第一太平洋戴維斯物業管理質量手冊(編輯修改稿)

　

【文章內容簡介】 表(名片)”（市場推廣所用印刷品除外）2． 填寫申請表應列明所需印刷品的名稱、數量、規格。3． 申請表由部門經理審核簽批后，于每月20日前送達辦公室。4． 由辦公室統籌做預算，報總經理審批。5． 預算經總經理批準后，由辦公室按財務規章支出申請REF表程序統一進行印刷。如未批準，辦公室將申請表，退還申請部門。 有關雜費報銷的規則1． 所有雜費須在“雜費批據”上記錄，每宗以RMB300元為限。2． “雜費批據”由申請人填寫，部門經理核準，并附上這些雜費的文件資料如供應商的發票等。3． 批準后，辦公室通知申請人，收款簽字后安排付款。 有關電腦操作的規定1. 電腦操作人員必須嚴格遵守電腦操作規程，做好計算機設備的安全維護工作，愛護機器設備，保持機器設備的清潔。2. 對管理處的各種軟件，嚴禁私自外傳。嚴禁使用外來磁盤，以免感染病毒。 申請購買固定資產、辦公室設備及用品的規定1. 各部門在申請購買固定資產、辦公設備及用品時，需填寫“物品購買申請表”。2. 在填寫時，應列明所購物品的名稱、品牌、規格、數量、理由。3. “物品購買申請表”由申請部門經理核準后，由行政部簽署意見。如可以在部門間調撥，則優先調撥 物業管理處財務的管理 有關預算申請、審批、執行的規定概由行政部統籌。一貫積極提倡節約，反對浪費，將費用開支嚴格控制在預算之內及低于預算。1) 嚴格的采購，發包制度（將專項工程包給專業公司完成），要貨比三家，跟蹤商品質量及維修質量。2) 健全的材料物質收發存制度。3) 嚴格借支、報銷制度和審批權限。4) 預算內項目及預算內金額開支有嚴格的申請、審批、借支、報銷制度，預算外開支必須向業主申請批準。5) 預算內項目及預算內金額大的合同，于洽談后須經業主審批。第一太平戴維斯綜合物業顧問有限公司利 潤 表項 目本期實際數本期預算數 物業管理收入 減:經營費用 經營稅金 經營毛利 減: 管理費用 管理酬金 行政分攤費 財務費用 其中:利息支出(減利息收入) 經營利潤 加:其他業務利潤 營業利潤 加:營業外收入 減:營業外支出 利潤總額 減:所得稅 凈利潤 制 單: 48 / 49物業管理中心收支匯總( 月份） 項目 本月 本月累計累計 一、 一、收入 實際 預算 實際預算 管理費收入 空置費收入 工程審批及監督費 其他業務收入 營業外收入 電費收入 墊支開辦費 收入總計 二、 二、支出 員工工資 員工福利 行政費用 －辦公用品 －印刷費 －差旅費 －交通費 －伙食費 －交際應酬費 －郵電通訊費 －服裝費 －洗衣費 －其他雜項 －培訓費 工程支出 －電梯系統 －空調系統 －供排水 －消防系統 －強弱電 工程維修保養 －衛生潔具 －勞防用品 －工程工具 —排污系統 管理酬金 管理費用 財務費用 員工意外險 公眾責任險 1 物料用品(工程) 1 物料用品(物業) 1 綠化費 1 治安費 1 物業費用 保潔費用 清潔用品 清潔費用 垃圾清運費 1 外保工資 1 電費 1 水費 稅金 支出總計 收支結余 備注： 倉庫物料管理 管理規則1． 因工作需要而領用各類物品，均須事先填寫“申購單”交部門主管簽名。2． “申購單”經部門主管簽名后，須由行政部主任簽名批準。3． 凡領用貴重物品，備用金、鎖匙等須由領用人親自簽收，當領用人離職時，需把所領用的物品退回，若發現破損，將視情況做出賠償處理。4． 倉庫管理員將于每月結束后的兩天時間內，以書面形式做出“每月庫存商品盤點報告”呈交行政部經理，而副本則送往財務部做檔案記錄。5． 財務部將派員協助倉庫管理員每月對物業內各類資產設備和庫存資料進行盤點工作。 裝備及制服管理1． 員工領取裝備及制服，必須先經該員之上級領導簽發領取制服授權書，由部門經理同意后，才可發放。2． 于獲得核準之領用授權書后，員工始可填具裝備及制服申請表領取裝備及制服。 物業管理處辦公規則 信件所有寄予本管理中心的信件，均需交由獲授權人開啟和登記，然后交有關部門處理。 文件傳閱內部文件傳閱，由總經理辦公室將文件送達相關的部門與人員，閱后立即交還總辦，中央存檔，從速完成文件要求的事項。 會議室使用會議室需提前一天與辦公室聯系，經批準后，服從辦公室的安排。使用完畢，關好門窗及電器開關。 來訪接待因公接待來訪者，有關部門需派適當人員帶領客人進入會客室或會議室或其他辦公地點，陪同來訪者直至離開公司。 告示牌管理中心內部告示牌將設在明顯處，隨時將管理中心與政府的有關政策、要求、指示等的通知貼于此，敬告員工。 就餐午餐時間 小時，員工不可因用餐而遲到。 差旅費按差旅費規定辦理。 與租戶聯系物業管理工作，其中最重要的工作是推動良好的租戶關系。管理處作為業主的代理人必須負起這重要的使命，目的是令上情下達，下情上達，物業能替業主達到最大的收益，獲得最佳的保養，及維持高水平的產業價值。 公共機構的協調管理處另一重要的公關工作是與政府及各公私機構的聯絡目的是配合政府有關的法例和規定來推動管理的工作。1． 房產管理局2． 市建委3． 稅務局4． 工商行政管理局5． 勞動局及人才交流中心6． 公安局7． 消防局8． 環衛局9． 外經局10． 郵政局11． 電訊局12． 供電局13． 自來水公司14． 派出所15． 租戶委員會 部門協調為方便部門的溝通及協調工作，行政部管理事物例會。會議的目的除了商討所有部門有關事項、檢討工作的缺失謀求改進外，更重要的原則是要達到上情下達，下情上達，能使上下一心以團結合作精神做好管理的工作。 業務報告行政部經理協助總經理把每月管理處所處理的事物做一個總結，然后把總匯的事情，填進每月之月度的管理報告并于月終上呈予發展商及香港第一太平戴維斯香港總公司。目的是讓上級機構能全盤掌握狀況，方便日后之決策參考，管理工作的監管或政策上之改動。 行政部工作審核物業名稱 巡視日期 巡視人員 職位 簽署 管理處標準評語優可以劣1．文件柜：A．物業公契或公約：B．分包商合約C．文具/雜物采購單據D．業主會會議記錄E．物業收支平和記錄F．人事檔案記錄G．車輛租戶收支記 錄H．通告存案記錄1．投訴事項處理 2．鎖匙保管箱3．救傷工具箱4．對講機使用5．電腦設備/軟件6．影印機7．傳真機8．辦公室電信設備 行政部表格 出 勤 日 報 表 QR/HR01部門： 日期： 年 月 日 部 門應到人數病假事假婚假喪假產假公差新進調入調出辭職 實到人數