某公司總賬管理操作規(guī)程(編輯修改稿)

　

【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 數(shù)量組 100000 200000 借 300000 0 1601 固定資產(chǎn) 6000000 0 借 6000000 0 1602 累計(jì)折舊 760000 0 貸 760000 0 2202 應(yīng)付賬款 60000 160000 貸 380000 0 2203 預(yù)收賬款 565000 555000 貸 365000 0 2241 其他應(yīng)付款 0 0 貸 285000 0 4001 實(shí)收資本 0 0 貸 10000000 0 4104 利潤(rùn)分配 0 268000 貸 395900 0 5001 生產(chǎn)成本 56000 320000 借 32000 240000 直接材料 56000 320000 借 32000 240000 6001 主營(yíng)業(yè)務(wù)收入 500000 1000000 貸 0 9500000 6301 營(yíng)業(yè)外收入 25000 50000 貸 0 20000 6401 主營(yíng)業(yè)務(wù)成本 400000 8000000 借 0 760000 6405 營(yíng)業(yè)稅金及附加 130000 130000 借 0 130000 6601 銷(xiāo)售費(fèi)用 305000 305000 借 0 356000 宣傳費(fèi)用 205000 205000 借 0 256000 運(yùn)雜費(fèi)用 100000 100000 借 0 100000 6602 管理費(fèi)用 120000 120000 借 0 158000 6603 財(cái)務(wù)費(fèi)用 130000 120000 借 0 130000 步驟：在K/3 主界面，選擇【系統(tǒng)設(shè)置】→【初始化】→【總賬】→【科目初始數(shù)據(jù)錄入】，進(jìn)入“初始余額錄入”界面，在科目初始數(shù)據(jù)錄入時(shí)，科目設(shè)置不同，錄入方式也不同，下面區(qū)分不同類(lèi)型的科目做以講解。第一步：普通科目初始數(shù)據(jù)錄入。直接錄入會(huì)計(jì)科目的本年累計(jì)借、貸方發(fā)生額、期初余額。期初余額的方向是基礎(chǔ)資料科目中設(shè)置的方向，在此不能修改，如下圖所示。圖123 科目初始余額錄入第二步：外幣科目初始數(shù)據(jù)錄入。初始數(shù)據(jù)是區(qū)分不同幣別錄入的，首先在幣別下拉框中選擇需要錄入的幣別，輸入原幣金額后，系統(tǒng)會(huì)根據(jù)基礎(chǔ)資料【幣別】中設(shè)置的匯率自動(dòng)將原幣折算為本位幣，如下圖所示。圖124 外幣科目初始余額錄入第三步：數(shù)量金額科目初始數(shù)據(jù)錄入。當(dāng)科目啟用了數(shù)量金額輔助核算，選中該科目時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)彈出“數(shù)量”欄供用戶(hù)錄入。錄入界面無(wú)法選擇計(jì)量單位，系統(tǒng)默認(rèn)選用科目設(shè)置的計(jì)量單位，下面分情況說(shuō)明。 A、科目下設(shè)明細(xì)科目的錄入方法。 科目設(shè)置中一個(gè)科目只能使用一個(gè)計(jì)量單位組中的單位，而不同的物料卻有可能用到不同計(jì)量單位組的單位，所以有幾個(gè)計(jì)量單位組，一般需要建立幾個(gè)明細(xì)科目與之對(duì)應(yīng)。