采購系統使用說明(編輯修改稿)

　

【文章內容簡介】 里可以定義采購類別，各項含義是：項 目 說 明編號 系統自動生成類別名稱 由操作人員自定義采購周期 輸入該類物品的到貨周期，因為目前系統中暫時沒有使用該信息，操作的時候可以隨便輸入 1 或者其他數字。類型 根據實際的需要選擇為定價用，采購用或者兩者兼用，默認取價參數是用于定價功能里對該類別定價時自動取定價和默認供應商的依據，可以不輸入而使用系統默認的取價參數。具體看系統參數說明之取價參數設置。? 功能按鈕說明7 / 35功能按鈕 說 明插入 插入新記錄，采購類別編號由系統自動生成。刪除 刪除光標所在記錄行。保存 保存所作修改。 采購物品維護amp。供應商維護單擊采購類別列表下面的某個采購類別，窗口如下圖所示。右邊上半部分可對采購物品進行操作，右邊下半部分可對供應商進行操作。可以不做供應商的維護，在該類別物品定價的時候將會顯示所有供應商（最多顯示十個有效供應商）的報價。采購物品維護amp。供應商維護操作同類別維護，不再贅述。8 / 35第二節 采購管理一般酒店的申購流程如下： 申購該功能主要用于酒店物品的申購。單擊窗口左邊 ，單擊流程中的申購（或執行采購管理→申購） ，打開申購單，如下圖所示。9 / 35? 操作步驟（1） 、按實際情況輸入【申購部門】 、 【審批流程】代碼，顯示部門及流程名稱。若操作員不熟悉這些代碼，可以選用系統幫助，操作如下：單擊【申購部門】處 （也可按 F1） ，彈出『部門代碼幫助』窗口，單擊選擇對應部門；用相同的方法選擇【審批流程】 。10 / 35（2） 、光標在【物品編號】處，輸入物品名稱或名稱的拼音縮寫，回車，打開『物品代碼幫助』窗口如下圖所示，選擇物品代碼，回車即可。或：【物品編號】處，按 F1，打開『物品幫助—多行輸入選擇』窗口，單擊選擇目標物品，可多選，多選方式有兩種①、連選：單擊選擇第一條目標記錄，按住 SHIFT 鍵，單擊最后一條目標記錄；②、間隔多選：單擊選擇第一條目標記錄，按住 CTRL 鍵，單擊其他目標記錄。11 / 35（3） 、單擊〖確定〗，窗口如下圖所示。界面最下方將在用戶變換物品的時候顯示不同的幫助信息，默認提供了包括庫存量，定價，最低報價，最近進貨記錄等相關信息，可以對用戶的申購提供信息幫助。12 / 35（4） 、輸入【申購數量】 、 【限到貨日期】等項；（5） 、單擊 ，自動生成申購單號，如下圖所示。注意：13 / 35在諸如物品編碼、申購部門等類似的編碼輸入處，使用系統代碼幫助將極大的提高操作的效率。操作方法：輸入處雙擊、按 F1 或直接回車可打開幫助窗口。? 申購單菜單功能說明：功能名 工具欄按鈕說 明打印 對顯示的內容進行打印。新單 新增單據，其中申購部門、審批流程、物品編號、申購數量、限到貨日期是必輸項。存盤 保存單據。銷單 刪除單據。插入明細 在單據末增加一條記錄。刪除明細 刪除光標所在行記錄查詢 查詢自己填寫的單據首張 調入自己填寫的第一張單據。上一張 調入自己填寫的上一張單據，如果當前是第一張，將保持為當前張。下一張 調入自己填寫的下一張單據，如果當前是最后一張，將新增單據。末張 調入自己填寫的最后一張單據。計算器 調用計算器應用程序。同類拷貝 將當前行當前列的值復制到其他行的該列，目前適用的列有申購數量，限到貨日期，其他要求，申購理由。如，當前記錄的【限到貨日期】是 2022/06/18，單擊 ，所有明細的【限到貨日期】都修改為2022/06/18。自動補倉 根據所選倉庫的當前庫存量，物品的最低，安全庫存自動生成申購單。該倉庫的物品必須在臺賬中發生過。退出 關閉申購窗口。 審批申購單據新建完成后，將按照選定的審批環節流動至各環節相關人員進行審批。單擊窗口左邊 ，單擊流程中的審批（或執行采購管理→審批） ，打開當前操作員有權限審批的單據，如下圖所示。14 / 35單擊有權限對需要審批的單據進行審批，進入操作界面后在白框處點擊，出現勾和叉分別表示同意或否決。在稍下的地方進行供應商或單價的選擇或詢價信息的輸入。在最右下方可以輸入自己的審批意見。光標點擊不同行將顯示不同的物品的信息，包括一些物品的基礎信息。? 審批單菜單功能說明：功能名 工具欄 按鈕 說 明打印 對顯示的內容進行打印。全部批準 將每一條能審批的記錄一次性打勾。全部否決 將每一條能審批的記錄一次性打叉。全部遞交 將所有記錄直接進入下一環節的審批。全部轉審 將每一條能審批的記錄進行一次打圈。轉審的意思是中止當前單據的順序審批，并指定下一環應該的審批人（權限） ，如果擁有（不推薦使用轉審，這樣審批流程將不嚴格按順序執行，需要事后的跟蹤）轉審權限，在操作界面第二區的最右側將出現轉審環節字樣，在此可以進行轉換其他環節的選擇。轉審操作要求轉審審批完畢后回到初始那個環節審批，遞交則不必返回直接到初始環節的下一個環節。批準 將當前行的記錄（且能審批）進行打勾。否決 將當前行的記錄（且能審批）進行打叉。遞交 將當前記錄直接進入下一環節的審批。轉審 將當前行的記錄（且能審批）進行打圈。撤銷審批 撤銷自己審批的單據（注必須在下一環審批前和采購部采購前才15 / 35能撤銷） ，撤銷單據將自動進行存盤刷新，自己不需再點擊存盤按鈕。單據查詢 查詢自己能審批的單據同類拷貝 將當前行當前列的值復制到其他行的該列（注：必須對當前行有審批的權利） ，目前適用的列有批準數量，限到貨日期，轉審環節。審批意見模板編輯選擇編輯自己的常用審批意見。審批意見拷貝將當前行的審批意見拷貝到該張單據的其他能審批的行。注意：遞交和轉審的概念對比舉例：比如當前物品的審批流程是：部門經理采購員財務總監總經理假設當前審批環節是財務總監， （1）如果選擇批準，那么審批流程不變，當前審批環節變成總經理；（2）如果選擇遞交，且轉審（遞交）環節選擇信息總監，那么審批流程變成：部門經理采購員財務總監信息總監總經理，當前審批環節變成 信息總監。（3）如果選擇轉審，且轉審（遞交）環節選擇信息總監，那么審批流程變成：部門經理采購員財務總監信息總監財務總監總經理，當前審批環節變成 信息總監。 采購申購單據審批后，方可進行采購。單擊窗口左邊 ，單擊流程中的采購（或執行采購管理→采購） ，打開如下圖。采購有三種情況：一是直接下采購定單（用于無審批的情況，特別是日常蔬菜肉類等采購） ；二是將申購的批后單轉成采購定單；三是緊急申購批后單轉采購單，分別對應『采購定單查詢與申購批后單轉采購』