國家行政機關公文格式和寫作范例(專業版)

　　

【正文】 　　結語。它寫在標題之下，外用括號。按照國家有關基本建設誰投資,誰受益,的原則,四川省電力工業局擁有寶珠寺水電站工程(包括水庫)的管理權和開發權,寶珠寺水電廠直接受四川省電力工業局領導,是寶珠寺水電站工程管理和開發的直接主體。　　第二條　本規定所稱建筑施工現場,是指經市、區(市)縣人民政府有關部門批準,進行工業和民用項目的房屋建筑施工、建筑裝飾等施工活動的場地。現予公布，自2000年8月3日起施行。要求在洪水面前，每個人能以大局為重，一切行動聽指揮，不允許違抗上級命令?！　〉诙l　本辦法所稱計量器具,是指用于貿易結算的工作器具,主要包括:秤、尺、里程計價表、電子計時器、燃油加油機、流量計、電能表、水表、煤氣表(天然氣表)、定量容器、計量罐、計量罐車、食用油售油器。主要用于發布重要的行政法規和規章,采取重大的強制性的行政措施,任免、獎懲有關人員,撤銷下級機關不適當的決定等。 (6)命令(令)的版記格式從本標準相關規定，只有一點不同，即命令(令)不分主送、抄送，而用“分送”這一特定形式，這一點要注意。本標準對命令(令)的格式規定具體為： (1)發文機關名稱應用全稱，不能用簡稱包括規范化簡稱。由于不加“文件”二字，這時的發文機關名稱一般不用簡稱，如國務院這種，“信函式”公文，機關名稱便標識為“中華人民共和國國務院”，而不像“文件式”公文那樣用規范化簡稱標識為“國務院文件”。 在實際工作中，有些公文需要附一些表格。因為公文的開始部分很明顯，即印有紅頭的首頁，而結束部分就是本標準規定的版記。這里的印發機關是指公文的印制主管部門，一般應是各機關的辦公廳(室，)或文秘部門。標注主題詞是文書部門和檔案部門相互銜接的一項工作。同樣應保證印章間既不相切也不相交，每排印章中心線對齊。中套的要求是印章的中心線壓在成文日期上。印章還是鑒定公文真偽的最重要的標志。三是對一些細節做了規定，如：附件序號用阿拉伯數碼；附件名稱后不加標點符號。數字、 年份不能回行。 本標準規定公文標題在紅色反線之下空2行標識，居中排布。一般都是按文件的形式統一編，即是哪個部門主辦的，只要是同一發文形式，就要統一按順序編號。發文機關標識下空2行，用3號仿宋體字，居中排布；年份、序號用阿拉伯數碼標識；年份應標全稱，用六角括號“〔 ]”括入；序號不編虛位(即1不編為O01)，不加“第”字。規范化簡稱應由該機關的上級機關規定。8．1．3 緊急程度 如需標識緊急程度，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時標識秘密等級與緊急程度，秘密等級頂格標識在版心右上角第1行，緊急程度頂格標識在版心右上角第2行。當文件需要收回保管或銷毀的時候，就可以對照份數序號掌握其是否有遺漏或丟失。之所以這樣劃分，是為敘述方便，更重要的是這三個部分各有其特點，具有相對的獨立性，界限比較明顯。在正常一面滿排公文正文的情況下，應按照這一規定執行。7．3 印刷要求雙面印刷；頁碼套正，兩面誤差不得超過2mm?，F今日本已不再使用該種紙型。5．2 公文頁邊與版心足寸公文用紙天頭(上白邊)為：37mm177。 由于公文的特殊地位，一方面要考慮其外觀嚴肅、莊重，另一方面更要考慮其頻繁使用和作為檔案長期保存的要求，因此對公文用紙的技術指標必須作出相應的規定。由于該標準是根據國際標準ISO 218等同采用過來的，因此其中的紙張幅面尺寸完全與國際標準一致。會議紀要不加蓋印章?？瞻醉摵涂瞻醉撘院蟮捻摬粯俗R頁碼。兩印章之間不相交或相切，相距不超過3mm。如有多個簽發人，主辦單位簽發人姓名置于第1行，其他簽發人姓名從第2行起在主辦單位簽發人姓名之下按發文機關順序依次順排，下移紅色反線，應使發文字號與最后一個簽發人姓名處在同一行并使紅色反線與之的距離為4mm。置于公文首頁紅色反線（寬度同版心，即156mm）以上的各要素統稱眉首；置于紅色反線（不含）以下至主題詞（不含）之間的各要素統稱主體；置于主題詞以下的各要素統稱版記。7　排版規格與印制裝訂要求　排版規格正文用3號仿宋字，一般每面排22行，每行排28個字。GB 148－1977　印刷、書寫和繪圖紙幅面尺寸前　　言本標準根據國務院辦公廳發布的《國家行政機關公文處理辦法》的有關規定對GB/T　9704－1988進行修訂。2　引用標準下列標準所包含的條文，通過在本標準中引用而構成為本標準的條文。1mm 　　版心尺寸為：156mm225mm（不含頁碼）無毛茬或缺損。發文字號之下4mm處印一條與版心等寬的紅色反線。當印章下弧無文字時，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文時間上；當印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章中心線壓在成文時間上。