河南交通物業管理公司質量管理手冊(編輯修改稿)

　

【文章內容簡介】 負責對上級主管部門給公司的外來文件的識別和發放； 管理要 求 、管理體系文件的分類： 、公司管理體系文件按層次分為以下三個層次 第一層次 質量管理手冊 第二層次 作業文件（規章制度、作業性文件、管理職責）等 第三層次 支持性工具 、公司管理體系文件按控制狀態分為“受控文件”和“非受控文件”兩類。受控文件需加蓋紅色“受控文件”章，非受控文件需加蓋黑色“非受控文件”章。 、公司管理體系文件按材質分為書面、電子兩類。其中電子文件按照《計算機網絡安全管理規定》，須做好文件上傳、加密、防毒等工作。 、管理體系文件的編號 a）、質量管理手冊： JW/XSC，即公司代號 /版次 手冊代號； b）、第二層次文件： JW/XBXX 即公司代號 /版次 第二層文件 序號 如果在第二層次文件中出現新的文件，只需用源文件的編號后面加上新的序號即可。 c)、第三層次文件： JW/XXX 即公司代號 /版次 記錄序號 、管理體系文件的密級 文件密級的設定：公司文件密級分 A、 B、 C 三級。 含 義 代 碼 分 配 分 類 代碼 表示信息傳遞的區域及信息瀏覽的權限 公司經理、公司副經理、公司管理者代表高層管理者 A 公司部門經 理（含）以上員工 B 公司所有員工 C 、管理體系文件的編制、審批權限 文件類別 編制人 審核人 批準人 質量管理手冊 河南交通物業管理有限公司綜合辦公室 河南交通物業管理有限公司管理者代表 河南交通物業管理有限公司經理 第二層次文件 1 相關部門 相關部門主管領導 管理者代表 第二層次文件 2 相關部門 相關部門主管領導 管理者代表 、工作流程 、管理體系文件新制訂流程 使用部門書面提 出需求 N Y 綜合辦公室發布，第二層次 2 的文件由部門到綜合 辦公室備案后發布 制訂《文件控制清單》 、管理體系文件修訂流程 提出需求 編 制 審 批 發布 確 認 申 請 Y N 提出需求 責任人及工作要點 綜合辦公室確認文件是否需新制訂 按照本文件第 、審批，同時 填寫《文件編制修訂申請單》，并提交新文件原檔（電子文檔） 提出需求 組織討論并修改改 審 批 發布 確 認 申 請 Y N N Y 使用部門書面提出需求 綜合辦公室確認文件是否需修訂，其中屬于第二層次2 類別的文件由部門確認文件是否需要修訂 除第二層次 2 類文件，綜合辦公室負責組織相關人員討論、修訂 按照本文件第 條款編制、審批，同時填寫《文件編制修訂申請單》，并提交新文件原檔（電子文檔） 綜合辦公室做好文件修訂記錄。每修改一次，文件版次號應遞增１；體系有較大調整時版本號從Ａ、Ｂ、Ｃ ? ? 遞增。 修訂《文件控制清單》 、文件廢止、銷毀流程 、文件發放、回收流程 文件與實際 情況不符 新文件產生 申請廢止 審批 回 收 原件存檔 復印件銷毀 繼續使用 N Y 綜合辦公室提出書面文件廢止申請，其中屬于 第二層次 2 類別的文件由部門提出申請 按照本文件第 各部門文件管理人員負責回收本部門廢止的文件，并做好記錄，每半年交至綜合辦公室，綜合辦公室負責回收公司廢止的文件 綜合辦公室負責將文件原件存檔，修訂文件控制清單 綜合辦公室 提出發布需求 通 知 確 認 Y N 確定發放份數 蓋受控章 發布新文件 收回舊文件 綜合辦公室確認文件是否經審批通過 綜合辦公室發布文件發放通知 綜合辦公室按照管理者代表批準的意見確定發放份數，部門根據密級要求確定本部門發放份 數，并報綜合辦公室備案 綜合辦公室根據按照總經理、副總經理以及部門的順序加蓋受控章及分發號 部門文件管理員負責回收本部門舊版文件，在《文件發放回收記錄》上做好記錄，每半年交至上交綜合辦公室一次，綜合辦公室負責回收舊版文件，并將文件原件存檔 、管理體系文件評審流程 公司經理確定是否需進行評審 。 見管理體系文件新制、修訂流程 N 見管理體系文件編制、審批規定 Y 河南交通物業管理有限公司綜合辦公室 支持性工具 、支持性文件 無 記錄 、 JW/A01 外來文件登 記表 、 JW/A02 文件回收、發放登記臺帳 、 JW/A03 文件清單 、 JW/A04 文件借閱登記表 、 JW/A05 文件編制修訂申請單 、 JW/A06 文件更改通知單 、 JW/A07 文件評審記錄表 提出評審需求 評 審 文件新制、修訂 確 認 編 制 文 件 Y N 審 批 發 布 綜合辦公室 公司管理者代表組織相關人員對管理體文件進行評審 綜合辦公室根據評審結果對管理體系文件作相應修訂 、記錄控制程序 目的： 對管理體系所要求的記錄進行控制，以證實公司所提供的服務質量和證實公司管理體系運行的有效性，為公司的改進提供相應的資料。 