華為內部培訓資料時間管理(專業版)

　　

【正文】 例如效率先生星期一上午 7點到 7點半穿衣服去上班，他就把編號 11記 在星期一上午 7點的空格里。 167。在這種情 況下，我們需要互相尊重對方的時間安排，也就是說要與別人的時間取得協作。他發現， 80%的業績都來自于 20%的客戶中，同時，不管客戶的購買量大 小，他花在每個客戶身上的時間都是一樣的。（） 我似乎永遠在趕時間。但他的 所作所為也帶來一個很好的啟示，人必須不斷地自問： “目前聞迫切要做的是什么？ 我最大的本領和才華在什么地方？ ” 如果這位院長一心只想符合旁人的最迫切的期望，反而比較容易，而且也能夠擁 有錦繡前程。這樣的休息不但不是為了走更長的路，反而是對身心的毀損，剛 開始時也許有滋有味，到后來你就會發現其實是很空虛的。但我們也不能忘記，很多重要的事都是因為一拖再拖或 事前準備不足，而變成迫在眉睫。 我們既然是以目標的實現為導向，那么在一系列以實現目標為依據的待辦事項中，到 底哪些應該先著手處理，哪些可以拖后處理，哪些甚至不予處理？一般認為是按照事 情的緊急程度來判斷。史密斯的家伙真的把這主意轉換為實際行動。 ”目標應該很明確了，只是時間不知需要多久，是在一年內完成，還是十年后才 完成？ 原則之二：有計劃、有組織地進行工作 所謂有計劃、有組織地進行工作，就是把目標正確地分解成工作計劃，通過采取 適當的步驟和方法，最終達成有效的結果。兩組人的個子差不 多，先是一起跳過了 1米。證券經紀商的收入雖然不錯，卻與他的性格 格格不入。他大半時候都在一家低 功率的電臺擔任導播，有是也替卡車卸貨。美國的一 份統計結果顯示，一個人退休后，特別是那些獨居老人，假若生活沒有任何目標，每 天只是刻板地吃飯和睡覺，雖然生活無憂，但他們后來的壽命一般不會超過七年。管理學者約瑟失 當能以較少的 “投入 ”獲得同 等的 “產出 ”，或是以同等的 “投入 ”獲得較多的 “產出 ”，甚至以較少的 “投入 ” 獲得較多的 “產出 ”時，則視為富有效率。 在任何約定時間的場合，因早到而感到 “勝利 ”、因遲到而感到 “沮喪 ”，經常因 自己與時間打輸了一場仗而感到沮喪，對完成這件事情的結果倒是較少關注。因此，我們要記取 “過去 ”，把握 “現 在 ”，放眼 “未來 ”。 訂購文具后所取得的帳單。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同意 （ 10）在著手處理一件艱難的任務之前，我喜歡清除桌上的每一個物件。 所以在我們接受請托之前不妨先先問問自己：這種請托是屬于我的職責范圍內 嗎？對實現我的目標有幫助嗎？如果接受它，將付出什么代價？如果不接受他，則需 承擔什么后果？經過這一番 “成本 ——效益分析 ”之后，你就可以決定取舍了。將上述的一切變成你每一個工作日里的習慣。 4點，鬧鐘準時響起，波特習慣了賴床，在半夢半醒中掙扎了幾下，終于在 5點多 起床了。 案例二：波特的故事 波特是美國波士頓某跨國公司的行銷部經理，為人勤奮，每天工作十多個小時， 就是周末、周日及公眾假期都上班，從沒有怨言。此時，他無意中發現桌上的一份商業 報告內容十分吸引人，于是情不自禁地拿起來閱讀。 請注意： （ 1）所謂 “時間的浪費 ”，是指對目標毫無貢獻的時間消耗。那么時間 究竟是什么呢？ 一位哲人這樣說： “時間是物質運動的順序性和持續性，其特點是一維性，是一 種特殊的資源。從今以后，你們可 以依自己的心愿去自由研究了。可是每天看 3種小報也得費你 1點鐘 的功夫；四圈麻將也得費你 1點半鐘的光陰。花 費了金錢，尚可賺回；但倘若揮霍了時間，任何人都無力挽回。擁有這樣的一筆財富，我們怎么可以視而不 見？