物業前期管理工作流程與文件(編輯修改稿)

　

【文章內容簡介】 書》 《 **********裝修辦理流程說明》 見《用戶手冊》 《 **********服務指南手冊》 見 《用戶手冊》 《 **********裝修管理規定》 見《用戶手冊》 《 **********房屋使用、管理、維修公約》 見《用戶手冊》 開發商通知業主入住 入伙現場布置 現場辦理 業主交納費用 交接鑰匙 返修 驗房交接 房地產 E 網 房地產與物業管理實用資料庫 第 15 頁 共 69 頁 《 **********總經理致辭》 見《用戶手冊》 《 **********物業管理繳費單》 《物業管理繳費單》 《 **********工程返修單》 《返修單》 《 **********返修工程驗收單》 《返修工程驗收單》 《 **********業主（使用人）鑰匙交接表》 《鑰匙交接表》 《 **********業主（使用人）備用鑰匙封存表》 《鑰匙封存表》 《 **********業主聯絡資料登記表》 《聯絡登記表》 《 **********客戶簽到表》 《簽到表》 《 **********業主檔案目錄》 《檔案目錄》 接開發商業主入住的書面通知。物業公司各部門召開協調會通告此事，并統一口徑。 工程部 于辦理入住前一天與開發商工程部聯系對大廈外圍進行場地平整，做到場清路平，在施工部位進行圍擋，并設立警示牌。 保衛部 在東門設保安員 2 名， 1 名為業主引路：“先生／小姐您好！辦理入住，請您按路標指示上物業公司辦理。” 如業主開車，另 1 名保安員將其引至地上或地下停 車位停放車輛。 在二層至三層樓梯口設保安員一名，防止閑雜人員進入非辦理區。 管業部 于辦理入住的前一天將引導路標放置醒目處（共計四處），并布置室內會場（詳見會場布置圖）。 接待人員指引業主到管業部辦理相關手續，并提請準備好相關資料。 檢查、核對相關資料，核對后返還業主（使用人）或被委托人： 業主（使用人）身份證原件； （如業主未到）被委托人身份證原件； 購房契約或銀行貸款協議原件； 購房發票原件。 以上資料須齊全、完整、真實、有效，缺少任何一份都不予受理。 4．接收相關資料（材料 ），與相應原件進行核實，存于業主（使用人）檔案，并填寫《檔案目錄表》 A．《通知書》 1 份； B．《授權書》 1 份； C．業主（使用人）身份證復印件 2 份； D．（如業主未到）被委托人身份證復印件 2 份； E．公證證明（或委托書） 1 份； F．業主（使用人）照片 1 張； 在被委托人身份證復印件背后注明“被委托人”字樣。以上資料（材料）缺少任何一份都不予受理。 5．給業主發放相關資料（材料）： 房地產 E 網 房地產與物業管理實用資料庫 第 16 頁 共 69 頁 A．《用戶手冊》 1 份； B．《承諾書》 3 份（已蓋物業公司公章）； C．《治安、消防協議書》 3 份（已蓋物業公司公章）； D．聯絡登記表 1 份； 6．發放小禮品（單元．份） 7．填寫《簽到表》中相關內容，并由業主（使用人）簽字。 8．接到業主（使用人）簽署后的： A．《承諾書》 3 份； B．《治安、消防協議書》 3 份； 將其中一套返還業主（使用人），另外兩套存檔。 9．核算該業主（使用人）首月物業管理費（．元／建筑平米／月＊合同注明面積）。 10．核算物業保證金（？元／建筑平米／月＊ 3 個月＊合 同注明面積）。 11．核算手續辦理費（？元／單元＊ n 單元）。 12．填寫《物業管理繳費單》一式三聯，由業主（使用人）簽字確認。 13．引導業主（使用人）到財務部辦理交費手續。 財務部 接到《物業管理繳費單》進行審核，并按表中注明內容收取相關費用。 開具相應發票。如業主使用支票，暫開收據，款到帳 5 日后，由交費人憑收據原件換取發票。 收費人在《物業管理繳費單》上簽字后返業主一聯，當日將其余一聯返回管業部，另一聯本部門留存。 告之業主到工程部辦理驗收手續。 工程部 見到業主持財務部開據的發票或收據原件，復印暫 時留存。 各專業人員持《單元交接書》陪同業主到所購房間進行交接驗收。 驗收合格： ? 業主（使用人）確認驗收，填寫《單元交接書》中相關工程驗收內容，一式兩份。 ? 帶 3 把鑰匙，陪同業主持《單元交接書》 2 份到保衛部辦理鑰匙交接手續。 ? 當日將收據復印件返回管業部。 4．驗收不合格：填寫《返修單》 2 份，業主簽字確認后，交保修單位，并規定返修時間不得超過 48 小時。 保修單位 接物業公司工程部《返修單》簽字確認，物業公司工程部、保修單位各執 1 份。 保修單位到物業公司保衛部辦理返修入場手續后進行返修 。 返修后開據《返修工程驗收單》送至物業公司工程部。 工程部 接保修單位《修復通知單》后組織各專業進行復驗。 驗收合格，在接到《修復通知單》 24 小時內，與業主約定時間進行復驗。