某沙鍋餐飲管理公司采購管理手冊(doc38)-生產制度表格(編輯修改稿)

　

【文章內容簡介】 ) 供應商長期報價采購物品及外協產品，在事先議定的價格范圍內，由采購部經理核準；超出議定價格范圍外的，根據超出價格的多少，分別報公司主管領導或公司總經理審批。 (三 ) 比價采購物品，一次采購金額小于 5000 元的，由采購部經理審批；一次采購金額大于 5000 元的，由采購部經理審核后，呈公司主管領導或總經理批準。 第十二條 訂購 (一 ) 供應商及采購價格確定后，由采購部統一向供應商訂購，發出訂購單或簽訂采購合同。 (二 ) 訂購過程中 實行執行的采購價格與經核準的采購價格有差異時，采購人員應按采購價格核準的審批程序進行重新審批，緊急情況下可直接報請營業副總審批。 (三 ) 屬于下列特殊情況的，可實行委托采購。 1. 特殊材料與物品，采購部無法進行采購時，經公司主管領導審批后，可委托業務部門進行采購，但應嚴格執行本辦法的相關規定。 2. 屬于單店的零星采購物品范圍，且月度采購金額累計在 300 元以內的，可委托單店自行采購，店管部負責監督單店的采購是否嚴格執行本辦法的相關規定。 (四 ) 需預付定金、長期需用的原材料、經營用物品等、采購金額（ ）元以上或有附帶條件的采購活 動應與供應商簽訂采購合同。 1. 由采購員代表公司簽訂采購合同的，必須有公司總經理的授權； 2. 采購員負責根據規范的合同范本起草合同文本，報采購部經理審批并簽署意見，必要時，監察部應參與合同文本的起草； 3. 監察部負責對合同的法律條款進行審查，并簽署意見； 第 9 頁 4. 在完成以上審查修改后，采購合同應報營運副總審核并簽署意見后呈公司總經理批準加蓋公司合同專用章。 5. 簽字蓋章生效的采購合同應分送財務部、驗收單位、監事處等存檔備查。 第十三條 交貨及驗收 （一） 訂購后采購人員應按采購合同及公司的經營計劃對供應商的交貨進行稽催與協調，確保能如期交貨。無法 于約定交貨期內交貨時，應及時通知請購部門并列入重點催辦項目。 （二） 交貨時一般物品由庫管員負責驗收，包括品質與數量的驗收。特殊物品由使用單位、質檢員負責品質驗收，庫管員僅負責數量驗收。品質如有不符，應立即予以退回。數量不符，應在驗收報告中注明，要求限期補足或退款。庫管員驗貨后方可辦理入庫手續。 （三） 供應商直接配送到單店或加工現場的物品，由供應商根據采購部發出的配送指令直接向指定的地點送貨，收貨人負責物品的驗收，確認是否與訂購單或采購申請單所列內容一致，并及時將驗收單送交采購部、財務部辦理記帳付款手續。 第十四條 進度控制與事務 聯系 (一 ) 采購執行過程中，采購部應按詢價、訂購、交貨三個階段負責對采購作業制定進度計劃并進行進度控制。如未能按進度完成采購作業時，應撰寫異常原因及預定完成日期，經主管領導審批后轉送請購或使用部門，以便采取應對措施。 (二 ) 采購物品及外協產品在使用中出現問題，采購員應負責聯系供貨商，處理有關質量問題的解決、退換貨、索賠等事宜。 (三 ) 外協產品生產加工過程中，相關業務部門應負責提供外協產品的品質要求并負責對加工單位的技術支持與質量監督。 c) 采購結算 第十五條 采購付款 第 10 頁 (一 ) 采購款項須按采購合同規定或訂購單所約定的時間由采購部統一支付。 (二 ) 庫房、 單店等收貨單位在接收貨物入庫后，應及時根據入庫單填寫入庫清單報送采購部和財務部，采購部和財務部應根據每天的入庫清單分別建立應付帳款臺帳。