其他要素從本標準相關要素說明。(3)特定范圍《辦法》規定，少數民族自治地區公文可以同時使用少數民 族文字。由這兩個定義可以把公文中橫縱坐準確地將公文中的任何一個要素加以定位。這項行業標準規定，存檔時間在200年以上的一般耐久紙，其用紙的pH值應為7．5—9．5。為此GB／T 148和GB／T 788已作了修訂，明確規定國際標準A系列作為書寫紙和圖書雜志開本尺寸，這也為我國公文用紙采用國際標準A4型，使我國公文用紙與國際標準接軌奠定了基礎。為避免在本標準后面各章條的敘述重復，在此作總體規定。所以在修訂標準時將公文印制和裝訂的要求規定下來，主要目的是使從事公文印制和裝訂的同志能夠清楚了解怎樣印制和裝訂公文才是符合國家行業標準的。 置于公文首頁紅色反線(寬度同版心，即156mm)以上的各要素統稱眉首；置于紅色反線(不含)以下至主題詞(不含)之間的各要素統稱主體；置于主題詞以下的各要素統稱版記。《辦法》規定帶有密級的公文要編制份數序號。如公文針發 單位能夠知道保密期限，可按照國家保密局的要求在密級程度后 標注保密期限，在秘密等級和保密期限間用“★”隔開。 發文機關標識即人們通常所稱的“紅頭”。如果聯合行文的機關過多(我們曾發現過有14家聯合行文)，就可能出現把正文擠出首頁的情況，而公文如果首頁沒有正文，使人一看首頁還不知道文件內容是什么，是極不嚴肅甚至可以說是很滑稽的事。另外，二者形狀也略有不同。這樣規定是使簽發人(會簽人)的姓名突出、醒目。 標識主送機關時應標明主送機關的全稱、規范化簡稱或同類型機關的統稱。因此，本標準對此做了較詳細的規定。當印章下弧無文字時，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文日期上；當印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章中心線壓在成文日期上。讀者可對照現行國務院文件和本標準所附的樣式來掌握。在具體排布印章時應使主辦機關的印章在前，協辦機關的印章按照發文機關標識的順序依次排布。 附注應用圓括號括入，左空2字標識在成文時間的下一行。印發機關左空l字，印發日期右空1字。 本標準規定版記置于最后一面(封四)，版記的最后一個要素置于最后一行。如果想在公文主體部分之后私加文字而冒充公文的主體，就需要在該頁標識頁碼，印有版記的那面也就要標識頁碼，這樣，真假公文一相對照，假公文在頁碼上就會露出馬腳。 在制發機關公文的實踐今，經常使用一種只標識發文機關名稱而不標識“文件”二字的“信函式”公文，用于處理日常事務的平行文或下行文，而且使用頻率很高。從命令(令)的適用內容也可以看出其權威性、重要性。簽名章用紅色，右空4字。 為方便從事公文處理的同志準確理解和掌握本標準，在標準說明之后附有6張公文式樣。據氣象部門分析，對此必須有高度警惕，中共中央、國務院要求各省、市、自治區都要做好防御特大洪水的充分準備，認真檢查落實各項防范措施，做到有備無患，力爭在發生不可抗御的特大洪水時，盡可能減少損失。公告標題系發文機關名稱加文種的，也可不寫公告發布機關名稱?！　∽h案的開頭部份可簡明扼要地闡述提出議案的目的或原因,也可直截了當地提出需要審議的事項。為保障水庫和大壩的安全運行,現將我局有關意見函告如下?！　?1) 標題和日期　　決定的標題要完整地寫出發文機關、決定事由和文種三項內容。因為它是下級機關、相關單位及所屬個人必須執行的準則，所以要求寫得明確、具體、詳盡。見諸報刊時，可在文末署發文機關名?！　?2) 正文　　決定的主體部分也就是正文?！　《?、根據國務院頒發的《水庫大壩安全管理條例》第十條興建大壩時,建設單位應當按照批準的設計,提請縣級以上人民政府依照國家規定劃定管理和保護范圍的規定,寶珠寺水電站應劃定管理和保護范圍?！　　　〉谌邨l　本規定具體應用中的問題,由成都市人民政府負責解釋。　　決議由標題、通過日期、正文三部分組成。對制造謠言、聚眾哄搶的為首分子，對乘機搶劫、盜竊國家、集體和個人財產，破壞防洪搶險設施，以及其他破壞防洪救災工作的犯罪分子，可采取特別措施和必要手段堅決鎮壓、嚴厲打擊，依法從重從快懲處，以確保防汛工作的順利進行。指示（一）指示的寫作格式　　指示是上級領導機關對下級機關部署工作時經常使用的一種公文，它是領導機關闡明工作原理和基本要求的具有指導意義的文件。發布性命令一般由發布性命令正文和發布性命令附件組成。會議紀要不加蓋印章。發文機關名稱后加“命令(令)”字。 (3) “信函式”公文的份數序號、 密級、緊急程度可以放在武文線下版心左上角頂格(一般說來，“信函式”公文很少同時出現這三項)，發文字號放在武文線下版心右上角頂格。