物業(yè)管理綜合信息系統(tǒng)-(編輯修改稿)

　

【文章內(nèi)容簡介】 計(jì)劃可以制定多個(gè)培訓(xùn)課程計(jì)劃分步實(shí)施。3．可以按培訓(xùn)計(jì)劃進(jìn)行培訓(xùn)實(shí)施，登記培訓(xùn)記錄。4．支持培訓(xùn)課件文件掛接。5．培訓(xùn)記錄自動(dòng)顯示在人事培訓(xùn)記錄卡片中。 工作流定義中心根據(jù)企業(yè)運(yùn)作機(jī)制，將各類審批、審核、公文流轉(zhuǎn)、通知提醒……等流程步驟通過配置工作流模板固化在系統(tǒng)中，作為后期信息化流轉(zhuǎn)的軌道。針對(duì)政府機(jī)關(guān)服務(wù)中心所管轄的一切房產(chǎn)，對(duì)房產(chǎn)信息進(jìn)行集中管理的模塊，主要是包含辦公大樓的物業(yè)信息、附屬設(shè)施、會(huì)議室、組織機(jī)構(gòu)等相關(guān)信息。此模塊面向物業(yè)服務(wù)企業(yè)項(xiàng)目部的所有工作人員。物業(yè)資源管理模塊可詳細(xì)描述記錄項(xiàng)目、樓盤、單元的位置、物業(yè)類型、項(xiàng)目設(shè)施分布、房屋結(jié)構(gòu)、樓號(hào)、戶型等信息，并可對(duì)項(xiàng)目、樓盤、房屋提供“實(shí)景圖片”的描述接口。二級(jí)功能模塊包括：生成資源：登記公司管理的管理區(qū)、大樓和房產(chǎn)的資料，可以自動(dòng)生成房間資料；生成后可以手工調(diào)整單個(gè)或多個(gè)房間的編號(hào)；資源驗(yàn)收：市府大樓物管中心從開發(fā)商手中接管驗(yàn)收，記錄驗(yàn)收過程的詳細(xì)情況；范圍選擇：可只對(duì)一定范圍的大樓樓層進(jìn)行顯示及編輯；列項(xiàng)管理：可對(duì)資源管理所需要的彈出式列項(xiàng)進(jìn)行編輯，如房間朝向可分東、南、西、北等。物業(yè)資源管理具有以下特點(diǎn)：可按一定規(guī)律批量生成物業(yè)資源；物業(yè)本部人員可以看所有的分公司物業(yè)資源信息，分公司只能看到自己所管的資源信息；一個(gè)分公司管理兩個(gè)以上項(xiàng)目時(shí)，一個(gè)帳號(hào)和密碼可以查看所管理的一個(gè)或多個(gè)項(xiàng)目資料?？砂凑詹煌瑯I(yè)態(tài)管理分公司下屬的各個(gè)物業(yè)資源，可按需求系統(tǒng)自動(dòng)排序分類物業(yè)資源，并導(dǎo)成相關(guān)的EXCEL表格。登記大樓資源批量設(shè)置空間資源登記資源資料房產(chǎn)資料統(tǒng)計(jì)查詢成批生成樓層資料家具管理設(shè)備管理物資管理綜合查詢能耗管理物業(yè)資源管理物業(yè)服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)查詢驗(yàn)收樓盤驗(yàn)收房客戶管理 并可查看具體物業(yè)的實(shí)景圖片、效果圖片等。設(shè)備設(shè)施管理針對(duì)市府大樓的所有相關(guān)設(shè)備進(jìn)行有效管理，從設(shè)備設(shè)施和備品備件物資二條主線出發(fā)，貫穿設(shè)備設(shè)施大廈從購置、啟用、日常運(yùn)行維保直到最終報(bào)廢清理的全過程，配合各個(gè)階段的備品備件采購供應(yīng)過程及其成本控制和進(jìn)度控制，與工作流、財(cái)務(wù)軟件、人力資源等系統(tǒng)有機(jī)結(jié)合，形成了一個(gè)完整生命鏈。