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【文章內容簡介】 六、 嚴禁開出空白證明函或外借證明函。 七、 證明函開出后，使用人應妥善保管。如發生遺失或被盜，應立即向主管領導匯報，并迅速采取相應措施，避免造成損失；如證明函未使用，應立即退還總經辦。 八、 總經辦應妥善保管證明函存根。 第六章 會議管理制度 一、總經理辦公例會 總經理辦公例會分工 作例會和專題會議。 工作例會于每周一定期召開，由總經理主持。會議由總經辦召集。 專題會議必須由主管副總經理提議，總經理同意后方可召開。 總經理會議都應做好會議記錄，必要時應形成會議決議。 二、部門主管工作例會 部門主管工作例會于每周一定期召開。 公司經營班領導至少應有一人出席，由總經理召集、總經理或副總經理主持。 三、重大事項專題會議 16 需由部門經理提議，由總經辦統一安排。 會議由部門經理召集、主持，由主管副總經理核準。 四、部門內工作例會 部門內工作例會召開時間由部門自定。 部門經理主持。 五、以上會議共同事項： 專題會議的召開應填寫《會議提案表》。 會議經核準召開后，由總經辦發《會議通知單》。 所有會議應做好會議記錄。 會后形成會議紀要，及時傳達會議精神。 以上第一、二、三項會議的會務工作由 行政部 統一安排。 與會者應做好會議準備，準時出席。 因故無法出席或無法準時出席者，應以書面形式請假，報上級領導批準，否則作無故缺席處理。 由會議主持人負責會議考勤工作。 會間應關閉通訊工具，或將其消音。 第七章 物資管理規定 為使辦公用品管理合理 、有效，進一步做到規范、標準，結合公司的具體情況，特制定本規定。 一、本規定將辦公用品分為消耗品、管理消耗品及管理品三種。 消耗品：鉛筆、膠水、透明膠、大頭針、圖釘、回形針、筆記本、復寫紙、卷宗、標簽、告示貼、便條紙、信紙、橡皮、夾子、圓珠筆、釘書釘等。 管理消耗品：鋼筆、簽字筆、白板筆、修正液、打（復）印紙等。 管理品：剪刀、美工刀、釘書機、打孔機、計算器、印泥、筆筒等。 二、辦公用品分為個人領用與部門領用兩種。“個人領用”系個人使用保管用品，如圓珠筆、簽字筆、直尺等。“部門領用”系部門共同使 用用品，如打孔機、大型釘書機等。 三、消耗品及管理消耗品每月 25 日申請一次，管理品每季度末的十日內申請一次，原則上不再另行申請。 17 四、各部門于每年的 1月 25日填報《部門年度固定資產申購單》，交行政部匯總，并會同財務會計部共同擬定《公司年度固定資產購置計劃》。 五、原則上，每人每月發放圓珠筆芯或簽字筆芯一支，便條紙及信紙各一本。每人每季發膠水一瓶、大頭針、回形針、釘書釘各一盒、筆記本一本。不夠用者，可經部門主管批準后另行申請。 六、每人及每部門設立“辦公用品領用登記卡”一張，由行政部統一保管，并控制辦公用品的 領用狀況。 七、行政部可向文具批發商采購，其必需品、采購不易或耗用量大者，應酌量存庫。 八、新進人員到職時按“新員工辦公用品領用標準 ” 在行政部部門領用，離職時，應將剩余辦公用品一并退還行政部。 九、印刷品（如信紙、信封、表格等），除各部門特殊表單外，其印刷、保管均由行政部統一管理。 十、固定資產、辦公用品丟失或被盜、損壞，公司將根據具體原因追究當事人相關物品凈殘值予以賠償（保險公司賠付部分除外）。對于重大責任者，除追究經濟責任外，還將視情節給予相應的行政處罰，甚至追究法律責任。 第八章 公司車輛管理規定 一、 為加強公司車輛的保管及有效運用，特制訂本制度。 二、本制度適用于公司所有車輛的使用、申請及開車前后應辦的手續，如檢查、保養、修理及使用中交通法規的違規和車輛損害處理等。 三、本公司的所有車輛統一由行政部管理，并指派專職司機駕駛并負責保養。 四、各部門需要使用車輛時，應事先填寫《派車單》，經本部門經理核準后交行政部統一調派。行政部經理簽字同意后交專職司機，司機必須按單行車，用車人不按派車單行駛，司機有權拒絕，如有特殊情況，應及時通知行政部。 五、用車原則： 部門經理級以上人員因工作需要可申請用車； 公司其他員工因工作急需用車者，需由部門經理核準，方可申請用車。 