合生國際酒店管理集團財務系統管理辦法(編輯修改稿)

　

【文章內容簡介】 3 第三節 資金管理規定 第十三條 流動資金管理 1. 流動資金的管理原則是既要保證酒店營業所需的資金，又要加快資金周轉。 2. 流動資金管理的依據是按酒店管理班子報酒店集團批準的現金流量計劃表執行。要加強流動資金管理，嚴格審查各項庫存占用的資金，應收結算款占用的資金。要責成信貸部定期核對，及時催收應收款項，合理安排應付款的支付，及時歸還貸款及上繳各種款項。 3. 各酒店的流動資金由酒店集團根據集團總部的要求進行統一調動。 第十四條 固定資金管理 1. 酒店固定資金主要是銀行存款。 2. 按酒店規 定，營業收入的 %作為提取預算大維修費用，主要用做各項固定資產的維修、改造；在當年未支用的部份，年終還要沖減費用，調整損益。 3. 凡已經列入并被集團總部批準的資本性支出計劃的項目，必須向酒店集團申報，批準后實施，所需資金由集團總部統一撥款。 第十五條 現金管理 1. 酒店現金管理采用備用金制度。 根據經營情況 ，向各收款處和總出納等有關部門配備一定數量的備用金。 備用金金額的核定是根據每天現金的平均支出量，按三天的用量進行核定。核定出的備用金由各使用部門填制備用金申請表，按規定批準后，從銀行提款。 部財務經理、日審主管、夜審主管及審計員定期檢查備用金的使用情況，核對備用金的金額，并填制備用金核查情況表，說明檢查結果，對于核查出的長短款，要說明原因提出處理意見，報財務總監批準。 500 元以下（含 500 元）的款項都要通過使用總出納備用金來支付，因此，總出納備用金要根據支出情況隨時補充。酒店支付 500 元以上的款項都要通過支票或銀行轉帳支付，具合生國際酒店管理（集團）有限公司 4 體見第十五條 .。總出納申請補充備用金，要填制備用金補充申請表，并將有關零星支出憑證及原始發票附在申請表后，送應付款主管逐一審核后，填寫支票申請，報 酒店財務負責人審批后，從銀行提款補足備用金。 2. 對于從營業收入中取得的現金、轉帳支票、信用卡等，由總出納進行清點，并編制總出納收入表，每日送存銀行，任何人不得從營業收入中坐支現金。 3. 對于酒店使用轉賬支票付款的管理 ，由總會計師根據所附采購訂單或其它有關明細單證審批，由應付會計填寫支票后，再送酒店財務負責人簽字，送酒店總經理簽字批準。 ，需在應付款的支票登記簿和支票根上簽字后，方可領用。 7天內將發票送回應付會計，并注銷登記。超過一個月未 回的支票，由酒店財務負責人督促回收。 4. 每月定期編制月度現金流量表 . 財務負責人根據現金流量表來安排日常財務收支計劃。 ，按時計提酒店資金（利潤）。 。 ，每月都要修正現金收支計劃，使酒店在現金日常管理中能按計劃進行。 第四節 付款審批管理 合同付款審批 第十六條 合同請款規定：（ 1）由合同跟蹤人負責請款，填寫付款審批表，并附上蓋有《請款專用章》的合同復印件和其它附件。（ 2）所有以酒店名義簽訂的合同，無論合同 跟蹤人為酒店或酒店集團職能部門須先經簽訂合合生國際酒店管理（集團）有限公司 5 同的酒店財務部審核，登記。 第十七條 合同付款審批職責： 1. 由合同跟蹤人、各級審核審批人各負其責。 2. 不同付款內容附有不同付款依據，由不同審批人或職能部門審核和審批，明確各自的審核內容及范圍，各條線把關。 3. 財務部對付款審核實行二級負責，屬于酒店審核權限的付款審核由酒店會計進行一級審核，酒店財務負責人進行二級審核；屬于酒店集團審核權限的付款由酒店財務部進行一級審核，酒店集團財務管理部進行二級審核。 第十八條 合同付款審批權限： 1. 20 萬元以下款項最后審批人為酒店集團財務管理部負責人、總經理； 2. 20 萬元以上月資金計劃內和月資金計劃外的最后審批人為集團財務副總裁（超過 500 萬元由總裁 /董事局加簽）。 非合同付款審批 第十九條 行政費用付款審批 1. 審批職責，同合同付款審批職責； 2. 審批權限： 酒店行政費用開支最后審批人為酒店財務部經理、酒店總經理； 酒店集團總部各部門行政費用開支最后審批人為酒店集團財務管理部負責人、酒店集團總經理； 酒店集團總經理費用的開支由集團財務副總裁或其指定負責人審批，并由指定人員審核。 