圖：設(shè)備設(shè)施全生命周期管理信息化整體解決方案概述以設(shè)備設(shè)施分類建檔為基礎(chǔ)，以設(shè)備運(yùn)行記錄（包括設(shè)備運(yùn)行巡查參數(shù)記錄、設(shè)備維修計(jì)劃及執(zhí)行記錄，設(shè)備保養(yǎng)計(jì)劃及執(zhí)行記錄，設(shè)備檢查考評(píng)記錄）為核心建立設(shè)備運(yùn)行記錄數(shù)據(jù)倉庫。從而搭建出完整的設(shè)備設(shè)施臺(tái)帳。根據(jù)各設(shè)備設(shè)施的實(shí)際情況，特別是每臺(tái)設(shè)備設(shè)施對(duì)于大廈經(jīng)營項(xiàng)目的重要性和關(guān)鍵程度（如是否會(huì)危及人身安全，是否會(huì)導(dǎo)致主要業(yè)務(wù)停頓，是否會(huì)導(dǎo)致重大損失，是否會(huì)導(dǎo)致嚴(yán)重環(huán)境污染等等），為每臺(tái)設(shè)備設(shè)施區(qū)分級(jí)別和控制力度，以便配合不同的巡檢方案和頻度，不同的維保方案和策略，不同的響應(yīng)時(shí)間和人力資源，來保證關(guān)鍵、重要設(shè)備的最高優(yōu)先級(jí)。（上圖）設(shè)備檔案界面設(shè)備文檔管理在建立設(shè)備檔案的過程中，將設(shè)備設(shè)施制造廠商交付的原始竣工資料（如說明書、操作手冊(cè)、規(guī)格說明等）和業(yè)主或物業(yè)服務(wù)公司所制定的相關(guān)規(guī)范（如質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書、運(yùn)行制度、操作指導(dǎo)和安全操作規(guī)程等）同步納入系統(tǒng)的管理之中，在日常工作中，可以通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行這些資料的分發(fā)借閱和版本控制，保證原始資料不會(huì)丟失或版本混亂，同時(shí)員工可以自己的辦公電腦上非常方便的查閱這些資料（必須有權(quán)限）。這將大大提升設(shè)備巡查維保過程中的工作速度和正確性，減少人力操作錯(cuò)誤。而這套系統(tǒng)同時(shí)也可以加強(qiáng)員工再教育，提升員工素質(zhì)；（上圖）設(shè)備文檔管理界面設(shè)備運(yùn)行管理在建立設(shè)備檔案的過程中，還需要根據(jù)制造廠家在手冊(cè)中注明的規(guī)定，為各個(gè)設(shè)備設(shè)施制定巡檢要求、保養(yǎng)計(jì)劃和維修計(jì)劃，長期有效的定期巡檢、保養(yǎng)維修是設(shè)備能在使用年限內(nèi)全程正常服役的關(guān)鍵。同時(shí)，在這個(gè)過程中，為企業(yè)建立和完善了各設(shè)備設(shè)施日常運(yùn)行記錄的數(shù)據(jù)倉庫。根據(jù)這些記錄，系統(tǒng)可以實(shí)時(shí)監(jiān)控設(shè)備的運(yùn)行狀態(tài)，結(jié)合資深員工長期豐富的設(shè)備管理經(jīng)驗(yàn)，實(shí)現(xiàn)設(shè)備運(yùn)行情況預(yù)測，對(duì)設(shè)備設(shè)施未來可能出現(xiàn)的故障提前進(jìn)行有計(jì)劃、有預(yù)見性的預(yù)防性維修和計(jì)劃性維修，可以大大提升設(shè)備整體運(yùn)行完好率和可靠性。