這樣放置可保證連續編排的表格可以依次順序向下看，否則有可能出現單雙頁表格全部放在釘口一邊或切口一邊，閱讀公文就要反復顛倒來看，很不方便。 (2)公文的篇幅如果在一個折頁(即有四面)以上，這時公文的頁數一般應是4的倍數，此時版記也一定要放在最后一面，而不管前面的空白有多少(一般不會超過3面)。一般來說，公文在領導簽發之后，也就是生效時間之后，往往需要經過打字、校對、復核等環節。 本標準規定主題詞居左頂格標識，“主題詞”三字用黑體，后標全角冒號；詞目用小標宋體字，詞目之間空1字。 現行公文常出現一種“此頁無正文”的格式，即當正文之后的空白容不下印章位置時，需將印章加蓋在下一空白頁上，于是在該空白頁第l行頂格標識“此頁無正文”，并用圓括號括起。兩印章間互不相交或相切，相距不超過3mm。 對只蓋一個印章的單一機關發文，本標準規定落款處(即成文日期之上)不署發文機關名稱，只標識成文日期。 成文日期是公文生效的時間，是公文的一項重要內容。因為公文中的數字、年份不能出半點紙漏，數字、年份回行權易出現差錯，也易使讀者看錯。在特殊情況下可以在不違背標準規定原則的前提下適當變通。 發文字號的位置，本標準規定在發文機關標識下空2行，規定在發文字號之下4mm處印一條與版心同寬的紅色反線，這樣就明確了發文機關標識與紅色反線之間的距離是3行位置，發文字號應標在第3行，并且不要緊貼紅色反線，空出約4mm的距離(實際掌握只要不貼紅色反線即可)。機關代字一般由兩個層次組成。 發文機關標識的字體，本標準推薦使用小標宋體字，是因為小標宋體字顯得莊重，其他字體如楷體、隸書、魏碑等都帶有某 些書法藝術的成分，應該說不適于標識具有執法職能的國家行政機關的公文。具體“特急”和“急件”的時間要求是多少，由各地行政機關主管自行確定。本標準規定編制份數序號用阿拉伯數碼，對編幾位未作規定。由于公文實質性的內容均在此部分，稱之為“主體”有其道理。所以在標準中規定的一般情況是相對特殊情況而言的。7．4 裝訂要求公文應左側裝訂，不掉頁。紙型規格的不一，導致有的政府文件的前后頁大小不一，公文質量受到影響，也不嚴肅。作出這項規定應該說是在進行大量調查研究和對改變公文用紙紙型將對我國相應工業系統產生何種影響作調查和分析的基礎上得出的。對于一些使用高檔印制設備的單位可以采用紙張質量不高于80g／m2的膠版印刷紙或復印紙。3 定義本標準采用下列定義。　　　　　　　　　　　　　　　　　國家質量技術監督局1999－12－27批準發布 2000－01－01實施 　《國家行政機關公文格式》條文釋義公文如需附A3紙型表格，且當最后一頁為A3紙型表格時，封三、封四（可放分送，不放頁碼）就為空白，將A3紙型表格貼在封三前，不應貼在文件最后一頁（封四）上?！√厥馇闆r說明當公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r，應采取調整行距、字距的措施加以解決，務使印章與正文同處一面，不得采取標識“此頁無正文”的方法解決。如主送機關名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時，應將主送機關名稱移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標識方法同抄送?！∶孛艿燃壓捅Ｃ芷谙奕缧铇俗R秘密等級，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時標識秘密等級和保密期限，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，秘密等級和保密期限之間用“★”隔開。黑色油墨應達到色譜所標BL100%，紅色沒墨應達到色譜所標Y80％，M80％。一個字指一個漢字所占空間。本標準為第一次修訂。其他機關公文可參照執行。5　公文用紙幅面及版面尺寸　公文用紙幅面尺寸公文用紙采用GB/T 148中規定的A4型紙，其成品幅面尺寸為：210mm297mm，尺寸的允許偏差見GB/T 148。平訂釘鋸與書脊間的距離為3mm~5mm；無壞釘、漏釘、重釘，釘腳平伏牢固；后背不可散頁明訂。聯合行文時應使主辦機關名稱在前，“文件”二字置于發文機關名稱右側，上下居中排布；如聯合行文機關過多，必須保證公文著頁顯示正文。　成文時間用漢字將年、月、日標全；“零”寫為“○”；。印發時間以公文付印的日期為準，用阿拉伯數碼標識。命令標識上邊緣距版心上邊緣20mm，下邊緣空2行居中標識標識令號；令號下空2行標識正文；正文下一行右空4字標識簽發人簽名章，簽名章左空2字標識簽發人職務；聯合發布的命令或令的簽發人職務應標識全稱。對公文格式的完整要求應是把《國家行政機關公文處理辦法》中對公文格式的要求與本標準結合起來學習。在這兩項定義中，“字”