又怎么可以隨意處之？這個問題恐怕需要我們花點時間來考慮。在回辦公室的途 中，他聞到咖啡的香味。身為上司，責無 旁貸，反正大不了損失 一個上午，下午還有幾個小時呢！ 開完會，吃完午飯，回到辦公室，正要開始做報告，秘書說老板有事召見，原來 總經理收到一些有關波特部門職員的投訴，需要波特馬上調查，下班前給他調查結 果。以下列出時間管理的五個誤區，請大家 仔細閱讀并分析，看看自已是否存在同樣的問題： 誤區之一：工作缺乏計劃 查爾斯 在很多請 托中，有一類是職務所系而責無旁貸的；另一類雖然 也是職務所系，但請托本身卻是不合時宜或是不合情理的；尚有一類請托則屬無義務 予履行的請托，經常引起我們困擾的是后兩類請托。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同意 （ 3）我經常采取折衷辦法以避免或延緩不愉快的事是困難的工作。不少中、上層管理者曾經指出，會議竟占去他們日常工作 的時間的四分之一，甚至三分之一！然而更令他們感慨莫名的是，在這么多的會議時 間之中，幾乎有一半是 徒勞無功的浪費！ 誤區四：整理整頓不足 辦公桌的雜亂無章與辦公桌的大小無關，因為雜亂是人為的。 客戶寄來的一封投訴信。他們最主要的行為特征便 是重形式而不重實質。視時間為主宰的人并不面臨 “選擇 ”的困擾，他們生活得頗為瀟灑，因為他們只 需聽從時間的指揮而無需費腦筋。這未嘗不是一種長處。 為了克服工作狂熱，我們要在制度和觀念上樹立 “針對成果而非活動給予獎勵 ”的準 則。 ” 第 15 頁，共 42 頁 美國作家福斯迪克說得好： “蒸汽或瓦斯只是在壓縮狀態下，才能產生動力；尼 亞拉加瀑布也要在巨流之后才能轉化成電力。經過 2年零 3個月，即以優異的成績取得了學位，緊 接著再邁向更高的目標。 1975年 4月，公司搬到了 俄亥俄州崔斯堡的廠房中。多 年前在美國進行了一項成就動機的試驗。行動是一件了不起的事，我們請大家記住： 切實實行你的計劃和創意，以便發揮它的價值，不管主意有多好，除非真正身體 力行，否則永遠沒有收獲。 先做別人的事，然后再做自己的事。 因此，我們認為：處理事情優先次序的判斷依據是事情的 “重要程度 ”。電話、會議、突來 訪客都屬于這一類。教授們有事找 他，必須通過他的行政助理，很多習慣與院長直接接觸的人，這們一來不免覺得矮了 一截。 增進能力。（） 1我常邊工作邊吃飯。不難發 現，這種 設計就是利用了 80/20原理。 第 25 頁，共 42 頁 很多作家固定在每天某個時段工作，而且在停筆前必須完成一定的字數。 請先看表一和表二： 表一：時間使用清單表 時間統計 項目活動 每星期估計花費 的時間（小時 ） 每星期實際花費 的時間（小時） 上兩項時間的差 額（小時） 占每星期的總時間 的百分比（ %） 一、公務活動 1上下班 2開會 3打電話 4閱讀文件、整理通信 5幫助下屬 6接待賓客 7向上級匯報 8公務出差 9拜訪客戶 10其它工作上的活動 小計 二、個人活動 11整理儀容 12飲食 13睡覺 小計 三、家庭活動 14煮飯 15洗熨衣服 16打掃房屋 17雜務與家事 18賣雜物 19其它的逛街活動 20繳款 21看孩子 22宗教活動 第 27 頁，共 42 頁 23家庭外出 24家庭溝通 25其它家庭活動 小計 四、休閑活動 26聽廣播與音樂 27看電視 28休閑閱讀 29嗜好 30觀看比賽 31運動 32休閑旅游 33聚會與社交 34其它休閑活動 35其它活動 小計 時間統計 (小時 ) 表二：一星期時間日志與簡略分析表 時間周一周二周三周四周五周六周日活動標號時間小計 7:001 上下班 7:30 2 開會 8:00 3 打電話 8:30 4 