同時(shí)可以根據(jù)這些歷史數(shù)據(jù)和經(jīng)驗(yàn)分析出每臺(tái)設(shè)備的當(dāng)前綜合健康度，制定有針對(duì)性的保養(yǎng)計(jì)劃和維修計(jì)劃（主要是巡查、保養(yǎng)的頻度和維修的提前量），并且長期不斷地重復(fù)分析、完善和優(yōu)化，PDCA模式循環(huán)改進(jìn)，實(shí)現(xiàn)設(shè)備設(shè)施的按需維修、狀態(tài)維修、點(diǎn)檢模式，以預(yù)知維修、預(yù)防維修為主，結(jié)合常規(guī)的事后維修、改善維修，在保證設(shè)備安全穩(wěn)定運(yùn)行的前提下，減少直至最終防止設(shè)備設(shè)施的“過維?！焙汀扒肪S?！鼻闆r，降低設(shè)備設(shè)施全生命周期的運(yùn)作成本（包括儲(chǔ)備材料成本、巡查成本和維修保養(yǎng)用料和人工成本等等）。通過與工作調(diào)度模塊的協(xié)作，根據(jù)設(shè)備設(shè)施管理中制定好的保養(yǎng)計(jì)劃和維修計(jì)劃，以及巡查過程中登記的故障記錄，自動(dòng)生成相應(yīng)的保養(yǎng)工單和維修工單。通過工作流轉(zhuǎn)模塊傳遞給相應(yīng)的員工及其領(lǐng)導(dǎo)，提前提醒員工及時(shí)進(jìn)行維修保養(yǎng)工作，提醒其領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行檢查。如果員工未能及時(shí)完成，系統(tǒng)將通過信息平臺(tái)不斷將工作延誤信息向上升級(jí)直至高層參與。提醒手段包括信息平臺(tái)中所支持的所有方式：系統(tǒng)內(nèi)部提醒、外部郵件提醒、手機(jī)信息提醒、PDA移動(dòng)信息提醒；以信息系統(tǒng)來保證設(shè)備設(shè)施維保工作的及時(shí)性和規(guī)范性，強(qiáng)調(diào)過程控制，達(dá)到定責(zé)任人、定工作地點(diǎn)、定完成時(shí)限、定工作方法、定檢查人和檢查標(biāo)準(zhǔn)。與各項(xiàng)設(shè)備管理的子系統(tǒng)提供數(shù)據(jù)接口：在機(jī)電設(shè)備出現(xiàn)故障報(bào)警時(shí)，自動(dòng)生成維修單，并提交給維修人員。（上圖）設(shè)備保養(yǎng)計(jì)劃界面（上圖）設(shè)備保養(yǎng)計(jì)劃生成工具界面1)倉庫物料管理完成服務(wù)中心下屬各個(gè)公司物品進(jìn)出庫管理、庫存物品統(tǒng)計(jì)查詢等工作，支持二級(jí)倉庫和庫間調(diào)撥，支持二種材料成本核算模式，此模塊面向倉庫管理人員。二級(jí)模塊包括：物料檔案: 登記物料名稱等詳細(xì)情況；庫存管理：包括本期入庫、庫存、出庫、盤盈、盤虧等記錄；入庫操作：物料入庫流程的操作，包括倉管年月、票據(jù)日期、單號(hào)、是否進(jìn)帳等；出庫操作：物料出庫流程的操作；與協(xié)同辦公系統(tǒng)無縫集成，滿足分公司、服務(wù)中心多級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)與物管領(lǐng)導(dǎo)審核審批，審批流程多級(jí)自定義，對(duì)中層管理人員的審批時(shí)限做相應(yīng)績效考核管理。在領(lǐng)用物業(yè)的員工填寫好領(lǐng)用單后點(diǎn)擊保存后系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)觸發(fā)審批流程將數(shù)據(jù)傳送到協(xié)同辦公系統(tǒng)中。由物業(yè)系統(tǒng)傳遞過來的倉庫出庫申請(qǐng)，會(huì)實(shí)時(shí)傳遞到協(xié)同辦公系統(tǒng)中。