國家行政機關公文格式和寫作范例(留存版)

　　

【正文】 指的就是漢字的橫向距離。如果公文用紙的透明度過高，在正反兩面所印的文字就會出現相互洇透，看上去文字很花很亂，導致印制質量不高，影響公文的閱示傳看。 (2)我國已基本具備采用國際標準A4型公文用紙的條件我國在1987年和1988年分別等效ISO 6716和ISO 216制定了我國國家標準GB／T 788和GB／T 148。所以在《國家行政機關公文處理辦法》和《國家行政機關公文格式》國家標準中都明確規定公文用紙規格一般采用國際標準A4型。lmm，四角成90度，無毛茬或缺損。在我們的調查中發現，一些公文在裝訂時不規范，散頁明訂的現象普遍，壞釘現象時有發生，釘鋸的釘位也很不規范，因而導致公文掉頁現象出現，直接影響公文的完整性。8．1 眉首8．1．1 公文份數序號公文份數序號是將同一文稿印制若干份時每份公文的順序編號?！敖^密”是最重要的國家秘密，泄露會使國家的安全和利益遭受特別嚴重的損害；“機密”是重要的國家秘密，泄露會使國家的安全和利益遭受嚴重的損害；“秘密”是一般的國家秘密，泄露會使國家的安全和利益遭受損害。 發文機關標識推薦使用小標宋體字，用紅色標識。 各行政機關在設計文件“紅頭”時，兩種形式均應具備，即平行文或下行文發文機關標識距上頁邊為62mm，上行文發文機關標識距上頁邊為117mm。年份應用六角括號“〔 〕”括起。因此上報的公文需要標注簽發人。 本標準規定主送機關在標題下空l行頂格標識，回行時仍頂格。需要明確的是，公文的附件是 正文內容的組成部分，與公文正文一樣具有同等效力。公文生效標識有以下兩種情況，一種是單一發文機關如何標識公文生效標識，另一種是聯合行文的機關如何標識公文生效標識。 本標準還提出了兩種印章加蓋方式。因此，如果公文出現空白印章，就等于把單位印模送給了所有收文對象，極易給偽造印章提供可乘之機。8．2．7 附注 公文如有附注，用3號仿宋體字，居左空2字加圓括號標識在成文日期下l行。 如果在抄送機關之上、主題詞之下需標識主送機關，前面所講的主送機關過多而使公文首頁不能顯示正文時或使用“會議紀要”文種時會發生這種情況。 本標準規定版記中各要素之間加一條反線隔開，一是為顯示各要素之間的區別，二是如此設計顯得美觀。 本標準規定頁碼分別置于公文左下角或右下角，并在頁碼左右各放一字線，是為了方便閱讀。發文字號下空l行標識公文標題。其他要素從本標準相關要素說明。正文標識格式執行標準對正文的規定。會議紀要不加蓋印章。主要是用于任命或免去(撤銷)機關、單位、組織有關人員職務的公文。沿江廣大軍民，在當地黨委、政府和軍區領導下，積極投入抗洪搶險，全力以赴，日夜奮戰，目前已取得很大勝利。 　?。?）正文　　直述公告緣由，宣布事項。（二）決議的寫作范例中華人民共和國第五屆全國人民代表大會第五次會議關于中華人民共和國國歌的決議(1982年12月4日第五屆全國人民代表大會第五次會議通過)　　第五屆全國人民代表大會第五次會議決定：恢復《義勇軍進行曲》為中華人民共和國國歌，撤銷本屆全國人民代表大會第一次會議1978年3月5日通過關于中華人民共和國國歌的決定?！　、谡摹　∫话惆ㄈ龑樱汉喴榻B背景情況；商洽、詢問、答復的事項和問題；希望和要求，如：務希研究承復，敬請大力支持為盼等。一九九七年二月二十四日決定（一）決定的寫作格式　　決定是黨政機關及其他部門對某些重大問題或重要事項，經過一定會議討論研究表決通過后要求貫徹執行的文體。其語言要求簡潔、概括性強。