閱讀文件、整理通信 9:00 5 幫助下屬 9:30 6 接待賓客 10:00 7 向上級匯報 10:30 8 公務出差 11:00 9 拜訪客戶 11:30 10 其它工作上的活動 12:00 11 整理儀容 12:30 12 飲食 13:00 13 睡覺 13:30 14 煮飯 14:00 15 洗熨衣服 14:30 16 打掃房屋 15:00 17 雜務與家事 15:30 18 賣雜 物 16:00 19 其它的逛街活動 16:30 20 繳款 17:00 21 看孩子 17:30 22 宗教活動 18:00 23 家庭外出 18:30 24 家庭溝通 19:00 25 其它家庭活動 19:30 26 聽廣播與音樂 20:00 27 看電視 20:30 28 休閑閱讀 21:00 29 嗜好 21:30 30 觀看比賽 22:00 31 運動 22:30 32 休閑旅游 23:00 33 聚會與社交 23:30 34 其它休 閑活動 24:00 35 其它活動 第 28 頁，共 42 頁 實施步驟： 熟悉并準備一份 “時間使用清單表 ”（如表一）。 將 “每星期估計花費時間 ”減 “。請記住：時 間管理并沒有什么高超的技巧，關鍵就在于持之以恒。克朗茲勃呆在辦公室里的每個早上都寫 10封信；杰出的演說學家 喬 不幸的是我們使用冷凍庫的機率高達 80%，使用冷凍庫的機率只有 20%，致使我們許多家庭婦女在使用電冰箱時往往因蹲 下次數過多而感腰酸背疼。（） 1當我為了處理突發狀況，必須取消約會或中途離開，我認為別人應該能諒解。 抓住機會。因為過去的院長都是以院內的日常事務為工作 重心，這個新 院長卻總是神龍見首不見尾，因為他正在全國各地巡回募款，以充實院內的研究經 費、獎學金等。 第三象限是緊急但不重要的事。經過一番 掙扎之后，他們可能會信誓旦旦地下決心：下次一 定要將業務報告提前準備好！但是 除非能夠徹底地改變按 “緩急程度 ”辦事的習慣，否則到了下一次而極有可能重蹈覆 轍。 先做已排定時間的事，然后再做未經排 定時間的事。 目標如何制訂，我們已在前面的內容進行了說明；至于如何制訂并檢查計劃，我 們會在后面的章節中詳細地闡述。房子要多大，是幾 層樓？需要多少臥室？要木頭砌還是鋼筋水泥的？要多少平方？座落地點呢？你的預 算呢？有了這些明確的標準，你才有可能順利地蓋好你的房子。他的許多朋友與親戚都以憂傷和驚慌的 眼光看著他，斷定他發瘋了。 賴嘉一改過去的散漫態度，以信心堅定、目標明確、內心無畏的姿態，重新踏入 校門。這些鯨魚在追逐沙丁魚時，不 知不覺被困在一個海灣里，報道上說： “這些小魚把海上巨人引向死亡。 我們常常看到，缺少安全感的人，工作都很起勁，因為愈是忙碌，就愈能令人感到 安全。我們固然期望能同時發揮效率與效能，但在效率與效能無法兼得時，我們應首先 著眼于效能，然后再設法提高效率。事實上，當他們等到心臟病突發、太太鬧分居、子女求見時，才領悟到 自己的工作時間確實過長了。它們是： 視時間為主宰； 視時間為敵人； 視時間為神秘物； 視時間為奴隸。 組織內其它平行部門的來函，要求取得你的部門的市場（或其它）調查報告。 不擅處理無端電話的打擾。 拖延商數測驗 請據實選擇以下每一個陳述最切合你的答案： （ 1）為了避免對棘手的難題采取行動，我于是尋找理由和借口。但如果是處于 無計劃的引導，則一切行動將雜亂無章，最終走進死胡同。 時間管理的誤區 我們探索克服時間浪費的途徑便是 “培養克服時間管理誤區的技能 ”。 “好， ”他說： “今天什么也不要處理，用一整天來準備應 該是沒有問題的。他連解釋帶賠罪地花了近四十分 鐘的時間才說服了對方、平息了冤氣。 在信息爆炸的今天，咨訊的空間在無限地