物資采購管理制度(編輯修改稿)

　

【文章內容簡介】 會議的各位評委意見并應在評審記錄匯總上簽字。 、大型項目至少三家供應商進入中標侯選名單。 ，應采取書面表達的方式。三、確定中標供應商 大型項目由集團詢價采購領導小組、中小型項目由物資部采購負責人依據評審小組推薦結果確定中標商，原則上符合詢價文件要求并且價格最低的供應商為中標供應商。 （一）第二次詢價 當所有報價超出預算價或者最高限價后，可選擇重新邀請新的供應商加入第二次詢價，或者將所有報價公開后，邀請已報價單位進行二次報價。 （二）簽定合同 ，未中標人也要發落選（或電話）通知，但不向未中標人做任何解釋。 定的地點、時間與采購方簽訂供貨合同。 ，但不退還。 （三）詢價采購文件管理 所有詢價采購文件，在詢價結束后歸檔保管。 附則3：應急采購管理細則因生產搶修或事故等需要緊急采購物資，并且正常的采購程序已無法滿足時間需要時，采購工作選擇應急采購模式，采購人員必須嚴格按本細則進行操作。 根據同類物資以往采購價格，或者價格咨詢結果確定本次采購預算。 預算采購金額 100 萬元人民幣及以上項目為大型應急采購，10萬元及以上 100 萬元以下項目為中型應急采購，10 萬元以下為小型應急采購項目。 應急采購需填寫應急采購申請，大型項目由物資部部長或者指定負責人批準采購，中型項目由集團物資部分管領導或者指定負責人批準采購，小型項目由分、子公司總經理批準，但采購后要報物資部備案。應急采購如果時間緊急，可先口頭或者電話申請，事后補辦申請表。 時間允許，則采取簡化的詢價采購模式。時間緊迫，也可采取定點談判采購方式。價格和重要事項談判可直接與本次采購負責領導聯系確定。 應急采購供應商必須從供應商數據庫中獲得。特殊情況另行尋找其它供應商，必須要補辦推薦和批準手續。 詢價和談判過程不得單人完成，必須兩人以上，分別負責供應商推薦、供應商聯絡，價格談判必須兩人以上參與。 應急采購是對供應商生產能力、服務和應急水平的考驗，有關合同執行情況必須要反饋到供應商數據庫中。 應急采購開始后，必須編制相應采購文件，采購結束后，必須補辦應急采購相關的所有文件。 所有應急采購中以及采購結束后補辦的文件都應保留存檔。附則4： 合同管理細則第一章 總 則第一條 為加強集團公司集中采購物資合同管理工作，規范集中采購物資合同管理行為，保證依法簽訂、履行、變更和解除合同，防范法律風險，避免經濟糾紛，維護集團公司的合法權益，根據《中華人民共和國合同法》等相關規定，制定本細則。第二條 本細則適用于以集中采購物資合同的管理。第三條 本細則所稱合同是指物資采購合同，包括日常采購合同、戰略采購協議和代儲代銷（寄售）合同等。（一）日常采購合同是指明確合同標的物的單價、總價、供貨數量和供應商，并根據合同規定進行交貨、驗收、結算后即履行完畢的采購合同。包括材料采購合同、設備采購合同和配件采購合同；（二）戰略采購協議是指與戰略供應商簽訂的僅規定供貨品種、供貨時間段、價格或價格計算方式，而未對供貨數量進行固定限制的框架性供貨協議；（三）代儲代銷（寄售）合同是指與供應商確定某一時間段內供貨物資的價格后，供應商將其產品存放在需方倉庫進行代儲代銷，發生使用后根據實際使用數量和合同單價進行結算的長期供貨協議。第四條 本細則所稱合同管理包括合同起草、合同審核、合同審批、合同簽署、合同履行、合同變更、合同解除、合同存檔、合同考核獎懲等全過程管理。第二章 合同管理機構及其職責第五條 集團物資部物資采購業務部門為集團公司集中采購物資合同主辦部門，負責合同的準備、內部業務風險的識別控制及合同履行。 第六條 物資部是集團集中采購物資合同的管理部門，負責辦理合同統一編號、審核審批手續、組織簽署、合同檔案管理、合同統計、合同監督履行等。 