黨的十四大指出：繼續大力發展鄉鎮企業，特別要扶持和加快中西部地區和少數民族地區鄉鎮企業的發展?！　∑^長的決定，正文在結構上可分為開頭、主體、結語三部分?！　∪⒎彩窃谒畮煲詢鹊娜魏伍_發和經營活動,必須服從寶珠寺水電廠對水庫的統一運用調度,不得影響水庫的安全運行。函（一）函的寫作格式　　函適用于不相隸屬機關之間相互商洽工作、詢問和答復問題，向有關主管部門請求批準等?！　。?）正文　　正文因類型差異略有不同?！　」娣职l布性公告、告知性公告、關涉國內外有關方面的公告?！　〕Ｒ姷闹甘景ㄖ甘镜囊蛴?，指示的內容，對下級執行指示提出的要求等內容。主要用于國家行政機關及領導人頒布行政規章或重大行政措施。至于用作公文種類的會議紀要，可用“文件式”或“信函式”公文形式來發，并在標題中顯示。如果是聯合發布命令(令)，在首位的發文機關也要在此處標識，其余機關下移，“命令(令)”字右側上下居中。11．2 命令格式 命令標識由發文機關名稱加“命令”或“令”組成，用紅色小標宋體字，字號白發文機關酌定。每行居中排28個字。如果附件是被轉發的文件，該文件后面也有版記，此時被轉發文件的版記不能代替轉發文件的版記，轉發文件還應標識自己的版記。通過了解生效時間與印發時間的時間差，既可以使發文機關掌握制發公文的效率，也可以使收文機關掌握公文的傳遞時間，均有利于公文的辦理。如主送機關移至主題詞之下，標識方法同抄送機關。具體的調整方法是：當正文之后的空白只有一兩行時，可以加寬行距，至少將一行文字移到下一頁；如果正文之后的空白僅差一兩行便可容下印章位置時，可以縮小行距或縮小一兩行字距，擠出能容下印章的空間。 兩個單位聯合行文，本標準規定應將成文日期拉開，左右各空7字，主辦單位印章在前，兩個印章均壓成文日期，互不相交 或相切，相距不超過3mm。 本標準規定印章加蓋要端正、居個(即居成文日期之中)。規定零要寫成“O”，是因為“零”與漢字的另一種數字寫法“壹、貳、捌”等是一個序列，而采用“一、三、五”這種寫法用“O”比較協調。附件應與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標識“附件”，有序號時標識序號；附件的序號和名稱前后標識應一致。但在變通中還要遵守基本規定，如發文機關多但主辦機關排列在前是基本規定，簽發人或會簽人多但最后一個簽發人或會簽人要與發文字號同處最后一行是基本規定；標題再長但排列美觀、回行不斷開詞意是基本規定。發文字號居左空1字，簽發人姓名居右空1字；簽發人用3號仿宋體字，簽發人后標全角冒號，冒號后用3號楷體字標識簽發人姓名。讀懂機關代字很重要，特別是知道了文件的主辦部門是誰，可以比較準確地對文件進行分辦、查詢和保存歸檔。 關于發文機關標識的位置，本標準提出了兩種。8．1．4 發文機關標識 由發文機關全稱或規范化簡稱后加“文件”組成；對一些特定的公文可只標識發文機關全稱或規范化簡稱。本標準規定份數序號的位置在版心左上角頂格第1行。因此版記有必要作為一個單獨部分加以敘述。關于印刷制品的質量標準是有很多指標的，在此標準中僅給出最基本和最通用的一些印刷技術指標；這些指標只要認真對待是很容易實現的。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸外訂眼距書芯上下各l／4處，允許誤差177。將公文用紙由l 6開型改為國際標準A4型，是我國公文用紙的一場革命性轉變。目前常用的復印機、打印機、計算機、傳真機等基本上是以A4型標準作為基本紙型的。