范圍： 適用于對證明服務、環境和職業健康安全符合要求以及本公司、各部門管理體系 有效運行相關記錄的控制。記錄的形式可以是電子媒體。 職責 、公司綜合辦公室為監督、管理本公司各部門的記錄控制情況的主管部門，并負責匯總記錄清單，部門需將記錄清單報河南交通物業管理有限公司綜合辦公室備案。 、各部門文件管理員負責收集、整理、保管本部門的記錄。 、綜合辦公室負責保管超過一年的紙介質記錄，并按照《檔案管理制度》進行歸檔管理。 工作程序 、記錄格式 記錄的格式為 JW/XXX 即公司代號 /版次 記錄序號 記錄（表格）的控制方法與程序和作業指導書等相同。記錄（表格） 的修改也視為體系文件的修改。程序文件的記錄由綜合辦公室保存電子版，若有修改則按照《文件控制程序》規定執行，記錄應附在正文之后。 、記錄標識 、記錄的編號按照《文件控制程序》規定執行。 、記錄應便于檢索并確保記錄的完整性。 、記錄填寫 、記錄填寫要準確、及時，內容完整，字跡清晰可辨，不得隨意涂改；如有某種原因不能填寫的項目，應能說明理由，并將該項目用斜直線劃掉；各相關欄目負責人簽名不允許空項。 、如因筆誤或計算錯誤要修改原數據，不能采取涂抹的方式，而應采取斜 直線劃去原數據，在其上方寫上更改后的數據，并簽上更改人的姓名及日期。 、記錄的保存和保護 、各部門文件管理員負責編制本部門使用的記錄清單，包括編號、名稱、保存期限和責任人等內容，部門記錄清單的批準由主管經理批準，公司記錄清單由本公司管理者代表批準。 、各部門必須把所有的記錄分類，依日期順序整理好，存放于通風、干燥的地方，應注意防潮、防火。所有記錄保持清潔，字跡清晰。各部門按規定的期限保存記錄，對于保存一年以 上的記錄，按照公司《檔案管理制度》，定期交綜合辦公室保存。 、記錄的發 放、借閱和復制 、各部門文件管理員負責發放本部門所需記錄空白表。 、各部門保管的記錄應便于檢索，需借閱或復制者要經相應部門負責人批準并填寫《文件借閱、復制記錄》。財務和人事方面的記錄查詢必要時要河南交通物業管理有限公司經理批準。 、如記錄需要發放到相關人員，如管理評審報告，則按照受控文件的發放規定執行。記錄的發放范圍由記錄的批準人批準。 、記錄的銷毀處理 過期記錄的銷毀應得到部門主管經理的同意。涉及公司重要的財務、人事檔案的銷毀還需經河南交通物業管理有限公司總經理批準，并 符合國家規定。 支持性工具 、 JW/A08 《記錄清單》 、 JW/A09 《文件借閱、復制記錄》 管理職責 、管理承諾 公司通過以下活動，對顧客及其相關方要求承諾，以確保建立、實施和保持管理體系并持續改進其有效性。 、公司總經理負責向員工傳達滿足顧客的重要性。 、公司總經理向顧客承諾： 持續提升顧客滿意度，持續改善服務質量。 、公司總經理負責組織公司的發展戰略策劃，以確定公司經營理念、公司使命宣言（包含公 司管理體系方針、目標）。 、公司總經理為實現公司發展戰略目標，負責制定公司的中長期發展戰略計劃，并適時進行監督和調整。 、公司總經理為實現公司發展戰略目標，負責制定公司業績方針和目標；管理者代表負責對公司方針和目標進行測量監控。 、公司總經理負責向公司提供實現管理體系方針、目標所需的各種資源，以滿足物業管理服務過程的需要（包括：人力資源、基礎設施、工作環境、信息和資金）。 、公司總經理負責確定顧客和相關方的要求，管理者代表負責把要求轉化形成管理體系文件。 、 公司總經理負責組織管理評審以確保管理體系的充分性、適宜性和有效性。 、以顧客為關注焦點 、公司總經理把顧客滿意作為各項活動的目的，并通過下述活動使顧客滿意得到保證： 、確保在管理方針中對滿足顧客要求和持續改進管理體系有效性作出承諾；并在公司范圍內傳達滿足顧客要求的重要性。 、通過與顧客溝通，全面了解顧客對產品、服務的各種要求，包括明示的、隱含的以及法律法規方面的要求，以增強顧客滿意為目標，通過質量管理體系的有效運行確保顧客的要求得到確定并予以滿足，確保遵守法律法 規。 、通過對顧客滿意的調查、了解、分析，評定公司是否滿足了顧客要求，并不斷尋求改進的機會。 、 質量方針 、總經理確定公司的質量方針，在質量管理體系范圍內，確保管理方針適于本公司的活動、產品和服務的性質、規模和影響，就能夠為目標指標的制定提供框架。為此，總經理確定公司質量管理方針為： 科學管理 持續改進 提供優質服務 以人為本 誠信守法 構建和諧企業 環境治理 安全服務 營