六、公司非公用派車： 部門經理級以上員工因私人性事務用車，需填寫申請單后，經報總經理審批同意，行政部可根據公司用車情況進行調派。 18 經呈準的私人性事務用車，申請人應該負擔使用里程的油資及過路橋費停車費及專職司機的誤餐補助等其它相關費用。 原則上，公司私人性事務用車應由公司指定的專職司機或者有駕駛執照的公司員工（需經行政部及總經理同意）駕駛，非公司員工不得駕駛本公司車輛。 七、車輛的維修及保養 車輛需隨時保持整潔，保證性能良好。車輛專任司機 應每周實施定期檢查及保養，以維持機件的壽命，確保行車安全； 車輛的有關證照及保險資料統一由行政部保管，行政部統一建立汽車檔案，并負責按時進行車輛的保養、年檢及過橋費、養路費等定期費用的繳納。 車輛的保養和維修原則上在公司指定廠家進行。如需大修要與廠家簽定協議，車輛維修完畢需當場進行驗車，確保維修質量，要求廠家出具修車費用決算單交回公司以便與廠方結算時對帳。 八、車輛安全 為保障行車安全，司機在行車前應注意休息并不得飲酒； 每次出車前應檢查車況，如車燈、水箱、剎車系統、輪胎等，如發現損壞或其它問題應及時報告行政部 . 節假日或夜間，公司車輛原則上應停放在公司指定的停車場。如遇特殊情況需停放在外，駕駛人應報告行政部。駕駛人應保障車輛的安全并承擔相應的責任。 九、違規和事故的處理： １、超速、超載、任意停放及違反交通規則之一切罰款由駕駛人自行負責。指定駕駛人如把車隨便交由其他人駕駛而發生違規，車損等之罰款或損修全由指定駕駛人負責賠償； ２、無照駕駛發生車禍全部賠償由駕駛人自行負責；有照駕駛如系本身操作不當發生車禍全部由駕駛人自行負責。 第九章 考勤 管理 制度 為維護公司正常工作秩序， 加強公司員工考 勤管理 ，特制定下列規定： 一、 考勤 時間：上午 9:0012:00 下午 13:005:30 （如有調整，以行政部發文通知為準）。 二、每周工作 日為 五天，星期六、星期日為法定休息日。 19 三 、具體規定 公司員工考勤分為任務目標考勤和作息時間考勤兩類 , 業務部、工程建設維護中心員工將根據其工作實際情況化分出任務目標考勤類員工 , 其他員工將同公司其他部門員工納入作息時間考勤類 . 作息時間考勤類 員工每天上班時間必須準時到公司簽到 . 公 出：如因特殊情況第二天需直接外出辦公 而不能打考勤 者，必須提前填寫外出申請單 ,由部門經理簽字同意后交行政部備案 。 遲 到：考慮到市內交通堵塞問題， 兩 次遲到不扣罰工資，但取消全勤獎，從第 三 次起，根據遲到次數每次扣罰工資 10 元。遲到超過一小時及早退若無適當的理由按曠工處理。 曠工：員工無故不上班，且沒有向有關部門請假或無法出具有關的證明以曠工處理。曠工 半 天，扣 罰當月 工資 額的 20％ ；曠工 一 天，扣 罰當 月工資 額的50％ ；曠工 兩 天 以上（含兩天），扣罰當月工資并視情節輕重予以相應的行政處罰處理 。 因病、事假不能堅持上班者，需書面申請，經部門經理或 主 管副總經理 批準后方可安排休息。若病假超過二天者，應持醫院有效證明補假。 并填寫“請假申請表”，以便行政部作考勤依據。 員工在登記考勤時，不能弄虛作假。否則，作假的時間部份作為曠工處理，最后考勤的結果統計，由行政部確定 后交人力資源部 。 除公司表揚公布外，對當月全勤的員工，應該由總經理在當月分配（上月的）獎金時考慮獎勵，或由 公司 頒發 50 元獎金；對全年全勤的員工，年底將由 公司 頒發 500元獎金。 行政部經理負責處理日常的考勤工作方面的爭議問題，重大問題向總經理申報處理。 第十章 出差管理制度 為了公司 員工出差管理有序，嚴格控制費用開支，根據國家財政部有關規定及公司具體情況，特制定本規定。 20 第一節 出差 一、本公司員工出差分為： 市內出差：出差當日可能返回者。 遠途出差：出差必須在外住宿者。 二、出差前應填寫出差申請表，并到有關部門辦理出差借款等手續。 三、出差借款金額：出差人員必須提交出差事由及經費使用申請報告，由所在部門負責人簽字后報主管副總經理審批。原則上每人每日不超過本人出差補助標準的總計。