供應商或配送方應定期 (根據合同確定的結算期，在每月或每周 )憑收貨清單與采購部核對應付帳款帳目，雙方核對無誤后向采購部申請付款。 (三 ) 采購部根據收貨單位遞交的收貨清單、結算單與訂貨合同核對無誤后，統一制訂結算計劃，結算計劃由采購部核算員根據訂購合同的時間要求、供應商的重要性、采購物資的時間、公司現有資金情況等制訂，分清輕重緩急，結算計劃經采購部經理審核后，由營運副總審批。 (四 ) 采購部 根據結算計劃依據資金使用申請程序 (見財務管理手冊 )向財務部申請借款，由財務部負責人根據資金計劃審批后借出款項。借款只能用于支付貨款，不得挪為它用。采購部不得自行保存資金，應于支付款項時向財務部支取借款，即借即付。 (五 ) 在向供應商或配送方支付貨款時，采購部核算員應對照合同、收貨清單等仔細復核，并同預付貨款及應收帳款等全部債權一起清理結算，防止重復付款。 第十六條 報銷 采購人員支付采購貨款后應依據財務規定的報銷程序及時辦理報銷手續，報銷單據應附上購貨發票、采購計劃單、驗收入庫單，并由采購部經理審批。 第十七條 應付帳款的管理 采購 部核算員負責采購應付帳款的管理，設立應付帳款臺帳，定期編制客戶往來對帳單發送對方單位，每月核對一次并妥善保存對帳記錄。對長期客戶或重點客戶，以及金額在一定起點以上的往來客戶，應視情況按客戶名稱設置專宗，保管好相關的業務合同、提貨憑證、收付款憑據，并設置備查登記簿，逐筆記錄預付款、已付款、余款等情況。 第十八條 公司與單店的往來結算 第 11 頁 (一 ) 供應商或配送方直接向單店送貨后，單店應及時將已簽字的發貨清單分別報送采購部和財務部，采購部據此與供應商結算，財務部據此登記應付帳款，同時在該單店的帳戶上登記該項應收帳款 (公司對單店的應收款 )。 (二 ) 公司向各單店配送貨物后，配送單位應及時將配送清單報送財務部，財務部根據該貨物的成本 (包括采購貨物本身的價格、稅金、運費和加工損耗成本等 )在各單店的帳戶上登記相應的應收帳款。 (三 ) 各單店應于每月 25 日與公司財務部 按月核對物品調拔的往來帳款，編制調節表，雙方簽章確認后，及時結清債權債務帳務。 d) 采購成本控制 第十九條 采購成本控制關鍵點 物品本身的采購價格、物品運輸配送費用、物品存儲費用以及存儲過程中發生的損耗、采購物品占用資金的利息費用是采購成本的主要構成部分。針對采購成本的主要構成要素，采購成本控制的關鍵點包括以下幾 個方面： ? 確定最優的采購價格 ? 確定合理的采購訂貨量 ? 確定最佳的采購物品配送方式 第二十條 最優采購價格的確定 (一 ) 采用多種采購形式：包括招標采購、供應商長期定點采購、比價采購等，通過對各種采購形式的對比，找出成本最低的采購形式組合以達到降低采購成本的目的。 (二 ) 決定合適的采購價格：通過科學的價格決定步驟，降低采購價格與采購成本。決定一個合適的價格一般要經過一下幾個步驟： 1. 多渠道詢價。多方面收集了解市場行情，包括市場最高價、最低價、一般價格等。 第 12 頁 2. 比價：分析各供應商提供材料的規格、品質要求、性能等才能建立比價標準。 3. 自行估價：成 立估價小組，可由采購管理人員、技術人員、財務人員組成，估算出較為準確的底價資料。 4. 議價：根據底價的資料，市場的行情，采購量的大小，付款期的長短等因素與供應商議定出合理的價格。 