第二十條 行政費用外付款審批： 1. 審批職責：同合同付款審批職責； 2. 審批權限： 2 萬元 元以下最后審批人為酒店第一負責人； 2 萬元至 10 萬元（含 10 萬元）最后審批人為酒店集團財務負責人，酒店集團老總； 10萬元以上月資金計劃內和資金計劃外的最后審批人為集團財務副總裁（超過 500 萬元由總裁 /董事局加簽）。 合生國際酒店管理（集團）有限公司 6 第二十一條 付款集中會審辦法：酒店集團職能部門和酒店集團老總對付款的審批采取每周兩次集中會審制。 第五節 外匯管理規定 第二十二條 嚴格執行國家外匯管理的各項制度和規定。 1994 年 1 月 1 日國家外匯管理局宣布取消官方外匯牌價，酒店以中國人民銀行每天發布市場外幣對人民幣的兌換價格作為基礎 ，以中國銀行外匯牌價作為兌換外幣的價格，外國客人支付給酒店的現鈔一律通過“外幣兌換處”兌換成人民幣予以結算。 第二十三條 客人使用外幣信用卡付款時，應將信用卡直接從銀行購買外匯并存入外匯現匯戶，也可以根據需要直接存入人民幣帳戶。從異地或境外匯入的外匯可直接進入外幣現匯戶，其它托收的外匯支票、匯票等可在托收后存入外匯現匯戶。 第二十四條 嚴格按國家規定控制外匯現匯戶的支出，外幣不足時可向外匯管理局申請，批準后向銀行購買。對外采購時必須嚴格控制，每筆匯款必須經過酒店管理班子批準報酒店集團審批后方可匯出。若外匯管理班子另有規定時，則按規 定辦理。 第二十五條 建立嚴格的往來款項記錄，對于以外幣應收國外的款項，應及時記帳；同時建立外幣鋪助登記帳，以便更好地核對、結算。對外幣業務產生的匯兌損益，按國家有關規定進行賬務處理，及時列入當期損益。 第二十六條 酒店外幣兌換從銀行購買水單后，立即登記并妥善保管，使用過的水單，要及時注銷號碼，每天外幣兌換處管理人員必須對水單進行審核。使用過的水單定期打捆，送財務部檔案庫保存。 第二十七條 酒店按政府各部門對外匯管理要求，及時、準確地填寫各種外匯報表。對外匯的收入、支出、結存的各項數字按報表要求的口徑逐一填報。對酒店內部各級外匯報表中的收、支 情況，要分析具體情況，剔除外匯在內部結算的因素，避免外匯收支的重復計劃。 第二十八條 外匯的稽核 主要對《外匯管理暫行條例》和《外匯管理施行細則》執行情況的稽核；合生國際酒店管理（集團）有限公司 7 對各有關外匯業務記錄完整性、合法性，以及外匯帳戶核算的準確性進行稽核。杜絕套匯、逃匯現象。日常稽核工作由財務部經理負責督導執行。 第六節 臺賬的管理 第二十九條 為加強酒店的資產管理，防止資產的流失，各相關部門的相應崗位均設臺賬。 第三十條 各相應崗位根據合同費用、物資的具體情況設置臺賬。臺賬分合同臺賬、費用臺賬和物資臺賬。合同臺賬按合同類別、合同會簽、合同請付款時間、合同金 額等設立明細項目；費用臺賬按費用明細設立項目；物資臺賬按物資的品種、規格、單價、數量、金額等設立明細項目。 第三十一條 各相應崗位針對不同的臺賬要求逐日逐筆詳細登記每一份合同、每一筆費用支出、每一項物資進出，隨時核對帳實是否相符，做到“日清月結”。 第三十二條 各相應崗位在登記臺賬的過程中如發現帳實不符的情況，應及時查明原因，并將差異情況及時上報部門負責人和財務部，并按相關制度辦理。 第三十三條 每月月末對臺賬做出匯總表，便于進行總量控制，對合同、費用、物資的使用進行核算和監督。 第七節 成本費用的管理 第三十四條 成本費用是指酒店在經營過程中發生的 各項物料、原材料消耗，人工報酬或其它耗費。 第三十五條 根據管理班子與國家財會制度的有關規定，酒店制訂了成本及費用項目，并按客房、餐飲、商場、電話、洗衣、商務、健身、美容等營業部門和其它非經營部門分別進行成本費用的核算及考核管理。 合生國際酒店管理（集團）有限公司 8 第三十六條 酒店成本主要指餐飲成本和商品成本。餐飲成本主要指食品飲品的原材料、輔料的進價加運輸、關稅等費用的成本；商品成本主要指商品進價加有關費用。 第三十七條 費用的核算與控制 1. 營業費用，主要是客房、餐飲、商場等經營部門發生的直接費用，是各部門可直接控制的費用； 2. 