華為內(nèi)部培訓(xùn)資料時(shí)間管理(文件)

　

【正文】 蓋好你的房子。在房間 的一邊釘上一根木棒，給每個(gè)人幾個(gè)繩圈套到木棒上，離木棒的距離可以自己選擇。 基于時(shí)間的： 任何一個(gè)目標(biāo)的設(shè)定都應(yīng)該考慮時(shí)間的限定，比如你說： “我一定要拿到律師證 書。 按排列順序進(jìn)行處理。 目標(biāo)如何制訂，我們已在前面的內(nèi)容進(jìn)行了說明；至于如何制訂并檢查計(jì)劃，我 們會(huì)在后面的章節(jié)中詳細(xì)地闡述。 美國的成功學(xué)家格林演講時(shí)，時(shí)常對(duì) 觀眾開玩笑地說，美國最大的快遞公司 —— 聯(lián)邦快遞，其實(shí)是他發(fā)明的。當(dāng)時(shí)格林曾經(jīng)想到，如果有人能夠開辦一個(gè)能夠?qū)⒅? 要文件在 24小時(shí)之內(nèi)送到任何目的地的服務(wù)，該有多好！這想法在他腦海中駐留了好 幾年 ..一直到有一個(gè)名叫弗列德 先做熟悉的事，然后再做不熟悉的事。 先做已排定時(shí)間的事，然后再做未經(jīng)排 定時(shí)間的事。 第 19 頁，共 42 頁 先做有趣的事，再做枯燥的事。 以上的各種行事準(zhǔn)則，從一定程度 上說大致上都不符合有效的時(shí)間管理的要求。例如 參加管理技能培訓(xùn)、向上級(jí)提出改進(jìn)營運(yùn)方式的建議、培養(yǎng)接班人等等。經(jīng)過一番 掙扎之后，他們可能會(huì)信誓旦旦地下決心：下次一 定要將業(yè)務(wù)報(bào)告提前準(zhǔn)備好！但是 除非能夠徹底地改變按 “緩急程度 ”辦事的習(xí)慣，否則到了下一次而極有可能重蹈覆 轍。提請(qǐng)注意：雖然有以上的理由，我們也 不應(yīng)全面否定按事情 “緩急程度 ”辦事的習(xí)慣，只是需要強(qiáng)調(diào)的是，在考慮行事的先 后順序時(shí)，應(yīng)先考慮事情的 “輕重 ”，再考慮事情的 “緩急 ”——也就是我們通常采 用的 “第二象限組織法 ”。如果荒廢了， 我們很會(huì)可能變成行尸走肉。荒廢這個(gè)領(lǐng)域?qū)⑹沟? 一象限日益擴(kuò)大，使我們陷入更大的壓力，在危機(jī)中疲于應(yīng)付。 第三象限是緊急但不重要的事。 第四象限屬于不緊急也不重要的事。然而向閱讀令人上癮的無聊小說、毫無內(nèi)容的電視節(jié) 目、辦公室聊天等。 有這么一個(gè)故事： 某人受聘擔(dān)任美國某大學(xué)商學(xué)院的院長。因?yàn)檫^去的院長都是以院內(nèi)的日常事務(wù)為工作 重心，這個(gè)新 院長卻總是神龍見首不見尾，因?yàn)樗谌珖鞯匮不啬伎睿猿鋵?shí)院內(nèi)的研究經(jīng) 費(fèi)、獎(jiǎng)學(xué)金等。但校長相信院長的能力，便說： “別把事情看得太嚴(yán)重，再給他一點(diǎn)時(shí) 間吧。他相信如果從頭來，他一定可以做得更好。 請(qǐng)思考下面的問題： 你是否 “知道 ”在哪一方面如果持續(xù)有優(yōu)異的表現(xiàn)，對(duì)個(gè)人生活或工作會(huì)有積極 的意義？ 這個(gè)問題問過數(shù)千人，發(fā)現(xiàn)絕大多數(shù)答案可歸類如下： 第 22 頁，共 42 頁 改善人際關(guān)系。 抓住機(jī)會(huì)。如果你的答案也屬于這七項(xiàng)，為什 么不身體力行呢？ 急迫性指數(shù)測驗(yàn) 選取出你最可能作出的反應(yīng)行為或態(tài)度（ A=從不； B=有時(shí)候； C=常常） 我在壓力之下表現(xiàn)最好。