按照設(shè)定好的流程在協(xié)同辦公系統(tǒng)中進(jìn)行審批。最后一級(jí)審批完成后，系統(tǒng)會(huì)將審批成功的領(lǐng)用單數(shù)據(jù)回傳到物業(yè)經(jīng)營管理系統(tǒng)中。在系統(tǒng)中可以直接操作過帳來完成領(lǐng)用記錄。盤點(diǎn)操作：包括盤點(diǎn)方向、盤號(hào)、盤盈的情況；過帳操作：對(duì)目前所有已未過帳的倉管票據(jù)全部過帳；月結(jié)操作：對(duì)已過帳的票據(jù)進(jìn)行月結(jié)；倉庫物料模塊具有以下特點(diǎn)：方便對(duì)物料進(jìn)行盤點(diǎn)查詢及統(tǒng)計(jì)匯總；一個(gè)項(xiàng)目部允許有多個(gè)倉庫；一個(gè)倉庫的管理員沒有對(duì)另一個(gè)倉庫的管理權(quán)，但可查詢到其他倉庫某一物品的存貨情況。支持?jǐn)?shù)量、金額雙重核算，支持材料庫存成本的移動(dòng)加權(quán)平均和先進(jìn)先出二套算法；支持材料使用的成本分解――以員工基礎(chǔ)資料模塊中的組織架構(gòu)為使用去向和分解單位；通過設(shè)備設(shè)施全生命周期管理系統(tǒng)的其他模塊提供的設(shè)備運(yùn)行參數(shù)數(shù)據(jù)，設(shè)備運(yùn)行耗能管理可以按照大廈中心各個(gè)項(xiàng)目實(shí)際情況設(shè)定設(shè)備能耗分析計(jì)算公式，通過對(duì)時(shí)間（月份、季節(jié)等）、設(shè)備周圍環(huán)境（溫度、濕度等）等條件信息做運(yùn)算，為大廈各個(gè)項(xiàng)目提供詳細(xì)設(shè)備運(yùn)行狀態(tài)分析，幫助各個(gè)項(xiàng)目降低設(shè)備運(yùn)行能耗、合理制定維保計(jì)劃、延長設(shè)備使用周期，從側(cè)面幫助各個(gè)項(xiàng)目增加分析能力。根據(jù)總表與分表的用量差額進(jìn)行能量的差額分?jǐn)??？梢园凑斩喾N方式進(jìn)行分?jǐn)偅鶕?jù)面積、樓層、依附與相關(guān)金額等進(jìn)行分?jǐn)偂Ｃ嫦虼髲B的辦公大樓出租，辦公大樓有部分的辦公場所，可以對(duì)外出租。能夠?qū)λ芪飿I(yè)的使用狀態(tài)進(jìn)行管理，可以按租賃狀態(tài)等方式進(jìn)行分類匯總、統(tǒng)計(jì)，還可根據(jù)出租截止日期等租賃管理信息進(jìn)行查詢、匯總，預(yù)先對(duì)未來時(shí)間段內(nèi)的租賃變化情況有所了解、準(zhǔn)備，使租賃工作預(yù)見性強(qiáng)。租賃經(jīng)營企業(yè)的核心業(yè)務(wù)部就是租賃部門，負(fù)責(zé)客戶接待，向客戶展示和推介，與客戶商討合同細(xì)節(jié)，陪同客戶辦理各種手續(xù)，并將合同資料提交審批后作為正式公文上報(bào)和傳遞到下游部門，作為企業(yè)主要收入和業(yè)績的來源，租賃企業(yè)的工作效率和效益，對(duì)整個(gè)企業(yè)都是非常重要的。系統(tǒng)提供了如下的管理功能：租賃主控臺(tái)、客戶管理、資源管理、租賃控制、合同管理、出租流程、合同審批、租賃統(tǒng)計(jì)預(yù)測、租賃營銷和廣告管理等等。租賃主控臺(tái) 作為租賃子系統(tǒng)主界面，以流程方式引導(dǎo)整個(gè)租賃工作?？蛻艄芾韼椭?jīng)營管理企業(yè)建立起完整的客戶檔案，對(duì)經(jīng)營管理企業(yè)所管房間的租戶、業(yè)主進(jìn)行管理，以租賃部門工作人員操作為主，向經(jīng)營管理企業(yè)所有工作人員提供查詢?？