紙張白度如果過低，看上去紙張較黑，如同報紙一般，很不莊重；紙張白度過高，反光度加大，看上去晃眼，特別是在晚間，紙張白度過高，對視力影響很大，時間長了很不舒服。3．2 行 line 標識公文中縱向距離的長度單位。其他機關公文可參照執行。每行居中排28個字?！〕凸娜缬谐停谥黝}詞下一行；左空1字用3號仿宋體字標識“抄送”，后標全角冒號；回行時與冒號后的抄送機關對齊；在最后一個抄送機關后標句號。　附件公文如有附件，在正文下一行左空2字用3號仿宋體字標識“附件”，后標全角冒號和名稱。發文機關標識上邊緣至版心上邊緣為25mm。包本公文的封面與書芯不脫落，后背平整、不空。本標準主要起草人：孟辛卯、房　慶、李志祥、劉碧松、范一喬、張榮靜、李穎。4　公文用紙主要技術指標公文用紙一般使用紙張定量為60g/m2~80g/m2的膠版印刷紙或復印紙。兩頁頁碼之間誤差不超過4mm。對于上報的公文，發文機關標識上邊緣至版心上邊緣為80mm。附件如有序號使用阿拉伯數碼（如“附件：1.”）；附件名稱后不加標點符號。如主送機關移至主題詞之下，標識方法同抄送機關。發文機關名稱及雙線均印紅色。使用少數民族文字印制的公文，其格式可參照本標準按有關規定執行。本標準以3號字高度加3號字高度7／8倍的距離為一基準行；公文標題以2號字高度加2號字高度7／8倍的距離為一基準行。 橫向耐折度≥15次是為了保證公文用紙的紙張不能太脆，必須保證一定的柔韌性。鑒于A4型紙是國際標準的紙型，因此得到各國和各國際組織的廣泛應用，其公文用紙大多是采用A4型紙。從目前了解到的情況看，我國的印刷設備制造企業已完全能夠生產制造符合國際標準A系列的印刷設備，并將逐步淘汰舊式生產設備。4mm。值得提出的是，為使今后公文在油墨的色譜上能夠基本達到一致，在標準中給出了黑色油墨和紅色油墨的色譜指標，只要按標準中給出的油墨色譜來印制公文，就可以基本保證公文的顏色的相對一致?！∮靡粋€形象的比喻，眉首可稱之為公文的“頭”，主體稱之為公文的“身”，版記稱之為公文的“腳”。8．1．2 秘密等級和保密期限 如需標識秘密等級，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第l行，兩字之間空l字；如需同時標識秘密等級和保密期限，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第l行，秘密等級和保密期限之間用“★”隔開。友文機關標識上邊緣至版心上邊緣為25mm。第一種是用于平行文或下行文，發文機關標識上邊緣至版心上邊緣為25mm，也就是留出25mm(約2行)位置用于標識上述的份數序號、密級和緊急程度。有的機關代字還包合其他的層次，如國務院發文的機關代字有“國發”、 “國函”，“國”代國務院，而“發”和“函”則代“國務院文件”和“國務院函”這兩種發文形式。 如有多個簽發人，主辦單位簽發人姓名置于第l行，其他簽發人姓名從第2行起在主辦單位簽發人姓名之下按發文機關順序依次順排，下移紅色反線，應使發文字號與最后一個簽發人姓名處在同一行并使紅色反線與之的距離為4mm。這樣，在執行本標準時便不會出現機械執行而不顧公文實際的做法，因為格式畢竟是為公文的內容服務的，是為公文的辦理服務的。如附件與公文正文不能一起裝訂，應在附件左上角第1行頂格標識公文的發文字號并在其后標識附件(或帶序號)?！? 由于印章一般要蓋在成文日期上，成文日期要依印章的位置而定，這一點在8，2．6條會分別介紹。此話說來簡單，但執行起來卻要認真對待，特別是手工加蓋印章，稍一隨意就可能不符合標準。