因員工個人原 因而使異?？记谟涗浀奶幚頃r間延滯導致員工本人的經濟損失，綜合部有權不再處理考勤異常記錄，有權不補發缺勤扣款。并填寫 “請假申請表 ”，以便綜合部作考勤依據。 二、公司考勤管理規范 公司員工每天上班時間必須準時簽到或打卡。印章外借期間的使用由部門負責人全權負責。 （ 3）項目部章：公司工程項目部需使用項目部章時。保管人對所負責的印章丟失或盜用而引起的經濟損失和法律責任等負全部責任。 原則上資料借出期限為一周，最長不超過兩周，期限一滿，應立即歸還給資料室或辦理續借。 資料室在購進資料后，對新進的資料貼上標簽，進行編號。有下列行為之一，據情節輕重，給予 50500 元扣薪處理，若構成犯罪依法追究刑事責任： （ 1）毀損、丟失或擅自銷毀公司企業檔案； （ 2）擅自向外界提供、抄摘公司企業檔案； （ 3）涂改、偽造檔案； （ 4）未及時上報歸檔或管理不善的檔案管理者； （ 5）未按手續就借閱、外帶者或越級查閱者（檔案管理者同罰）。 十二、其他 檔案管理人員應妥善保管，防蟲蛀、防霉、防丟失，保證檔案安全。 外單位借閱檔案，應持單位介紹信，并經總經理批準后方能借閱，但不能將檔案帶離檔案室。 檔案借閱時間最長不超過 8 個工作時。 其余檔案半年移交一次，時間為每年的１月和７月。 一年保存 ： （ 1）部門工作計劃及工作總結； （ 2）完結后的部門請求報告； （ 3）完結后無長期保存必要之文書。銷毀由兩名以上 行政管理人員共同進行。發文正稿在前，依次為公文處理用紙、發文底稿。 劃分標準： （ 1） 絕密檔案包括： 公司經營發展中的經營戰略、經營方向、經營規劃、經營項目及經營決策、 戰略性的合作協議及金額在 100 萬元以上的重大合同。 一、檔案范圍 公司各種具有保存價值的文件、圖紙、方案、軟件、圖片、音像、實物等都必須立卷、歸檔。各級領導及有關人員均不得將秘密文件帶出辦公室。 傳閱文件由 綜合部 專人負責收回，對領導 批 示的文件， 綜合部 應及時組織傳達和落實。 文件和原稿，由 綜合部 分類歸檔，保存備查。 第三章 文件及收發文管理制度 第一節 文件管理制度 一、 總則 為適應公司全方位、規范化科學管理，做好公司文件管理工作，使之規 范化、制度化，特制定本制度。 接待來訪和業務洽談應在會議室進行。貼墻放置，橫式主機置顯示器下，豎式主機置桌 面； 拖柜：置辦公桌下右角，面朝辦公椅； 垃圾簍：罩塑料袋，置寫字臺下左前角； 飲水機：放指定地點，不得隨意移動； 報刊：閱完后必須放置在報架上，不得隨意亂放； 外衣與袋：置掛于衣帽間或柜子內，嚴禁隨意放在辦公桌椅及地柜上。同樣，自己先掛電話，對客戶來講，是不禮貌的；放下電話時，不能亂摔亂扔，而應手托話筒，輕輕放下。 電話聲音太小時 如果對方語音太小，就大聲“喂、喂”之類是不禮貌的，而應講“十分對不起，您的聲音有點小”。 不搞小集團，應統一協調行動。 在講話之前，要設身處地為客戶著想，首先心靈溝通，才有語言的溝通。 五、表情 不論什么情況下，緊繃著臉和面無表情是絕對不允許的。 四、 動作 站立時挺胸收腹， 不得插兜、叉腰、抱肩，不得前后叉腿或單腿打點，不得東張西望、 不能搖頭晃腦 。 衣服扣不能脫落，所有衣扣都要系好。 因各種原因未能拒收的饋贈物品，要如數交公不得私留。按檔案管理的有關規定執行。 （ 4）遞送。 