稍敿?xì)記錄住戶的各種詳細(xì)信息，為租賃部門對(duì)客戶進(jìn)行“精耕細(xì)作”的差異化、延續(xù)化服務(wù)提供了基礎(chǔ)，例如對(duì)客戶的分類、分級(jí)以分別采取有針對(duì)性的價(jià)格策略和營銷手段，對(duì)重點(diǎn)客戶的重點(diǎn)跟進(jìn)。特別是客戶事件和來訪記錄的登記使租賃部門可以用機(jī)會(huì)管理/機(jī)會(huì)行動(dòng)等方法來安排和管理業(yè)務(wù)員的日常工作，使客戶資源的使用效果和利用率大幅上升。資源管理針對(duì)經(jīng)營管理企業(yè)所屬的寫字間、廣告位、車位、倉儲(chǔ)位等一切可供出租的資源，對(duì)資源信息進(jìn)行集中管理。此模塊由租賃部門工作人員負(fù)責(zé)維護(hù)，向物業(yè)管理處的所有工作人員提供查詢。房產(chǎn)資源管理模塊可詳細(xì)描述記錄區(qū)域、樓棟、具體資源的位置、類型、配套設(shè)施、結(jié)構(gòu)、編號(hào)、指導(dǎo)價(jià)等信息，并可對(duì)各級(jí)資源提供“實(shí)景圖片”的直觀化描述。資源管理－樓盤表導(dǎo)航模式租賃控制設(shè)置各資源的是否可租標(biāo)志，對(duì)公司自用或者留作后期推廣之用的資源可以暫時(shí)鎖定，以保證業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的正確。合同管理查詢和跟進(jìn)所有租賃合同，包括正在執(zhí)行的，正在辦理中（等待審批或入場）的，歷史（正常終止和提前解約）的幾種。出租流程包括選擇資源、選擇客戶、錄入臨時(shí)合同基本資料和詳細(xì)資料（包括租金價(jià)格、調(diào)租計(jì)劃和費(fèi)用清單）、提交審批、維護(hù)正式合同、辦理入場等步驟。合同細(xì)節(jié)（包括合同調(diào)租計(jì)劃、租金計(jì)劃、簽約資源、合同附件等）合同審批由租賃部門領(lǐng)導(dǎo)或財(cái)務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)使用，對(duì)租賃部業(yè)務(wù)人員提交的臨時(shí)合同進(jìn)行正確性、規(guī)范性的核查，保證業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的正確。合同變更根據(jù)租戶要求或企業(yè)制度，對(duì)正在執(zhí)行中的合同進(jìn)行提前解約、變更租價(jià)、變更租期等各種變更操作。系統(tǒng)對(duì)此類變更嚴(yán)格管理，要求與新合同一樣進(jìn)行審批通過后才生效。提供經(jīng)營管理企業(yè)向租戶收取各種費(fèi)用的管理，所有收費(fèi)項(xiàng)目、客戶價(jià)格類型、損耗分?jǐn)?、各類?bào)表均可采用客戶自定義方式，可隨時(shí)增減修改，滿足經(jīng)營管理企業(yè)靈活多變的收費(fèi)管理。其中的租金可以由合同管理模塊的合同費(fèi)用清單產(chǎn)生。此模塊面向財(cái)務(wù)部門的收費(fèi)員。此模塊的規(guī)模很大，其中的二級(jí)模塊包括：初始設(shè)置：收費(fèi)參數(shù)設(shè)置、項(xiàng)目標(biāo)準(zhǔn)定義、收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)選用等。