初始數(shù)據(jù)錄入時(shí)，數(shù)量是以科目屬性設(shè)置的計(jì)量單位組中的默認(rèn)計(jì)量單位為標(biāo)準(zhǔn)。結(jié)合案例：科目初始數(shù)據(jù)錄入時(shí)，直接錄入各科目的本年累計(jì)借、貸方發(fā)生額、期初余額，其中科目「」的數(shù)量單位為千克；科目「」的數(shù)量單位為個(gè)，如下圖所示。圖125 數(shù)量金額科目初始余額錄入B、科目下設(shè)核算項(xiàng)目的錄入方法。 科目下設(shè)了“物料”核算項(xiàng)目，由于核算項(xiàng)目類(lèi)別中不同的物料會(huì)有不同的計(jì)量單位，即使同一個(gè)物料其中基本計(jì)量單位、輔助計(jì)量單位等也會(huì)設(shè)置不同，但是要明確一點(diǎn)物料中的基本計(jì)量單位就是單位組中的默認(rèn)計(jì)量單位，而科目中的缺省計(jì)量單位不一定是單位組中的默認(rèn)計(jì)量單位，所以下設(shè)了核算項(xiàng)目物料的科目，在初始數(shù)據(jù)錄入時(shí)，數(shù)量的單位是以具體物料的基本計(jì)量單位為標(biāo)準(zhǔn)的。（物料對(duì)應(yīng)的基本計(jì)量單位與物料所屬科目選擇的計(jì)量單位組中的默認(rèn)計(jì)量單位一致）。結(jié)合案例：科目初始數(shù)據(jù)錄入時(shí)，單擊核算項(xiàng)目欄中的“√”，在彈出的“核算項(xiàng)目初始數(shù)據(jù)錄入”界面，選擇物料錄入本年累計(jì)借、貸方發(fā)生額、期初余額，其中「001涂料」的數(shù)量單位為千克，「002機(jī)箱」的數(shù)量單位為個(gè)。如下圖所示。圖126 數(shù)量金額科目初始余額錄入第四步：帶核算項(xiàng)目科目的初始數(shù)據(jù)錄入。科目設(shè)置了核算項(xiàng)目，在初始數(shù)據(jù)錄入時(shí)，會(huì)在科目的核算項(xiàng)目欄中做一標(biāo)記“√”，單擊“√”， 系統(tǒng)自動(dòng)切換到核算項(xiàng)目的初始余額錄入界面。圖127 核算項(xiàng)目初始余額錄入第五步：損益類(lèi)科目初始數(shù)據(jù)錄入。如果科目是損益類(lèi)科目，當(dāng)光標(biāo)移到該科目時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)彈出“實(shí)際損益發(fā)生額”供用戶(hù)錄入，如下圖所示。圖128 損益類(lèi)科目初始余額錄入第六步：上述數(shù)據(jù)輸入無(wú)誤后，在幣別窗口選擇綜合本位幣，匯總各幣別數(shù)據(jù)，然后單擊【平衡】，查看初始數(shù)據(jù)試算平衡情況，最終試算結(jié)果平衡即可，如下圖所示。圖129 試算平衡第七步：結(jié)束初始化，如下圖所示。圖130 結(jié)束初始化 注意：損益類(lèi)科目的錄入方法。年中啟用賬套，在表結(jié)法下，初始化時(shí)，損益類(lèi)科目處于未結(jié)平狀態(tài)，即余額不為零，此時(shí)無(wú)需錄入科目的“實(shí)際損益發(fā)生額”，與一般科目一樣錄入本年累計(jì)借方、累計(jì)貸方及期初余額。在賬結(jié)法下，初始化時(shí)，損益類(lèi)科目處于已結(jié)平狀態(tài)，即余額為零，此時(shí)需要錄入本年累計(jì)借方、累計(jì)貸方及賬套啟用之前的實(shí)際損益發(fā)生額。