保密工作原則：積極防范，突出重點，嚴肅紀律。與客人相遇，要主動相讓；與客人同行時，應禮讓客人先行；同乘電梯時，讓客人先上、先下。 九、敬客戶 接待客人時面帶微笑，與賓客談話時應使用“您好”、“歡迎您”、“不客氣” 等禮貌用語，站立端正、講究禮貌、用心聆聽，不搶話插話、爭辯，講話聲音適度，有分寸，語氣溫和、文雅，不大聲喧嘩。男職員不準留長發、留胡須，女職員要淡妝上崗，打扮適度。 二、愛集體 和企業榮辱與共， 必須盡職盡責、精誠合作、敬業愛崗、堅韌不拔、積極進取； 關心公司的經營管理和效益，學習經濟及管理知識，提高工作能力，多提合理化建議。 服從公司的組織領導與管理，對未經明示事項的處理，應及時請示，遵照指示辦理， 全面優質完成本職工作和領導交辦的一切任務。 六、講衛生 常剪指甲，注意衛生，無汗味、異味， 消除體臭 。 尊重客人風俗習慣，不以膚色、種族、信仰、服飾取人。未經公司授權或批準，不準對外提供公司文件，以及其它未經公開的經營情況、業務數據 和財務資料； 不向客戶或外部人員談論本公司的一切事務；不議論客戶短長；一切內部文件、資料、報表、總結等，都應做到先收鎖再離人，保證桌上無泄密。文稿的擬定者應準確定出文稿的密級。秘密文件由綜合部統一保管，個人不得保存。 （ 2）機密級：①公司電傳、傳真、合同；②公司的業務（財務）檔案及與 其有關的文件、資料；③職員檔案；④組織狀況、人員編制；⑤人員任免 (未審批 )。節約使用文具和器材，愛惜各種設備和物品。 三、 身體 保持頭發的整潔，至少三天要洗一次頭，每日梳理頭發。 在樓梯與上司、同事和客人相會時，應在同層或下層點頭致禮，不能居高臨下致禮。當然，視線過高，也會給人以目中無人的感覺。 七、 對同事的禮儀 同事間不要忘了打個招呼、道個辛苦。最好在電話鈴響兩聲之后、五聲之前接起電話。 通話過程中，若需與其他人講話，應講一句“請您稍等一會兒”，然后手捂送話筒，小聲交談。 打出電 話時 非緊要事情，在客戶來電話的高峰時，盡量不要占用電話。 接待語言：您好，請稍候，我請示一下，請坐，對不起，請登記，我即去聯系，打擾您一下，好的，行 (切勿說“不” ) 。 吸煙到衛生間，否則將被罰款。 公司全體員工都應發揚深入調查、聯系群眾、結合實際、實事求是和認 真負責的工作作風，努力提高文件質量和處理效率。 文件統一由 綜合部 負責發送。 公文登記后，轉交領導傳閱，如需轉交有關部門閱辦，應由綜合部人員送交，并經登記簽收后才可送交，不得拖延。 需要銷毀的公文經鑒別和總經理批準，由綜合部定期銷毀。 （ 2） 檔案分類各級名稱經確定后，應編制“檔案分類編號表”，將所有分類 各級名稱及其代表數字編號，用一定順序依次排列， 以“一案一號”為原則， 以便查閱。 四、案卷質量 案卷質量按國家標準執行。 （ 7）卷內文件禁止使用鉛筆、圓珠筆、復寫紙，破損的文件要進行裱糊。 五、檔案裝訂 以左方裝訂為原則，右上角標明檔案號。 人事機要檔案由綜合部負責保管。 九、檔案調閱 因工作需要需調閱檔案時，須填寫《檔案調閱申請單》，并經檔案負責人核準后方可調閱。 卷案不許借出，只供在檔案室查閱，未歸檔的文件及資料可借出。 需銷毀的檔案由保管部門填報《檔案銷毀申請表》，經相應核準人核準后方可銷毀。 公司所有有價值的檔案文件、報表、業務記錄等必須備份。 職員在利用資料室資料時，必須遵守本規定，并在本規定范圍內承擔相應的責任。 