第七條 集團公司法務部是總部集中采購物資合同審查部門，負責對需經集團公司審批合同的合法性、嚴密性和可行性進行審查，負責合同合規風險、法律風險的識別控制。第八條 集團公司財務管理部門是總部集中采購物資合同會審部門，負責對需經集團公司審批合同財務風險的識別控制。第三章 合同的準備第九條 合同主辦部門應使用集團公司總部集中采購物資標準合同文本。第十條 集中采購物資標準合同文本應包括商務與技術文件，內容一般應包括且明確約定：（一）當事人的名稱和住所；（二）標的物；（三）數量；（四）質量；（五）價款與付款；（六）履行期限、地點和方式；（七）違約責任；（八）解決爭議的方法；（九）適用法律等。第四章 合同的審批第十一條 合同審批流程：（一）合同主辦部門按照本細則規定制訂合同文本后，填寫《合同簽署審批單》。（二）合同主辦部門進行業務風險評價，并由主辦部門負責人在《合同簽署審批單》上簽字確認后提交綜合管理部；（三）綜合管理部提交采購中心分管副總經理、總經理分別審核簽字確認；（四）物資部提交法律事務部門進行合同審查。對需出具法律風險評價意見的，應出具《法律意見書》，并由法律事務部副總經理或總經理審簽；（五）綜合管理部提交財務管理部門進行會審。對需出具財務風險評價意見的，應出具《財務風險評價表》，并由財務部管理部副總經理或總經理審簽；（六）集團公司總法律顧問進行審核；（七）國產物資采購金額小于500萬元人民幣的合同，由采購中心總經理審批；（八）代儲代銷（寄售）合同和國產物資采購金額大于等于500萬元且小于2500萬元人民幣的合同，由集團公司總會計師審核后，報集團公司分管副總經理審批；（九）戰略采購協議、進口物資合同和國產物資采購金額大于等于2500萬元人民幣的合同，由集團公司總會計師和分管副總經理審核后，報集團公司總經理審批；（十）綜合管理部組織合同簽署事宜。第十二條 合同審批關鍵點：（一）業務風險審核：主要包括對采購物資技術參數、數量、質量、價格，供應商資質、信用、供貨能力等進行初步預判，對合同條款進行風險控制修正；（二）財務風險審核：主要對合同付款條件審核，并對資金來源等進行核實及評價；（三）法律風險審核：主要對合同合法性和嚴密性進行審核。第五章 合同的簽署第十三條 未按照本細則規定審查批準的合同，合同主辦部門不得對外簽署。第十四條 各類合同都必須以書面形式簽訂；合同的簽署時間應為簽署合同的真實時間。因特殊原因導致合同補簽的，應按照本細則規定履行相關審批程序。第十五條 合同簽署程序：在合同完成審批后，由綜合管理部準備待簽合同文本份數，履行集團公司合同簽署程序；主辦部門組織協調供應商等外部單位完成合同的簽署。集團公司內部合同簽署按本細則規定的合同簽署權限執行。第十六條 合同簽署權限：（一）戰略采購協議、代儲代銷（寄售）合同、進口物資合同和國產物資采購金額大于500萬元人民幣的合同，由集團公司法定代表人授權副總經理簽署。（二）國產物資采購金額小于500萬元人民幣的合同，由集團公司法定代表人授權采購中心總經理簽署。第十七條 簽署合同時，應檢查簽約人員的資格。 直接簽署合同的人員必須為本單位法定代表人或授權代理人/被授權人。法定代表人直接簽署合同時，應出示加蓋公章的《營業執照》復印件和《法定代表人身份證明書》。授權代理人/被授權人簽訂合同時，必須出示加蓋公章的《營業執照》復印件和授權明確的《授權委托書》。無本條第二款證明資料者，不得代表法人簽署合同。第六章 合同的履行、變更和解除第十八條 合同生效后，合同主辦部門應及時跟蹤檢查履行情況。如發現問題，合同主辦部門要及時處理；必要時可根據需要實地調查對方履約情況。如簽約對方違約，應注意及時收集、保存有關的書面文件，并應立即會商法律機構研究相應對策，及時采取措施。