現金和銀行存款管理流程手冊(編輯修改稿)

　

【文章內容簡介】 理流程手冊 討論稿 有待普華永道合伙人復核、修改 15 管理方法 管理原則 ? 支票、財務 專用章（或支票專用章）、銀行預留私人印章必須嚴格分人管理，不得一人同時保管數章，也不可一人既管支票又管印章； ? 所有付款必須得到適當授權并附有相關憑證； ? 付款與記賬職能分離； ? 及時支付相關款項，并按時登記相關賬目；付款金額不得超過憑證金額； ? 公司卡采取備用金制度，規定最大限額，憑月末對賬單和發票報銷，并作為銀行賬戶管理，月末由出納編制銀行余額調節表。 管理職能 各級公司出納、財務經理 共享服務 — 財務中心應付賬款會計、費用會計、總賬會計 資金管理中心資金管理員 管理文件 付款 流程相關文件包括： 文件名稱 相關步驟 填制人 復核人 參考編號 公司卡補款申請表 公司卡補款 公司卡持有人 /出納 財務經理 附件 支票備查簿 登記支票備查簿 出納 財務經理 附件 Page 16 of 46 現金和銀行存款管理流程手冊 討論稿 有待普華永道合伙人復核、修改 16 流程描述 付款準備 主要步驟 描述 風險初步評級 職能 業務付款 ? 業務部門確認付款事項后，經辦人填寫付款通知單，寫明付款金額，付款類型（如賠款、退保、給付、手續費、預付保費等），附上相關的原始憑證，交由部門負責人或業務管理部門分管經理審核； ? 業務管理內勤可以通過 綜合業務系統的付款模塊 ，在系統中填制付款通知書，填制完畢 后，系統自動傳遞提示財務人員做相關處理。 其它付款 ? 對于借款和日常報銷，由申請人將所有審批手續（應填寫 員工差旅費用報銷單 或 通用費用報銷單 ， 參見費用管理流程手冊 ）完成后交財務出納。 高 各級公司業務部門或其他相關部門經辦人 業務付款 ? 對于退保、賠款等即付款，業務部門負責人或業務管理部門分管經理審核業務付款申請事項，核對相關原始憑證，并在付款通知單上簽字確認； ? 經部門負責人審核后，將單據交由各級公司業務出納進行付款。 中 各級公司業務部門負責人 其它付款 ? 財務出納接收其它付款申請人上交的申請 單、發票及相關審批表，并在財務系統中錄入付款信息； ? 財務經理復核出納匯總的相關憑證，核對確認財務系統中錄入的信息。 中 各級公司出納、財務經理 準備付款信息 1 審批 2 復核原始憑證 3 Page 17 of 46 現金和銀行存款管理流程手冊 討論稿 有待普華永道合伙人復核、修改 17 主要步驟 描述 風險初步評級 職能 其它付款 ? 費用會計審核借款和日常報銷付款申請，復核確認相關申請審批的完整、正確性，編制付款憑證，交由會計做付款處理。 ? 對于大宗采購，或分期付款事項，應付款會計審核相應的原始憑證及有關負責人的簽字，復核無誤后，編制會計分錄，并記錄應付款，對應付款進行跟蹤。 ? 財務系統 提供對記錄的應付款定期跟蹤功能，檢查應付款賬齡，提示應付款會計督促款項的及時合理支付。 中 共 享服務－財務中心費用會計、 應付賬款會計 業務付款 ? 出納收到經業務部門審核批準的付款申請，客戶憑業務部門簽發的有效憑證到柜面申請付款； ? 如果系現金付款的付款申請，出納應檢查是否有超出人民幣 ___元的現金付款限額；若超過限額，出納應在付款申請表和到期付款報告上注明“改為銀行付款”，并立即通知領款人該筆款項以銀行方式支付，請領款人提供銀行帳號，特殊情況必須經由共享服務－財務中心財務經理的事先批準； ? 現金付款 參見 現金付款流程 ，銀行付款 參見 銀行付款流程 。 其它付款 ? 一般為銀行方式付款， 參見 銀行付款流程 ，如小額采購或卻有困難無法以銀行方式付款的情況，應根據審批權限，獲得相應授權人的簽字批準后，出納復核審批意見，予以支付； ? 現金付款 參見 現金付款流程 。 中 各級公司出納 記錄 應付款 4 是否現金付款？ 5 Page 18 of 46 現金和銀行存款管理流程手冊 討論稿 有待普華永道合伙人復核、修改 18 現金付款 主要步驟 描述 風險初步評級 職能 業務付款 ? 對于業務現金付款，由業務出納審核業務部門簽發的付款憑證，審核無誤后，由業務出納或銀行收款員根據付款憑證從備用金中支付現金； ? 業務出納每天開始營業前向共享服務－財務中心領取備用金，以備當日現金支付。 其它付款 ? 對于報銷費用或 借款付款，公司規定固定的報銷日期和時間，出納在領款人到場的情況下支付現金，并要求領款人在借款單 /費用報銷單的收款人欄簽收； ? 出納付款后在付款憑證上蓋“現金付訖”章，并在所有的原始發票上蓋“現金付訖”滾章， 并實行“當面清點，離柜不認”原則 。 高 各級公司出納 ? 付款后，相關業務部門經辦人員取得對方的款項簽收單據，并交由業務出納； ? 業務出納在財務系統中錄入付款信息，財務經理復核原始憑證，并在財務系統中作確認。 中 各級公司業務出納 ? 出納根據當天支付的 借款申請單和 費用報銷單，登 記現金日記賬（附件 參見費用管理流程手冊 ）； ? 每個工作日結束前，出納將當天支付的借款申請單、 費用報銷單和業務付款憑證信息錄入 財務系統 。 