合伙人秘書(shū)重點(diǎn)工作說(shuō)明修改(編輯修改稿)

2026-06-09 23:10 本頁(yè)面

　

【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】單獨(dú)約定并公告）1. 公司內(nèi)部：1）秘書(shū)根據(jù)合伙人的時(shí)間來(lái)安排來(lái)約見(jiàn)，按預(yù)約人預(yù)約時(shí)間先后排序。2）緊急事項(xiàng)秘書(shū)可先向合伙人請(qǐng)示，合伙人同意后秘書(shū)安排預(yù)約人提前約見(jiàn)。3）合伙人正在預(yù)見(jiàn)相關(guān)人員，但有特別緊急事宜時(shí)，合伙人秘書(shū)應(yīng)電話、短信或紙條的方式向合伙人匯報(bào)，由合伙人安排是否馬上預(yù)見(jiàn)。2. 公司外部：接到客戶預(yù)約電話（接聽(tīng)時(shí)注意禮儀）后，記錄下相關(guān)要素（客戶姓名、身份、來(lái)訪時(shí)間、會(huì)談內(nèi)容等），再根據(jù)合伙人目前狀態(tài)，當(dāng)面、電話、短信告知，并將合伙人確定的時(shí)間告知客戶。三、出差行程料理出差前的準(zhǔn)備a、合伙人要出差或者外出參會(huì)時(shí)，秘書(shū)應(yīng)該主動(dòng)與合伙人溝通相關(guān)事項(xiàng)要素，如出差地點(diǎn)、停留時(shí)間、對(duì)方單位、主要工作、會(huì)議內(nèi)容、費(fèi)用承擔(dān)情況等，根據(jù)這些要素制定計(jì)劃；b、秘書(shū)應(yīng)該注意將合伙人出差或外地開(kāi)會(huì)的聯(lián)系人、聯(lián)系電話隨身攜帶，最好存入手機(jī)，有任何情況，隨時(shí)保持聯(lián)系c、如外出會(huì)議時(shí)間長(zhǎng)或是需要繳納較大費(fèi)用時(shí)，秘書(shū)要提前做好財(cái)務(wù)借款手續(xù)。d、秘書(shū)知曉合伙人出差日程后，應(yīng)在其出差前一天發(fā)出公告。如：合伙人楊平即將參加在北京舉辦的全國(guó)優(yōu)秀工程造價(jià)咨詢企業(yè)評(píng)選會(huì)，在明確各要素后指定計(jì)劃如下：(一) 出差地：北京(二) 主要工作內(nèi)容：全國(guó)優(yōu)秀工程造價(jià)咨詢企業(yè)評(píng)選會(huì)(三) 會(huì)議時(shí)間：20日下午14：0023日上午11點(diǎn)整(四) 主辦方：建設(shè)部(五) 費(fèi)用承擔(dān)情況：建設(shè)咨詢公司再按照以上情況，列出詳細(xì)工作計(jì)劃，可參見(jiàn)下表：日期摘要秘書(shū)工作備注19日　收集會(huì)議信息預(yù)訂往返機(jī)票，安排司機(jī)送機(jī)，具體約定早上幾點(diǎn)到楊總家接人送到機(jī)場(chǎng)確定所有楊總攜帶文件材料全部備齊，與主辦方確定就餐、酒店等安排，將航班信息再次發(fā)送到楊總手機(jī)以提醒20日上午8點(diǎn)航班，理論抵達(dá)時(shí)間10點(diǎn)整，中午14點(diǎn)整開(kāi)始會(huì)議，當(dāng)晚下榻主辦方安排的酒店與司機(jī)聯(lián)系，確認(rèn)楊總順利登機(jī)；理論抵達(dá)時(shí)間給楊總發(fā)短信確定平安到達(dá)，并提醒下午安排　21日全天會(huì)議、在建設(shè)部X樓　主辦方安排午餐、晚餐等22日全天會(huì)議、在建設(shè)部X樓　主辦方安排午餐、晚餐等23日上午11點(diǎn)繼續(xù)會(huì)議，下午15：00航班返回成都安排司機(jī)接機(jī)，與司機(jī)保持聯(lián)系，關(guān)注楊總是否順利回蓉　出差途中在合伙人出差途中，秘書(shū)應(yīng)和合伙人保持聯(lián)系，隨時(shí)反饋工作信息。