行政費用，主要是行政管理費、市場費、能源及維修費用 ，是不能直接計入各個部門的費用； 3. 非經營費用，主要是折舊費、大修費、集團總部費、土地使用費、房產稅、保險費、匯兌損益、利息等費用，是管理者無法直接控制的費用。 4. 對于第二類行政管理費用，由各職能部門進行控制，按照預算計劃進行考核。 第三十八條 成本費用核算原則 1. 依據權責發生制原則，以權責發生的時間作為會計確認的基礎，同時，收入與其相關的成本費用要相互配比，以正確核算各期損益。 2. 成本費用發生時，要按實際成本計價。 3. 合理劃分收益性支出和資本性支出。由于支出而產生的效益僅與會計年度相關的，應作為收益性支出；而支出產生的效益與幾 個會計年度相關的，則應作為資本性支出。 4. 酒店為購建固定資產，購入無形資產及其它資產支出、對外投資支出、罰沒損贈及其它與生產經營業務無關的其它支出，不能列入成本費用。 第八節 會計憑證及賬簿的管理 第三十九條 會計憑證管理 1. 會計憑證是記錄酒店經濟業務，明確經濟責任的書面證明，是登記賬簿的依據。 2. 酒店會計憑證分為原始憑證和記賬憑證。財務記賬是通過集團采用的財務軟件系統實現的，因此酒店的付款憑證主要以支票號作憑證登記號，借貸方均通過科目代號來表示；收款憑證則以酒店內部編號入賬。審核會計合生國際酒店管理（集團）有限公司 9 要審核憑證的真實性、及時性，又要檢查憑證 表示經濟業務的合理合法性；要審核記賬憑證的內容是否與原始憑證相符合，又要檢查所出賬的會計科目代號，以及金額有無差錯。 3. 酒店會計憑證在完成經濟業務手續和記賬之后成為重要的會計檔案和歷史資料。會計憑證由財務部各個有關小部門按照一定的順序號或按公司名稱分類存檔，并在封面上登記記帳憑證的日期、號碼等。年終登記編制清單，封存在箱子內歸入會計檔案室，各有關小部門均需建立登記本。歸入檔案室的有關會計資料登記在本，以備查詢。 第四十條 賬簿的管理 1. 酒店財務記帳是依據會計憑證通過電腦系統處理實現的，賬簿實際是打印出的電腦報表。電腦記帳 要求會計科目必須用 9 位數字代碼來代替，所以，酒店會計科目中只有一級會計科目，而同一科目下的明細帳是通過代碼完成的。 2. 總賬做平行登記是將應收款、日審、應付款本月每一科目的發生額及余額直接轉到總賬相應科目中進行匯總。 3. 電腦記賬將所有會計資料存在光盤上保存。光盤按一定編號專人保管，存放在保險柜中。 4. 會計賬簿要保管好，辦法與記賬憑證管理類同。 5. 定期打印所有帳表，按類別裝訂成冊，至少一式二份，由財務各小部門的專人負責保管。尤其是對應定期保存的帳表，應列出清單，由專人保管。 6. 對歷史賬簿的查閱，應經過財務領導批準后辦理有 關借閱手續。 第九節 會計報表 第四十一條 會計報表是按周、月、年度等會計報告期，正確及時地反映經濟成果的報表，它是酒店在某一時期或年度終了的經濟活動總結。 第四十二條 編制會計報表一定要確保填列數字真實正確，內容項目完整，邏輯關系清楚，說明合理，上報及時。 第四十三條 在編制會計報表前必須將各類明細帳核對無誤，總賬余合生國際酒店管理（集團）有限公司 10 額與各明細賬全部一致，方可編制有關的會計報表。 第四十四條 會計報表要按規定做好說明，內容報表要定期做好分析，為改善經營管理提供數據。 第四十五條 所有通過電腦完成的報表必須至少打印二份，按類進行裝訂，并有專人負責保管。對于需要長期保存的報表，要登記 造冊，按年度分類裝訂，妥善保管。 第四十六條 查閱報表時要辦理借閱手續。 第十節 會計監督 第四十七條 會計人員必須執行國家的財經方針政策和酒店制訂的制度，維護國家和酒店的利益，對不真實、不合法的原始憑證不予受理，賬薄記錄與實物款項不符時，按規定的程序報告并處理。 第四十八條 會計核算員對違反財務制度的收支項目，可按《會計法》的有關規定和要求執行。 第四十九條 建立內部稽核制度，對會計資料及所反映出的經濟活動進行稽核。 第五十條 總出納不準兼管稽核，會計檔案保管，收入、費用、債權債務帳目的登記工作。 第五十一條 會計人員主要職責是進行會計核算和實行會計監督；參與擬訂財務計劃，分 析預算執行情況，考核資金使用情況，考核資金使用效果；揭露經營管理中的問題。 