中 各級公司出納、財務經理 支付 現金 6 登記現金日記賬 8 復核業務憑證 7 Page 19 of 46 現金和銀行存款管理流程手冊 討論稿 有待普華永道合伙人復核、修改 19 主要步驟 描述 風險初步評級 職能 ? 費用會計或應付賬款會計復核所有的現金付款記錄，編制會計憑證，會計分錄為： 借：營業費用 /其他應收款 /業務支出 貸：現金 或 借：營業費用 /管理費用 /業務支出 貸：應付賬款 中 共享服務－財務中心費用會計、 應付賬款會計 ? 總賬會計 復核會計編制分錄和憑證，如果發現錯誤，則返回費用會計或應付賬款會計進行修改 ； ? 審核無誤后在憑證上蓋章確認，并在系統中確認審核完成。 中 共享服務－財務中心 總賬會計 銀行付款 主要步驟 描述 風險初步評級 職能 ? 對于銀行付款的付款申請，由出納開具支票或其他票據； ? 出納開具支票等支付票據時，應嚴格遵照人民銀行的有關規定，認真填寫各項內容，發票抬頭必須和支票抬頭一致，不得出具空白支票，以及收款人或金額空白的支付票據；對于金額不明確的支出，應要求申請人提供合理的預計金額； ? 如確實無法估計支票確切金額而又需要以支票支付的情況，申請人需要的到財務經理的審批確認，并限定 支票額度，在實際支付時，支票金額不得超過批準的額度。 高 各級公司出納、財務經理 復核過賬 10 準備付款票據 6 會計 處理 9 Page 20 of 46 現金和銀行存款管理流程手冊 討論稿 有待普華永道合伙人復核、修改 20 主要步驟 描述 風險初步評級 職能 ? 根據審批權限，相應的授權審核人 復核支票和相關文件上的金額、收款人以及其它重要信息； ? 復核無誤后，授權審批人在支票上加蓋公司財務專用章，由負責總經理或其授權人（不得為共享服務－財務中心成員）加蓋公司支票專用章； ? 對于已開未批或由于其它原因作廢的的支票，復核人員應立即劃銷支票作廢，出納加蓋作廢章，并在支票登記簿上記錄，作廢的支票粘貼在支票登記簿上集中保管。 高 共享服務－財務中心 負責人 ? 出納根據支票存根等 登記 支票備查簿 ，在支票備查簿上注明領款日期、領款金額、支票號碼，領款事項、領款人和收款人 ； ? 領款人必須在支票登記備查簿上簽字確認。 中 各級公司出納 ? 出納將支票或其它票據交給付款申請人，由申請人在支票備查簿及支票存根上簽收，或到銀行辦理付款； ? 出納交付支票后，應在所有付款單據和原始發票上加蓋付訖章； ? 出納到銀行辦理付款，收到相關回單后，在所有付款單據上蓋付訖章； ? 如果支票由于填寫錯誤遭到對方銀行退票，在出納收到退票的支票后，加蓋作廢章，并在支票登記簿的原有記錄上說明已作廢，同時按照上述 流程重新開具支票并相應記錄支票登記簿和粘貼作廢支票。 高 各級公司出納 批準 支票 7 支票備查簿 – 附件 付款 9 登記支票備查簿 8 Page 21 of 46 現金和銀行存款管理流程手冊 討論稿 有待普華永道合伙人復核、修改 21 主要步驟 描述 風險初步評級 職能 ? 參見 復核業務憑證 。 中 各級公司業務出納 ? 出納根據當天所有銀行付款的回單登記銀行日記賬； ? 每個工作日結束前，出納將當天支付的支票存根、 借款申請單和費用報銷單信息錄入 財務系統 。 中 各級公司出納 ? 費用或應付賬款 會計復核所有的付款記錄，編制會計憑證。會計分錄為： 借：應付賬款 /其他應付款 /業務支出 貸：銀行存款 中 共享服務－財務中心費用會計 /應付賬款會計 ? 總賬會計 復核會計編制的分錄和憑證，如果發現錯誤，則返回費用會計或應付賬款會計進行修改； ? 審核無誤后，在憑證上蓋章確認，并在系統總確認審核完成。 中 共享服務－財務中心 總賬會計 公司卡管理 主要步驟 描述 風險初步評級 職能 ? 公司卡是 以公司名義在銀行申請的信用卡，用于持卡人支付外地食宿費用、業務招待費用等行政費用； ? 各級公司財務經理根據實際費用管理需求辦理公司卡開戶申請，填寫公司卡開戶申請書，說明開戶原因、所在銀行、賬戶類型、相關限額和協議等情況； 中 各級公司財務經理 會計 處理 12 復核過賬 13 登記銀行日記賬 11 復核業務憑證 10 公司卡開戶申請 1 Page 22 of 46 現金和銀行存款管理流程手冊 討論稿 有待普華永道合伙人復核、修改 22 主要步驟 描述 風險初步評級 職能 ? 開戶申請書附相關申請審批材料上 報共享服務 — 財務中心和資金管理中心進行審核； ? 公司卡開戶申請書同銀行賬戶開戶申請書， 參見 開戶申請 。 ? 財務中心和資金管理中心的負責人審核公司卡開戶申請書，根據集團的賬戶管理政策，對公司卡設立的必要性和賬戶管理的安全性進行評估，批準確認后，各級公司方可辦理公司卡。 高 共享服務— 財務中心、資金管理中心負責人 ? 開戶申請經審核通過后，各級公司財務經理到銀行辦理公司卡開戶手續； ? 公司卡賬戶開設后，財務經理填寫銀行賬戶登記表， 說明公司卡賬戶所在銀行、賬號、用途、類型、 相關限額和協議等情況，并附上開戶憑證和公司卡開戶