有外幣的情況，必須切換到綜合本位幣下再試算平衡，試算平衡后則可結(jié)束初始化，試算不平衡則不能結(jié)束初始化。上述設(shè)置工作完成后，即可錄入當(dāng)期有關(guān)憑證數(shù)據(jù)了，在總賬報(bào)表系統(tǒng)的主窗口中，單擊“憑證處理”進(jìn)入憑證使用的模塊中，系統(tǒng)為您提供了憑證錄入、憑證查詢(xún)、憑證過(guò)賬、憑證匯總、模式憑證、雙敲審核、標(biāo)準(zhǔn)憑證引入、標(biāo)準(zhǔn)憑證引出等功能，使憑證的錄入更迅速、準(zhǔn)確。1. 憑證錄入日常處理中“憑證錄入”窗口是用戶(hù)使用最頻繁的窗口，憑證錄入對(duì)于用戶(hù)來(lái)說(shuō)，是用戶(hù)工作量最大部分。單擊“憑證處理”中的“憑證錄入”，進(jìn)入如下窗體，如下圖所示：圖131 憑證錄入界面下面為您介紹重要操作憑證增加的一些操作：1) 憑證日期業(yè)務(wù)日期：是此業(yè)務(wù)實(shí)際發(fā)生日期；日期：是制單日期；請(qǐng)注意兩者的區(qū)別。 注意：系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)給出上一次錄入的最后一張憑證的日期，可以修改。憑證錄入的日期若在當(dāng)前的會(huì)計(jì)期間之前，則系統(tǒng)不允許輸入；但允許輸入本期以后的任意期間的記賬憑證，在過(guò)賬時(shí)系統(tǒng)只處理本期的記賬憑證，以后期間的憑證不作處理。2) 憑證號(hào) 憑證號(hào)系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)給出，按照當(dāng)前期間同類(lèi)憑證的最大號(hào)加1給出。用戶(hù)不作憑證號(hào)調(diào)整，系統(tǒng)將按統(tǒng)一大流水方追加憑證號(hào)。作完一個(gè)憑證后必須保存之后系統(tǒng)才會(huì)給出該憑證的憑證號(hào)，如果憑證未保存，該憑證無(wú)效，不占用憑證號(hào)。3) 摘要欄 摘要錄入有兩種方法，一是對(duì)于錄入速度比較快的用戶(hù)可采用直接錄入。二是為了提高錄入速度，點(diǎn)擊功能鍵F7，在摘要庫(kù)中自動(dòng)引入常用摘要。新增摘要庫(kù)操作步驟：第一步：?jiǎn)螕魺徭IF7，將彈出摘要庫(kù)窗口，如下圖：圖132 憑證摘庫(kù)錄入界面第二步：選擇“編輯”標(biāo)簽頁(yè)，單擊編輯窗口下方“新增”，彈出下面窗口，如下圖所示。圖133 憑證摘庫(kù)錄入界面第三步：首先要求增加摘要具體大類(lèi)，指示圖標(biāo)箭頭所示，然后再增加相應(yīng)類(lèi)別具體內(nèi)容（摘要具體內(nèi)容是以代碼+名稱(chēng)表示）圖134 憑證摘庫(kù)錄入界面第四步：最后單擊“保存”。系統(tǒng)提供了摘要庫(kù)的功能，在憑證錄入界面，將光標(biāo)移動(dòng)到摘要欄，您可以選擇已錄入摘要庫(kù)中的摘要，點(diǎn)擊“確定”后，摘要會(huì)自動(dòng)添入當(dāng)前的憑證中。您可以對(duì)摘要庫(kù)進(jìn)行編輯：增加、修改、刪除等。?專(zhuān)家指點(diǎn)：系統(tǒng)提供了摘要的快速?gòu)?fù)制功能：在錄入完第一條摘要以后，將光標(biāo)移到憑證欄中的下一條摘要處， 錄入“..”，復(fù)制上一條摘要，錄入“//”復(fù)制第一條摘要。