（） 我 休息時(shí)會(huì)覺得不安。（） 我在做一件事時(shí)常會(huì)想到另一件事。（） 1當(dāng)我為了處理突發(fā)狀況，必須取消約會(huì)或中途離開，我認(rèn)為別人應(yīng)該能諒解。（） 第 23 頁，共 42 頁 1一天下來辦公桌上 “已辦 ”文件如果堆得高高的，我會(huì)很有成就感。當(dāng)穆爾逐漸對(duì) 工作感到得心應(yīng)手后，他立即拿出客戶資料以及銷售圖表，以確認(rèn)大部分的業(yè)績來自 哪些客戶。最后還當(dāng)了凱利穆爾油漆公司 （ KellyMoore Paint Company)的董事長。不幸的是我們使用冷凍庫的機(jī)率高達(dá) 80%，使用冷凍庫的機(jī)率只有 20%，致使我們許多家庭婦女在使用電冰箱時(shí)往往因蹲 下次數(shù)過多而感腰酸背疼。所以，你應(yīng)該將時(shí)間花于重要 的少數(shù)問題上，因?yàn)檎莆樟诉@些重要的少數(shù)問題，你只需花 20%的時(shí)間，即可取得 80%的成效。 原則之五：與別人的時(shí)間取得協(xié)作 任何人類的組織，不論大小，都有其周而復(fù)始的節(jié)奏性、周期性；而我們作為社 會(huì)或是團(tuán)體組織中的一員，毫無疑問地要與周邊部門或人發(fā)生必然的聯(lián)系。否則，突如其來的打 擾會(huì)令對(duì)方措手不及，甚至有可能將你拒之門外！ 大家想想，我們是不是也在經(jīng)常抱怨外部的打擾（電話、來訪等）、突發(fā)事件！ 既然如此，我們是不是也應(yīng)該站在對(duì)方的角度考慮問題，嚴(yán)格要求自己，提前做好計(jì) 劃與安排，與他人的時(shí)間取得協(xié)作，少一份慌亂，多一份從容！ 制定規(guī)則、遵守紀(jì)律 我們在成長的過程中，常被各種紀(jì)律所束縛， “沒有規(guī)矩、不成方園 ”，因?yàn)橛? 紀(jì)律，我們才有秩序。克朗茲勃呆在辦公室里的每個(gè)早上都寫 10封信；杰出的演說學(xué)家 喬 接著你可以增加字?jǐn)?shù)到大概 1200字，過十幾天后，或許可再增加幾百字。 第 26 頁，共 42 頁 第三章：時(shí)間管理的方法與技巧 在我們談具體的時(shí)間管理的方法與技巧之前，先要有必要分析一下自己使用時(shí)間 的方式和狀況。而若你愿意花一個(gè)星期做 這種功夫，將毫無疑問地發(fā)現(xiàn)，這是一種有益的經(jīng)驗(yàn)。請(qǐng)記住：時(shí) 間管理并沒有什么高超的技巧，關(guān)鍵就在于持之以恒。 在表一中效率先生列出約 30項(xiàng)每星期中的主要活動(dòng)，并分成五或六類。 在下周一開始的時(shí)候，請(qǐng)注意隨時(shí)攜帶你的表二，每半小時(shí)在表二的適當(dāng)位置記上 該活動(dòng)的號(hào)碼。例如效率先生在時(shí)間表上第二項(xiàng)活動(dòng)出現(xiàn)了 15次，即表示他花了 7個(gè)半小時(shí)在工作 時(shí)打電話。 將 “每星期估計(jì)花費(fèi)時(shí)間 ”減 “。依上述方法填 滿表二，直到 “時(shí)間小計(jì) ”中都有一個(gè)數(shù)目字（可能是零）。 該星期結(jié)束時(shí)，表二的所有空格都應(yīng)該有一個(gè)號(hào)碼。 在列 出在所有活動(dòng)并予以分類后，將每一活動(dòng)按順序編號(hào)，如表一。 