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檔案管理基本知識培訓(編輯修改稿)

2026-02-09 00:02 本頁面

　

【文章內容簡介】二、檔案管理業務要點（一）文件的形成、積累與歸檔文件的形成、積累與歸檔屬于各單位、各部門、各崗位的基本職責 ,也是檔案科學管理與有效利用的前提條件 .檔案部門有權對這項工作進行監督、指導和檢查 .主要建立和落實三項制度 : 收發文登記制度 A a b 1 2 3 下行文上行文平行文間接上下行文序號文件名稱來源時間簽收人辦理注釋收文登記表序號文件名稱去向時間發送者備注發文登記表開始收文登記發文登記編號：按年度登記，年度內大流水排列填寫文件題名填寫文件來源填寫簽收文件時間填寫簽收人填寫辦理注釋編號：按年度登記，年度內大流水排列填寫文件題名填寫文件去向填寫發出文件時間填寫發出人填寫備注結束員工文件積累袋檔案文件積累 :人人有責 ,時時有活兒 ,件件登記 ,年年整理 . 文件積累制度 (針對自身所產生的文件 ) 開始按照年度、項目、專題、會議、專業、工序等有機聯系的線索，分別集中存放在積累袋中準備若干整理袋每袋須填寫積累袋名稱、責任者、時間范圍、目錄紙、密級等規定項目補充袋中材料交由兼職檔案人員整理，挑選出歸檔文件組卷返回，自行處置如在歸檔期前離崗，進行文件材料交接結束屬于歸檔范圍不屬于歸檔范圍文件歸檔制度歸檔范圍 :確定文件的價值 ,決定文件是否向檔案轉化 .(需要制作 ) 制度核心歸檔時間 :根據企業活動的特點 ,確定文件何時歸檔 . 技術保障歸檔要求 :明確便于長遠和安全地保存檔案所必要的措施 . 技術條件歸檔份數 :根據歸檔文件的重要性 ,確定原件與復制件的數量關系 . 利用保障歸檔手續 :明確歸檔文件的移交事宜 . 責任保障歸檔范圍（參見文件清理表）歸檔時間一般情況下，管理類文件材料的歸檔時間為次年第一季度，以下文件按辦理完畢或活動結束時間歸檔： ? 股東大會、董事會、監事會、職代會、黨代會等會議文件材料 ? 產權變動過程中形成的文件材料 ? 法律訴訟文件材料 ? 機要文件工程、生產技術類文件材料的歸檔時間應按照專業活動特點具體劃分。歸檔份數管理類文件原則上歸檔份數為一份。工程、生產技術類文件的歸檔份數按照國家行業標準和現場約定決定歸檔份數。歸檔要求 ? 歸檔實行承辦人負責制。 ? 歸檔文件應為原件，因故無原件者應進行簽章說明。 ? 文件材料歸檔后不得進行修改。 ? 歸檔文件的載體和字跡材料應符合耐久性要求。歸檔手續 ? 歸檔手續以合法性和合規性為原則。 ? 文件承辦人和檔案人員在歸檔材料移交審核后填寫《文件移交登記表》一式兩份，簽字確認。移交登記表一份由檔案人員歸檔，一份由文件移交人員保存。 ? 《文件移交登記表》應同時提交電子版。（三）企業檔案的分類與編號企業檔案的分類企業檔案分類是指根據企業檔案的內容性質、形成規律及相互聯系，遵循統一的原則和要求，采用科學、適用的方法，對企業檔案進行分門別類，從而使全部檔案成為一個條理化的具有一定從屬關系和平行關系的資源系統。分類的程序 : 設計分類方案劃分全宗劃分大類劃分屬類給定編號企業檔案分類方案 (示意圖 ) 一類二類三類四類五類 A B C D 1 2 3 4 類列類系常用的分類方法 : 1. 職能分類 2. 時間分類 3. 作者分類 4. 專題分類 5. 項目分類 6. 型號分類 7. 區域分類 8. 外形分類 9. 專業分類職能分類方法適用于一級類目的區分。其他分類方法則適用于二級以下類目的劃分 . 企業檔案的編號以 “ 件 ” 為保管單元的：檔號 =

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