第五十二條 會計人員調動崗位或離職，必須與接管人辦理交接手續，由財務分部負責人監督交接；財務部分部門負責人交接時，由酒店財務部負責人監督交接；財務部主要負責人交接時，由酒店總經理和酒店集團財務監督交接。酒店集團財務負責人交接時，由集團總部派人監督交接。 第五十三條 財務管理實行酒店財務負責人負責下的全員責任制，每位會計人員各司其職，專業分工，逐級負責，直線垂直式管理。若在酒店經營方針和財務管理上，酒店總經理與財務負責人意見不一致時，財務負責人可直接向公司財 務總監報告解決，以保證財務政策和制度的正確執行。 合生國際酒店管理（集團）有限公司 11 第五十四條 酒店財務部必須接受政府審計機關、會計師事務所、財務機關和稅務機構依照法律和有關規定進行的檢查和監督，如實提供會計憑證、會計賬薄、會計報表和其它會計資料以及有關情況，不得拒絕、隱匿、謊報。 第二章 財產管理制度 總 則 第一條 為搞好酒店經營管理，管好財產，延長財產使用年限，嚴防物資積壓和鋪張浪費，充分發揮財產的效能，必須加強財產管理，獲得最好的效果。堅持勤儉辦酒店的原則，堅持積累資金，擴大再生產原則。 第二條 根據財務制度規定，財產劃分為：固定資產、低值易耗品和零 星物品等。 1. 低值易耗品和物品購入作為流動資金占用，領用時作費用列表。 2. 搞好財產管理，必須嚴格控制財產請購計劃的審批，以及具體的采購、驗收、入庫、領發、保管、維修、保養、賠償、報損等手續。 3. 建立健全崗位責任制，使用部門實行定額管理，各項財產按“統一名稱”統一分類編號設置賬頁、賬卡。分級管理，定期復查、核對，要求賬、卡、物相符。 第三條 酒店全體員工必須自覺遵守財產管理制度，愛護酒店財產，使酒店財產不受任何人的的侵犯。 1. 各部門（班組）按著“物物有人管，人人有專責”的原則，辦理財產驗收，領用等手續，妥善保管，節約使用，及 時維修和保養。 2. 要獎懲分明，對一貫愛護酒店財產，認真執行制度者給予表揚與獎勵，對于保管不善，違反制度無故損壞酒店財產者，要給予批評、教育，以至賠償經濟損失，極其嚴重者要受到有關行政處分。 合生國際酒店管理（集團）有限公司 12 第一節 財產的劃分 第四條 固定資產：由酒店貸款購置或按規定標準合格轉入使用的財產為固定資產。 1. 單位價值在一千元以上（含一千元），使用年限在一年以上的財產為固定資產；單位價值雖然低于規定標準，但為酒店營業的主要財產（沙發、沙發床、地毯等）也應視為固定資產。 2. 房屋、建筑物以及不能分開的附屬設備，單位價值雖然低于規定標準，但也應一律列入固定 資產。 第五條 低值易耗品：由酒店流動資金購置的不符合固定資產標準的經營用具為低值易耗品。 1. 單位價值在一千元以下（不含一千元）的炊具、餐具、茶具、玻璃器皿等非消耗物品均列入低值易耗品，開業前領用的作為開辦費處理，開業后領用的作為待攤費用在一年內攤銷。 2. 消耗物品：為酒店經營活動中所必需用的物資，如修繕材料、賓客用品、衛生用品、事務用品以及加工用品等，處理方法同上。 第六條 基建材料及設備：凡是專為工程項目購置的原材料及設備皆屬此類。必須專門保管與核算。 第七條 廢舊物資：為酒店已經確定報廢的各類財產。 1. 此類物品包括廢的棉織品、機電設 備、各種器材、家具和用具等物資，以及由機器或建筑物上拆除下來尚能使用的舊零配件，隨運物資的完整包裝物和各種廢舊材料。 2. 此類物品報損時，須開列“報損單”，經批準后做財務處理，憑報損單交庫房入賬保管，并在報損物上蓋上報廢印章，一般不再發放。個別物品需要利用時，要開出庫單經部門經理批準，到庫房領取。此類物品處理時，需列清單報酒店財務負責人。在店務會上批準后執行。 第八條 其它物品，包括客人贈送的禮品、客人遺失（不能歸還者）物品、揀拾物品、退還贓物等。此類物品一律交庫房驗收并保管，開列清單，一份庫房登記，一份交各單位留存。 以上物品不得隱瞞不交或私自留用，個別物品，部門或班組需用時須經過經理批準并辦手續到庫房領取，轉入零星物品帳戶處理。屬于規定應上繳者，要造表上繳，屬于本單位可以處理的也