其余要求均同一個印章。這樣，使印章與正文務必同處一頁，不留任何空白，堵上私加公文也就是變造公文的漏洞。 本標準規定抄送機關標識于主題詞之下，要注意三點，一是抄送機關居左空l字，這與主題詞頂格標識不同。 本標準規定印發機關左空1字，印發時間右空l字，并且只能占一行位置。9 頁碼 用4號半角白體阿拉伯數碼標識，置于版心下邊緣之下一行，數碼左右各放一條4號一字線，一字線距版心下邊緣7mm。首頁不顯示頁碼。命令標識上邊緣距版心上邊緣20mm，下邊緣空2行居中標識令號；令號下空2行標識正文；正文下空1行右空4字標識簽發人簽名章，簽名章左空2字標識簽發人職務；聯合發布的命令或令的簽發人職務應標識全稱。 (2)在發文機關之下空2行標識令號，居中，令號用黑體字較莊重，前加“第”字，即“第號”。 國家行政機關的辦公會議是本機關決策的最高機構，會議議定的事項都是本機關的決策事項，并以固定形式的會議紀要印發，有鑒于此，本標準對此類會議紀要格式做了統一規定。發布行政令的國家機關及其領導人必須是憲法和法律賦予其職權的特殊的法定作者。　　公告包括標題、正文、簽署和日期等。公布性決議先寫通過決定的那次會議及其作出公布議案的簡單理由，次寫公布內容，最后寫注意事項及處理辦法。　　公函包括標題、主送機關、正文、發文機關、日期等。庫區的利用應在服從電廠的統一規劃的前提下統籌規劃,有計劃、有組織地進行?！　￠_頭。這對于逐。開頭主要用以說明目前形勢，分析或闡述做此決定的原因目的及意義。感謝貴府及其它各級地方政府對電力部門的工作給予大力支持和幫助。一般發函為《關于**（事由）的函》；復函為《關于**（答復事項）的復函》。闡述性決議則先概述某一事實，然后加以理論分析，最后是評斷。如《中共中央、全國人大常委會、國務院關于宋慶齡副委員長病情的公告》；②發文機關名稱加文種，如《中華人民共和國國務院公告》；③事由加文種，前加關于； ④只寫公告。進入7月以來，長江中下游地區接連發生大水，一些地方已超過1954年的特大洪水的最高水位?！　、廴蚊饬?。位置同“文件式”發文機關標識方法一樣，即距版心上邊緣25mm。 (3)令號之下空2行標識正文， 中間沒有紅色反線，與“文件式”公文不同。分送機關標識方法同抄送機關。發文字號置于武文線下l行版心右邊緣頂格標識?？瞻醉摵涂瞻醉撘院蟮捻摬粯俗R頁碼。8．3．4 版記中的反線 版記個各要素之下均加一條反線，寬度同版心。三是抄送機關間用逗號隔開，最后要標注句號，這是為了防止在抄送機關之后私自加入其他的抄送機關，同樣有防止變造公文之意。因此本標準實施后，各單位要注意改掉標注“此頁無正文”的習慣?，F在印刷公文大量采用現代印刷設備，其套印印章的方法就是將一個印在紙上的空白印章作為印模直接制版。即使是采用印刷技術加蓋印章，制版時也要嚴肅認真，嚴格按本標準執行。它包括發文機關印章或簽署人姓名。這時需要將其從公文正文中抽出而作為公文的附件單獨表述，而 又是放在公文生效標識印章之后。如主送機關名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時，應將主送機關名稱移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標識方法同抄送。在上報的公文中標識簽發人姓名，主要目的是為上級單位的領導人了解下級單位誰對上報事項負責。 年份要用全稱，不應簡化，如“87”、“93”等均屬標識不正確。 第二種僅限于上行文，凡上報的公文發文機關標識上邊緣至版心上邊緣為8