請(qǐng)先看表一和表二： 表一：時(shí)間使用清單表 時(shí)間統(tǒng)計(jì) 項(xiàng)目活動(dòng) 每星期估計(jì)花費(fèi) 的時(shí)間（小時(shí) ） 每星期實(shí)際花費(fèi) 的時(shí)間（小時(shí)） 上兩項(xiàng)時(shí)間的差 額（小時(shí)） 占每星期的總時(shí)間 的百分比（ %） 一、公務(wù)活動(dòng) 1上下班 2開會(huì) 3打電話 4閱讀文件、整理通信 5幫助下屬 6接待賓客 7向上級(jí)匯報(bào) 8公務(wù)出差 9拜訪客戶 10其它工作上的活動(dòng) 小計(jì) 二、個(gè)人活動(dòng) 11整理儀容 12飲食 13睡覺 小計(jì) 三、家庭活動(dòng) 14煮飯 15洗熨衣服 16打掃房屋 17雜務(wù)與家事 18賣雜物 19其它的逛街活動(dòng) 20繳款 21看孩子 22宗教活動(dòng) 第 27 頁，共 42 頁 23家庭外出 24家庭溝通 25其它家庭活動(dòng) 小計(jì) 四、休閑活動(dòng) 26聽廣播與音樂 27看電視 28休閑閱讀 29嗜好 30觀看比賽 31運(yùn)動(dòng) 32休閑旅游 33聚會(huì)與社交 34其它休閑活動(dòng) 35其它活動(dòng) 小計(jì) 時(shí)間統(tǒng)計(jì) (小時(shí) ) 表二：一星期時(shí)間日志與簡略分析表 時(shí)間周一周二周三周四周五周六周日活動(dòng)標(biāo)號(hào)時(shí)間小計(jì) 7:001 上下班 7:30 2 開會(huì) 8:00 3 打電話 8:30 4 閱讀文件、整理通信 9:00 5 幫助下屬 9:30 6 接待賓客 10:00 7 向上級(jí)匯報(bào) 10:30 8 公務(wù)出差 11:00 9 拜訪客戶 11:30 10 其它工作上的活動(dòng) 12:00 11 整理儀容 12:30 12 飲食 13:00 13 睡覺 13:30 14 煮飯 14:00 15 洗熨衣服 14:30 16 打掃房屋 15:00 17 雜務(wù)與家事 15:30 18 賣雜 物 16:00 19 其它的逛街活動(dòng) 16:30 20 繳款 17:00 21 看孩子 17:30 22 宗教活動(dòng) 18:00 23 家庭外出 18:30 24 家庭溝通 19:00 25 其它家庭活動(dòng) 19:30 26 聽廣播與音樂 20:00 27 看電視 20:30 28 休閑閱讀 21:00 29 嗜好 21:30 30 觀看比賽 22:00 31 運(yùn)動(dòng) 22:30 32 休閑旅游 23:00 33 聚會(huì)與社交 23:30 34 其它休 閑活動(dòng) 24:00 35 其它活動(dòng) 第 28 頁，共 42 頁 實(shí)施步驟： 熟悉并準(zhǔn)備一份 “時(shí)間使用清單表 ”（如表一）。在本項(xiàng)練習(xí)中 列有一個(gè)你在一星期內(nèi)花費(fèi)時(shí)間的清單。 分析自己使用時(shí)間的方式和狀況 大多數(shù)人不喜歡好好地了解自己，逃避現(xiàn)實(shí)比觀察及解釋我們的行為更容易。 即使外部沒有規(guī)定截止的日期，自己也要樹立一個(gè)何時(shí)完成的目標(biāo)。 第 25 頁，共 42 頁 很多作家固定在每天某個(gè)時(shí)段工作，而且在停筆前必須完成一定的字?jǐn)?shù)。 世界著名的音樂家莫扎特通常被描述成輕率而任性的天才，然而他從 15歲到過世 為止，終其一生的作曲數(shù)量都是非常固定的，甚至可以用代數(shù)程式來計(jì)算。 