在合同執行過程中，如簽約對方發生破產、清算、兼并、重組等重大事項，相關單位應立即會商法律機構及時采取措施，維護本單位的合法權益。第十九條 合同的變更、轉讓或解除，必須按以下程序辦理。（一）合同在履行過程中，法律規定或合同約定允許變更、解除合同的條件出現時，可以變更或解除合同；（二）變更、解除合同的審批權限和程序，與原合同的審批權限和程序相同；以備忘錄形式變更或解除合同，應填寫《合同變更/解除審批單》，按照本細則規定的合同審批流程進行；合同變更后，合同編號不予改變。（三）需要變更、解除合同，應在法律規定或合同約定的條件下，在合理期限內與對方當事人進行協商、書面函告、限期答復；（四）合同主辦部門在收到對方要求變更或解除合同的正式文件、信函、電報后，必須及時會商法律機構并請示有關負責人，立即處理。第二十條 合同的變更、解除應注意以下事項：（一）主體變更，應征得合同各方書面同意；（二）有擔保條款的合同變更，應征得原擔保單位的同意并在變更協議上加蓋擔保單位的印章；（三）經上級主管機關或相關機關批準或登記的合同，變更、解除協議應報原批準機關批準或重新登記；（四）經公證的合同，所達成的變更、解除協議，應報原公證機關重新公證；（五）變更、解除合同的協議在尚未達成或批準以前，原合同繼續有效，仍應履行。第二十一條 采購中心綜合管理部應當將按本細則規定審核批準的當年合同的簽訂、履行等情況匯總，并將匯總情況于當年十二月底前報至集團公司法務部、財務部。第七章 合同的統計和檔案管理第二十二條 綜合管理部負責完成總部集中采購物資合同的年結轉合同量的統計，經采購中心各業務部門負責人簽字確認后，報采購中心分管副總經理和總經理。第二十三條 綜合管理部負責總部集中采購物資合同的管理和統計工作。通過登記審批狀態匯總表監控各項合同的簽批狀態；通過登記借閱情況表掌握合同的出借、存放情況；通過登記簽署統計表反映合同的詳細分類、項目情況。并根據登記詳情分類匯總、管理、分析。第二十四條 合同簽署后，由合同主辦部門將訂立的合同文本正本一份、副本四份交綜合管理部辦理合同登記和存檔。其中：合同文本正本一份由綜合管理部存檔，加蓋副本章的副本合同四份分送合同主辦部門、法律事務部、財務管理部和供應商各一份。綜合管理部根據合同編號設立合同臺帳，對合同的編號、標的類別、當事人、標的規格和數量、履行情況、變更解除等情況進行登記，以便隨時掌握合同的訂立及履行情況。第二十五條 合同主辦部門應建立和完善合同文件、檔案交接制度。在合同訂立和執行過程中，如負責合同談判、執行或合同檔案保管的人員發生工作變動，應認真做好交接工作，及時、全面移交合同文件、檔案，辦理交接手續。未辦妥合同文件、檔案交接手續的，不得辦理離職手續。第二十六條 采用電子簽章方式簽署的合同，合同正本電子文檔的歸檔適用本條規定。第八章 合同糾紛的解決第二十七條 合同主辦部門應以“事前預防為主，事中控制和事后補救為輔”為原則，加強對本單位的合同審查、依法履行和及時處理履約中發生的糾紛。第二十八條 提請處理合同糾紛的程序（一）合同在履行過程中如發生糾紛，合同在糾紛發生后雙方協商未達成一致意見或對方未按調解協議執行的，由合同主辦部門整理有關資料以書面形式及時交法律部門提出法律意見；（二）法律部門收到合同糾紛情況資料后，根據情況在七日內提出處理建議；由合同主辦部門在法律部門的協助下妥善解決；（三）通過協商解決糾紛的，應將協商結果形成書面協議，并按協議執行；（四）協商不成的，需要提起仲裁或訴訟的，根據集團公司法律糾紛管理相關規定辦理。第二十九條 發生合同糾紛時合同主辦部門應及時向集團公司法律事務部提供下列證據（原件或復印件）：（一）合同文本（包括變更、解除合同的協議、電報、信函、圖表、視聽資料、廣告、授權委托書，介紹信及其他有關資料等）；（二）合同履行的有關票據；（三）有關違約的證據材料；（四