合格后確認驗收，填寫《單元交接書》 2 份。 驗收不合格，工程部填寫《限期修復通知書》一式兩份，送至保修單位 1 份，部門存房地產 E 網 房地產與物業管理實用資料庫 第 17 頁 共 69 頁 接受全部資料，將資料分類送至人事、工程 檔 1 份。 保衛部 接到工程部送來的鑰匙 3 把／單元。 見到驗收合格的《單元交接書》為其辦理鑰匙交接手續。 鑰匙核對無誤后，填寫《鑰匙交接表》 2 份及《單元交接書》 2 份，業主、工程部三方簽字確認。 發放業主房間鑰匙 2 把。 封存房間鑰匙 1 把，并請業主（使用人）在封存信封封口處簽字，當面封存，并填寫《鑰匙封存記錄表》，部門存檔。 部門留存《鑰匙交接表》 1 張，另 1 張送至管業部。 帶領業主持《單元交接書》 2 份返回管業部。 管業部 接到工程部送來的收據復印件 1 份，部門存檔。 接到保衛部送來的《鑰匙交接表》 1 張，部門存檔。 接到業主的《單元交接書》 2 份，核查其中內容全部合格后為其發放信箱鑰匙，業主簽字后，在“物業公司簽署”一欄上簽字確認。 將其中一聯返還業主，另一聯存檔。 整理業主資料，核對《檔案目錄表》： A．《授權書》 1 份（開發商 ）； B．《入住通知書》 1 份（開發商）； C．《聯絡登記表》 1 份； D．《承諾書》 2 份； E．《治安、消防協議書》 2 份； F．業主身份證復印件 2 份； G．（如業主未到）被委托人身份證復印件 2 份； H．公證證明（或委托書）原件 1 份； I．《物業管理繳費單》 1 份； J．《單元交接書》 1 份 K．《鑰匙交接表》 1 份。 如有業主詢問裝修事宜，則按二裝流程辦理。業主辦理完全部手續由接待人員引導其順原路返回，離開大廈。 入住期辦理完畢，整理現場。 二次裝修施工流程圖 房地產 E 網 房地產與物業管理實用資料庫 第 18 頁 共 69 頁 根據工程部審批 結果，附相關資料下傳保衛部 保衛部審批后，除《承諾書》存檔，其余資料返回管業部 管業部通知業主，讓施工方領取相關資料，并將其余資料存檔 綜合部報總經理審批 施工方到財務部交相關費用。施工方領取《許可證》、《施工證》進行施工。 管業部記錄施工方的驗收申請，銷毀《許可證》，附驗收表送至保衛部 保衛部先銷毀《施工證》，再根據管業部送來的驗收資料進行驗收，送工程部， 管業部通知施工方，重新報裝修申請。 No Yes No Yes 各部門審批是否合格 總經理審批是否合格 房地產 E 網 房地產與物業管理實用資料庫 第 19 頁 共 69 頁 工程部接到保衛部送來的驗收資料后進行驗收，并返回管業 部。 驗收不合格，請施工方領取《驗收表》進行整改。 驗收合格，管業部自動辦理退保證金手續。 管業、保衛、工程、財務分別填寫《內簽單》相關內容，辦理退保證金手續 綜合部接財務審核后的《內簽單》，報總經理批示。 管業部通知施工方帶相關資料、收據來物業公司領取退款。 財務部收回原始收據及相關資料，辦理退款，并做好記錄。 管業部通知施工方暫不能領取，待通知。 No Yes No Yes 通知業主、施工方驗收是否合格 總經理是否同意退保證金 房地產 E 網 房地產與物業管理實用資料庫 第 20 頁 共 69 頁 二次裝修工作流程 資料簡稱 全 稱 簡 稱 《 **********裝修協議書》 《協議書》 《 **********業主 (使用人 )裝修施工申請表》 《申請表》 《 **********二次裝修工程區域治安、消防承諾書》 《承諾書》 《 **********裝修審批單》 《審批單》 《 **********用印申請》 《用印申請》 《 **********裝修施工許可證》 《許可證》 《 **********臨時施工證》胸卡 《施工證》 《 **********驗收申請表》 《驗收申請》 《 **********裝修質量驗收表》 《驗收表》 《 **********付款申請內簽單》 《內簽單》 《 **********違章通知單》 《違章通知》 《 **********施工變更單》 《變更單》 裝修施工圖紙 圖紙 裝修公司營業執 照副本復印件 營業執照 裝修公司企業資質證復印件 資質證 裝修公司與業主簽署的裝修合同復印件 裝修合同 施工人員身份證復印件 身份證 施工人員 1 寸照片 照片 －裝修申請－ ＊ 施工方第一次到物業公司： 管業部： 發放相關資料： 《 **********裝修協議書》 3 份； 《 **********裝修管理規定》 1 份； 《 **********裝修辦理流程說明》 1 份； 《 **********業主 (使用人 )裝修施工申請表》 1 份； 《 **********二次裝修工程區域治安、消防承諾書》 1 份。 施工方第二次到物業公司： 管業部： 檢查施工方是否將如下資料備齊：