返程后的工作A、報(bào)銷(xiāo)合伙人返程后應(yīng)秘書(shū)盡快（七天內(nèi)）將票據(jù)整理好，報(bào)銷(xiāo)差旅費(fèi)等。B、文件的整理合伙人返程后，秘書(shū)應(yīng)將相關(guān)的資料歸類(lèi)存放。四、會(huì)議料理（一）、合伙人參加會(huì)議：收到會(huì)議通知后，明確合伙人參會(huì)時(shí)間、會(huì)議主題、主持人、是否需要準(zhǔn)備相關(guān)材料等秘書(shū)應(yīng)第一時(shí)間告知合伙人會(huì)議安排（如日常安排有其他重要事項(xiàng)時(shí)，秘書(shū)應(yīng)及時(shí)提醒），如合伙人告知不能參會(huì)時(shí)，應(yīng)立刻告知會(huì)議組織者或?qū)で蟮诙鉀Q方案。（二）、合伙人組織會(huì)議：1. 首先，與合伙人溝通會(huì)議組織的幾大要素：主題、會(huì)議時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)、參會(huì)人員、物資準(zhǔn)備要求、可否請(qǐng)假等。2. 根據(jù)要求，發(fā)出會(huì)議通知，并將反饋信息整理后交合伙人處。同時(shí)，準(zhǔn)備會(huì)議室、會(huì)議簽到表、會(huì)議物品資料（PPT、文件資料、板擦、白板筆……）等，確保會(huì)前一個(gè)小時(shí)所有物資準(zhǔn)備到位。3. 會(huì)前半小時(shí)進(jìn)行參會(huì)提醒和確認(rèn)，反饋給合伙人（若是重要的會(huì)議因增加提醒的頻率）4. 如需秘書(shū)作會(huì)議記錄的，會(huì)議開(kāi)始后進(jìn)行記錄，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成會(huì)議紀(jì)要，提交合伙人審批。5. 不需會(huì)議紀(jì)要的，會(huì)議開(kāi)始后確定所有物品無(wú)差，退出會(huì)場(chǎng)并按會(huì)議需要安排好訂餐等服務(wù)。備注：外部會(huì)議流程參照“出差”。五、接待料理（一）、客戶來(lái)訪，合伙人確認(rèn)接見(jiàn)后，應(yīng)將客戶帶到合伙人辦公室或者其他洽談室，或通知前臺(tái)安排好洽談室，如帶入合伙人辦公室的，秘書(shū)應(yīng)該立刻泡茶端入合伙人辦公室，并隨時(shí)注意合伙人與客戶會(huì)談時(shí)有無(wú)其他需求。（二）、需要安排客戶就餐的接待：應(yīng)與合伙人溝通接待的檔次規(guī)格、選擇中餐或者其他餐點(diǎn)，是否安排菜品等等，根據(jù)要求訂座、點(diǎn)菜等。如需住宿的，根據(jù)合伙人確定的檔次預(yù)訂賓館，辦好相關(guān)手續(xù)。如有招待費(fèi)用產(chǎn)生，秘書(shū)應(yīng)預(yù)先將“接待授權(quán)單”交由合伙人填寫(xiě)，并時(shí)候提醒合伙人及時(shí)報(bào)銷(xiāo)。信函草擬包括對(duì)內(nèi)下發(fā)的文件、對(duì)內(nèi)上傳的報(bào)告請(qǐng)示、對(duì)外發(fā)送的函等。秘書(shū)接到任務(wù)后，首先明確性質(zhì)，即屬于以上三種中的哪一種，分別按流程處理：A、對(duì)內(nèi)下發(fā)的文件：根據(jù)合伙人的指示，明確下發(fā)文件的主題、相關(guān)背景等撰寫(xiě)

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