4) 會(huì)計(jì)科目欄 在科目欄中錄入會(huì)計(jì)科目的方法有多種。下面介紹錄入的主要三種方法：A、第一種方法若您對(duì)本單位的會(huì)計(jì)科目代碼記得相當(dāng)?shù)氖炀殻梢栽跁?huì)計(jì)科目欄直接輸入會(huì)計(jì)科目代碼，這種方法這無(wú)疑是一個(gè)最快捷的方式。在錄入過(guò)程中左下方的狀態(tài)欄會(huì)隨時(shí)動(dòng)態(tài)提示代碼所對(duì)應(yīng)的科目名稱(chēng)，如果輸入完代碼后，狀態(tài)欄中沒(méi)有科目名稱(chēng)顯示，則說(shuō)明輸入的代碼有錯(cuò)誤。B、第二種方法是單擊“F7”熱鍵，可以直接彈出會(huì)計(jì)科目列表，您可以選定科目后雙擊或單擊[確定]按鈕將其寫(xiě)入憑證。C、如果您在會(huì)計(jì)科目設(shè)置中定義了助記碼，則可以在此直接輸入助記碼，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)找到該科目將其寫(xiě)入憑證。?專(zhuān)家指點(diǎn)：A、系統(tǒng)同時(shí)提供鍵盤(pán)操作，如果您需要錄入某一類(lèi)的科目，按該類(lèi)科目代碼的第一個(gè)數(shù)字，系統(tǒng)將為您顯示該類(lèi)別下的所有的會(huì)計(jì)科目，如您需要錄入負(fù)債類(lèi)的科目，負(fù)債類(lèi)科目的代碼的第一個(gè)數(shù)字為2，在鍵盤(pán)上按數(shù)字2，系統(tǒng)將為您顯示所有的負(fù)債類(lèi)科目的代碼，這樣將大大節(jié)約您錄入憑證的時(shí)間，提高工作的效率。B、如果會(huì)計(jì)科目中設(shè)定了“核算單一外幣”選項(xiàng)，則在輸入科目代碼之后，系統(tǒng)會(huì)顯示出外幣輸入格式，顯示出幣別代碼，匯率數(shù)據(jù)，要求您輸入原幣金額。如果選擇了“核算所有外幣”，在輸入外幣時(shí)還必須對(duì)幣別進(jìn)行選擇。輸入原幣金額后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)根據(jù)匯率折算為折合本位幣金額并顯示在金額欄中，折合本位幣金額可以修改，若原幣乘以匯率不等于金額，系統(tǒng)會(huì)提示是否繼續(xù)。C、如果會(huì)計(jì)科目中選擇了下設(shè)數(shù)量金額核算，系統(tǒng)會(huì)要求您輸入數(shù)量和單價(jià)，系統(tǒng)會(huì)檢驗(yàn)數(shù)量單價(jià)的乘積是否與原幣金額相等，如不相等，系統(tǒng)會(huì)提示是否繼續(xù)。D、如果選擇“是”則按輸入的金額保存，若選擇“否”則系統(tǒng)要求修改相應(yīng)項(xiàng)目，以使金額＝數(shù)量*單價(jià)。 注意：如果所選的科目下設(shè)核算項(xiàng)目，則在選定了該科目后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)提示錄入核算項(xiàng)目代碼會(huì)計(jì)科目和核算項(xiàng)目的錄入都可采用前面所述的模糊查詢(xún)的功能實(shí)現(xiàn)快速錄入。對(duì)于核算項(xiàng)目的獲取， 系統(tǒng)除了模糊查詢(xún)之外， 還可以通過(guò)查找功能來(lái)實(shí)現(xiàn)， 點(diǎn)擊“查找”， 系統(tǒng)提示錄入核算項(xiàng)目及其相關(guān)附屬信息，確認(rèn)后，就可以獲取相關(guān)核算項(xiàng)目。