輸入數(shù)據(jù)：輸入各費(fèi)用的原始數(shù)據(jù)；外部數(shù)據(jù)導(dǎo)入：可接收自動(dòng)抄表系統(tǒng)轉(zhuǎn)來的數(shù)據(jù)；費(fèi)用計(jì)算：根據(jù)費(fèi)用的原始讀數(shù)或計(jì)算公司計(jì)算出費(fèi)用金額；包括收費(fèi)參數(shù)傳遞、收費(fèi)金額計(jì)算、收費(fèi)數(shù)據(jù)校準(zhǔn)、滯納金校準(zhǔn)；預(yù)交管理：對(duì)客戶預(yù)交款進(jìn)行管理，包括；預(yù)交方案管理、預(yù)交收款、預(yù)交自動(dòng)沖抵、預(yù)交使用查詢、預(yù)交憑證管理；收費(fèi)登記：登記交費(fèi)金額、交費(fèi)時(shí)間、交款人等，并進(jìn)行全部收款、部分收款、費(fèi)用調(diào)整、本月備注、預(yù)交查詢等；銀行劃款：通過銀行帳號(hào)直接收取費(fèi)用，包括劃款方案設(shè)定、劃款協(xié)議錄入、銀行劃款操作；收費(fèi)報(bào)表打印：打印各種費(fèi)用報(bào)表；收費(fèi)情況總覽：查詢整個(gè)模塊中的收費(fèi)情況；收費(fèi)月結(jié)：對(duì)本月收費(fèi)情況進(jìn)行月結(jié)，系統(tǒng)可以轉(zhuǎn)到下個(gè)月的收費(fèi)周期；數(shù)據(jù)導(dǎo)出：數(shù)據(jù)可轉(zhuǎn)入其他財(cái)務(wù)管理軟件中；憑證管理：對(duì)收費(fèi)憑證管理、查看、打印等；數(shù)據(jù)挖掘：收費(fèi)情況的高級(jí)查詢；根據(jù)客戶檔案，資源狀態(tài)、合同及費(fèi)用清單等基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，提供客源認(rèn)知、合同應(yīng)收款預(yù)測等多種統(tǒng)計(jì)分析。管理租賃營銷活動(dòng)（包括投放廣告）的計(jì)劃和執(zhí)行情況，以及營銷活動(dòng)和廣告活動(dòng)的效果分析，作為對(duì)租賃經(jīng)營企業(yè)營銷策略制定的數(shù)據(jù)依據(jù)。物業(yè)經(jīng)營企業(yè)的主要資產(chǎn)就是物業(yè)，針對(duì)大廈所管轄的一切資產(chǎn)，包括擁有的，曾經(jīng)擁有的，可能擁有的大廈全面建檔，包括各類基本信息、測繪信息、各類設(shè)計(jì)圖紙和照片等等靜態(tài)信息，大廈運(yùn)營工作計(jì)劃及執(zhí)行結(jié)果、大廈評(píng)估等動(dòng)態(tài)信息等等。此功能所管理的大廈信息以樓棟為基本單位，將作為物業(yè)業(yè)務(wù)管理中的物業(yè)資源管理的骨架。二級(jí)功能模塊包括：大樓檔案：登記公司管理的項(xiàng)目、分區(qū)、樓棟的資料；驗(yàn)收檢查：大廈運(yùn)營企業(yè)從開發(fā)商或上家經(jīng)營商手中接管驗(yàn)收，記錄驗(yàn)收過程的詳細(xì)情況。以及日常檢查的結(jié)果記錄；新聞中心大廈運(yùn)營：大廈日常運(yùn)營管理工作的計(jì)劃、執(zhí)行情況及結(jié)果評(píng)價(jià)。包括選擇、購置、裝修、維修保養(yǎng)（大中小急）、經(jīng)營租賃、銷售處置等工作類型，包含收支二個(gè)方向上的財(cái)務(wù)結(jié)果。新聞中心大廈運(yùn)營評(píng)估：定期或不定期地對(duì)各大廈的運(yùn)營情況和大廈價(jià)值進(jìn)行趨勢預(yù)測后，管理每次評(píng)估的結(jié)果和處置建議。新聞中心大廈運(yùn)營合同