返回后三個工作日之內完成報銷手續，并結清余款。未按時報銷者，財務可于當月工資中先予扣回，等報銷時 再行核付。 四、出差的審核決定權限如下： 員工當日出差時由部門經理核準。 長途出差： 4 日內由部門經理核準， 4日以上由主管副總經理核準，部門經理以上人員由主管副總經理核準。 第二節 補助標準 一、出差不得報支加班費，但假日出差另計。 二、出差途中除因病或遇意外災害，或因工作實際，需要延時外，應電話請示，不得因私事或借故延長出差時間，否則其差旅費不予報銷。 三、員工出差旅費，應據實提出收據，不得虛報。如有虛報除將其虛報款項追回外，并視其情節輕重，酌予懲處。 四、市區內差旅費按以下標準包干使用 (詳見人 力資源部相關規定 )，在發放工資時一并發給，不再另行報銷： 五、遠途出差差旅支付。 (市外差旅費標準參見附表 1) 出差住宿、交通及餐費補助標準（單位：元 /天）超標自付，欠標不補。 遠途出差需搭乘飛機的，需報經主管副總經理審批，原則上由公司行政部統一購買機票。 乘坐汽車、輪船的按實際長途出差需搭乘長途汽車的以實際票面價報銷，火車以硬座、硬臥價報銷，輪船按三等艙報銷。 21 第十一章 通訊費用管理制度 一、本規定所指的通訊費是指公司員工因公司的業務或工作需要，使用自己購買的或公司所有的通訊工具（手機、傳呼機）而產生的 通訊費用。 (通訊費用報銷標準參見附表 2) 二、除特殊情況外，公司不為員工購買通訊工具（手機、傳呼機）和手機卡等，也不承擔因維修通訊工具所產生的費用。 三、如員工使用的通訊工具為公司所有，其產生的費用應由使用該通訊工具的員工負擔并按規定報銷。 四、員工應將自己手機及呼機號碼在行政部登記備案，沒有登記的不予以報銷。 五、員工應保證在工作時間內開啟登記報銷的通訊工具，以保證聯絡的暢通。如無特殊原因在工作時間內關閉通訊工具而影響到公司正常工作的，公司將試情節輕重予以處罰，嚴重的將取消其報銷資格。 第十二章 非工 程采購及收貨管理制度 一、所有部門的非工程采購需經過行政部，申請人需在實際采購前向行政部提交由申請人部門經理批準的非工程采購申請單。申請人可提出對供貨商的建議，由行政部統一采購。 二、經行政部采購的項目包括（不僅限于）下列采購項目： 公用事業及電話服務。 辦公用品、辦公設施、房屋、倉庫、車輛的租用。 機票、酒店代理。 貨物運輸、郵政、郵電服務。 廣告、印刷服務。 辦公保險。 與信息系統相關的軟硬件設備及服務。這里的軟硬件設備包括各種電腦、服務器及周邊設備，如打印機、掃描儀、調制解 調器、磁帶機等，網絡設備包括交換機、路由器、布線系統、布線設備等，以及在上述設備上運行的系統軟件，各種應用軟件，各種為建設信息系統而需進行外包的服務項目。此類 22 用品的采購需先申報管理信息部提出采購建議，由行政部按建議具體實施采購。 三、當行政部所獲報價高于采購申請單上申請人所要求價格的 5%，或大于人民幣 100元，需在申請人部門主管重新加簽后，方可向供貨商簽發采購訂單。 四、所有采購訂單需由行政部發出，采購訂單應由行政部授權簽發。 五、采購訂單應依據采購申請，發給經審核的供應商。無采購申請，行政部不能發出訂單， 采購訂單發出前，不得支付任何采購預付款。 六、所有收貨必須由獨立于采購人的收貨人完成。收貨必須在訂單完成之后，否則收貨人員有權拒絕收貨。 七、庫管人員負責核實發票上的數量、金額是否和訂單一致，據此填寫收貨報告。收貨人員立即通知申請人取走貨物，申請人須在收貨單上簽字。簽字的收貨報告、采購申請單、發票交給財務財務會計部作為付款憑證。 八、行政部每十天對未完成訂單進行跟蹤。對滯期 30 天的訂單將在跟蹤后，決定訂單有效性。 第十三章 庫房管理辦法 第一節 總則 為加強庫房管理，提高庫房管理質量，特制定本辦法。 本辦法中所指的庫房管理包括：物資的驗收、保管、發放、回收、登記造冊等 工作。 本公司的庫房管理依本辦法執行。 第二節 物資運行流程 入庫程序： 采購員采購→供貨商供貨→采購員檢驗物資質量→采購員填寫《入庫單》，并簽字→庫管員清點物質數量，并在《入庫單》上簽字→登賬或