5) 金額欄 在輸入完前面的項(xiàng)目以后，就可以輸入金額了，金額分為借方金額和貸方金額兩欄，每條分錄的金額只能在借方或貸方，不能在借貸雙方同時(shí)存在。如果要將已錄入的金額轉(zhuǎn)換到另一方，只需將光標(biāo)定位于要轉(zhuǎn)換的金額欄上，然后按“空格”鍵進(jìn)行切換。若要輸入負(fù)金額，在錄入數(shù)字后再輸入“”號(hào)，系統(tǒng)即會(huì)以紅字顯示。 操作：這里要求用戶(hù)請(qǐng)?jiān)诮痤~欄直接錄入“20000”；結(jié)算方式：支票? 專(zhuān)家指點(diǎn)：A、如果需要清除金額欄中的數(shù)據(jù)，只需將光標(biāo)移至金額處，敲“ESC”鍵即可。您可點(diǎn)擊“Ctrl”和“F7”兩個(gè)功能鍵在有關(guān)窗口進(jìn)行數(shù)據(jù)平衡。如果入錯(cuò)了借貸方向，空格鍵可以切換金額方向。6) 憑證保存 將以上會(huì)計(jì)科目的內(nèi)容全部輸入之后，一個(gè)會(huì)計(jì)憑證便完成了，此時(shí)如果按工具條中保存按鈕或是選擇編輯菜單中的保存憑證的選項(xiàng)，系統(tǒng)將保存該憑證。您如果要退出憑證錄入狀態(tài)或是錄入一張新憑證，系統(tǒng)將提示您憑證已修改，是否保存變動(dòng)，確定之后您可退出錄入憑證狀態(tài)或是繼續(xù)錄入新憑證。如果憑證沒(méi)有摘要或是借貸方金額不相等或是其他的地方有錯(cuò)誤，系統(tǒng)將提示您修改憑證，修改正確后方可保存退出。 注意：憑證保存后立即新增：未選此項(xiàng)，憑證保存后，您必須按“新增”或快捷鍵F4才能新增憑證。7) 憑證頁(yè)面設(shè)置 對(duì)于憑證的頁(yè)面的顯示，系統(tǒng)提供了靈活的頁(yè)面設(shè)置功能，您可以根據(jù)自身的愛(ài)好和需要自行設(shè)置憑證頁(yè)面的顯示格式。按工具條中的頁(yè)面按鈕，系統(tǒng)將為您彈出頁(yè)面設(shè)置的窗口，如圖所示：圖135 憑證頁(yè)面設(shè)置u 點(diǎn)擊“標(biāo)題”標(biāo)簽?zāi)梢栽O(shè)置憑證的標(biāo)題：如憑證項(xiàng)目，您可以寫(xiě)為記賬憑證，也可以改為收款憑證、付款憑證或是別的憑證類(lèi)別，參考消息您可以改為輔助信息等，其他依此類(lèi)推，您都可以修改憑證的標(biāo)題，對(duì)于外資企業(yè)，您也可以將相關(guān)的條目定義為英語(yǔ)，u 點(diǎn)擊“尺寸”標(biāo)簽，系統(tǒng)將顯示憑證尺寸定義的窗口：在尺寸定義的窗口中可以設(shè)置欄目的高度和寬度。您可以詳細(xì)定義標(biāo)題欄、分錄、合計(jì)欄的高度；定義摘要欄、科目欄、幣別/單位、匯率/單價(jià)、原幣/數(shù)量、借方欄、貸方欄的寬度；定義頁(yè)面的上邊距、下邊距、左邊距和右邊距的大小；選擇計(jì)量的單位可以是厘米、英寸或是象素。將圖中各個(gè)欄目的寬度和高度定義完成之后，按確認(rèn)按鈕，確定您所做的定義，一個(gè)漂亮的憑證格式便產(chǎn)生了。u 點(diǎn)擊“選項(xiàng)”標(biāo)簽，系統(tǒng)進(jìn)入選項(xiàng)的操作窗口：在選項(xiàng)的窗口中，您可以選擇確定憑證的錄入界面是否顯示人民幣大寫(xiě)、是否打印外幣、是否打印數(shù)量以及每張憑證打印的分錄的數(shù)目，按確認(rèn)按鈕確定您的選擇。u 點(diǎn)