認(rèn)清并適應(yīng)組織的節(jié)奏性與周期性是成功的要素。一旦一項(xiàng)工作計(jì)劃成為危機(jī)時(shí)，犯錯(cuò)的 幾率就會(huì)增加。不難發(fā) 現(xiàn)，這種 設(shè)計(jì)就是利用了 80/20原理。舉例說明： 80%的銷售額是源自 20%的顧客； 80%的電話是來自 20%的朋友 ； 80%的總產(chǎn)量來自 20%的產(chǎn)品； 80%的財(cái)富集中在 20%的人手中； .. .. 再舉個(gè)例子，傳統(tǒng)式的電冰箱在結(jié)構(gòu)上，冷凍庫是位于上端，冷藏庫則位于下 端。于是，穆爾的下一步就是將其中購買量 最小的 36個(gè)客戶退回公司，然后全力服務(wù)其余 20%的客戶。 原則之四：合理地安排時(shí)間 首先我們來看看穆爾的故事： 案例穆爾于 1939年大學(xué)畢業(yè)后，在哥利登油漆公司找到業(yè)務(wù)員的工作。（） 1我常邊工作邊吃飯。（） 處理突發(fā)狀況的興奮感，似乎比慢工出細(xì)活更讓我覺得有成就。（） 我常為了完成某項(xiàng)事情而拒人于千里之外。（） 我常因周圍的人或事動(dòng)作太慢而不耐煩。 增進(jìn)能力。 更周詳?shù)匾?guī)劃與組織。但如果他對(duì)當(dāng)前的形勢看得不夠遠(yuǎn)，不了解自己的特長，無法制定有遠(yuǎn) 見的目標(biāo)，最后結(jié) 果對(duì)他自己、教授們、商學(xué)院而言，便不可能是 “最好 ”的。之后，他們 每次看到 院長都會(huì)說： “你忙你的去吧，盡管去募款吧，你的行政助理能干得很。教授們有事找 他，必須通過他的行政助理，很多習(xí)慣與院長直接接觸的人，這們一來不免覺得矮了 一截。他知道自己的募款能力很強(qiáng)，于是很明確地將募款列 為首要任務(wù)。 第 21 頁，共 42 頁 現(xiàn)在你不妨回顧一下上周的生活與工作，你在哪個(gè)象限花的時(shí)間最多？請(qǐng)注意， 在劃分第一和每三象限時(shí)要特別小心，急迫的事很容易被誤認(rèn)為重要的事。但我們往往在一、三象限來回奔走，忙得焦頭爛額，不得不到 第四象限去療養(yǎng)一番再出發(fā)。電話、會(huì)議、突來 訪客都屬于這一類。做好事先的規(guī)劃、準(zhǔn)備與 預(yù)防措施，很多急事將無從產(chǎn)生。 第二象限是重要但不緊急的事。諸如應(yīng)付難纏的客戶、準(zhǔn)時(shí)完成工作、住院開刀等 等。 因此，我們認(rèn)為：處理事情優(yōu)先次序的判斷依據(jù)是事情的 “重要程度 ”。舉個(gè)例子來說，所有的主管都承認(rèn)（包括我們業(yè)務(wù)工作人員），業(yè)務(wù)報(bào)告是 一件極其重要的事，但若現(xiàn)在距離上交業(yè)務(wù)報(bào)告的時(shí)間尚有一個(gè)月的話，則一般人大 概不會(huì)把它視為 “今天應(yīng)該做的事 ”，更不會(huì)把它視為 “今天必須做的事 ”，既然今 天可以不做這件事，那么就可以不斷地拖延下去。假如愈是緊迫的事，其重要性愈高，愈不緊迫的事，其重要性 愈低，則依循上面的判斷規(guī)則。 1先做自己所尊敬的人或與自己關(guān)系密切的利害關(guān)系的人所拜托的事，然后再其他 人所拜托的事。 先做別人的事，然后再做自己的事。 先做只需花費(fèi)少量時(shí)間即可做好的事，然后再做需要花費(fèi)大量時(shí)間才能做好的事。 這個(gè)故事的教訓(xùn)是：成功地將一個(gè)好主意付諸實(shí)踐，比在家空想出一千個(gè)好主意 要有從價(jià)值