第二十一條 合理采購訂貨量的確定 采購訂貨量的確定直接影響存貨的缺貨成本、采購物品的存儲費用、采購資金占用的利息費用及存貨的損失成本等，因此確定一個合理的采購訂貨量是控制采購成本的關鍵環節。合理采購訂貨量的制定包括以下幾個步驟： 存貨信息收集、存貨信息分析、確定安全庫存、確定合理訂貨量 (一 ) 存貨信息 的收集： 1. 店管部庫管員、單店每日應填寫物品庫存日報表 ，反映本部門現有存貨物資的名稱、單價、現有存貨的儲存位置、儲存區域及分布狀況等信息，并及時將此信息報送給采購部。 2. 采購部應要求供應商或第三方物流的庫房保管人員通過傳真、電子郵件等方式及時提供已訂貨物資的未達存貨日報表。 (二 ) 存貨信息分析： 店管部庫管員負責將各種存貨信息進行綜合匯總，并結合盤點的實際情況對存貨量進行修訂，建立公司的采購配送管理信息系統，保證采購部、供應商或第三方物流、各業務部門、單店等能及時獲得準確的存貨信息。 (三 ) 確定安全庫存量 1. 安全庫存量的確定由店管部調度員負責制訂。 2. 采購部根據各部門采購申請制 定采購計劃時，應在充分研究同期的采購歷史記錄、下期的經營計劃的基礎上，協助店管部調度員確定最佳安全庫存。 3. “安全庫存量”，應充分考慮保持正常經營活動所需的存貨量，防止因缺貨而造成經營活動的中斷以及引起的經濟損失。 第 13 頁 4. 根據不同物品采購時間的不同及貨源的緊缺程度等，安全存貨量的確定可根據歷史經驗估計、數學模型測算等方法確定，一般情況下，安全存貨量的計算公式確定為：最大安全存貨量＝某期間最大使用量－歷史同期最小使用量。 (四 ) 確定合理訂貨量 采購部人員在制訂采購計劃時，應在充分分析現有的存貨量（包括供應商或第三方物流的未 達存貨）、貨源情況、訂貨所需時間、訂貨要求的最大或最小批量、貨物運輸到達時間等因素，結合各種貨物的安全存貨量確定最佳訂貨量及訂貨時點。 第二十二條 最佳物品運輸配送方式的確定 物品運輸配送方式直接影響物品的運輸成本費、包裝成本費等，采購人員在訂購過程中應要求供應商提供上述各項成本的詳細清單，或與財務部相關人員合作，對上述成本作出分析，選擇最佳的物品運輸配送方式，提出降低成本的建議。 e) 供應商管理 第二十三條 供應商信息收集與調查 供應商信息收集與調查由采購部負責，店管部、物品請購部門、使用部門等負責提供供應商信息及推薦合格供應商。 （一） 凡欲與公司建立供應關系而且符合條件者應填寫 “供應商調查表 ”，作為選擇供應廠商的參考。 “供應商調查表 ”交采購部審核并存檔備查。如果供應商的生產經營條件發生變化，應要求供應商及時對該表進行補充和修改。 （二） 采購部應組織相關人員隨時調查供應商的動態及產品質量， “供應商調查表 ”每年復查一次，以了解供應商的動態，同時依變動情況，更正原有資料內容。 （三） 在每次供貨結束后，店管部、使用部門等應提供供應商的供貨實績，采購部負責將供應商的業績記于 “供應商管理檔案 ”，作為評審供應商業績的資料。 第二十四條 選擇供應商原則及方法 招標采購物品、長期 定點供應商 (非外協產品 )的選擇參照“采購招標管理”中規定執行。外協產品、比價采購物品的供應商選擇由采購部匯總初選合格、評審 第 14 頁 考察通過的供應商名單，并提供相關的分析資料，按以下原則進行選擇： （一） 同等條件價格、質量優先； （二） 同等條件信譽、實力優先； （三） 同等條件服務優先； （四） 同等條件下，廠家為先的原則 (供應商級別選擇順序：廠家 — 總代