綜合部經理在前條規定基礎上，在年度購買金額或開支范圍內，按照經營業務的要求，分配購買各類資料的金額比例；如果超支，立即經財務部經理向總經理 提出報告，按總經理指示辦理。 對于所借的資料應妥善保管，如有遺失或嚴重損壞等情形，須負責賠償。 （ 2）公司業務專用章。 各部門在使用印章時應嚴格遵守印章授權使用范圍、期限等規定。審批人員對違反規定的簽印有權拒絕用章，印章保管人員不得私自動用印章。 遲到、早退者每次扣罰工資 10元。有代別人簽到行為者，凡一經發現，一次雙方按曠工半天處理。如因員工沒有及時銷假而導致本人的考勤記錄失真及經濟損失，綜合部有權不再修改考勤記錄。 每一年度終了，綜合部應即依據年度考勤統計表，統計是否有末 休完年假的人員，予以計入 12個月份加班統計表內，換發薪金。 第二節 假期制度 一、員工休假制度 員工除星期日休息外，還享受國家休假日。 21）累積年假天數 （ 4）特殊休 假（屬有薪假，均應連續使用） A. 婚假： 2天，晚婚為 3天（男 25周歲，女 23周歲）。 2) 病假：病休 1天以上需出具醫院的證明，否則按事假處理。 ，須提前向直接上司口頭申請，并填寫 “請假申請表 ”以便登記，如未能事先辦理相關手續，須在當天 9:15前電話通知直接上司和人力資源部門，假期完畢后及時補辦請假手續。但患重大疾病需要長期療養，經總經理特別核準者不在此限。 （ 8） 計算全年可請假日數，均自每年 1月 1日起到 12月 31日止，中途到職者，比例遞減。固定資產的取得價格，按以下基準確定： （ 1）購入類。 固定資產的讓渡處理必須履行請示裁決程序，且應通過競價方式處理固定資產。但對預計可能中間報廢而需臨時折舊的固定資產，不提取折舊。 （ 2）管理消耗品：鋼筆、簽字筆、白板筆、修正液、打（復）印紙等。 在辦公用品庫存不多或者有關部門提出特殊需求的情況下，本著成本最小原則，選擇直接去商店購買或者訂購的方式。不夠用者，可經部門經理批準后另行申請。 辦公用品倉庫一年盤點兩次 (6 月與 12 月 )。最后把報告分部門進行編輯保存。 備品保管實行“三清、兩齊、三一致”，即材料清、賬目清、數量清，擺放整齊、庫房整齊，賬、卡、物一致，做到日清月結。 本制度適用于公司所有車輛的使用、申請及開車前后應辦的手續，如檢查、保養、修理及使用中交通法規的違規和車輛損害處理等。如需大修要與廠家簽定協議，車輛維修完畢需當場進行驗車，確保維修質量，要求廠家出具修車費用決算單交回公司以便與廠方結算時對賬。綜合部應于會前 3 天將會議的主要內容 書面通知與會的全體人員，并在會后 24小時之內整理、發布《會議紀要》。 三、部門內工作例會 部門內工作例會召開時間由部門自定。 各部門會議的會期必須服從公司統一安排，各部門小會不應于公司例會同期召開 (與會人員不發生時間上的沖突除外 )，應堅持小會服從大會、局部服從整體的原則。 會議期間應關閉通訊工具，或將其消音。 任何員工不得隨便移動會議室、洽談室的家具及物品。 私人資料不得在本單位打印、復印或用傳真機傳送，以免影響公司的正常工作。 不得擅自復印機密文件和個人資料。 公司網絡結構由綜合 部統一規劃建設并負責管理維護，任何部門和個人不得私自更改網絡結構、設置各類服務，辦公室如需安裝集線器等，必須事先與網絡管理員取得聯系。